Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru Pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri 1 Sudimoro Umi Kholifah, Indah Uly Wardati Program Studi Teknik Informatika Universitas Yudharta Pasuruan Jl. Yudharta No 7 Sengonagung Purwosari, Pasuruan 67162 E-mail : umikholifah471@gmail.com ABSTRAKSI : SMK Negeri 1 Sudimoro merupakan sekolah menengah kejuruan di Kecamatan Sudimoro. Setiap awal tahun pelajaran baru akan dilaksanakan seleksi penerimaan siswa baru. Dalam pelaksanaannya kegiatan tersebut sering menghadapi masalah karena sistem yang digunakan masih manual. Dengan adanya Sistem Informasi berbasis komputerisasi dan aplikasi basis data diharapkan dapat membantu penyampaian informasi dan mempermudah dalam pelaksanaan pengolahan dan pengelolaan data penerimaan siswa baru. Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah wawancara, observasi, study pustaka, analisis, perancangan sistem, uji coba, dan implementasi. Dari penelitian ini diharapkan sistem informasi yang dibuat dapat memberikan kemudahan dalam pelaksanaan kegiatan pendaftaran peserta didik baru pada SMK Negeri 1 sudimoro. Kata Kunci : Sistem Informasi, Sistem Informasi Pendaftaran Peserta Didik Baru. 1.1. Latar Belakang SMK Negeri 1 Sudimoro merupakan Sekolah Menengah Kejuruan yang seharusnya menggunakan atau menerapkan perkembangan teknologi informasi untuk memudahkan berlangsungnya proses informasi dan dokumentasi pihak sekolah baik pegawai administrasi, maupun kepala sekolah, dalam hal meningkatkan mutu sekolah. SMK Negeri 1 Sudimoro ini merupakan sekolahan yang masih baru dan dalam pengolahan data-data sebagian besar masih menggunakan tulisan manual. Berhubung dengan menyambut datangnya waktu ajaran baru bagi siswa sekolah, pendaftaran masuk sekolah yang diterapkan masih menggunakan sistem konvensional. Berdasarkan penelitian yang dilakukan pada SMK Negeri 1 Sudimoro menemukan berbagai permasalahan yaitu kesulitan dalam mengolah data penerimaan peserta didik baru, pengolahan data tersebut masih menggunakan sistem konvensional selain itu kesulitan jika sewaktu waktu membutuhkan laporan tentang data pendaftaran peserta didik baru tersebut karena harus mencari dalam pembukuan atau meminta kepada petugas administrasi untuk merekap dan mengolah data tersebut menggunakan Ms. Excel, kurangnya tenaga/ panitia PPDB sedangkan antrian calon pendaftar yang terus berjejeran, dan pencarian data calon siswa yang telah terdaftar membutuhkan waktu yang tidak singkat. Dengan adanya masalah yang telah disebutkan di atas, SMK Negeri 1 Sudimoro dirasa perlu untuk merubah metode pendataan pendaftaran yang saat ini digunakan yaitu metode konvensional menjadi pendataan pendaftaran terkomputerisasi. Dengan demikian perlu dibuatkan Sistem Informasi yang terkomputerisasi dan tetap disesuaikan dengan alur yang ditetapkan oleh SMK Negeri 1 Sudimoro. Rumusan Masalah 2. Bagaimana membangun aplikasi Sistem Informasi komputerisasi dalam Pendaftaran Peserta Didik Baru? 3. Efektifkah pengolahan data dengan mnggunakan Sistem Informasi? 1.3. Batasan Masalah Agar pembahasan tidak menyimpang dari permasalahan maka, penulis membatasi permasalahannya yaitu penelitian di lakukan di Sekolah Menengah Kejuruan Negeri Sudimoro, dan Software yang digunakan dalam membuat Sistem Informasi Penerimaan Peserta Didik Baru pada Sekolah Menengah Kejuruan Negeri Sudimoro adalah pemrograman java. 1.4. Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini yaitu menghasilkan sistem informasi pengolahan data ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online) 50
penerimaan siswa baru pada SMK Negeri 1 Sudimoro yang diharapakan memberikan kemudahan kepada pihak SMK Negeri 1 Sudimoro dalam proses pengolahan penerimaan siswa baru 1.5. Manfaat Penelitian a. Memperoleh kesempatan untuk menerapkan pengetahuan dan ketrampilan yang telah diperoleh di jurusan Teknik Informatika Unversitas Yudharta b. Memberikan kemudahan pihak SMK Negeri 1 Sudimoro dalam proses pengolahan data penerimaan siswa barau. c. Memberikan informasi data penerimaan siswa baru berupa laporan yang terkomputerisasi. 2.1. Sistem Informasi Menurut Robert A.Leitch dan K.Roscoe Davis Sistem Informasi adalah suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.(jogiyanto,1997:36) 2.2. PHP PHP (Hypertext Preeprocesor) adalah bahasa program yang berbentuk skrip yang diletakkan di dalam server web. (Bunafit Nugroho,2004) PHP banyak dipakai untuk memrogramsitus web dinamis, walaupun tidak tertutup kemungkinan digunakan untuk pemakaian lain. Beberapa kegunaan PHP adalah hampirseluruh aplikasi berbasis web dapat dibuat dengan PHP ini, namun fungsi PHP yang paling utama adalah untuk menghubungkan databasedengan web. Dengan PHP, membuat aplikasi web yang terkoneksi ke database menjadi sangat mudah. Sistem database yang telah didukung oleh PHP antara lain Sybase, msql, MySQL,Solid 2.3. MySQL Data Base Management System (DBMS) adalah perangkat lunak yang didesain untuk membantu dalam hal pemiliharaan dan utilitas kumpulan data dalam jumlah besar. (Andri Kristanto, 2003). 2.4. Basis Data Basis data adalah kumpulan data, yang dapat digambarkan sebagai aktifitas dari satu atau lebih organisasi yang berelasi. (Andri Kristanto, 2003). 2.5. Kajian Pustaka Menurut Oktaviana Yupawa Sopranidha dalam Jurnalnya yang berjudul Aplikasi Sistem Informsi Pendaftaran Siswa Baru. Dijelaskan bahwa Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru adalah sistem yang mengelola data calon siswa dengan cara menginputkan data tersebut kedalam sistem dan menghasilkan laporan data calon siswa. Tujuan dari pembuatan sistem ini adalah membuat suatu aplikasi yang mempermudah pengelolaan data dari siswa baru dan menyimpannya dalam suatu sistem. Sedangkan menurut Ayu Rindy Mutiara Suci melakukan penelitian yang berjudul Sistem informasi Pendaftaran Siswa Masuk Sekolah Online pada Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan. Permasaahan yang muncul sebelum sistem dibangun adalah penerapan pendaftaran tersebut masih kurang efektif dan efisien. Diantaranya membutuhkan waktu yang lama untuk proses pendaftaran calon siswa baru. Kesulitan dalam mencari informasi tentang persyaratan dan pengumuman penerimaan siswa baru, hilang dan rusaknya dokumen. Tujuannya menghasilkan sistem informasi pendaftaran siswa masuk sekolah online pada Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan lebih efektif dan efisien. 2.6. Metode Penelitian Arikunto (2002:136) metode penelitian adalah cara yang digunakan oleh peneliti dalam pengumpulan data penelitiannya. Berdasarkan pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa metode penelitian adalah cara yang dipergunakan untuk mengumpulkan data yang di perlukan dalam penelitian. a. Jenis Penelitian Menurut Sugiyono, (2003:14) terdapat beberapa jenis penelitian antara lain: 1. Penelitian kuantitatif, adalah penelitian dengan memperoleh data yang berbentuk angka atau data kualitatif yang diangkakan. 2. Penelitian kualitatif, data kualitatif adalah data yang berbentuk kata, skema, dan gambar. ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online) 51
Berdasarkan teori tersebut diatas, maka penelitian ini merupakan penelitian deskriptif kuantitatif, data yang diperoleh dari sampel populasi penelitian dianalisis sesuai dengan metode statistik yang digunakan kemudian diinterprestasikan. b. Waktu dan Tempat Penelitian Peneliti melakukan penelitian bertempat di SMK NEGERI 1 SUDIMORO yang beralamatkan analisis terhadap data dan permasalahan yang ada untuk kemudian dicari pemecahan atau jalan keluar yang yang terbaik dari permasalahan yang timbul. 5. Perancangan Sistem Pada tahap ini Penulis merancang atau mendesain sistem yang baik meliputi perancangan Data Flow Diagram (DFD), perancangan Entity Relationship Diagram (ERD), perancangan dialog layar yaitu perancangan untuk interaksi antara sistem dengan user atau admin, perancangan input output serta merancang kebutuhan informasi yang akan disajikan. 6. Pembuatan Program Pada tahap ini Penulis melakukan penyusunan atau penulisn bahasa pemrograman java sesuai rancangan sistem yang yang telah dibuat sihingga menjadi sebuah sistem informasi yang dibutuhkan. 7. Pengujian Program Dengan menguji program yang telah dibuat untuk mengetahui apakah program menerima input dengan baik atau tidak, serta memberikan output sesuai dengan yang diharapkan. di desa.sukorejo,kecamatan.sudimoro. Sedangkan waktu penelitian dilaksanakan pada November 2013 sampai Februari 2014. c. Target/SubjekPenelitian Target/subjek penelitian adalah SMK NEGERI 1 SUDIMORO. Peneliti memilih subjek tersebut dikarenakan sekolah kejuruan di sudimoro ini merupakan sekolah yang banyak diminati oleh calon pendaftar. Oleh karena itu penting adanya pengolahan sistem informasi yang tepat dalam pengolahan data seleksi calon peserta didik baru. d. Data, Instrumen, dan Teknik Pengumpulan Data Dalam penelitian ini data yang dibutuhkan oleh peneliti antara lain sistem lama yang sedang digunakan, data siswa pendaftar yang masih manual. Instrumen dalam penelitian ini adalah pengumpulan data dan melakukan analisis data yang dibantu dengan metode-metode pengumpulan data. Adapun teknik untuk mengumpulkan data data yang diperlukan yaitu : 8. Implementasi Program 1. Observasi Menginstal dan memulai sistem baru Metode observasi adalah sistem untuk menggantikan sistem yang lama. pengumpulan data dengan cara e. Teknik Analisis Data melakukan pengamatan secara Setelah semua data yang diperlukan langsung pada objek yang diteliti, dalam terkumpul, proses selanjutnya adalah analisis hal ini adalah pembukuan pendataan terhadap data dan permasalahan yang ada peserta didik baru sehingga diperoleh untuk kemudian dicari pemecahan atau jalan data yang akurat. keluar yang terbaik dari permasalahan yang 2. Wawancara timbul. Yaitu dengan melakukan berbagai tanya jawab dengan pihak kepada kepala staf 3.1. Hasil Penelitian Dan Pembahasan tata usaha dan tenaga a. Diagram Konteks administrasi/operator komputer tata usaha untuk mengetahui berbagai hal yang terkait dengan penelitian di SMK Negeri Sudimoro. 3. Study Pustaka Teknik pengumpulan data dari buku, materi perkuliahan dari buku berbagai literatur terkait dengan penelitian. 4. Analisis Setelah semua data yang diperlukan terkumpul, proses selanjutnya adalah ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online) 52
b. DFD level 1 Pengolahan Data 4.2. Halaman home Untuk menampilkan menu-menu apa saja yang dapat dikelola oleh admin. c. DFD level 2 Proses Pengolahan Data Pendaftar d. Relasi Tabel 4.Implementassi Sistem 4.1. Halaman login Digunakan admin untuk masuk ke dalam sistem agar dapat mengoperasikan sistem informasi pengolahan data penerimaan siswa baru dengan memasukkan password dan username. 5. Simpulan Dan Saran a. Kesimpulan a. Pembuatan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMK Negeri 1 Sudimoro memberikan informasi kepada pihak SMK Negeri 1 Sudimoro tentang pengolahan data penerimaan siswa baru yang terkomputerisasi. b. Dengan implementasi Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru tersebut memberikan efisiensi waktu dalam proses pengolahan penerimaan siswa baru. b.saran 1. Untuk meningkatkan pengembangan berikutnya dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada SMK Negeri 1 Sudimoro diperlukan media atau alat teknologi yang lebih baik disertai dengan kemampuan user yang bisa mengikuti perkembangan teknologi informasi. Sehingga dengan demikian dapat menghasilkan sistem informasi penerimaan siswa baru yang lebih maksimal. 2. Dengan sistem informasi yang baru, pemakai disarankan untuk memperhatikan kekurangan dan kelemahan sistem baru agar dapat segera dicari pemecahan masalahnya dan dilakukan pengembangan sistem untuk masa yang datang demi kelangsungan pelaksanaan sistem informasi yang baik. DAFTAR PUSTAKA [1] Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi, Andi, Yogyakarta, 2009 [2] Soherman Bonnie & Pinontoan Marion, 2008. Designing Information System, Elex Media Komputindo, Jakarta ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online) 53
[3] Witarto, 2004, Memahami Sistem Informasi, Informatika, Bandung [4] Oktiviana Yupawa Sopranidha, 2011, Aplikasi Sistem Informsi Pendaftaran Siswa Baru,Univrsitas Negeri Solo [5] Ayu Rindhi Mutiara Suci, Sistem Informasi Pendaftaran Masuk Sekolah Online Pada Sekolah Menengah Atas Negeri 2 Pacitan, Program Studi Teknik Informatika, Universitas Surakarta, 2012, ISSN: 1978-9330 (print)-2088-0158 (online)-2088-0162 (CDROM) [6] Adi Nugroho, Analisis dan Perancangan Sistem Informasi dengan metodologi Berorentasi Objek, Bandung: Informatika Bandung, 2005 [7] Adisti Frediryana, Sukadi, Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pendaftaran Mahasiswa Baru Pada Sekolah Tinggi Ilmu Tarbiyah Muhammadiyah Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 Agustus 2012, ISSN 1979 9330 [8] Eka Choliviana, Sukadi, Pembuatan Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru Pada Madrasah Ibtidaiyah Muhammadiyah Wonoanti III, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari 2012 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 9330 [9] Nurul Azizah Yaoma Ramadhani (2013), Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Di Sekolah Menengah Kejuruan Al-Irsyad Tegal, IJCSS) 15 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari 2013 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 9330 [10] Retno Nur Hidayati (2013), Komputerisasi Pengolahan Data Penerimaan Peserta Didik Baru Di SMK Negeri 3 Pati Berbasis Intranet, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 2 Mei 2013, ISSN 1979 9330, speed.unsa.ac.id [11] Endang Kuswati, Sukadi (2013), Pembangunan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Sekolah Menengah Kejuruan (SMKN) 2 Donorjo Kabupaten Pacitan, Speed Journal - Indonesian Jurnal on Computer Science - Vol 10 No 3 Agustus 2013, ISSN 1979 9330, speed.unsa.ac.id [12] Bambang Eka Purnama, Sistem Informasi Kartuhalo Dari Telkomsel Berbasis Komputer Multimedia Kajian Strategis Praktis Telkomsel Divisi Surakarta, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 11 Vol 8 No 2 Agustus 2011, ISSN 1979 9330 [13] Suryati, Bambang Eka Purnama, Pembangunan Sistem Informasi Pendataan Rakyat Miskin Untuk Program Beras Miskin (Raskin) Pada Desa Mantren Kecamatan Kebonagung Kabupaten Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 Agustus 2012, ISSN 1979 9330 [14] Dyah Ayu Yunaestri, Sukadi, Sistem Informasi Jadwal Keberangkatan Bus dan Retribusi Terminal Kabupaten Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 13 Vol 9 No 2 Agustus 2012, ISSN 1979 9330 [15] Andip Dwi Ariyani, Sukadi (2013), Sistem Informasi Manajemen Pemesanan Percetakan Digital Pada Buana Star Print Pacitan, Indonesian Jurnal on Computer Science - Speed (IJCSS) 15 FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari 2012 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 9330 [16] Hisyam Wahid Luthfi, Berliana Kusuma Riasti, Sistem Informasi Perawatan Dan Inventaris Laboratorium Pada Smk Negeri 1 Rembang Berbasis Web, IJCSS) 15 - Indonesian Jurnal on Computer Science Speed - FTI UNSA Vol 10 No 1 Februari 2013 - ijcss.unsa.ac.id, ISSN 1979 9330 ISSN: 2302-5700 (Print) 2354-6654 (Online) 54