BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Sistem informasi dan teknologi telah menjadi komponen yang sangat penting bagi keberhasilan bisnis dan organisasi. Teknologi informasi dapat membantu segala jenis bisnis dalam meningkatkan efisiensi dan efektifitas proses bisnis, pengambilan keputusan manajerial dan kerjasama kelompok kerja hingga menjadi keunggulan kompetitif dalam pasar yang terus berubah. Banyak istilah yang berhubungan dengan teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah sistem informasi manajemen, sistem informasi manajemen berbasis komputer, teknologi informasi (TI), teknologi sistem informasi, teknologi komputer, manajemen informasi dan sistem informasi. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif (Jogiyanto : 2003). Efesiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efisiensi di dalam sistem teknologi informasi memiliki peran yang bertujuan
untuk menggantikan pengolahan transaksi oleh manusia dengan sistem teknologi informasi. Peran sistem teknologi informasi yang kedua adalah efektivitas yang memilki arti sesuatu yang berhasil digunakan. Untuk meningkatkan efektifitas pada sistem teknologi dapat dicapai dengan Sistem Manajemen Informasi (Management Information System), Sistem Penunjang Keputusan (Decision Support System), Sistem Pakar (Expert Systems), Sistem Informasi Geografis (Geographic Informartion System), Jaringan Neural Buatan (Artificial Neural Network), Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information Systems), dan Kelompok Penunjang Keputusan (Group Support Systems). Sistem-sistem teknologi informasi ini menyediakan informasi bagi para manajer di organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan mereka dengan lebih efektif. Peran ketiga dan keempat dari sistem teknologi informasi adalah komunikasi dan kolaborasi. Komunikasi berarti suatu proses yang penyampian informasi, gagasan, emosi untuk mencapai sesuatu bersama, sedangkan kolabrasi adalah bentuk kerjasama, interaksi, kompromi beberapa elemen yang terkait baik individu maupun lembaga. Pada sistem teknologi informasi komunikasi bertujuan untuk mengintergrasikan pengguna dengan sistem teknologi informasi termasuk para manajer secara elektronik. Peningkatan komunikasi dapat dicapai dengan menggunakan email dan chat. Peningkatan kolaborasi dicapai dengan menggunakan video conference dan teleconference. Peran kelima dari sistem teknologi informasi adalah kompetitif yang berarti persaingan, dimana peran ini bertujuan untuk meningkatkan daya kompetisi. Peran ini dapat dicapai dengan menggunakan Strategic Information Systems (SIS). SIS merupakan sistem-sistem
teknologi informasi dan teknologi informasi apapun di dalam organisasi untuk mengimplementasikan strategi untuk keunggulan kompetisi. Menurut Williams dan Sawyer (2009), teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video. Saat ini teknologi informasi dapat mengalir dari satu tempat ke tempat lainya dengan kecepatan tinggi dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaborasi yang mampu menghasilkan tindakan-tindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait. Pendapat lain mengartikan teknologi informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, menganalisa dan menyebarkan informasi dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu (http://one.indoskripsi.com). Teknologi informasi ini juga berguna untuk keperluan pribadi, bisnis dan pemerintahan serta merupakan informasi yang strategis untuk pengambilan keputusan. Dalam hal ini diperlukan seperangkat komputer untuk mengolah data, sistem jaringan untuk menghubungkan satu komputer dengan komputer yang lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, berkembang menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era globalisasi. Berbagai perangkat teknologi informasi untuk infrastruktur, service maupun aplikasi, saat ini sangat banyak tersedia di pasaran dalam berbagai bentuk dan fungsinya. Hal ini
menyebabkan banyaknya alternatif solusi teknologi informasi yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan kebijakan pengembangan organisasi. Pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari segi efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi. Pengelolaan administrasi kerja berbasis teknologi informasi juga harus mempertimbangkan pengembangan sumber daya manusia (SDM) untuk mendukung optimalisasi pada pemanfaatan atau implementasi Teknnologi informasi yang bertahap yang dimulai dengan perencanaan, pengembangan, ahli kelola, operasional sampai dengan tahap pemeliharaan. Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahaan akan meningkat, serta dapat membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masingmasing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan dengan keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan teknologi informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk mengintegrasikan dan mengolah data dengan cepat dan akurat serta untuk
penciptaan produk layanan baru sebagai daya saing untuk menghadapi kompetensi. Selain itu implementasi atau pemanfaatan teknologi informasi memiliki dampak positif yang secara umum adalah terjadinya efisiensi waktu dan biaya yang secara jangka panjang akan memberikan keuntungan ekonomis yang sangat tinggi. Oleh karena itu, pengoperasian secara optimal juga harus diperhatikan, agar semua perangkat teknologi informasi bersifat multi fungsi sehingga dalam pengembangan selanjutnya diupayakan terjadi integrasi perangkat. Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya terhadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk meningkatkan kemampuan mereka. Saat ini setiap karyawan dapat menentukan pilihannya karirnya berdasarkan skill yang dimilikinya. Keadaan ini memacu setiap individu untuk mengembangkan potensi dirinya dengan harapan mendapatkan jenjang karir yang lebih tinggi. Pilihan yang efektif dan efisien juga terdapat pada pemanfaatan teknologi informasi, yang biasanya telah dimiliki kantor-kantor pemerintah maupun swasta. Selain itu manajemen sumber daya manusia (SDM) sudah memiliki peran strategis, yaitu bahwa sumber daya manusia memberikan
kontribusi dalam menentukan masa depan perusahaan. Kesesuaian antara strategi SDM dan strategi perusahaan sangat mempengaruhi pencapaian sasaran perusahaan. Oleh sebab itu, strategi SDM harus dapat mendukung pengimplementasian strategi perusahaan yang kemudian diterjemahkan dalam aktivitas-aktivitas SDM, kebijakan-kebijakan, program-program yang sejalan dengan strategi perusahaan. Maka, kinerja pegawai sebagai sumber daya manusia memiliki peran penting dalam pencapaian kinerja perusahaan. Dalam peningkatan kompetensi yang efektif, organisasi memerlukan terlebih dahulu model kompetensinya. Model kompetensi dibangun dengan merujuk pada apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan untuk itu kompetensi-kompetensi apakah yang diperlukan untuk setiap jabatan organisasi di dalam organisasi agar tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai. Berdasarkan uraian diatas dapat dilihat pentingnya pemanfaatan teknologi informasi dalam peningkatan kompetensi dan kinerja pegawai untuk meningkatkan efisensi waktu dan mendukung kegiatan operasional sehingga penulis melakukan penelitian dengan judul PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI UNTUK MEMBANTU EFISIENSI PEKERJAAN PADA PT. ANUGERAH PRADANA MUDA MEDAN. Penulis memilih judul ini karena pemanfaatan teknologi informasi dalam era globalisasi ini sangat mendukung efisiensi untuk kegiatan administratif serta operasionalnya dan diharapkan dapat mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih kreatif dan kompetitif untuk kemajuan organisasi atau perusahaan yang mampu mengimplementasikan teknologi informasi.
B. Perumusan Masalah Adapun alasan penulis dalam memaparkan implementasi teknologi informasi adalah bahwa pemanfataannya akan sangat membantu efisiensi pekerjaan bagi seluruh pegawai dan peningkatan kompetensi dalam jenjang karir setiap pegawai, sehingga permasalahannya yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir adalah Bagaimana Pemanfataan dan Kinerja Teknologi Informasi pada PT. Anugerah Pradana Muda?. C. Tujuan dan Manfaat Adapun tujuan penulis dalam melakukuan penelitian ini adalah untuk mengetahui pemanfaatan teknologi pada PT. Radio Anugerah Pradana Muda Medan. Adapun manfaatnya yang diperoleh dari penelitian ini adalah: 1. Agar PT. Anugerah Pradana Muda Medan dapat meningkatkan pemanfaatan teknologi infomasi untuk membantu efisiensi pekerjaan. 2. Sebagai referensi bagi peneliti selanjutnya untuk mengetahui pemanfataan teknologi informasi pada PT. Anugerah Pradana Muda 3. Agar penulis lebih memahami pemanfataan teknologi informasi untuk peningkatan kompetensi pegawai.
D. JADWAL KEGIATAN Dalam kegiatan riset untuk membahas Tugas Akhir penulis yang berjudul Pemanfataan Teknologi Informasi Untuk Membantu Efisiensi Pekerjaan pada PT. Anugerah Pradana Muda Medan maka jadwal kegiatan yang dibutuhkan penulis adalah 3 (tiga) minggu, yaitu sejak tanggal 20 Juli 2009 sampai 01 Agustus 2009. Untuk jelasnya daftar jadwal kegiatan dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini : Tabel 1.1 : Jadwal Kegiatan No Kegiatan 1 Persiapan 2 Pengumpulan Data Minggu 1 2 3 3 Pengonsepan dan pengetikan 4 Pemeriksaan