BAB 2 LANDASAN TEORI 2.1. Total Quality Tools Di Proses Industri Ada beberapa pakar yang memiliki pendapat tersensiri tentang TQM, salah satunya Tobin (1990) yang mendefinisikan TQM sebagai usaha terintegrasi total untuk mendapatkan manfaat persaingan secara terus-menerus memperbaiki setiap bagian budaya organisasi. Kemudian Witcher (1990) menekankan pentingnya aspek TQM dengan menggunakan penjelasan berikut: 1. Total Menandakan bahwa setiap orang diperusahaan (bahkan mungkin pelanggan dan pemasok harus dilibatkan) 2. Quality Mengindikasikan bahwa keperluan-keperluan pelanggan sepenuhnya dipenuhi. 3. Management Menjelaskan eksekutif senior pun harus berkomitmen secara penuh. Feigenbaum (1983) juga mendefinisikan TQM sebagai dampak pengendalian kualitas total pada lingkup oraganisasi. Pada tahun 1991, ia kembali memberikan definisi TQM yang lebih lengkap, yakni system kualitas total yang dijelaskan sebagai system yang merangkum keselurahan siklus kepuasan pelanggan berdasar intrepretasi organisasi atas kebutuhan pelanggan terutama pada tahap pemesanan, melalui pemberian pasokan produk atau jasa dengan harga yang hemat dan pelanggan memberikan persepsi yang tinggi atas produk itu setelah dia menggunakan sepanjang periode waktu tertentu. Umumnya ada dua alasan mengapa perusahaan menerapkan TQM. Alasan pertama adalah bahwa perusahaan tersebut berhasrat mempelajari teori manajemen atau manajemen yang bersifat sains untuk meningkatkan daya saingnya. Alasan kedua adalah bahwa perusahaan tersebut mempertimbangkan TQM sebagai alat manjemen yang efektif untuk menanggulangi persoalan kualitas produk atau kesulitan yang dihadapi. Dalam banyak hal, alasan untuk menerapkan TQM di perusahaan adalah untuk meningkatkan daya saing perusahaan itu melalui peningkatkan kualitas produk atau perbaikan tingkat manajemen. David L. Goetsch & Stanley,B, Davis (Quality Management p.454) menyatakan bahwa Total Quality Tool dapat digunakan untuk membuat keputusan, solusi yang lebih baik untuk menyelesaikan masalah dan bahkan dapat untuk meningkatkan produktifitas, produk bahkan service. Jens J, Dahlgaard, Kai Kristensen & Gopal K.Kanji (Fundamental of TQM p. 79) menyatakan bahwa Untuk menggunakannya dibagian lain, alat bantu yang digunakan sudah dikembangkan untuk dapat dipakai dikeadaan yang berbeda. Hanya ketika memahami keduanya baik itu mengerti dengan baik keadaan atau kondisi saat itu dan alat bantu yang digunakan dalam menghadapi kondisi tersebut maka proses peningkatan kualitas akan menjadi efektif. 5
6 Teori ini saya pilih dikarenakan quality tools dalam hal ini root cause analysis dapat kembangkan sesuai dengan kebutuhan yang ada, dengan syarat alat bantu yang digunakan tepat sasaran. Sehingga menjadi landasan, mengapa saya menggunakan metoda Total Quality Tools untuk meningkatkan performa pemasok PT. Astra Daihatsu Motor. Untuk alat bantu yang akan menjadi acuan adalah root cause analysis. 2.2 Kegunaan Root Cause Analysis Alat bantu, seperti palu, tercipta untuk membantu sebuah pekerjaan memaku palu. Begitu pula untuk pekerjaan yang terdiri dari pengembangan berkelanjutan, pemecahan masalah atau membuat keputusan alat bantu yang digunakan adalah root cause analysis. Masing-masing tools adalah bagian dari chart untuk mengumpulkan dan menampilkan data yang spesifik. Melalui data yang dikumpulkan dan menampillkannya, maka data tersebut menjadi informasi bermanfaat yang dapat digunakan dalam untuk memecahkan masalah, mementukan sebuah keputusan, menjaga pekerjaan tetap pada jalurnya bahkan dapat memprediksi performa dan masalahnya. 2.3 Penjelasan Root Cause Analysis David L. Goetsch & Stanley,B, Davis (Quality Management p.454) Seven tools quality salah satunya adalah root cause analysis. Root cause analysis (analisa akar masalah) adalah sebuah alat kerja yang sangat berguna untuk mencari akar masalah dari suatu insiden yang telah terjadi. Menemukan akar masalah merupakan kata kunci. Sebab, tanpa mengetahui akar masalahnya, suatu insiden tidak dapat ditanggulangi dengan tepat, yang berakibat pada berulangnya kejadian insiden tersebut dikemudian hari. ini adalah tahap-tahap yang perlu dilakukan untuk memulai suatu aktifitas root cause analysis (RCA) yaitu : 2.3.1 Identifikasi Masalah Tidak seluruh insiden atau masalah yang terjadi dilakukan prosedur lengkap RCA. Masalah harus dilakukan klasifikasi dan prioritas. Tujuannya agar terjadi efisiensi dalam pekerjaan. Hal ini karena prosedur lengkap RCA memerlukan sumber daya yang khusus, jumlahnya terbatas di organisasi, dan memakan waktu yang tidak sebentar. Sehingga, organisasi perlu menetapkan suatu metode klasifikasi dan prioritas masalah. Hanya masalah yang masuk kriteria saja yang dilanjutkan ke prosedur RCA. Sementara masalah lain yang tidak masuk kriteria, tetap dilakukan analisa menggunakan prinsip-prinsip RCA tetapi tidak seluruh urutan prosedur lengkap RCA dilakukan. Pada langkah ini terdapat 3 point yang terkandung di dalamnya yaitu ultimate goal, current situation, ideal situation. Dalam menentukan 3 item tersebut harus berupa angka/numeric, hal ini harus bisa diterjemahkan kedalam bentuk kuantitatif agar terukur jelas problem yang ada. Pada ideal condition akan berdistribusi dengan ultimate goal. Selisih antara current condition dan ideal situation terdapat gap. Maka gap ini adalah suatu problem yang harus diselesaikan.
7 2.3.2 Pengumpulan Data Dalam tahap ini, harus dilakukan analisa mendalam sebelum melangkah untuk melihat faktor-faktor yang berperan dalam timbulnya masalah. Untuk membuat Root Cause Analysis yang efektif, harus mengumpulkan data-data yang sesuai dengan permasalahan.. Jenis data yang ditampilkan adalah monitoring performa supplier selama bulan Januari Mei 2014. Beikut adalah data yang ditampilkan : a. List total problem b. Data claim check dan repair c. Data hasil audit 2.3.3 Identifikasi Penyebab Dalam tahap ini, lakukan identifikasi sebanyak mungkin penyebab masalah yang ada. Terkadang kita dapat mengidentifikasi satu atau dua faktor kausal, lalu berhenti. Padahal satu atau dua itu belum cukup untuk menemukan akar masalah yang sebenarnya. RCA dilakukan bukan hanya untuk menghilangkan satu dua masalah di permukaan. RCA akan membantu menggali lebih dalam dan menghilangkan akar dari keseluruhan masalah. Untuk mengidentifikasi penyebab, penulis menggunakan 4W+1H analysis dan fish bone diagram. Menurut penjelasan di buku The Quality Toolbox, oleh Nancy R. Tague, 4W+1H mendeskripsikan metode atau pendekatan ini sebagai metode untuk mengajukan pertanyaan terhadap proses atau sebuah persoalan. Struktur pertanyaannya memaksa pelaku mempertimbangkan semua aspek yang mungkin berkaita dengan persoalan yang sedang dihadapi. Metode ini biasanya digunakan untuk menganalisa sebuah proses atau upaya dalam peningkatan peluang, atau ketika suatu masalah telah teridentifikasi, tetapi butuh pemahaman lebih lanjut. Tetapi dengan modifikasi tertentu, metode ini bisa digunakan untuk merencanakan sebuah proyek atau langkah-langkah dalam perencanaannya. Metode ini juga bisa berguna untuk mengkaji ulang proyek yang telah dilaksanakan, bahkan bisa membantu dalam menulis laporan, presentasi, atau sekedar menulis artikel. Prosedur penggunaannya cukup mudah. Ada 4 langkah yang direkomendasikan Nancy R. Tague dalam bukunya tersebut: 1. Kaji ulang situasi yang dihadapi dalam sebuah penelitian/penggalian data. Pastikan Anda telah memahami semua unsur dalam 4W1H. 2. Kembangkan pertanyaan yang relevan untuk setiap unsur dalam 4W1H. Urutannya tidak terlalu penting. 3. Jawablah setiap pertanyaan yang sudah dikembangkan tersebut. Jika ada pertanyaan yang tak dapat dijawab, artinya datanya masih kurang. Cara strategi untuk menggalinya ulang data. 4. Tergantung situasi dan penggunaa metode ini, lanjutkan dengan : a. Jika dalam konteks perencanaan, kembangkan jawaban menjadi strategi perencanaan. b. Jika dalam konteks analisa proses/proyek, gunakan jawaban dan pertanyaan tersebut untuk penggalian lebih lanjut.
8 c. Jika dalam konteks mengidentifikasi persoalan, jawaban dan pertanyaan bisa membantu untuk analisa sumber masalah. d. Jika dalam konteks mengkaji-ulang proyek yang sudah berjalan, gunakan pertanyaan dan jawaban untuk memodifikasi, mengembangkan, atau menstandarisasi perubahan. e. Jika dalam konteks mempersiapkan tulisan atau presentasi, gunakan jawabanjawaban sebagai isi dari tulisan dan presentasi Anda. 2.3.4 Identifikasi Akar Masalah (Root Cause) Dengan menggunakan cause and effect diagram atau diagram sebab akibat, kita akan mencari akar dari setiap masalah yang ada. Alat bantu tersebut dirancang untuk mendorong agar dapat menggali lebih dalam di setiap level penyebab dan efeknya. Diagram sebab akibat (cause-effect diagram) adalah suatu diagram yang menunjukan hubungan diantara sebab dan akibat. Berkaitan dengan pengendalian proses statitikal, diagram sebab akibat dipergunakan untuk menunjukan faktor faktor penyebab (sebab) dan karakteristik kualitas (akibat) yang disebakan oleh faktor-faktor penyebab itu. Diagram sebab akibat ini juga disebut sebagai diagram ishikawa (ishikawa s diagram) karena pertama kali diperkenalkan oleh Prof. Kauro ishikawa dari universitas Tokyo pada tahun 1953. Pada dasarnya diagram sebab akibat dapat dipergunakan untuk beberapa kebutuhan-kebutuhan berikut : a. Membantu mengidentifikasi akan penyebab dari suatu masalah. b. Membantu membangkitkan ide-ide untuk solusi suatu masalah. c. Membantu dalam penyelidikan atau pencarian fakta lebih lanjut. 2.3.5 Implementasi Perbaikan Dari hasil yang telah ditemukan, maka harus diimplementasikan solusi tersebut dengan menggunakan metoda-metoda yang sesuai dengn permasalahan dari supplier. Hal ini harus dilakukan secara berkesinambungan sehingga akan terjadi perbaikan secara terus menerus dan diimplementasikan kepada subcont supplier tersebut. Pada tahap ini dilakukan pengembangan penanggulangan masalah dan standarisasi. Ketika mengembangkan penanggulangan, tidak dibatasi oleh prasangka dalam menentukan kaizen plan atau membeli tanggung jawab pekerjaan. Juga penting untuk tidak pernah menyerah, bahkan ketika sulit untuk melaksanakan. kita harus selalu mencari ide-ide dan informasi baik dari dalam dan luar perusahaan. Dalam menentukan penangulangan, kita harus berpikir tentang efek, biaya, dan risiko yang diperlukan penanggulangan saat membuat rencana aksi. 2.3.6 Uji Implementasi Perbaikan Setelah melakuakan implemetasi perbaikan tahap akhir adalah melakukan uji implementasi apakah perbaikan tersebut berhasil atau perlu perbaikan kembali. Dalam melakukan uji implementasi perbaikan penulis menggukan analisa statistik Uji-t. Uji-t adalah jenis pengujian statistika untuk mengetahui apakah ada perbedaan dari nilai yang diperkirakan dengan nilai hasil perhitungan statistika. Uji t pada dasarnya menunjukan seberapa jauh pengaruh suatu variabel bebas secara
9 individualdalam menerangkan variasi variabel terikat. Uji-t menilai apakah mean dan keragaman dari dua kelompok berbeda secara statistik satu sama lain. Analisis ini digunakan apabila kita ingin membandingkan mean dan keragaman dari dua kelompok data dan cocok sebagai analisis dua kelompok rancangan percobaan acak. Aplikasi Uji-t digunakan untuk dua sampel kecil (N kurang dari 30) yang saling berhubungan. Langkah-langkah yang harus ditempuh dalam pengujian ini adalah : Mencari Mean dengan rumus : Gambar 2.1 Rumus mencari mean M = Mean D = total jumlah (x-y) N = Jumlah sampel Mencari standari deviasi : Gambar 2.2 Rumus mencari standar deviasi SD = Standar deviasi D² = total jumlah (x-y)² N = Jumlah sampel Mencari standar error mean (perbedaan skor antara X dan Y) Gambar 2.3 Rumus mencari standar error mean SE M = Standar error mean SD = Standar deviasi N = Jumlah sampel
10 Memasukan rumus t t o = t hitung M D = Mean SE M = Standar error mean Gambar 2.4 Rumus t hitung Setelah mendapatkan t hitung maka tahap selanjutnya adalah menbandingkan hasil t hitung dengan t tabel pada taraf signifikansi yang telah ditentukan. Setelah mendapatkan t tabel maka dibandingkan hasilka jika : 1. Jika Kai Kuadrat observasi (t hitung ), sama atau lebih besar daripada harga kritik Kai kudrat yang tercantum dalam tabel (t tabel ),maka Hipotesa Alternatif (H a ) dierima, artinya ada perbedaan dari faktor yang diselidiki. Adanya perbedaan tersebut mengandung makna bahwa ada korelasi yang signifikan pada faktor yang kita selidiki. 2. Jika Kai Kuadrat observasi (t hitung ), lebih kecil daripada harga kritik Kai kudrat yang tercantum dalam tabel (t tabel ), maka Hipotesa Alternatif (H a ) ditolak atau Ho dierima, artinya tidak ada perbedaan dari faktor yang diselidiki, maka tidak ada korelasi yang signifikan pada faktor yang kita selidiki