PERATURAN WALIKOTA PAYAKUMBUH NOMOR 33 TAHUN 2012 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) PEMERINTAH KOTA PAYAKUMBUH DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA WALIKOTA PAYAKUMBUH, Menimbang : a. bahwa untuk terlaksananya penggunaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang tertib administrasi, tepat sasaran dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, dibutuhkan petunjuk teknis sebagai pedoman dalam Penggunaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE); b. bahwa berdasarkan pertimbangan pada huruf a diatas perlu ditetapkan dengan Peraturan Walikota. Mengingat : 1. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1956 tentang Pembentukan Daerah Otonom Kota Kecil di Lingkungan Propinsi Sumatera Tengah jo Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 8 Tahun 1970 tentang Pelaksanaan Pemerintahan Kotamadya Solok dan Payakumbuh (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1956 Nomor 19); 2. Undang-Undang Nomor 8 Tahun 1974 tentang Pokok-Pokok Kepegawaian (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1974 Nomor 55, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3041) sebagaimana telah diubah dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 19999 (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 169, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3890);
- 2-3. Undang-Undang Nomor 28 Tahun 1999 tentang Penyelenggaraan Negara Yang Bersih dan Bebas dari Korupsi, Kolusi dan Nepotisme (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 1999 Nomor 75, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 3851); 4. Undang-Undang Nomor 17 Tahun 2003 tentang Keuangan Negara (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2003 Nomor 47, Tambahan Lembaran Negara Nomor 4286); 5. Undang-Undang Nomor 25 Tahun 2004 tentang Sistem Perencanaan Pembangunan Nasional (Lembaran Negara Tahun 2004 Nomor 104 Tambahan Lembaran Negara Nomor 4421); 6. Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 125, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4437) sebagaimana diubah beberapa kali terakhir dengan Undang-Undang Nomor 12 Tahun 2008 tentang Perubahan Kedua Atas Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 59, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4844); 7. Undang-Undang Nomor 33 Tahun 2004 tentang Perimbangan Keuangan Antara Pemerintah Pusat dan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 126, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4438); 8. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2008 Nomor 58, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4843); 9. Peraturan Pemerintah Nomor 59 Tahun 2010 tentang Perubahan Atas Peraturan Pemerintah Nomor 29 Tahun 2000 Tentang Penyelenggaraan Jasa Konstruksi (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2010 Nomor 95); 10. Peraturan Pemerintah Nomor 58 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Daerah (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2005 Nomor 140, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 4578);
- 3-11. Peraturan Pemerintah Nomor 38 Tahun 2007 tentang Pembagian Urusan Pemerintahan Antara Pemerintah, Pemerintahan Daerah Propinsi dan Pemerintahan Daerah Kabupaten/Kota (Lembaran Negara Tahun 2007 Nomor 82, Tambahan Lembaran Nagara Nomor 4737); 12. Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah; 13. Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 207/PRT/M/2005 tentang Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Pemerintah Secara Elektronik; 14. 15. Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah, sebagaimana diubah terakhir dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 21 Tahun 2011 tentang Perubahan Kedua Atas Peraturan Menteri Dalam Negeri Nomor 13 Tahun 2006 tentang Pedoman Pengelolaan Keuangan Daerah; Peraturan Kepala LKPP no 1 Tahun 2011 tentang Tata Cara E-Tendering 16. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 02 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat DPRD Kota Payakumbuh (Lembaran Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2008 Nomor 02); 17. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 03 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas di Lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh ( Lembaran Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2008 Nomor 03); 18. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 04 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Inspektorat dan Lembaga Teknis di Lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh (Lembaran Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2008 Nomor 04); 19. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 05 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kecamatan dan Kelurahan di Lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh (Lembaran Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2008 Nomor 05); 20. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 06 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Satuan Polisi Pamong Praja (Lembaran Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2008 Nomor 06);
- 4-21. 22. 23. 24. 25. 26. Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 04 Tahun 2011 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan Kesatuan Bangsa Dan Penanggulangan Bencana Daerah Pemerintah Kota Payakumbuh (Lembaran Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2011 Nomor 14); Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 05 Tahun 2011 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Badan Penanaman Modal Daerah Dan Pelayanan Terpadu Satu Pintu Pemerintah Kota Payakumbuh (Lembaran Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2011 Nomor 15); Peraturan Daerah Kota Payakumbuh Nomor 22 Tahun 2011 tentang Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah Kota Payakumbuh Tahun Anggaran 2011 (Lembaran Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2011 Nomor 32); Peraturan Walikota Payakumbuh Nomor 19 Tahun 2009 tentang Implementasi Sistem e-procurement Di Lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh (Berita Daerah Kota PayakumbuhTahun 2009 Nomor 19 ) Peraturan Walikota Payakumbuh Nomor 21 Tahun 2009 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Di Lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh (Berita Daerah Kota PayakumbuhTahun 2009 Nomor 21 ); Peraturan Walikota Payakumbuh Nomor 16 Tahun 2011 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengendalian Administrasi Kegiatan Pembangunan di Lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh (Berita Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2011 Nomor 85); 27. Peraturan Walikota Payakumbuh Nomor 51 Tahun 2011 tentang Penetapan Standar Biaya Sebagai Pedoman Dalam Penyusunan dan Pelaksanaan APBD Kota Payakumbuh Tahun Anggaran 2012 (Berita Daerah Kota Payakumbuh Tahun 2011 Nomor 120); Memperhatikan : 1. 2. Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi; Instruksi Presiden Nomor 17 Tahun 2011 Tentang Aksi Pencegahan dan Pemberantasan Korupsi Tahun 2012;
- 5-3. Surat Edaran Kepala LKPP Nomor : 17/KA/02/2012 tentang Kewajiban Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik MEMUTUSKAN : Menetapkan : PERATURAN WALIKOTA PAYAKUMBUH TENTANG PETUNJUK TEKNIS PENGGUNAAN LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) PEMERINTAH KOTA PAYAKUMBUH BAB I KETENTUAN UMUM Bagian Kesatu Pengertian Pasal 1 Dalam peraturan ini yang dimaksud dengan : 1. Daerah adalah daerah Kota Payakumbuh. 2. Pemerintah Daerah adalah Pemerintah Kota Payakumbuh. 3. Walikota adalah Walikota Payakumbuh. 4. e-procurement adalah proses pengadaan barang/jasa pemerintah yang pelaksanaannya dilakukan secara elektronik yang berbasis web/internet dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi yang meliputi pelelangan umum secara elektronik yang diselenggarakan oleh Layanan Pengadaan Secara Elektronik ( LPSE ). 5. Sistem Pengadaan Secara Elektronik selanjutnya disingkat SPSE adalah aplikasi pengadaan barang/jasa yang dikembangkan oleh LKPP. 6. Layanan Pengadaan Secara Elektronik selanjutnya disingkat LPSE adalah unit pelaksana teknis yang melayani proses pengadaan barang/jasa dalam pelaksanaan sistem dan domain e-procurement. 7. LPSE Pusat adalah unit kerja yang dibentuk oleh dan berada di bawah tanggung jawab Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah (LKPP), yang bertugas secara khusus untuk mengelola dan mengembangkan sistem e-procurement. 8. LPSE Service Provider adalah LPSE di luar Pemerintah Kota Payakumbuh yang menginduk kepada LPSE Kota Payakumbuh. 9. Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang / Jasa Pemerintah selanjutnya disingkat LKPP adalah lembaga pemerintah yang mempunyai tugas untuk melakukan pengembangan kebijakan di bidang pengadaan barang/jasa pemerintah.
- 6-10. Pejabat Pembuat Komitmen selanjutnya disingkat PPK, adalah pejabat yang diangkat oleh Pengguna Anggaran sebagai pemilik pekerjaan, yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pengadaan barang/jasa. 11. Panitia Pengadaan / Pokja ULP adalah tim yang diangkat oleh Pengguna Anggaran untuk melaksanakan pemilihan penyedia barang/jasa. 12. Penyedia barang/jasa adalah badan usaha atau orang perseorangan yang kegiatan usahanya menyediakan barang/jasa dan telah terdaftar dalam sistem e-procurement pada pusat-pusat layanan. 13. Pengguna adalah semua pihak yang menggunakan sistem e-procurement. 14. User ID adalah nama atau pengenal unik sebagai identitas diri dari Pengguna yang digunakan untuk beroperasi di dalam sistem e- Procurement. 15. Password adalah kumpulan karakter atau string yang digunakan oleh Pengguna untuk memverifikasi User Id kepada sistem e-procurement 16. Registrasi adalah proses pendaftaran penyedia barang/jasa untuk mendapatkan kode akses (User ID dan Password) ke dalam sistem aplikasi Layanan Pengadaan Secara Elektronik. 17. Verifikasi adalah proses penentuan kelayakan penyedia barang/jasa oleh LPSE melalui mekanisme kontrol secara asas nyata dalam proses registrasi/pendaftaran calon penyedia barang/jasa yang meliputi persetujuan password dan penyampaian notifikasi persetujuan. Bagian Kedua Maksud dan Tujuan Pasal 2 (1) Maksud Peraturan Walikota ini sebagai acuan teknis pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dilingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh dengan menggunakan LPSE Kota Payakumbuh (2) Tujuan a. Terciptanya tertib administrasi pelaksanaan Kegiatan Pengadaan Barang/Jasa dengan memanfaatkan LPSE Kota Payakumbuh sesuai dengan aturan yang berlaku; b. Terciptanya pemahaman dan persamaan persepsi dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa Secara Elektronik melalui LPSE Kota Payakumbuh.
- 7 - (3) Sasaran Seluruh unsur pengguna, PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP Kota Payakumbuh dan pengguna diluar Pemerintah Kota Payakumbuh yang menginduk pada LPSE Kota Payakumbuh. Bagian Ketiga Ruang Lingkup Pasal 3 Ruang lingkup Peraturan Walikota ini adalah pengadaan barang/jasa pemerintah yang dilakukan secara elektronik dengan menggunakan LPSE Kota Payakumbuh. BAB II TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB PARA PIHAK DALAM PELAKSANAAN PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH SECARA ELEKTRONIK KOTA PAYAKUMBUH Bagian Kesatu Pengelola LPSE Pasal 4 Tugas dan tanggung jawab pengelola LPSE Kota Payakumbuh mengacu kepada Peraturan Walikota No. 21 tahun 2009 tentang Pembentukan Unit Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Pada Pemerintah Kota Payakumbuh. Bagian Kedua PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP Paragraf 1 Tugas dan Tanggung Jawab PPK Selaku Pengguna LPSE Pasal 5 PPK selaku pengguna LPSE mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Mendaftarkan diri pada admin agency LPSE Kota Payakumbuh untuk mendapatkan userid dan password; b. Menjaga dan merahasiakan userid dan password yang sudah diterima dari admin LPSE Kota payakumbuh.
- 8 - Paragraf 2 Tugas dan Tanggung Jawab Panitia Pengadaan/Pokja ULP Selaku Pengguna LPSE Pasal 6 Panitia pengadaan/pokja ULP selaku pengguna LPSE mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Mendaftarkan diri pada admin agency LPSE Kota Payakumbuh untuk mendapatkan userid dan password; b. Menjaga dan merahasiakan userid dan password yang sudah diterima dari admin LPSE Kota Payakumbuh; c. Mendaftarkan paket pengadaan yang akan dilelangkan dan kepanitian paket pengadaan kepada admin agency LPSE Kota Payakumbuh; d. Mengumumkan paket pengadaan di SPSE Kota Payakumbuh; e. Menjaga kerahasiaan userid dan password yang diberikan oleh Admin LPSE Kota Payakumbuh; f. Menggunakan SPSE dengan sebaik-baiknya dengan mengikuti petunjuk pengoperasian yang dikeluarkan oleh Direktorat e-procurement LKPP RI untuk panitia pengadaan/pokja ULP; g. Bertanggung jawab sepenuhnya atas informasi dan pengumuman yang diinputkan kedalam SPSE Kota Payakumbuh melalui userid panitia pengadaan/pokja ULP bersangkutan. h. Segala proses, tahapan pelaksanaan dan hasil pengadaan Barang/Jasa melalui LPSE Kota Payakumbuh adalah sepenuhnya tanggung jawab Panitia/Pokja, LPSE Kota Payakumbuh selaku pengelola SPSE tidak dapat diminta pertanggung jawabannya. Bagian Ketiga Tugas dan Tanggung Jawab Penyedia Barang/Jasa Selaku Pengguna LPSE Pasal 7 Penyedia Barang/Jasa selaku pengguna LPSE mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Penyedia Barang/Jasa sebelum menggunakan aplikasi SPSE Kota Payakumbuh harus sudah terdaftar pada salah satu LPSE di seluruh Indonesia yang minimal sudah menggunakan SPSE versi 3.2.5, dan sudah mengaktifkan agregasi data penyedia; b. Bagi penyedia barang/jasa yang belum terdaftar pada LPSE bisa melakukan pendaftaran di LPSE terdekat dengan penyedia dan melakukan verifikasi data penyedia ke LPSE tersebut;
- 9 - c. Bagi penyedia barang/jasa yang akan mendaftar di LPSE Kota Payakumbuh harus melakukan pendaftaran dan verifikasi data penyedia secara azas nyata; d. Menjaga dan merahasiakan userid dan password yang didaftarkan; e. Bertanggung jawab sepenuhnya atas data dan informasi yang diinputkan kedalam SPSE Kota Payakumbuh melalui userid penyedia barang/jasa bersangkutan; f. Segala akibat dari penyalahgunaan userid dan password penyedia barang/jasa yang sudah terdaftar baik oleh penyedia barang/jasa sendiri atau oleh pihak lain sepenuhnya menjadi tanggung jawab penyedia barang/jasa bersangkutan; BAB III PENGGUNAAN APLIKASI DILUAR LINGKUNGAN PEMKO PAYAKUMBUH Bagian 1 Penggunaan Aplikasi Diluar Lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh Pasal 8 Aplikasi SPSE Kota Payakumbuh bisa dipergunakan oleh K/L/D/I diluar lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh sebagai LPSE Service Provider, dengan mengajukan surat permohonan penggunaan aplikasi. Bagian 2 Tugas dan Tanggung Jawab Pasal 9 LPSE Service Provider mempunyai tugas dan tanggung jawab : a. Memberikan pelayanan dan akses kepada PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP dibawah agency masing-masing; b. Mendokumentasikan proses pelelangan yang dilaksanakan panitia pengadaan/pokja ULP di agency masing-masing; c. Admin agency LPSE Service Provider wajib melaporkan secara berkala pelaksanaan pengadaan barang/jasa yang menggunakan aplikasi SPSE Kota Payakumbuh kepada Kepala LPSE Kota Payakumbuh; d. Laporan sebagaimana dimaksud pada poin c, disampaikan setiap triwulan berpedoman kepada format terlampir (lampiran 1); e. Laporan sebagaimana dimaksud pada poin c, akan menjadi bahan laporan yang akan disampaikan kepada LKPP. f. Menjaga kerahasiaan userid dan password yang diberikan admin PPE LPSE Kota Payakumbuh;
- 10 - g. Apabila terjadi kehilangan/lupa userid dan/atau password, LPSE Service Provider wajib melaporkan kepada admin PPE LPSE Kota Payakumbuh, untuk mendapatkan informasi userid dan password baru; h. Segala akibat dari penyalahgunaan userid dan password LPSE Service Provider/agency baik oleh LPSE Service Provider/agency atau oleh pihak lain sepenuhnya menjadi tanggungjawab LPSE Service Provider/agency; i. Segala proses, tahapan pelaksanaan dan hasil pengadaan Barang/Jasa adalah sepenuhnya tanggung jawab Panitia/Pokja di agency pengguna (LPSE Service Provider), LPSE Kota Payakumbuh selaku LPSE Sistem Provider tidak dapat diminta pertanggung jawabannya. BAB IV TATA CARA PELAYANAN Bagian 1 Pendaftaran PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP Pasal 10 (1) Admin agency LPSE Kota Payakumbuh/LPSE service provider menerima salinan Keputusan Penunjukan sebagai PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP dari SKPD terkait; (2) Admin agency LPSE Kota Payakumbuh/LPSE service provider mendaftarkan pihak-pihak yang tersebut dalam Keputusan Penunjukan sebagai PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP untuk mendapatkan userid dan password aplikasi e-procurement; (3) PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP wajib menjaga dan merahasiakan userid dan password yang diberikan oleh Admin agency. (4) Apabila terjadi kehilangan/lupa userid dan/atau password, PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP wajib melaporkan kepada admin agency, untuk mendapatkan informasi userid dan password baru; (5) Segala akibat dari penyalahgunaan userid dan password PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP baik oleh PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP bersangkutan atau oleh pihak lain sepenuhnya menjadi tanggungjawab PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP bersangkutan. Bagian 2 Pendaftaran Paket Pengadaan Pasal 11 (1) Admin agency LPSE Kota Payakumbuh/LPSE service provider menerima salinan DPA, serta formulir isian pendaftaran paket pengadaan yang akan dilelangkan melalui SPSE Kota Payakumbuh dari panitia pengadaan/pokja ULP terkait;
- 11 - (2) Admin agency menginputkan data anggaran paket pengadaan serta membuatkan kepanitian berpedoman kepada petunjuk penggunaan untuk agency administrator yang dikeluarkan oleh Direktorat e-procurement LKPP; (3) Panitia pengadaan/pokja ULP menginputkan dengan seksama data pelelangan paket terkait berpedoman kepada petunjuk penggunaan untuk panitia pengadaan/pokja ULP yang dikeluarkan oleh Direktorat e- Procurement LKPP; (4) Segala kerugian yang ditimbulkan akibat kelalaian panitia pengadaan/pokja ULP dalam menginputkan data kedalam SPSE sepenuhnya menjadi tanggung jawab panitia pengadaan/pokja ULP yang bersangkutan; (5) Dalam melakukan penyusunan jadwal paket pengadaan barang/jasa panitia pengadaan/pokja ULP dilarang melakukan perubahan jadwal untuk tahapan lelang : Pengumuman pascakualifikasi, Download dokumen pemilihan dan kualifikasi, Penjelasan dokumen lelang dan Upload dokumen penawaran dan kualifikasi; (6) Pada saat melakukan perubahan jadwal untuk tahapan selain yang tersebut pada Ayat (5) diatas panitia pengadaan/pokja ULP diwajibkan mencantumkan alasan perubahan jadwal pada kolom alasan; (7) Panitia pengadaan/pokja ULP menyampaikan surat/email permohonan perubahan jadwal lelang kepada LPSE Kota Payakumbuh jika jadwal yang akan dilakukan perubahan sudah melewati jadwal dimaksud, dengan mencantumkan kode paket pengadaan, nama paket pengadaan, jadwal yang akan dilakukan perubahan serta alasan perubahan jadwal; (8) Melaporkan kepada bidang layanan pengguna LPSE Kota Payakumbuh secara lisan maupun tertulis jika terjadi error system dibagian panitia pengadaan pada SPSE. Bagian 3 Pendaftaran Penyedia Barang/Jasa Pasal 12 (1) Calon penyedia melakukan pendaftaran secara online melalui SPSE pada alamat http://www.lpse.payakumbuhkota.go.id; (2) Calon penyedia melakukan pendaftaran offline dengan mendatangi langsung sekretariat LPSE untuk melakukan verifikasi dengan membawa berkas : a. Formulir Pendaftaran yang sudah diisi dengan lengkap dan benar; b. Formulir Keikutsertaan yang sudah diisi dengan lengkap dan benar serta dibubuhi materai Rp. 6.000; c. Dokumen penunjang, yang terdiri dari : i. Asli dan salinan KTP Direktur/Pemilik perusahaan/pejabat yang berwenang di perusahaan;
- 12 - ii. Asli dan salinan Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) Direktur/Pemilik perusahaan/ Pejabat yang berwenang di perusahaan; iii. Asli dan salinan Tanda Daftar Perusahaan (TDP); iv. Asli dan salinan Surat Ijin Tempat Usaha (SITU/HO); v. Asli dan salinan Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP)/Surat Ijin Usaha Jasa Konstruksi (IUJK)/Sertifikat Badan Usaha (SBU)/Ijin usaha sesuai bidang masing-masing; vi. Asli dan salinan Akta pendirian perusahaan dan akta perubahan terakhir (bila ada); vii. Dokumen-dokumen lain yang dibutuhkan berkaitan dengan pembuktian data kualifikasi penyedia. d. Surat Penunjukan Admin, apabila direktur perusahaan bukan sekaligus sebagai admin pemegang userid dan password; e. Surat Kuasa Pembawa Dokumen, apabila yang melakukan pendaftaran offline bukan direktur perusahaan. (3) Berkas diatas oleh Penyedia dimasukkan ke dalam map yang berbeda, yaitu : a. Map kesatu (map tulang plastik berwarna biru), berisi Formulir Pendaftaran (harus sudah diisi), Formulir Keikutsertaan (harus sudah diisi), Salinan Dokumen Penunjang, Asli Surat Kuasa (jika yang menyerahkan selain pimpinan perusahaan); b. Map Kedua, berisi Asli Dokumen Penunjang. (4) Jika calon penyedia (pimpinan perusahaan) tidak dapat hadir maka calon penyedia dapat menunjuk orang lain (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan proses verifikasi ke LPSE dengan disertai surat kuasa kepada orang lain tersebut (wakil perusahaan/kuasanya) untuk melakukan perbuatan hadir ke LPSE, membawa dan menunjukkan berkas sebagaimana disebutkan pada ayat 2 kepada verifikator LPSE; (5) Verifikator LPSE menerima Map Pertama dan Map Kedua dari calon penyedia / kuasanya; (6) Verifikator memastikan dan memeriksa kelengkapan, validitas, kesesuaian berkas (Map Kesatu dan Map Kedua); (7) Dalam hal melakukan verifikasi, tim verifikator dapat melakukan pengecekkan atas unsur-unsur kelayakan (eligibility) calon penyedia yang mencakup : a. Konsistensi data antar berkas dalam dokumen Penunjang terlampir; b. Kesesuaian format dan substansi serta keabsahan berkas-berkas penunjang; c. Kesesuaian terhadap ketentuan (baik ketentuan usaha maupun pengadaan) yang berlaku; d. Pengecekan terhadap indikasi pemalsuan dokumen, penyimpangan ketentuan, persekongkolan, dan KKN.
- 13 - (8) Jika berkas (Map Kesatu dan Map Kedua) tidak lengkap dan/atau tidak valid dan/atau tidak sesuai maka verifikator LPSE akan menghentikan proses verifikasi dan mengembalikan Map Kesatu dan Map Kedua kepada calon penyedia/kuasanya tersebut; (9) Verifikator LPSE menjelaskan kepada calon penyedia/kuasanya mengenai ketidaklengkapan dan/atau tidak validnya dan/atau tidak sesuainya berkas tersebut, dan meminta calon penyedia untuk melengkapi dan/atau memperbaharui dan/atau menyesuaikan berkas dan/atau data registrasinya. (10) Jika berkas yang diberikan oleh calon penyedia lengkap, valid dan sesuai, maka verifikator segera memberikan persetujuan kepada penyedia tersebut dan mengembalikan Map Kedua, Map Kesatu disimpan oleh verifikator LPSE sebagai arsip; (11) Verifikator LPSE membuat berita acara verifikasi yang ditanda tangani oleh verifikator dan penyedia/kuasanya; (12) Dalam website LPSE verifikator LPSE melakukan proses persetujuan verifikasi; (13) Verifikator LPSE memberitahukan kepada penyedia bahwa UserID dan Password sudah bisa digunakan dan meminta penyedia segera melakukan pengecekan bahwa userid dan password tersebut sudah bisa digunakan; (14) Verifikator LPSE memberitahukan kepada penyedia bahwa penyedia berkewajiban untuk selalu memperbaharui data identitas dan data perusahaan di dalam website LPSE bila terjadi perubahan di kemudian hari. Bagian 4 Pendaftaran LPSE Service Provider, Panitia Pengadaan/Pokja ULP dan Paket Pengadaan Barang/Jasa Paragraf 1 Pendaftaran LPSE Service Provider Pasal 13 (1) Sekretaris Daerah Kota Payakumbuh melalui Kepala Unit LPSE menerima permohonan dari calon pengguna diluar lingkungan Pemerintah Kota Payakumbuh untuk menggunakan aplikasi e-procurement dilengkapi dengan Surat Keputusan Penunjukan Admin Agency selaku penanggung jawab userid dan password untuk LPSE Service Provider; (2) Admin PPE mendaftarkan LPSE Service Provider kedalam SPSE Kota Payakumbuh; (3) Admin PPE mendaftarkan Admin Agency sesuai dengan SK Penunjukan Admin Agency dari LPSE Service Provider terkait dengan memberikan userid dan password;
- 14 - (4) Admin Agency LPSE service Provider wajib menginputkan data K/L/D/I kedalam SPSE. Paragraf 2 Pendaftaran PPK dan Panitia Pengadaan/Pokja ULP LPSE Service Provider Pasal 14 Pendaftaran PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP pada LPSE Service Provider mengacu kepada pasal 10 (sepuluh) pada peraturan walikota ini. Paragraf 3 Pendaftaran Paket Pengadaan LPSE Service Provider Pasal 15 Pendaftaran paket pengadaan barang/jasa pada LPSE Service Provider mengacu kepada pasal 11 (sebelas) pada peraturan walikota ini. Bagian 5 Penggunaan Ruang Bidding Pasal 16 (1) Penyedia dan panitia pengadaan/pokja ULP dapat mempergunakan ruang bidding LPSE Kota Payakumbuh untuk melakukan akses ke website LPSE; (2) Dalam menggunakan ruang bidding LPSE Kota Payakumbuh, penyedia dan panitia pengadaan/pokja ULP harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut : a. Meminta izin kepada petugas LPSE Kota Payakumbuh dan mengisi buku tamu yang sudah disediakan; b. Menjaga ketertiban, kebersihan serta ketenangan ruang bidding; c. Tidak menyimpan data pribadi berupa userid, password dan/atau dokumen lelang/dokumen penawaran pada komputer ruang bidding; d. Tidak merokok didalam ruang bidding LPSE; (3) Penggunaan ruang bidding LPSE Kota Payakumbuh dimulai pada jam 09.00 s/d 15.00 setiap hari kerja, sedangkan penggunaan diluar jam tersebut harus dengan seizin Kepala LPSE; (4) Segala kerugian yang ditimbulkan akibat kesalahan penggunaan komputer ruangan bidding sepenuhnya menjadi tanggung jawab pengguna.
- 15 - Bagian 6 Pelatihan dan Sosialisasi Aplikasi Pasal 17 (1) Kepala unit LPSE dapat melakukan pelatihan dan sosialisasi aplikasi e- Procurement kepada penyedia maupun kepada PPK dan panitia pengadaan/pokja ULP; (2) Dalam hal adanya permintaan sosialisasi dan pelatihan aplikasi oleh penyedia atau oleh pihak lain diluar agenda LPSE Kota Payakumbuh, segala biaya yang timbul dengan kegiatan tersebut dibebankan kepada pihak pemohon ; Bagian 7 Penanganan/Tindak Lanjut Pengaduan/Keluhan/Masukan Pasal 18 (1) Pengaduan/keluhan/masukan dari pengguna pelayanan yang berkaitan dengan pelayanan LPSE dan aplikasi e-procurement di lingkungan LPSE disampaikan kepada Kepala LPSE (2) Kepala LPSE mendelegasikan wewenang kepada staff Bidang Layanan Pengguna LPSE untuk menindak lanjuti pengaduan/keluhan/masukan. (3) Staff Bidang Layanan Pengguna LPSE beserta staff LPSE menindaklanjuti pengaduan/keluhan/masukan. (4) Penyampaian pengaduan/keluhan/masukan dapat dilakukan sebagaimana tersebut dibawah ini beserta cara staff bagian layanan penguna memberikan tanggapan. a. Tahapan melalui e-mail 1) Pengguna dapat mengirimkan pertanyaan melalui email ke alamat helpdesk.lpse.pyk@gmail.com 2) Staff Bidang Layanan Pengguna secara rutin akan membuka email. 3) Proses menjawab pertanyaan, kritik dan saran yang dilakukan : i. Menjawab semua e-mail yang masuk untuk memberitahukan status pertanyaan yang telah diajukan oleh pengguna layanan; ii. Mencatat dan mendokumentasikan e-mail balasan yang telah dikirimkan sebagai balasan atas pertanyaan yang diajukan oleh pengguna layanan. 4) Staff Bidang Layanan Pengguna melihat catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) di website LPSE apakah pertanyaan serupa sudah ada atau belum, jika sudah ada dan sudah terjawab maka Staff Bidang Layanan Pengguna merujuk kepada tanya jawab tersebut. 5) Jika didalam catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) belum ada pertanyan serupa maka Staff Bidang Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan tersebut.
- 16-6) Jika pertanyaan yang diajukan oleh pengguna layanan tidak dapat langsung dijawab maka hal yang dilakukan adalah : i. Memasukkan pertanyaan yang belum terjawab ke dalam status pending; ii. Memasukkan pertanyaan dalam status pending ke daftar pertanyaan yang belum terjawab; iii. Menjawab e-mail yang masuk untuk memberitahukan bahwa status pertanyaan yang dikirim oleh pengguna layanan masih dalam proses pending; iv. Mencatat dan mendokumentasikan e-mail ke dalam folder dengan status pending. b. Tahapan melalui telpon 1) Pengguna dapat mengajukan pertanyaan melalui telepon ke nomor LPSE Kota Payakumbuh; 2) Bidang Layanan Penggina menanyakan dan mencatat identitas penelpon dalam formulir daftar pertanyaan sekurang kurangnya memuat : 1. Nama; 2. Alamat 3. Nomor Telepon yang dapat dihubungi; 3) Menanyakan keperluan dan mencatat pertanyaan penelepon; 4) Staff Bidang Layanan Pengguna melihat catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) di website LPSE apakah pertanyaan serupa sudah ada atau belum, jika sudah ada dan sudah terjawab maka staff Bidang Layanan Pengguna merujuk tanya jawab tersebut; 5) Jika didalam catatan/dokumen pertanyaan (FAQ) belum ada pertanyan serupa maka staff Bidang Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan tersebut; 6) Jika pertanyaan tidak dapat langsung dijawab maka staff Bidang Layanan Pengguna akan mengeskalasikan pertanyaan tersebut kepada bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten untuk menjawab; 7) Hasil tanya jawab antara pengguna dengan bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten di catat oleh staff Bidang Layanan Pengguna pada FAQ website LPSE; 8) Jika bagian/penanggung jawab yang lebih berkompeten untuk menjawab tidak dapat dihubungi maka staff Bidang Layanan Pengguna akan mencatat pertanyaan tersebut pada catatan/dokumen pertanyaan (FAQ), dan berjanji akan mengirimkan jawaban kepada pengguna LPSE tersebut melalui email/telepon; c. Tahapan untuk pengguna layanan yang datang langsung (walk-in user) 1) Pengguna datang ke kantor LPSE menuju ke Ruang/meja Bidang Layanan Pengguna (helpdesk), 2) Staff Bidang Layanan Pengguna mencatat identitas pelapor, sekurang kurangnya : 1. Nama; 2. Alamat 3. Nomor Telepon yang dapat dihubungi. 3) Jika staff Bidang Layanan Pengguna dapat menjawab pertanyaan (permasalahan) maka akan dijawab.
- 17-4) Jika pertanyaan (permasalahan) tidak dapat langsung dilayani oleh staff Bidang Layanan Pengguna maka pertanyaan (permasalahan) tersebut dieskalasikan kepada bidang/penanggung jawab yang lebih berkompeten. (5) Terhadap segala pertanyaan yang belum terjawab oleh Bidang Layanan Pengguna dan/atau bidang/penanggung jawab yang lebih berkompeten di LPSE, maka Bidang Layanan Pengguna dapat menghubungi Bidang Layanan Pengguna LPSE Pusat. Bagian 8 Penanganan/Tindak Lanjut Umpan Balik Terhadap Aplikasi Pasal 19 (1) Bidang Administrasi Sistem Informasi menerima dan mencatat laporan kerusakan dari Bidang Layanan Pengguna; (2) Bidang Administrasi Sistem Informasi melakukan pengecekan teknis terhadap laporan kerusakan, apakah kerusakan tersebut masih dalam lingkup wewenang LPSE Kota Payakumbuh atau LPSE Pusat; (3) Dalam hal kerusakan masih dalam lingkup LPSE Kota Payakumbuh maka Bidang Administrasi Sistem Informasi akan segera melakukan perbaikan; (4) Bidang Administrasi Sistem Informasi akan menginformasikan kembali kepada Bidang Layanan Pengguna status perbaikan yang dilaksanakan; (5) Jika kerusakan merupakan wewenang LPSE Pusat, maka Bidang Layanan Pengguna segera menindak lanjuti dengan menghubungi Bidang Layanan Pengguna LPSE Pusat. BAB V KETENTUAN PERALIHAN Pasal 20 Hal-hal yang belum di atur dalam peraturan ini yang menyangkut dengan pelaksanaan kegiatan LPSE, agar mempedomani aturan dan ketentuan yang berlaku.
- 18 - BAB VI KETENTUAN PENUTUP Pasal 21 Kepada seluruh pengguna LPSE Kota Payakumbuh agar mempedomani Petunjuk Teknis Penggunaan Layanan Pengadaan Secara Elektronik ini. Pasal 22 Peraturan Walikota ini mulai berlaku pada tanggal diundangkan. Agar setiap orang mengetahui, memerintahkan pengundangan peraturan walikota ini dengan penempatannya dalam Berita Daerah Kota Payakumbuh. Ditetapkan di Payakumbuh pada tanggal 2 Mei 2012 Diundangkan di Payakumbuh pada tanggal 8 Mei 2012
Lampiran 1 : Format Laporan Pelaksanaan Pelelangan AGENCY : <Nama Agency> KEADAAN : TRIWULAN (I,II,III,IV) DATA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA MELALUI LPSE KOTA PAYAKUMBUH KATEGORI LELANG NON e-procurement TAHUN 2012 NO NAMA PAKET NILAI PAKET (Rp) NILAI HPS (Rp) SUMBER DANA JUMLAH METODE PENGADAAN SKPD MULAI SELESAI PESERTA LELANG JUMLAH PENAWARAN MASUK JUMLAH PENAWARAN ERROR PEMENANG HARGA PENAWARAN (Rp) KETERANGAN J U M L A H
DATA PEMILIHAN PENYEDIA BARANG/JASA MELALUI LPSE KOTA PAYAKUMBUH KATEGORI LELANG NON e-procurement TAHUN 2012 AGENCY : <Nama Agency> KEADAAN : NO SKPD NAMA PAKET NILAI PAKET KET I. SKPD A 1 <nama paket> <nilai paket> 2 <nama paket> <nilai paket> II. SKPD B 1 <nama paket> <nilai paket> 2 <nama paket> <nilai paket>
Lampiran 2 : Flowchart Registrasi dan Verifikasi Penyedia
Syarat Verifikasi : 1. Print Out Formulir keikutsertaan yang ditandatangani Direktur, dicap dan bermaterai Rp. 6.000,- 2. Print Out Formulir Pendaftaran 3. Selain Direktur, Pembawa Dokumen Harus Membawa Surat Kuasa, dicap bermaterai Rp. 6.000,- dan ditandatangani Direktur; 4. Pembawa Surat Kuasa bagi Selain Yang Ada Dalam Akta Harus Dibuktikan dengan SK Pengangkatan (Surat Pernyataan) Sebagai Karyawan, dicap bermaterai Rp. 6.000,- dan ditandatangani Direktur; 5. KTP Direktur dan atau Yang Diberi Kuasa ( Asli dan Copy ); 6. NPWP Perusahaan ( Asli dan Copy ); 7. SIUP, SIUJK dan SBU serta Surat Ijin lainnya sesuai dengan Jenis Usaha (Asli dan Copy); 8. Akta Pendirian dan perubahan terakhir. Khusus PT sesuai UU No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas beserta Pengesahannya dengan Keputusan Menteri Hukum dan HAM (Asli dan Copy); 9. TDP (Asli dan Copy); 10. SITU/HO dan Domisili (Asli dan Copy);Surat Pengukuhan Kena Pajak (Asli dan Copy). 11. Semua dokumen (Copy) dimasukan kedalam Map Tulang Plastik Warna Biru
Lampiran 3 : Flowchart Penggunaan Ruang Bidding LPSE
Lampiran 4 : Flowchart Penanganan Laporan Gangguan
Lampiran 5 : Flowchart Penanganan Error Aplikasi
Lampiran 6 : Flowchart Pendaftaran LPSE Service Provider