KATA PENGANTAR Dalam rangka menunjang penyelarasan pendidikan tinggi dengan dunia kerja, sangat diperlukan masukan dari para lulusan agar perguruan tinggi (PT) lebih mempersiapkan calon lulusan untuk siap berkarya di dunia kerja. Sebagai bentuk tanggung jawab terhadap masyarakat, perguruan tinggi perlu melacak para lulusan untuk mengetahui kiner ja dan keselarasan kemampuan lulusan dengan kebutuhan di dunia kerja. Oleh sebab itu setiap perguruan tinggi diharapkan mempunyai program k a j ia n t e lu s u r a n a lu m n i b e r u p a tracer study yang bertujuan untuk mengetahui penyerapan dan posisi lulusan dalam dunia kerja; menyiapkan lulusan sesuai dengan kompetensi yang diperlukan di dunia kerja; membantu program pemerintah dalam rangka memetakan dan menyelaraskan kebutuhan dunia kerja dengan kompetensi lulusan yang diperoleh dari perguruan tinggi. Sehubungan dengan hal tersebut Subdit Penyelarasan Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Ditjen Pendidikan Tinggi, Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan, menyediakan dana program H ibah Pusat Karir dan Tracer Study bagi 30 perguruan tinggi yang memenuhi persyaratan. Untuk memperlancar pelaksanaan program hibah ini, maka diterbitkan buku panduan yang memuat informasi tentang tujuan program hibah; deskripsi program; persyaratan; proses seleksi; kriteria; administrasi proposal hibah; sistematika penulisan proposal dan komponen biaya yang diusulkan. Sosialisasi tentang tracer study ini telah kami lakukan pada bulan Februari 2013 yang dihadiri oleh lebih dari 200 perguruan tinggi c.q. pusat karir dan sejenisnya. Pusat Karir di perguruan tinggi, selain bertugas untuk memberikan bekal kepada lulusan untuk menghadapi kehidupan di masyarakat, juga melakukan tracer study. Hasil tracer study ini akan berguna untuk menyusun strategi dalam proses pembelajaran dan meningkatkan mutu yang berkelanjutan. Jakarta, Mei 2013 Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan ttd Illah Saillah NIP 1958085211982112001 i
DAFTAR ISI KATA PENGANTAR... i DAFTAR ISI... ii A. PENDAHULUAN... 1 B. TUJUAN...2 C. DESKRIPSI PROGRAM...3 D. PERSYARATAN PENGAJUAN USULAN...3 E. PROSES SELEKSI...4 F. ADMINISTRASI PROPOSAL DAN HIBAH...4 G. SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL...5 H. KOMPONEN PROGRAM DAN BIAYA YANG BOLEH DIUSULKAN...6 Lampiran 1 : Contoh Format Sampul Depan...7 Lampiran 2 : Contoh Lembar Pengesahan...8 ii
A. PENDAHULUAN Keberhasilan lulusan perguruan tinggi (PT) dalam memasuki dunia kerja merupakan salah satu indikator outcome pembelajaran dan relevansi PT bagi masyarakat. Dengan demikian, PT bertanggung jawab tidak hanya untuk melengkapi lulusan dengan kompetensi tertentu (output pembelajaran) tetapi juga wajib memfasilitasi dan menjembatani lulusan memasuki dunia kerja. Keberadaan Pusat Karir di PT mencerminkan tanggung jawab dan layanan PT bagi lulusan baru pada khususnya, dan mahasiswa pada umumnya sebagai calon lulusan. Pusat Karir PT memiliki beragam fungsi, mulai dari upaya perkenalan terhadap profesi dan pekerjaan, pelatihan untuk meningkatkan employability (kesiapan dan kemampuan menembus dunia kerja), dan melacak keberadaan dan kiprah lulusan setelah meninggalkan PT, terutama terkait dengan periode transisi memasuki dunia kerja. Keseluruhan fungsi pusat karir dapat dilaksanakan sepanjang siklus pembelajaran di PT, mulai awal memasuki dunia pendidikan tinggi sampai selesai dan memasuki tahap kehidupan pasca pendidikan tinggi. Salah satu cara untuk menggali informasi berkaitan dengan transisi dari kuliah ke pekerjaan adalah dengan melaksanakan suatu studi yang dikenal dengan istilah tracer study. Tracer study adalah studi mengenai lulusan lembaga penyelenggara pendidikan tinggi (Schomburg, 2003). Istilah lain yang juga sering digunakan adalah Graduate Surveys, Alumni Researches, dan Follow-up Study. Istilah-istilah tersebut merujuk pada pengertian yang hampir sama dengan istilah tracer study yang untuk selanjutnya akan digunakan dalam panduan ini. Tracer study adalah studi pelacakan jejak lulusan/alumni yang umumnya dilakukan 1-3 tahun setelah lulus dan bertujuan untuk mengetahui outcome pendidikan dalam bentuk transisi dari dunia pendidikan tinggi ke dunia kerja, situasi kerja terakhir, dan aplikasi kompetensi di dunia kerja. Output pendidikan yaitu penilaian diri terhadap penguasaan dan pemerolehan kompetensi, proses pendidikan berupa evaluasi proses pembelajaran dan kontribusi pendidikan tinggi terhadap pemerolehan kompetensi serta input pendidikan berupa penggalian lebih lanjut terhadap informasi sosiobiografis lulusan. Tracer study dapat menyediakan informasi untuk kepentingan evaluasi hasil pendidikan tinggi dan selanjutnya dapat digunakan untuk penyempurnaan dan penjaminan kualitas lembaga pendidikan tinggi bersangkutan. Di samping itu tracer study juga menyediakan informasi berharga mengenai hubungan antara pendidikan tinggi dan dunia kerja profesional, menilai relevansi pendidikan tinggi, informasi bagi para pemangku kepentingan (stakeholders), dan kelengkapan persyaratan bagi akreditasi pendidikan tinggi. 1
Tracer study sudah dijadikan salah satu syarat kelengkapan akreditasi oleh Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT), juga merupakan kelengkapan dalam dokumen Evaluasi Diri yang diperlukan dalam pengajuan proposal melalui Kemdikbud. Meskipun demikian, dalam kenyataannya, tracer study yang dilakukan masih sangat bervariasi dari segi kualitas. Pemanfaatan informasi yang diperoleh juga belum optimal. Karena akreditasi dilakukan di level fakultas atau program studi, tracer study biasanya dilakukan di level fakultas/program studi. Akibatnya gambaran utuh di tingkat universitas atau antar-universitas belum tersedia. Tracer study paling tepat dilaksanakan oleh Pusat Karir di tingkat PT karena, (1) memiliki populasi target yang sama, yaitu lulusan baru, (2) menghindari terjadinya ketimpangan pelayanan bagi mahasiswa dan lulusan akibat tidak meratanya kemampuan fakultas/program studi (3) pelaksanaan tracer study menjadi terinstitusionalisasi sehingga dapat lebih terjamin regularitasnya, (4) posisi Pusat Karir di struktur PT memungkinkan alokasi sumber daya bagi pelaksanaan tracer study, (5) efisiensi sumber daya dan (6) efektivitas pemanfaatan hasil karena terjaminnya komparabilitas data. Untuk pengembangan pusat karir dan pelaksanaan tracer study di tingkat PT, maka Ditjen Dikti Kemdikbud RI mengembangkan program hibah kompetitif yang disebut Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study (PKTS). Hibah ini bertujuan untuk mengembangkan Pusat Karir dalam hal fungsi pelaksanaan tracer study. Melalui hibah ini juga diharapkan tracer study PT yang akan dilaksanakan menggunakan disain dan metodologi yang standar sehingga hasilnya dapat diperbandingkan (benchmark). B. TUJUAN Tujuan Umum Penyelenggaraan Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study bertujuan untuk memfasilitasi PT dalam mengembangkan pusat karir PT dan melaksanakan tracer study yang tepat di tingkat PT. Tujuan Khusus Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study bertujuan untuk: 1) Memetakan struktur, sistem, dan fungsi Pusat Karir PT; 2) Menjamin pelaksanaan tracer study di Pusat Karir PT; 3) Memetakan kegiatan lulusan PT di dunia kerja; 4) Memetakan kesenjangan kompetensi lulusan dan tuntutan dunia kerja; 5) Mengetahui penyerapan, proses, dan posisi lulusan dalam dunia kerja; 6) Menyiapkan lulusan sesuai dengan kompetensi yang diperlukan di dunia kerja; 7) Membantu program pemerintah dalam rangka memetakan kegiatan lulusan PT Indonesia di dunia kerja; dan 8) Memetakan kesenjangan kompetensi lulusan dan tuntutan dunia kerja. 2
C. DESKRIPSI PROGRAM Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study (PKTS) adalah program hibah yang diberikan untuk penyelenggaraan tracer study di tingkat PT yang dilaksanakan oleh Pusat Karir PT. Jumlah dana hibah yang diberikan adalah sebesar Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah). Durasi program adalah 6 bulan dimulai sejak bulan Juni s.d. November 2013. Subyek tracer study adalah seluruh lulusan PT dua tahun sebelumnya (lulusan tahun 2011) di PT pengusul yang diunduh dari Pangkalan Data Perguruan Tinggi (PDPT). Hasil Tracer Study wajib dipresentasikan pada acara workshop yang akan diselenggarakan oleh Dikti pada bulan Oktober 2013 dan PT pemenang wajib mengalokasikan anggaran (transport dan akomodasi) untuk mengikuti workshop tersebut. D. PERSYARATAN PENGAJUAN USULAN Perguruan Tinggi pengusul memenuhi persyaratan sebagai berikut: 1. terdaftar dan berada di lingkungan Kemdikbud RI; 2. tidak menyelenggarakan program yang bertentangan dengan kebijakan Ditjen Dikti, seperti, kelas jauh, ijazah palsu, program lain tanpa ijin, atau tidak sedang dikenakan sanksi oleh Ditjen Dikti; 3. memiliki pusat karir di tingkat perguruan tinggi minimal 1 tahun (dibuktikan dengan SK Rektor); 4. menyelenggarakan tracer study di tingkat PT; 5. persentase pelaporan ke PDPT minimal 85%; 6. persentase lulusan dibanding mahasiswa menjadi salah satu kriteria seleksi; 7. mengajukan surat pernyataan dari pimpinan PT untuk melaksanakan program hibah Pusat Karir dan Tracer Study dan menyediakan dana pendamping minimal 20% dari dana yang diterima; 8. TS mencakup seluruh populasi lu lusan (sensal bukan sampel) untuk satu angkatan (single cohort) yaitu lulusan tahun 2011; 9. kelengkapan dan keluasan tema pada instrumen TS menjadi salah satu kriteria seleksi dan wajib mencakup seluruh pertanyaan pada TS online Dikti (http://evaluasi.dikti.go.id/tracerstudy/database/form); 10. wajib mengalokasikan anggaran (transport dan akomodasi) untuk mengikuti workshop; 11. Softcopy yang dikirim melalui email dengan memberikan nama file : kodept_namapt_pkts2013 3
E. PROSES SELEKSI Pelaksanaan seleksi proposal dan evaluasi dokumen proposal (desk evaluation) akan dilakukan oleh T im Reviewer Ditjen Dikti dengan jadwal proses seleksi tahun anggaran 2013 pada Tabel 1. Tabel 1. Jadwal Proses Seleksi Hibah Pusat Karir dan Tracer Study Tahun Anggaran 2013 Kegiatan Waktu Pengumuman Hibah PKTS 2013 2 10 Mei 2013 Batas akhir pemasukan proposal 10 Mei 2013 (pukul 16.00 WIB) Evaluasi proposal 13-21 Mei 2013 Pengumuman pemenang hibah 22 Mei 2013 Penandatanganan dokumen kontrak (mail) 23-31 Mei 2013 Pelaksanaan hibah Juni November 2013 Seminar/Presentasi hasil hibah Oktober - November 2013 Laporan pelaksanaan hibah 30 November 2013 F. ADMINISTRASI PROPOSAL DAN HIBAH Proposal dalam bentuk soft copy (format pdf) dengan nama file kodept_namapt_pkts2013.pdf dan subject: Proposal Hibah PKTS 2013 dikirim melalui email: penyelarasan.belmawa@dikti.go.id dan hard copy (1 eksemplar) dijilid dengan format sampul (warna merah) seperti pada lampiran dikirim ke: Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan Kompleks Kemdikbud Gedung D, Lantai 7 Jalan Jenderal Sudirman Pintu Satu, Senayan, Jakarta 10270 Telp. : (021) 579 460 73; Faks. : (021) 579 460 72 Proposal harus sudah diterima oleh Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan pada tanggal 10 Mei 2013 (paling lambat pukul 16.00 WIB). Proposal yang disampaikan di luar batas waktu yang telah ditetapkan tidak akan diproses. 4
H. G. SISTEMATIKA PENULISAN PROPOSAL Sistematika dan Isi Proposal ditulis dengan sistematika sebagai berikut. Abstrak Bagian ini berisi rangkuman informasi singkat tentang Pusat Karir PT (struktur, sistem dan fungsi), hasil evaluasi diri serta output dan outcomes yang diharapkan pada akhir pelaksanaan program. Bab I. Informasi Umum Informasi Perguruan Tinggi (maksimum 2 halaman) Bagian ini menjelaskan hal-hal di bawah ini: a. Pendahuluan Pendahuluan berisi visi dan misi PT dengan penjelasannya. b. Pusat Karir PT Bagian ini menjelaskan stuktur organisasi P u s a t K a r i r P T, bagaimana lembaga tersebut dikelola dan dampaknya terhadap pengembangan pendidikan tinggi bagi PT pengusul, serta fungsi dan aktivitas yang dijalankan oleh Pusat Karir PT tersebut. c. Rencana Pelaksanaan TS Bagian ini menjelaskan tujuan, tahapan, dan manajemen pelaksanaan tracer study dalam perencanaan pengembangan PT jangka panjang. d. Dampak Hibah di Perguruan Tinggi Bagian ini menjelaskan dampak yang terjadi dari penerimaan hibah bagi PT pengusul. Bab II. Latar Belakang Pelaksanaan Program a. Gambaran target responden lulusan PT pengusul tahun 2011 b. Gambaran laporan update data lulusan di PDPT oleh PT pengusul c. Kebutuhan terhadap data tracer study d. Situasi pelaksanaan tracer study terkini di PT pengusul Bab III. Metodologi TS a. Disain b. Subyek c. Metode pelacakan d. Instrumen Bab IV. Aktivitas dan penjadwalan a. Organisasi Program Organisasi program harus mengandung unit yang melaksanakan hibah, unit yang memonitor dan mengevaluasi, dan keterkaitannya dengan struktur organisasi yang ada (organogram). Deskripsi tugas dan tanggung jawab masing-masing unit serta daftar nama personil pelaksana harus ditetapkan (curriculum vitae sebaiknya disertakan). 5
b. Aktivitas dan Penjadwalan Jadwal implementasi keseluruhan aktivitas/kegiatan dibuat seperti Ta bel di bawah ini: Tabel: Jadwal aktivitas No Deskripsi Aktivitas Jun Jul Agt Sep Okt Nov Bab V. Anggaran yang diusulkan Bagian ini berisi anggaran yang diusulkan untuk pelaksanaan Hibah PKTS. Usulan anggaran harus dapat memberikan gambaran yang jelas tentang dana yang diperlukan untuk pelaksanaan PKTS dan dana pendamping PT pengusul. Usulan anggaran disampaikan secara rinci peruntukannya. Lampiran Bagian ini berisi : 1. Data Pendukung (SK Pusat Karir, pernyataan komitmen yang ditandatangani oleh pimpinan perguruan tinggi (Rektor/Ketua/Direktur). 2. Fotokopi rekening perguruan tinggi dan alamat bank, NPWP perguruan tinggi, Nama pimpinan perguruan tinggi(rektor/ketua/direktur) H. KOMPONEN PROGRAM DAN BIAYA YANG BOLEH DIUSULKAN Dana yang diusulkan sudah termasuk pajak sesuai dengan aturan perundangan yang berlaku, terkait secara logis dengan program pengembangan yang diusulkan, dan disertai argumentasi serta justifikasi yang kuat tentang pemanfaatannya. Komponen biaya yang diusulkan adalah sebagai berikut. 1. Manajemen program 2. Transportasi 3. Komunikasi 4. Honorarium teknisi dan administrasi 6 Lampiran 1 : Contoh Format Sampul Depan
PROPOSAL Program Hibah Pusat Karir dan Tracer Study (PKTS) (Judul Program) (Nama Perguruan Tinggi) Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan April 2013 7
Lampiran 2 : Contoh Lembar Pengesahan 1. Perguruan Tinggi : <Nama Perguruan Tinggi> 2. Lembaga Pengusul : <Nama Lembaga> 3. Judul Usulan Program : 4. Penanggung Jawab N a m a : Jabatan : Alamat : Telepon : Faks : E-mail : 7. Ketua Pelaksana : Nama : Jabatan : Alamat : Telepon : Mobile Phone : Faks : E-mail : Pembantu Rektor Bidang Akademik (PR I) Kepala Pusat Karir / Lembaga Pengusul < Tempat, tanggal..> Disampaikan oleh, < pimpinan perguruan tinggi > ( ) 8