20 PENGGUNAAN E-PROCUREMENT PENGGUNAAN E-PROCUREMENT Pelatihan Pengadaan Barang /Jasa Pemerintah Tingkat Dasar/Pertama LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan LKPP Lembaga Barang/Jasa Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah
DAFTAR ISI Daftar Isi 2 Daftar Gambar 2 Tujuan Umum 3 Tujuan Khusus 3 A. Pendahuluan 4 B. E-Procurement 8 C. E-Tendering 9 D. E-Purchasing E. Tes 11 DAFTAR gambar Gambar 1 Tahapan Mengikuti e-procurement Melalui LPSE 7 Gambar 2 Para Pihak Terkait e-procurement 8 2
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT TUJUAN UMUM Setelah modul selesai diajarkan, diharapkan peserta mampu memahami kegunaan dan kebutuhan akan e-procurement TUJUAN KHUSUS Setelah modul ini selesai diajarkan diharapkan peserta mampu : 1. Memahami Ketentuan Umum Pengadaan Secara Elektronik. 2. Memahami pelaksanaan dan para pihak terkait e-tendering. 3. Memahami tata cara e-purchasing. 4. Melaksanakan pemasukan data pengumuman dan pemasukan data pemenang pengadaan. 3
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT A. Pendahuluan B. E-Procurement C. E-Tendering D. E-Purchasing E. Tes A. PENDAHULUAN Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah dapat dilakukan secara elektronik. Pengadaan secara elektronik (e-procurement) adalah Pengadaan Barang/Jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik dilakukan dengan cara e-tendering atau e-purchasing. Pengadaan Barang/Jasa secara Elektronik berpedoman pada Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik bertujuan untuk: a. Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas ; b. Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat; c. Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan ; d. Mendukung proses monitoring dan audit ; dan e. Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time. Sistem Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik dikembangkan oleh LKPP. LKPP menetapkan arsitektur sistem informasi yang mendukung penyelenggaraan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara elektronik. Untuk itu, LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional. Gubernur/Bupati/Walikota dan K/L/I membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. K/L/D/I wajib menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di website K/L/D/I masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Website masing-masing K/L/D/I wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh informasi. LEMBAGA PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) Lembaga Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) adalah unit kerja K/L/D/I yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. 4
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT Gubernur/Bupati/Walikota membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. K/L/I dapat membentuk LPSE untuk memfasilitasi ULP/Pejabat Pengadaan dalam melaksanakan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. ULP/Pejabat Pengadaan pada Kementerian/Lembaga/Perguruan Tinggi/BUMN yang tidak membentuk LPSE, dapat melaksanakan Pengadaan secara elektronik dengan menjadi pengguna dari LPSE terdekat. Organisasi LPSE paling kurang meliputi : a. Administrator sistem elektronik ; b. Unit registrasi dan verifikasi pengguna ; dan c. Unit layanan pengguna. LPSE wajib menyusun dan melaksanakan standar prosedur operasional serta menandatangani kesepakatan tingkat pelayanan (Service Level Agreement) dengan LKPP. LKPP melakukan pembinaan dan pengawasan terhadap penyelenggaraan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. LKPP membangun dan mengelola Portal Pengadaan Nasional. K/L/D/I wajib menayangkan rencana Pengadaan dan pengumuman Pengadaan di website K/L/D/I masing-masing dan Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Website masing-masing K/L/D/I wajib menyediakan akses kepada LKPP untuk memperoleh informasi pengadaan Langkah pembentukan LPSE: 1. Institusi yang berminat (Pemohon) mengirimkan Surat Minat Implementasi e-procurement yang ditujukan ke: Kepala Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah c.q. Deputi Monitoring Evaluasi dan Pengembangan Sistem Informasi LKPP Gedung SMESCO UKM Lantai 8, Jalan Jenderal Gatot Subroto Kavling 94, Jakarta Selatan Telepon : 021-7973548/97605950 atau 021-7998317/32569058 s.d. 59 Extensi 221/174/160 Faksimili : 021-79181153 Email : programmanager-lpse@lkpp.go.id 2. Pemohon menerbitkan Surat Keputusan tentang Pembentukan Tim LPSE, yang dalam tim tersebut sekurang-kurangnya terdiri dari: 1) Penanggung Jawab 2) Ketua 3) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi 4) Bidang Administrasi Sistem Informasi (kecuali LPSE Service Provider) 5) Bidang Registrasi dan Verifikasi 6) Bidang Layanan Pengguna 3. Surat Keputusan sebagaimana dimaksud pada huruf b, dikirimkan ke Direktorat e-procurement LKPP sebagai dasar pelaksanaan Management Training bagi calon pengelola LPSE di Jakarta atau LPSE terdekat. Management Training dilaksanakan selama 4 (empat) hari dan pemohon tidak dikenakan biaya apapun serta pemohon hanya menanggung biaya akomodasi selama kegiatan. 4. Untuk memberikan pemahaman kepada stakeholder (PPK, Panitia Pengadaan, Pelaku Usaha), pemohon dapat melaksanakan sosialisasi dan/atau pelatihan penggunaan SPSE serta dapat mengajukan permohonan bantuan personil (narasumber) kepada Direktorat e-procurement LKPP untuk pendampingan kegiatan dimaksud.
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT 5. Dalam rangka memperkuat dasar hukum pelaksanaan e-procurement, pemohon harus menerbitkan Peraturan Kepala Daerah tentang Implementasi e-procurement atau peraturan lain yang memungkinkan e-procurement diberlakukan di institusi pemohon. 6. Diinformasikan bahwa untuk implementasi e-procurement pemohon dapat memilih satu dari 2 (dua) jenis LPSE, yaitu: a) LPSE Sistem Provider Pada LPSE Sistem Provider ini memiliki organisasi sebagaimana tersebut pada huruf b, dan mempunyai, mengelola dan memelihara perangkat keras yang tidak terbatas pada perangkat jaringan dan server yang telah terinstalasi Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE). Adapun selain fungsi diatas yang merupakan tugas dari Bidang Administrasi Sistem Informasi, LPSE dengan tipe ini juga melaksanakan fungsi lainnya, misal: 1) Sosialisasi kepada PPK/Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa; 2) Pelatihan kepada PPK/Panitia Pengadaan dan Penyedia Barang/Jasa; 3) Melayani PPK/Panitia Pengadaan untuk mendapatkan kode akses 4) Melakukan verifikasi terhadap dokumen (Akta, SIUP, TDP, ijin usaha sesuai bidang, KTP Pemilik dan/atau Direktur Perusahaan, dll.) penyedia barang/jasa yang sebelumnya telah melakukan pendaftaran untuk mendapatkan kode akses secara online; dan fungsi-fungsi lainnya. Dengan LPSE ini maka pemohon akan memiliki alamat website sendiri, misal: Pemohon berasal dari Pemkot Tulungagung maka alamat website adalah www.lpse.kotatulungangung.go.id b) LPSE Service Provider Pada LPSE ini memiliki organisasi sebagai berikut: ) Penanggung Jawab 2) Ketua 3) Bidang Pelatihan dan Sosialisasi 4) Bidang Registrasi dan Verifikasi ) Bidang Layanan Pengguna Pada LPSE Service Provider ini fungsi mengelola server yang telah terinstalasi SPSE tidak diperlukan karena LPSE tipe ini akan menginduk pada LPSE terdekat sehingga tidak memiliki alamat website sendiri namun tetap menjalankan fungsi lainnya, misal: Pemohon berasal dari Pemkot Tasikmalaya dengan alamat website www.lpse.jabarprov.go.id (alamat ini milik LPSE Provinsi Jawa Barat). Infrastruktur yang disediakan oleh Pemohon antara lain: 1. Ruangan, sekurang kurangnya meliputi: i. Ruang Training; ii. Ruang Bidding; iii. Ruang Server; dan (kecuali LPSE Service Provider) iv. Ruang Verifikasi dan Helpdesk. 2. Daftar kebutuhan perangkat jaringan dan server: i. Line internet ii. Router 6
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT iii. iv. Switch; dan Server. Fungsi LPSE: 1. Mengelola Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE); 2. Menyediakan pelatihan kepada PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa; 3. Menyediakan sarana akses internet bagi PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa; 4. Menyediakan bantuan teknis untuk mengoperasikan SPSE kepada PPK/Panitia dan Penyedia barang/ jasa; 5. Melakukan pendaftaran dan verifikasi terhadap PPK/Panitia dan Penyedia barang/jasa. Peran LKPP, K/L/D/I pada LPSE: 1) LKPP a. Regulasi & Standarisasi b. Membangun sistem aggregator c. Mendorong inisiatif pengembangan LPSE (Aplikasi LPSE, SDM & pendampingan) 2) LPSE di LKPP a. Mengoperasikan system aggregator b. Development dan maintenance Aplikasi LPSE 3) LPSE pada K/L/D/I a. Membangun infrastruktur LPSE b. Mengoperasikan LPSE c. Melayani pengguna & penyedia di wilayah yang bersangkutan. LPSE pada Perpres 54 Tahun 20 a) Kewajiban penerapan e-procurement untuk sebagian/seluruh paket pada tahun 2012. b) Kewajiban mendirikan LPSE bagi kabupaten/kota. c) Pengumuman lelang dan rencana pengadaan dilakukan di Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE Persyaratan LPSE Kode Akses Aplikasi e-procurement LPSE siap digunakan Gambar 1 Tahapan Mengikuti e-procurement Melalui LPSE 7
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT A. Pendahuluan B. E-Procurement C. E-Tendering D. E-Purchasing E. Tes B. E-Procurement Pengadaan barang/jasa pemerintah pada pelaksanaannya dapat dilakukan secara elektronik mengingat hal ini telah dimungkinkan melalui Keppres No 80 Tahun 2003 dan pada Perpres No.54 Tahun 20 ditegaskan pula, dan terhadap semua informasi, transksi elektronik pada pelaksanaan pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik mengacu pada Undang-undang nomor 11 tahun 2008 tentang ITE. Pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik dapat dilakukan dengan e-tendering atau e-purchasing: 1. E-Tendering merupakan tata cara pemilihan penyedia barang/jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua penyedia barang/jasa yang terdaftar pada sistem elektronik dengan cara menyampaikan satu kali penawaran sampai dengan waktu yang telah ditentukan. 2. E-Purchasing merupakan tata cara pembelian barang/jasa melalui sistem katalog elektronik. Para pihak yang terkait dengan E-Procurement dapat digambarkan seperti gambar berikut ini: Gambar 2 Para pihak terkait e-procurement 8
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT A. Pendahuluan B. E-Procurement C. E-Tendering D. E-Purchasing E. Tes C. E-Tendering E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. Ketentuan mengenai E-Tendering adalah sebagai berikut : 1. Ruang lingkup e-tendering meliputi proses pengumuman Pengadaan Barang/Jasa sampai dengan pengumuman pemenang. 2. Para pihak yang terlibat dalam e-tendering adalah PPK, ULP/Pejabat Pengadaan dan Penyedia Barang/ Jasa. 3. E-tendering dilaksanakan dengan menggunakan sistem pengadaan secara elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE. 4. Aplikasi e-tendering sekurang-kurangnya memenuhi unsur perlindungan Hak atas Kekayaan Intelektual dan kerahasian dalam pertukaran dokumen, serta tersedianya sistem keamanan dan penyimpanan dokumen elektronik yang menjamin dokumen elektronik tersebut hanya dapat dibaca pada waktu yang telah ditentukan. 5. Sistem e-tendering yang diselenggarakan oleh LPSE wajib memenuhi persyaratan sebagai berikut : a. Mengacu pada standar yang meliputi interoperabilitas dan integrasi dengan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik ; b. Mengacu pada standar proses pengadaan secara elektronik ; dan c. Tidak terikat pada lisensi tertentu (free license) 6. ULP/Pejabat Pengadaan dapat menggunakan sistem Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik yang diselenggarakan oleh LPSE terdekat. 9
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT A. Pendahuluan B. E-Procurement C. E-Tendering D. E-Purchasing E. Tes D. E-Purchasing E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik. E-purchasing diselenggarakan dengan tujuan : a. Terciptanya proses Pemilihan Barang/Jasa secara langsung melalui sistem katalog elektronik (E-Catalogue) sehingga memungkinkan semua ULP/Pejabat Pengadaan dapat memilih Barang/Jasa pada pilihan terbaik ; dan b. Efisiensi biaya dan waktu proses Pemilihan Barang/Jasa dari sisi Penyedia Barang/Jasa dan Pengguna Barang/Jasa. Dalam rangka e-purchasing, LKPP akan menyelenggarakan sistem katalog elektronik (e-catalogue) sekurang-kurangnya memuat informasi teknis dan harga Barang/Jasa. Dalam rangka pengelolaan sistem katalog elektronik, LKPP melaksanakan Kontrak Payung dengan Penyedia Barang/Jasa untuk Barang/Jasa tertentu. Berdasarkan Kontrak Payung (framework contract) tersebut, LKPP akan menayangkan daftar barang beserta spesifikasi dan harganya pada sistem katalog elektronik dengan alamat www.e-katalog.lkpp.go.id.
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT A. Pendahuluan B. E-Procurement C. E-Tendering D. E-Purchasing E. Tes E. Tes Tes akan disampaikan dan dipandu oleh narasumber/instruktur 11
PENGGUNAAN E-PROCUREMENT LKPP Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah 12