ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MULTIMEDIA BERBASIS WEB PADA TK.FEDAROS TIMOR-LESTE Naskah Publikasi diajukan oleh Giovanni Equator Alves de Oliveira Sarmento 05.11.0966 kepada JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2010
Analyse And Desaign System Information Multimedia On Web At TK.FEDAROS TIMOR-LESTE Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Multimedia Berbasis Web Pada TK.FEDAROS TIMOR-LESTE Giovanni Equator Alves de Oliveira Sarmento Jurusan Teknik Informatika STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT Information system that was built only to provide information about academic kindergarten, also provides an interface member pages (teachers and students) to gain the ease in getting the latest information. It also provided an interface page for administrators to supervise, control and update the system. Promotion of information delivery in TK.FEDAROS with the implementation of Internet media will be more effective and efficient. By using this website the new students who want to register can be online without having to come directly to school. School information will be more easily and quickly accessible from anywhere and anytime without limits of time and place. Basic definition of targeted usage will cause the web application is able to function properly, the concept of completion of the problem is realized in the form of the basic mechanisms of online information systems. Application of academic information system is expected to cut the bureaucracy in handling matters that are academic in TK. FEDAROS environment particular. Key Words: Information Systems, Academic Information Systems, Information of TK.FEDAROS
1. Pendahuluan TK FEDAROS merupakan lembaga pendidikan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan pendidikan anak yang tengah meningkatkan kinerja lembaga. Lembaga tersebut membutuhkan suatu web multimedia untuk layanan media informasi. Pada saat ini penyajian informasi yang dilakukan TK FEDAROS kepada masyarakat masih sangat terbatas, yaitu masih menggunakan brosur dan media cetak, untuk itu penulis memberikan solusi alternative dalam mempermudah penyampaian informasi kepada pengguna ( user) yaitu dengan web Multimedia yang dibutuhkan oleh pihak TK FEDAROS. Seiring perkembangan teknologi informasi beberapa tahun belakangan ini maju dengan sangat pesat, sehingga telah mengubah paradigma masyarakat dalam mencari dan mendapatkan informasi, yang tidak lagi terbatas pada informasi brosur dan surat kabar, tetapi juga sumber-sumber informasi lainnya yang salah satu diantaranya melalui aplikasi multimedia dan internet. 2. Landasan Teori 2.2 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sma untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. Prosedur adalah urutan-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang menerangkan apa (what) yang harus dikerjakan, siapa (who) yang mengerjakan, kapan (when) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian sistem. Setiap sistem tidak peduli betapapun kecilnya, selalu mengandung komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat yang menjalar suatu fungi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.
Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan berarti bagi yang menerima informasi dan menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata yang dapat digunakan dalam pengambilan keputusan. Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan informasi yang menggambarkan kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Kesatuan nyata adalah berupa urutan seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi. Informasi akan berguna apabila sesuai dengan tujuan, ketelitian yang sesuai kebutuhan, tepat waktu, tersedia pada tempat dan waktu yang tepat, dan dalam bentuk yang dapat dipergunakan secara efektif dan tafsiran yang tepat dan jelas bagi penerima. Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.2 Konsep Dasar HTTP HTTP (Hypertext Transport Protocol) merupakan protokol yang dikembangkan untuk transfer dokumen dengan format hypertext. Dokumen hypertext yang dimaksud adalah dokumen HTML (Hypertext Markup Language). Namun demikian, pada perkembangannya, HTTP umum digunakan untuk transfer berbagai format data baik dari data audio sampai data visual. Dalam perkembangan internet, selain email, keberadaan protokol HTTP ini merupakan salah satu penyebab utama percepatan pengguna internet. 2.3 Konsep Dasar PHP PHP adalah bahasa server-side scripting yang menyatu dengan HTML untuk membuat halaman web yang dinamis. Maksud server-side scripting adalah sintaks dan perintah perintah yang diberikan akan sepenuhnya dijalankan di server tetapi disertakan pada dokumen HTML. Pembuatan web ini merupakan kombinasi antara PHP sendiri
sebagai bahasa pemrograman dan HTML sebagai pembangun halaman web, ketika seorang pengguna internet akan membuka suatu situs yang menggunakan fasilitas server-side scripting PHP, maka terlebih dahulu server yang bersangkutan akan memproses semua perintah PHP di server, lalu mengirimkan hasilnya dalam format HTML ke web browser pengguna internet tadi. Dengan demikian seorang pengguna internet tidak dapat melihat kode program yang ditulis dalam PHP sehingga keamanan dari halaman web menjadi lebih terjamin. Keunggulan dari sifatnya yang server-side tersebut antara lain : Tidak diperlukan kompatibilitas browser atau harus menggunakan browser tertentu, karena serverlah yang akan mengerjakan skrip PHP. Hasil yang dikirimkan kembali ke browser umumnya bersifat teks atau gambar saja sehingga pasti dikenal oleh browser apapun. Dapat memanfaatkan sumber sumber aplikasi yang dimiliki oleh server, misalnya koneksi ke database. Skrip tidak dapat diintip dengan menggunakan fasilitas view HTML source dari browser. PHP dapat mengirim HTTP header, dapat mengeset cookies, mengatur authentication dan redirect user. PHP menawarkan koneksitas yang baik dengan beberapa basis data, antara lain Oracle, Sybase, MSSQL, MySQL, Solid, PostgreSQL, AdaBase, File Pro, Velocis, dbase, Unix dbm dan tak terkecuali semua database berinterface ODBC, juga dapat berintegrasi dengan beberapa librari eksternal yang membuat anda dapat melakukan segalanya mulai dari membuat dokumen PDF hingga memparse XML. PHP juga mendukung komunikasi dengan layanan melalui protokol (MAP, SNMP, NNTP, POP3, atau bahkan HTTP). Bila PHP berada dalam halaman web, maka tidak lagi dibutuhkan pengembangan lingkungan khusus atau direktori khusus, hampir seluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP. Namun kekuatan utama
adalah konektivitas basis data dengan web, dengan kemampuan ini kita akan mempunyai suatu basis data yang dapat diakses dari web. 2.4 Konsep Dasar MySQL MySQL (My Structured Query Language) atau yang biasa dibaca ma se quel adalah sebuah program pembuat database yang bersifat open source, artinya siapa saja boleh menggunakannya dan tidak dicekal, saat kita mendengar open source, kita ingat dengan sistem operasi handal keturunan unix, yaitu linux. MySQL sebenarnya produk yang berjalan pada platform linux, karena sifatnya yang open source, dia dapat dijalankan pada semua platform baik windows maupun linux. Selain itu, MySQL juga merupakan program database yang bersifat jaringan sehingga dapat digunakan untuk aplikasi multi user. Saat ini database MySQL telah digunakan oleh semua programmer database, apalagi dalam pemrograman web. Kelebihan lain dari MySQL adalah menggunakan bahasa query standar yang dimiliki SQL (Structur Query Language). SQL adalah suatu bahasa permintaan yang terstruktur yang telah distandarkan untuk semua program pengakses database seperti Oracle, PostgreSQL, SQL Server dan lain lain. MySQL menyediakan banyak perintah dan fungsi SQL yang bisa langsung digunakan sehingga ini akan mempermudah bagi user untuk memakainya. Adapun perintah yang disediakan oleh SQL server adalah : Perintah SELECT INSERT DELETE UPDATE CREATE TABLE CREATE VIEW CREATE VIEW CREATE PROCEDURE Fungsi SUM() AVG() MAX() MIN() COUNT() COUNT() MINSYSDATE() Tabel 2.1 Perintah-perintah SQL Server
Perintah SQL dibagi menjadi dua bagian yaitu : 1. DDL (Data Definition Language) Perintah yang ada di DDL berfungsi untuk mendefinisikan data dan objek yang ada di database : Create table : Untuk membuat tabel Create view : Untuk membuat view Create procedure : Untu membuat store prosedur Alter table : Mengubah struktur kolom pada tabel Drop table : Menghapus tabel Drop : Menghapus index 2. DML (Data Manipulation Language) Data Manipulation Language adalah bagian perintah SQL yang digunakan untuk memanipulasi data, perintah ini berhubungan langsung dengan perubahan data pada tabel. Select : Menampilkan dan memilih data yang akan ditampilkan pada tabel atau view. Insert : Menyisipkan atau memasukkan data pada tabel. Delete : Menghapus data (record) dalam tabel. Update : Mengubah isi record (data) pada tabel. Commit : Menuliskan perubahan pada Hard Disk. Rolback : Membatalkan perubahan yang dilakukan setelah perintah Commit yang terakhir.
3. Analisis ( Proses Penelitian) Sesuai dengan judul laporan skripsi ini, maka penelitian dan analisa difokuskan pada sistem penyebaran informasi dan promosi di TK FEDAROS. Masalahmasalah yang menyebabkan kurangnya informasi tentang lembaga ini harus ditemukan degan menganalisa langsung di lapangan. Sistem penyebaran informasi dan promosi yang selama ini digunakan di TK FEDAROS masih menggunakan sistem manual yaitu dengan memanfaatkan formulir, brosur atau mengadakan kunjungan ke TK FEDAROS. Penggunaan formulir dan brosur selama ini banyak mengalami permasalahan sehingga menghambat proses penyebaran informasi. Hal ini tentu saja merugikan pihak sekolah yang ditandai dengan banyaknya keluhan-keluhan dari petugas terhadap kesalahan-kesalahan yang biasa terjadi. 3.1 Analisis Kelemahan Sistem Sistem penyebaran informasi dan promosi yang sedang berjalan pada TK FEDAROS di analisa dengan menggunakan metode atau kerangka kerja PIECES, yaitu analisis kinerja (performance), informasi (information), ekonomi (economic), pengedalian (Control), efisiensi ( Efficiency), dan pelayanan ( Services), sebagai dasar untuk mendapatkan pokok-pokok permasalahan yang lebih jelas dan spesifik kemudian berdasarkan hasil analis itu nantinya dapat dirancang usulan-usulan untuk diterapkan dalam sistem yang baru. Hasil analisa tersebut dapat dijelaskan di bawah ini: 3.2 Analisis Kebutuhan Sistem Untuk menunjang kinerja dari sistem ini maka dibutuhkan beberapa faktor pendukung untuk dapat mendukung media pembelajaran sebagai berikut: 1. Faktor Kebutuhan Fungsional Kebutuhan Hardware
Kebutuhan Software Kebutuhan Brainware Kebutuhan Menu Sistem 2. Faktor Kebutuhan Non Fungsional Internet 3.3 Analisis Kelayakan Sistem Analisis kelayakan adalah suatu studi yang akan dilakukan untuk menetukan apakah proyek pengembangan sistem layak dipakai atau tidak. Ada lima macam kelayakan yang dapat dipertimbangkan, yaitu: 1. Kelayakan Operasional 2. Kelayakan Teknologi 3. kelayakan Hukum 4. kelayakan Jadwal 5. kelayakan Strategi 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan Setelah mengetahui analisis permasalahan diatas maka, dari hasil penelitian ini akan diuraikan suatu rancangan sistem melalui proses DAD sebagai berikut: Data Flow Diagram (DFD) Level 0 DFD Level 0 merupakan penggambaran sistem secara global dan hanya berisi satu proses yang menggambarkan sistem tersebut terhubung dengan entitas luar. Diagram ini menginventarisasi data yang masuk ke sistem beserta sumbernya dan informasi yang dihasilkan beserta tujuannya. DFD Level 0 untuk TK Fedaros terlihat pada Gambar 3.4 berikut:
Gambar 3.4 DFD Level 0 TK.Fedaros Data Flow Diagram (DFD) Level 1 DFD level 1 dibuat berdasarkan DFD level 0. Berdasarkan hal tersebut dibuat proses yang lebih terinci. DFD level 1 dapat dilihat pada gambar 3.6 dan 3.7 berikut: Gambar 3.5 DFD Level 1 Admin ke User
Gambar 3.6 DFD Level 1 Admin ke Guru 4.1 Pembahasan Sistem Setelah mengetahui rancanganya maka akan dibahas menu informasi yang telah dibangun melalui struktur link berikut: 1. Struktur Link Admin
Dibagian Admin ini mempunyai hak untuk mengelola semua isi content yaitu mulai dari, tambah data, edit data sampai menghapus data dari: a. Link 1. Halaman Awal adalah sebuah link yang berisikan info dan berita utama web ini 2. Data pendukung adalah sebuah link dimana terdapat 10 sublink untuk mendukung dan melengkapi informasi tentang TK ini 3. Data siswa adalah sebuah link dimana didalam link tersebut masih terdapat 6 sub link untuk melengkapi informasi tentang siswa tersebut 4. Kelola Admin adalah sebuah link yang berfungsi untuk mengelola sekaligus membatasi orang untuk mengakses web ini 5. Log out adalah sebuah link yang fungsinya nanti akan keluar dari web ini apabila para pengguna lain telah mendapatkan informasi yag mereka inginkan b. Content Sub Link Data Pendukung 2.1 Tahun Ajaran adalah sebuah link yang berisikan tahun ajaran tk yang masih berlaku sesuai dengan kurikulumnya 2.2 Eksul adalah sebuah link yang berisikan tentang informasi kegiatan-kegiatan anak yang non formal 2.3 Sarana adalah sebuah link yang memuat informasi tentang fasilitas yang terdapat didalam tk ini 2.4 Biaya adalah sebuah link yang berisikan informasi tentang biaya administrasi dari tk ini 2.5 Profil adalah sebuah link yang berisikan tentang sejarah, visi dan misi sekaligus struktur organisasi tk ini 2.6 Berita adalah sebuah link yang berisikan informasi atau pengumuman yang akan diadakan di tk ini 2.7 Jadwal adalah sebuah link tentang jadwal kegiatan belajar mengajar baik yang formal maupun non formal 2.8 Pelajaran adalah sebuah link yang berisikan daftar kegiatan yang diadakan oleh tk ini sesuai kurikulumyang berlaku 2.9 Guru adalah sebuah link yang berisikan data pribadi setiap guru yang mengajar di tk ini 2.10 kelas adalah sebuah link yang menginformasikan tentang setiap kelas yang ada di tk ini langsung dengan guru kelasnya juga
c. Content Sub Link Data Siswa 3.1 Kelas adalah sebuah link yang berisikan informasi kelas yang dimiliki oleh setiap anak 3.2 Nilai adalah sebuah link yang berisikan setiap nilai yang diperoleh setiap anak dalam kegiatan belajar mengajar 3.3 Perkembangan adalah sebuah link yang berisikan informasi tentang tingkat kemajuan anak dilihat dari sebuah fasilitas komunikasi antara Ornag tua dan Guru tentang tingkat kemajuan anaknya 3.4 Absensi adalah sebuah link yang menginformasikan tingkat kehadiran anak 3.5 Prestasi adalah sebuah link yang menginformasikan prestasi seorang anak dalam setiap kegiatanya 3.6 Foto adalah sebuah link yang memfasilitasi untuk mengupload foto setiap anak yang aktif di tk ini 2. Struktur Link User User hanya mempunyai hak untuk melihat atau mengecek setiap content yang telah disikan oleh Admin tapi cuma dibagian content sub link perkembangan, user di beri kewajiban untuk membalas maupun mengedit setiap masukan yang telah diberikan oleh gurunya terhadap anaknya.
a. Content Link Utama hanya bisa cek oleh User yaitu: 1. Halaman Awal adalah sebuah link yang berisikan info dan berita utama web ini 2. Data pendukung adalah sebuah link dimana terdapat 10 sublink untuk mendukung dan melengkapi informasi tentang TK ini 3. Data siswa adalah sebuah link dimana didalam link tersebut masih terdapat 5 sub link untuk melengkapi informasi tentang siswa tersebut 4. Log out adalah sebuah link yang fungsinya nanti akan keluar dari web ini apabila para pengguna lain telah mendapatkan informasi yag mereka inginkan b. Content Sub Link Data Pendukung hanya bisa di cek oleh User yaitu: 2.1 Tahun Ajaran adalah sebuah link yang berisikan tahun ajaran tk yang masih berlaku sesuai dengan kurikulumnya 2.2 Eksul adalah sebuah link yang berisikan tentang informasi kegiatan-kegiatan anak yang non formal 2.3 Sarana adalah sebuah link yang memuat informasi tentang fasilitas yang terdapat didalam tk ini 2.4 Biaya adalah sebuah link yang berisikan informasi tentang biaya administrasi dari tk ini 2.5 Profil adalah sebuah link yang berisikan tentang sejarah, visi dan misi sekaligus struktur organisasi tk ini 2.6 Berita adalah sebuah link yang berisikan informasi atau pengumuman yang akan diadakan di tk ini 2.7 Jadwal adalah sebuah link tentang jadwal kegiatan belajar mengajar baik yang formal maupun non formal 2.8 Pelajaran adalah sebuah link yang berisikan daftar kegiatan yang diadakan oleh tk ini sesuai kurikulumyang berlaku 2.9 Guru adalah sebuah link yang berisikan data pribadi setiap guru yang mengajar di tk ini 2.10 kelas adalah sebuah link yang menginformasikan tentang setiap kelas yang ada di tk ini langsung dengan guru kelasnya juga
c. Content Sub Link Data Siswa hanya bisa di cek oleh user, tapi cuma dibagian content sub link perkembangan diberi fasilitas komunikasi yaitu Add dan edit. 3.1 Kelas adalah sebuah link yang berisikan informasi kelas yang dimiliki oleh setiap anak 3.2 Nilai adalah sebuah link yang berisikan setiap nilai yang diperoleh setiap anak dalam kegiatan belajar mengajar 3.3 Perkembangan adalah sebuah link yang berisikan informasi tentang tingkat kemajuan anak dilihat dari sebuah fasilitas komunikasi yang disediakan untuk Orang tua dan Guru tentang tingkat kemajuan anaknya 3.4 Absensi adalah sebuah link yang menginformasikan tingkat kehadiran anak 3.5 Prestasi adalah sebuah link yang menginformasikan prestasi seorang anak dalam setiap kegiatanya 3. Struktur Link Guru Dibagian guru ini cuma dikasih hak akses untuk menambah, mengedit dan menghapus dibagian content link utama data siswa yaitu: a. Content Link Utama hanya bisa cek oleh Guru yaitu: 1. Halaman Awal adalah sebuah link yang berisikan info dan berita utama web ini 2. Data siswa adalah sebuah link dimana didalam link tersebut masih terdapat 5 sub link untuk melengkapi informasi tentang siswa tersebut 3. Log out adalah sebuah link yang fungsinya nanti akan keluar dari web ini apabila para pengguna lain telah mendapatkan informasi yag mereka inginkan
b. Content Sub Link Data Siswa bisa di Add, Edit dan Del oleh guru 2.1 Kelas adalah sebuah link yang berisikan informasi kelas yang dimiliki oleh setiap anak 2.2 Nilai adalah sebuah link yang berisikan setiap nilai yang diperoleh setiap anak dalam kegiatan belajar mengajar 2.3 Perkembangan adalah sebuah link yang berisikan informasi tentang tingkat kemajuan anak 2.4 Absensi adalah sebuah link yang menginformasikan tingkat kehadiran anak 2.5 Prestasi adalah sebuah link yang menginformasikan prestasi seorang anak dalam setiap kegiatanya 5. Kesimpulan Sebuah perusahaan atau instasi yang ingin bertahan atau bersaing dalam dunia persaingan global, seharusnya mempertimbangkan penggunaan web sebagai salah satu media promosi dan informasi untuk membantu dalam mewujudkan tujuan perusahaan atau instasi tersebut. Hal ini tidak dapat dipungkiri lagi, karena web seiring dengan perkembangan teknologi memberikan fasilitas yang semakin banyak yang tentunya sangat menguntungkan, seperti : 1. Dengan memanfaatkan komputer untuk membuat aplikasi web ini para siswa baru ataupun masyarakat yang ingin mendapatkan informasi mengenai TK. FEDAROS ini bisa dilihat secara online tampa harus datang langsung kesekolah. Informasi sekolah akan lebih mudah dan cepat diakses diamana saja dan kapan saja tampa batasan waktu dan tempat. 2. dalam website TK.Fedaros ini terdapat sebuah menu perkembangan siswa dimana fungsinya seperti forum sehingga dapat digunakan untuk bertukar informasi antara orangtua siswa dengan guru. Dengan berbagai keuntungan tersebut, skripsi ini mencoba untuk membuat situs web akademik yang selama ini menyediakan sebuah informasi. Cara ini cukup menguntungkan, walaupun pemakaian situs web sekarang masih dianggap langkah digunakan oleh banyak sekolah setara TK ( khususnya di Timor Leste), tetapi hal ini sudah dibuktikan oleh berbagai sekolah didunia, dan hasilnya tidak mengecewakan bahkan jauh dari perkiraan sebelumnya sehingga patut dijadikan sebagai contoh.tetapi,
tentu saja keberhasilan ini juga tergantung dari desain, fasilitas, kemudahan akses, dan cara penyampaian informasi yang menarik perhatian pengunjung situs. Daftar Pustaka Dwi Prasetyo, D. 2005. Solusi Menjadi Webmaster Melalui Manajemen Web Dengan PHP. PT.Elex Media Komputindo: Jakarta. Hakim Lukmanul, 2004. Cara Ampuh Menguasai Macromedia Flash MX, PT.Elex Media Komputindo: Jakarta. Jogianto HM. 2005. Analisis Dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset: Yogyakarta. Prihatna H.2005. Kiat Praktis Menjadi Webmaster Profesional. PT.Elex Media Komputindo: Jakarta. Referensi Situs: www.ilmukomputer.com www.google.com: Tutorial Macromedia Flash MX : Evo Total Training solution (PDF)