Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN Substansi Prosedur Tetap tentang Penyerahan Arsip Statis telah saya setujui. Disetujui di Jakarta pada tanggal November 2011 SEKRETARIS UTAMA, GINA MASUDAH HUSNI
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 29 TAHUN 2011 TENTANG PENYERAHAN ARSIP STATIS BAB I PENDAHULUAN A. Umum Sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 34 Tahun 1979, penyusutan adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara: (a) memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, (b) memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku, dan (c) menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan ke Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Selanjutnya dikatakan bahwa arsip yang mempunyai nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional, tetapi sudah tidak diperlukan untuk penyelenggaraan administrasi sehari-hari, setelah melampaui jangka waktu penyimpanannya harus diserahkan kepada ANRI. ANRI selaku organisasi/lembaga juga mengelola arsip dinamis. Arsip-arsip dikelola mulai dari penciptaan sampai dengan penyusutan. Arsip-arsip dari unit pengolah internal ANRI yang memiliki nilai kegunaan sebagai bahan pertanggungjawaban nasional yang masuk dalam klasifikasi arsip statis juga harus diserahkan kepada ANRI selaku Lembaga Kearsipan Statis. Arsip statis disimpan, dipelihara dan diolah bukan untuk kepentingan lembaga kearsipan semata, namun yang jauh lebih penting dan krusial adalah untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. Penyerahan arsip statis ke ANRI selaku Lembaga Kearsipan Statis diperlukan tahapan-tahapan kegiatan dari mulai pemeriksaan retensi arsip sampai kepada penilaian arsip yang masuk kategori usul statis sampai kegiatan penyerahan arsip statis itu sendiri. Guna memperlancar kegiatan penyerahan arsip statis perlu diatur dalam bentuk petunjuk teknis dan langkah-langkah pengaturannya dalam bentuk Prosedur Tetap tentang Penyerahan Arsip Statis.
- 2 - B. Maksud dan Tujuan Penyusunan Prosedur Tetap tentang Penyerahan Arsip Statis ini dimaksudkan untuk memberikan panduan agar terdapat kesamaan pemahaman dan langkah dalam pelaksanaan kegiatan penyerahan arsip statis internal ANRI kepada Unit Kearsipan (Bagian Arsip) ANRI. Tujuan Prosedur Tetap tentang Penyerahan Arsip Statis agar pelaksanaan penyerahan arsip statis internal ANRI dapat terlaksana secara tepat, efisien dan efektif. Manfaat lain adalah adanya suatu sinergi dan keterkaitan antara kegiatan unit yang satu dengan unit yang lain untuk pelaksanaan tugas pokok dan fungsi dalam satuan program lembaga. C. Ruang Lingkup Prosedur Tetap tentang Penyerahan Arsip Statis ini berlaku dan digunakan oleh Unit Kearsipan (Bagian Arsip) dan unit kerja yang terkait. Prosedur Tetap tentang Penyerahan Arsip Statis ini meliputi tahap kegiatan, unit penyelesaian dan norma waktu yang dipergunakan untuk menyelesaikan suatu kegiatan dalam proses penyerahan arsip statis di Lingkungan ANRI. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 34 tahun 1979 tentang Penyusutan Arsip; 3. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standard Operating Procedures (SOP) Administrasi Pemerintahan; 5. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah dua kali diubah terakhir dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 05 Tahun 2010; 7. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia.
- 3 - E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara. 2. Arsip Statis adalah arsip yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna kesejarahan, telah habis masa retensinya, dan berketerangan dipermanenkan yang telah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung oleh Arsip Nasional Republik Indonesia dan/atau lembaga kearsipan. 3. Daftar Pencarian Arsip (DPA) adalah daftar berisi arsip yang memiliki nilai guna kesejarahan baik yang telah diverifikasi secara langsung maupun tidak langsung oleh lembaga kearsipan dan dicari oleh lembaga kearsipan serta diumumkan kepada publik. 4. Jadwal Retensi Arsip (JRA) adalah daftar yang berisi sekurang-kurangnya jangka waktu penyimpanan atau retensi, jenis arsip, dan keterangan berisi rekomendasi tentang penetapan suatu jenis arsip dimusnahkan, dinilai kembali, atau dipermanenkan yang dipergunakan sebagai pedoman penyusutan dan penyelamatan arsip. 5. Pemusnahan Arsip adalah kegiatan memusnahkan arsip yang tidak mempunyai nilai kegunaan dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan. 6. Penilaian Arsip adalah proses kegiatan evaluasi arsip dari aspek substansi informasi, fungsi dan karakteristik fisik serta menentukan waktu kapan suatu arsip harus disusutkan berdasarkan nilai guna. 7. Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan jumlah arsip dengan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan, pemusnahan arsip yang tidak memiliki nilai guna, dan penyerahan arsip statis kepada lembaga kearsipan.
- 4 - BAB II PROSEDUR PENYERAHAN ARSIP STATIS Prosedur Penyerahan Arsip Statis dilaksanakan melalui tahapan sebagai berikut: 1. Arsiparis melakukan pendataan dan penilainan arsip usul serah yang ada di Pusat Arsip (Records Center) yang bernilai guna statis atau nilaiguna pertanggungjawaban nasional kemudian menyampaikan hasil pendataan kepada Kasubbag Pengelolaan Arsip. Pendataan diperlukan untuk mengidentifikasi arsip-arsip yang bisa diserahkan sebagai arsip statis ke ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Statis. 2. Kasubbag Pengelolaan Arsip memeriksa hasil pendataan dan penilaian arsip yang bernilai guna statis kemudian memerintahkan Arsiparis untuk membuat rencana kerja selanjutnya. 3. Arsiparis mengelompokkan arsip yang akan diserahkan sesuai dengan Skema Arsip. Skema arsip mengacu pada struktur organisasi yang sesuai dengan periode arsip yang akan diserahkan. Arsip-arsip ditata dalam bok sesuai dengan kelompoknya. 4. Arsiparis membuat Daftar Arsip Usul Serah dan memasukkan data arsip usul serah dalam database komputer kemudian melaporkan kepada Kasubbag Pengelolaan Arsip. 5. Kasubbag Pengelolaan Arsip menerima dan mengoreksi Daftar Arsip Usul Serah kemudian menyampaikan kepada Kabag Arsip. 6. Kabag Arsip berkoordinasi dengan Direktorat Akuisisi untuk melakukan penilaian arsip usul serah beserta daftarnya dari Pusat Arsip. Setelah dibentuk Tim Penilai kemudian dilakukan penilaian terhadap Daftar Arsip Usul Serah yang sudah ada. Penilaian terhadap arsip statis ini diharapkan bahwa arsip yang akan diserahkan adalah arsip yang benar-benar penting dan bermanfaat untuk kepentingan pendidikan, penelitian, pembangunan, kesejahteraan dan kemaslahatan bangsa. 7. Setelah dilakukan penilaian, Arsiparis menyusun Daftar Arsip Statis kemudian menyerahkan kepada Kasubbag Pengelolaan Arsip untuk dikoreksi. 8. Kasubbag Pengelolaan Arsip mengoreksi kemudian menyampaikan Daftar Arsip Statis kepada Kabag Arsip. 9. Kabag Arsip mengoreksi kemudian menyampaikan Daftar Arsip Statis kepada Biro Umum. 10. Biro Umum berkoordinasi dengan Direktorat Akuisisi untuk menyerahkan Arsip Statis beserta daftarnya kemudian dibuatkan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis untuk ditandatangani sebagai bukti telah dilakukan penyerahan arsip statis kepada ANRI melalui Direktorat Akuisisi. 11. Tahapan terakhir dari penyerahan arsip statis adalah pembuatan laporan penyerahan arsip statis. Laporan ini dapat menjadi bahan evaluasi sehingga proses penyerahan arsip berikutnya berjalan lebih baik.
- 5 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Penyerahan Arsip Statis. ini dapat menjadi acuan bagi unit kerja di Lingkungan Unit Kearsipan (Bagian Arsip) ANRI dalam melakukan penyerahan arsip yang bernilaiguna sekunder untuk diserahkan ke ANRI sebagai Lembaga Kearsipan Statis sehingga dapat dimanfaatkan oleh masyarakat yang lebih luas. Prosedur Tetap tentang Penyusunan Penyerahan Arsip Statis ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila di kemudian hari terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal November 2011 KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 29 TAHUN 2011 TENTANG PENYERAHAN ARSIP STATIS
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PENYERAHAN ARSIP STATIS LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PENYERAHAN ARSIP STATIS
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : 29 Tahun 2011 Tanggal : November 2011 DIAGRAM ALIR PENYERAHAN ARSIP STATIS Unit Penyelesaian No. Tahap Kegiatan 1 Melakukan pendataan dan penilaian arsip usul serah yang bernilai guna statis 2 Memeriksa hasil pendataan dan penilaian arsip yang bernilai guna statis 3 Mengelompokkan arsip yang akan diserahkan sesuai dengan skema arsip 4 Membuat Daftar Arsip Usul Serah dan memasukkan data arsip usul serah ke dalam database 5 Mengoreksi kemudian menyampaikan Daftar Arsip Usul Serah 6 Melakukan koordinasi untuk melakukan penilaian arsip usul serah beserta daftarnya 7 Menyusun Daftar Arsip Statis Arsiparis Kasubbag Pengelolaan Arsip Kabag Arsip Karo Umum Direktorat Akuisisi 8 Mengoreksi dan menyampaikan Daftar Arsip Statis 9 Berkoordinasi untuk menyerahkan Arsip Statis beserta daftarnya kemudian dibuatkan Berita Acara Penyerahan Arsip Statis untuk ditandatangani sebagi bukti 10 Membuat Laporan Penyerahan Arsip Statis Norma Waktu: 2 bulan KEPALA BIRO UMUM, SYAIFUDDIN