Manual Prosedur Audit Internal Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Malang 2012
Manual Prosedur Audit Internal Program Kedokteran Hewan Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 01300 05004 Revisi : 3 Tanggal : Agustus 2012 Diajukan oleh : Ketua GJM Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Dikendalikan oleh : Wakil Bidang Akademik Prof. Dr. Aulanni am, drh., DES Disetujui oleh : Ketua Program Prof. Dr. Pratiwi Trisunuwati, drh., MS 2
DAFTAR ISI Tujuan... 3 Ruang Lingkup... 3 Definisi... 3 Referensi... 4 Prosedur... 4 1. Audit Internal Sistem Mutu... 4 2. Pelaporan Hasil Audit... 5 Bagan Alir... 6 Lampiran... 9 1. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR... 9 2. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan... 10 3
MANUAL PROSEDUR AUDIT INTERNAL A. TUJUAN : 1.1 1.2 Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan sistem mutu secara efektif dan efisien. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan. B. RUANG LINGKUP : Semua kegiatan audit internal yang dilaksanakan di semua bidang terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu di GJM PKH-UB C. DEFINISI : 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Ketua Program dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Fakultas / Program Audit Internal adalah Audit yang dilakukan untuk memastikan kesesuaian antara keberadaan SPMI dengan pelaksanaannya. Management Representative (MR) adalah seseorang yang bertugas: Memantau semua semua proses yang terkait sistem manajemen mutu (SMM) dengan pihak internal dan eksternal sehingga kegiatan terlaksana serta terpelihara Merencanakan dan mengkoordinasi jadwal rutin tinjauan manajemen, audit internal serta perbaikan SMM GJM PKH-UB Mengkoordinasi pengelolaan dokumen, rekaman dan sumberdaya di lingkungan GJM PKH-UB Membantu Top Management merencanakan, merumuskan, memantau harapan kepuasan Ketua Program dan feedback pelanggan lainnya Memantau dan melaporkan ketercapaian indikator sasaran mutu minimal dua kali setiap tahun Ketidaksesuaian (KTS) adalah apabila ditemukan: Tidak terdapat elemen sistem, Suatu sistem gagal untuk memenuhi satu klausul dari persyaratan sistem mutu, Penerapan suatu klausul sangat tidak konsisten, Ketidaksempurnaan penerapan suatu sistem telah mengarah pada ketidakpuasan pelanggan, Tindakan perbaikan yang tidak efektif dan terpantau dalam dua kali audit internal secara berturut-turut, Suatu ketidaksesuaian dalam memenuhi suatu persyaratan dalam satu klausal ISO 9001 atau dokumen referensi lain Suatu ketidaksesuaian yang diamati dari suatu pengamatan dari satu prosedur organisasi.
Observation (OB) adalah apabila ditemukan: Ada aspek yang disarankan dapat dikembangkan tetapi kondisi yang ada saat ini bukan merupakan suatu ketidaksesuaian dalam sistem mutu. 4. REFERENSI: 4.1. 4.2. 4.3. 4.4. Manual Mutu PKH-UB (01300 03000) Manual Prosedur Pengendalian Produk Tidak Sesuai (01300 05002) Manual Prosedur Tindakan Korektif dan Pencegahan (01300 05003) Standar Nasional Indonesia (SNI) Sistem Manajemen Mutu (SMM) Persyaratan ISO 9001:2008, Badan Standardisasi Nasional 5. PROSEDUR : 5.1. Audit Internal Sistem Mutu a. Sekretaris GJM menyusun rencana Audit Internal Sistem Mutu untuk periode 12 bulan, setiap bagian minimal satu kali dalam satu tahun. b. Perencanaan waktu yang ditetapkan untuk tiap bagian setelah sertifikasi, tergantung pada prioritas dengan mempertimbangkan urgensi pelaksanaan audit. c. Beberapa waktu sebelum dilakukan audit, MR akan menentukan tim audit yang masing-masing terdiri dari 2 orang, ialah personel yang terdaftar dalam daftar auditor internal ISO tetapi bukan berasal dari bagian yang akan diaudit (independen). Satu diantaranya ditunjuk sebagai ketua. d. Paling lambat satu minggu sebelum tanggal audit, auditor yang ditunjuk harus dihubungi agar dapat melakukan persiapan audit. Apabila terdapat auditor yang berhalangan, maka akan dipilih yang telah siap atau langsung akan digantikan oleh MR. Auditor akan mengkonfirmasikan kembali waktu pelaksanaan audit dengan Koordinator Bidang yang bersangkutan. Jika terpaksa dilakukan perubahan jadwal, maka auditor harus melakukan konfirmasi ke MR. e. Apabila dianggap perlu MR akan menjadi peninjau dan/atau mengundang personil lain untuk menjadi peninjau. 5
5.2. Pelaporan Hasil Audit a. Setelah melaksanakan audit, auditor menyiapkan laporan terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, dengan menggunakan Borang Laporan Ketidaksesuaian b. Dalam menuliskan ketidaksesuaian dalam borang, Auditor harus melengkapi kolomkolom yang disediakan dan mendiskripsikan ketidaksesuaian yang ditemui dengan mengusahakan 4 unsur temuan yang tercakup dalam laporan tersebut, yaitu: Diskripsi dari ketidaksesuaian (non conformance) Bukti nyata (objective evidence) dari ketidaksesuaian Aspek/proses ketidaksesuaian Ketidaksesuaian dengan dokumen tertentu. c. Laporan audit internal ditandatangani oleh Ketua Auditor sebelum diserahkan kepada Koordinator Bidang yang diaudit untuk kesepakatan terhadap ketidaksesuaian, penentuan tindakan koreksi dan pencegahan yang harus dilakukan oleh bagian yang bersangkutan. d. Apabila dianggap perlu MR dapat melakukan perubahan terhadap deskripsi dari ketidaksesuaian sebelum dibuat salinannya, baik perubahan redaksional, perubahan terhadap kategori, pembatalan karena alasan kurang/tidak didukung oleh bukti obyektif, atau perubahan jumlah karena telah digabung dalam ketidaksesuaian yang dikategorikan major. e. Selama belum terdapat kesepakatan terhadap hasil audit dan tindakan koreksi / pencegahan dari bidang terkait, maka Ketua Auditor masih bertanggungjawab terhadap status pelaporan. Dan laporan yang telah dianggap memadai akan diserahkan kepada MR untuk dikaji dan dibuatkan salinan untuk didistribusikan. f. Apabila bidang yang diaudit tersebut telah melaksakan tindakan koreksi dan pencegahan sebelum tanggal yang telah disepakati, maka bidang tersebut akan memberitahukan MR untuk dilakukan verifikasi. Apabila MR tidak mendapatkan informasi dari bagian tersebut tentang status tindakan koreksi dan pencegahan, maka MR akan melakukan verifikasi pada waktu yang disepakati. g. Dan apabila tindakan koreksi dan pencegahan belum dilakukan pada waktu yang disepakati, maka Koordinator Bidang sebagai penanggung jawab sistem di bagiannya harus membuat alasan secara tertulis mengapa tindakan tersebut belum dilakukan dan menentukan waktu perbaikan. Apabila pada saat verifikasi selanjutnya (waktu yang disepakati) belum juga melakukan tindakan koreksi dan pencegahan tersebut, maka MR membuat Ketidaksesuaian untuk kasus yang sama. h. Apabila dianggap perlu, MR dapat mengusulkan tindakan atau perubahan terhadap tindakan koreksi atau pencegahan yang diusulkan oleh Koordinator Bidang yang bersangkutan, dengan beberapa pertimbangan untuk mendukung penerapan sistem mutu. i. Laporan audit ini akan dijadikan dasar salah satu kajian dalam Rapat Tinjauan Manajemen. j. Jika ada saran atau permintaan koreksi dari auditor eksternal, maka laporan temuan dan tanggapannya mengikuti langkah-langkah seperti pada audit internal. 6
6. BAGAN ALIR : Mulai Sekretaris GJM Menetapkan jadwal pelaksanaan audit internal Jadwal Audit Internal Sekretaris GJM Menetapkan Tim Auditor Internal dan distribusinya Daftar Auditor Internal Ketua Tim Auditor Internal Mengkoordinasikan Tim Auditor Internal untuk persiapan pelaksanaan audit internal dan menginformasikan kepada Auditee Jadwal Audit Internal Tim Auditor Internal Melaksanakan audit internal pada Checklist Audit Internal Ketua Tim Auditor Internal Membuat Laporan Ketidaksesuaian dan mengkonfirmasikannya kepada Auditee Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian Auditee Menerima dan mengklarifikasi temuan ketidaksesuaian dan mengajukan rencana tindakan perbaikan Borang Klarifikasi 7
Auditee Melakukan tindakan perbaikan dan pencegahan atas temuan Tim Auditor Internal Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian Tim Auditor Internal Melakukan verifikasi terhadap tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan Borang Klarifikasi Tidak Sesuai Ya Ketua Tim Auditor Internal Melaporkan hasil audit internal dan verifikasi tindakan perbaikan kepada MR Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian Ketua Tim Auditor Internal Melakukan verifikasi terhadap efektivitas hasil tindakan perbaikan dan pencegahan yang telah dilakukan Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian Sekretaris GJM Memantau tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan Sekretaris GJM Melaporkan hasil audit internal secara manajemen Selesai 8
9
LAMPIRAN 1. Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian atau Corrective Action Requirement CAR (01300 05004 03) Audit ke- : Bulan : No Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan Auditor Teraudit Bidang/Dokumen yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai Verifikasi Status Akhir (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) Tanda tangan MR... (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Personil /unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed
2. Borang Klarifikasi Tindakan Korektif dan Pencegahan (01300 05004 04) Bidang yang diaudit: Auditor : Tgl audit internal : No. temuan : Uraian Temuan: Kategori: 1. KTS 2. Observasi Penyebab/Akar Masalah: Tanda tangan Wakabid/MR Rencana perbaikan/pencegahan yang dilakukan Auditee: Target Waktu Selesai Verifikasi: Status CAR Tanda tangan Ketua PJM 1. OPEN 2. CLOSED