SOP-3 PENERIMAAN DAN PENOLAKAN PENUGASAN DARI KLIEN DAN PERIKATAN
Histori Tanggal Versi Pengkinian Oleh Catatan 00
KETENTUAN Identifikasi Penugasan Dari Klien 3.1 KJPP hanya melaksanakan penugasan dari Klien berdasarkan bidang keahlian yang telah dimiliki, kecukupan sumber daya dan waktu kerja pada KJPP. 3.2 Dalam proses Identifikasi penugasan, KJPP hanya bekerja sama dengan Klien yang tidak memiliki hubungan benturan kepentingan, hubungan ekonomis atau tidak indenpenden. Dalam hal kondisi tersebut tidak terpenuhi, KJPP dapat membebaskan personil dalam penugasan. 3.3 KJPP melakukan identifikasi terhadap Klien berdasarkan informasi terkini dari Klien, pihak terkait dengan Klien atau pihak lain. 3.4 KJPP telah melakukan komunikasi dengan Klien atau pihak yang mewakili Klien untuk proses pengenalan dan identifikasi terhadap Klien. Hasil komunikasi didokumentasikan dalam Lembar Kendali Klien untuk menjadi acuan pada proses identifikasi Klien. Lembar Kendali Klien 3.5 Lembar Kendali Klien adalah alat bantú kerja yang memuat informasi antara lain: Lingkup Penugasan sebagaimana diatur dalam SPI. 3.6 Lembar Kendali Klien diserahkan kepada Pimpinan/Pimpinan Rekan dan atau Rekan KJPP sebagai bahan evaluasi Penerimaan atau Penolakan Klien. Pendataan Klien dan Calon Klien 3.7 Data Klien dan calon Klien wajib dikelola sebagai informasi rahasia dan tidak dapat dipublikasikan tanpa persetujuan tertulis dari Pimpinan KJPP. Kriteria Penerimaan dan Penolakan Klien 3.8 KJPP menetapkan kriteria Penerimaan Penugasan dari Klien antara lain: i. Penugasan sesuai dengan bidang usaha KJPP ii. Penugasan tidak bertentangan dengan Kode Etik Profesi, Independensi dan ketentuan perundang-undangan berlaku iii. Imbalan jasa penilaian telah sesuai dengan Ketentuan pada standard imbalan jasa minimal yang ditetapkan oleh asosiasi profesi. 3.9 KJPP menetapkan kriteria Penolakan penugasan dari Klien antara lain: i. Penugasan tidak sesuai dengan bidang usaha dari KJPP ii. Terdapat hubungan, benturan kepentingan, hubungan ekonomis yang tidak dapat dikelola iii. Bertentangan dengan Kode Etik Profesi, dan atau ketentuan perundang-undangan yang berlaku iv. Persyaratan waktu penugasan yang diberikan Klien tidak dapat dipenuhi
3.10 Mekanisme pengambilan keputusan untuk Penerimaan atau Penolakan penugasan Klien dilakukan berdasarkan hasil evaluasi internal KJPP serta telah mendapat informasi yang cukup terkait syarat penugasan. Penerimaan atau Penolakan penugasan Klien wajib didokumentasikan pada Lembar Kendali Klien. 3.11 Syarat penugasan yang dapat diterima diinformasikan kepada Personil KJPP. 3.12 Lembar Kendali Klien yang telah dievaluasi dan mendapatkan persetujuan dari Rekan menjadi dasar untuk membuat Surat Penawaran kepada Klien. Perencanaan Perikatan 3.13 KJPP bersama Klien menetapkan kriteria dan deliverable yang akan disampaikan pada akhir Penugasan. Termasuk dalam kriteria adalah : data, metoda penilaian, dan lain-lain dan dibakukan pada kontrak atau dokumen pengikatan lainnya. 3.14 Kriteria yang bersifat tehnis mengacu pada SPI, sedangkan untuk lokasi obyek penilaian dan pengguna laporan penilaian diluar wilayah hukum Indonesia akan disepakati anatara KJPP dengan Pemberi tugas. Review Terhadap Kriteria Klien dan Lembar Kendali Klien 3.15 Secara periodik, petugas yang ditunjuk melakukan pemantauan Lembar Kendali Klien untuk memastikan kriteria Penerimaan/Penolakan penugasan Klien dan perencanaan perikatan telah dipenuhi.
PROSEDUR 1. Penerimaan/Penolakan Penugasan dari Klien Marketer 1. Buat ringkasan (summary) tentang: a. penugasan dari Klien, b. dan bidang usaha penugasan pada Lembar Kendali Klien, minta tambahan informasi dari Klien jika perlu. 2. Serahkan ke Pimpinan KJPP. Pimpinan KJPP 3. Evaluasi Lembar Kendali Klien yang memuat informasi Klien, lingkup penugasan dan identifikasi bidang usaha dari penugasan dapat atau tidak dapat dipenuhi oleh KJPP. 4. Pastikan KJPP memiliki bidang sesuai dengan penugasan yang diberikan Klien. Buat catatan pada Lembar Kendali Klien tentang terpenuhi/tidaknya syarat bidang usaha atas penugasan, sebagai bukti telah dilakukan identifikasi kesanggupan KJPP dalam menerima penugasan dari Klien. 5. Evaluasi Lembar Kendali Klien dan berikan catatan tentang kewajaran lingkup penugasan serta proyeksi alokasi sumberdaya dan jangka waktu yang dibutuhkan. 6. Evaluasi Lembar Kendali Klien dan berikan keputusan untuk penerimaan atau penolakan penugasan dari Klien. 7. Jika terdapat ketidaksetujuan atau perbedaan pendapat, pastikan agar mencantumkan hal-hal yang menyebabkan perbedaan pendapat pada Lembar Kendali Klien. 8. Pastikan Rekan Penilai telah memahami dan memiliki informasi cukup tentang penugasan, calon Klien serta risiko yang terkait dengan penugasan tersebut. 9. Pastikan Rekan Penilai telah mencantumkan persetujuan atau penolakan serta alasannya, dan telah memberikan tandatangan persetujuan. 10. Administrasikan pada staf.
2. Perencanaan Perikatan Klien Start Informasi pekerjaan /order Marketer /Petugas Lainnya 1 Terima informasi pekerjaan dan Pimpinan KJPP Project Manager Marketer / Petugas Lainnya 1. Terima informasi pekerjaan (order) dari Klien, atau pihak ketiga lainnya, dan Lakukan evaluasi Klien berdasarkan Penerimaan atau Penolakan Klien. 2. Jika Klien dapat diterima sesuai dengan kriteria KJPP, distribusikan Lembar Kendali klienke Pimpinan KJPP. catat pada Lembar Kendali Klien Lembar Kendali Klien Distribusikan ke Pimpinan KJPP Lakukan evaluasi pekerjaan Tetapkan kriteria yang akan disepakati Surat Penawaran /TOR / draft Kontrak Lembar Kendali Klien Periksa rencana perikatan Tidak Pemimpin/ pimpinan Rekan KJPP 3. Lakukan evaluasi terhadap pekerjaan atau penugasan dari Klien. 4. Tetapkan kriteria keberhasilan pekerjaan atau penugasan, termin pembayaran, Atau kriteria lainnya untuk disepakati dengan Klien dan catat pada Lembar n. Kendali 5. Menunjuk petugas yg akan melakukan penyusunan dokumen penawaran 1 kpd Klien. 6. Distribusikan Lembar Kendali Klien dan dokumen penawaran kepada Project Mgr. Distribusikan ke petugas yang ditunjuk Sesuai? Yes Berikan paraf persetujuan pd dokumen * Distribusikan ke pejabat KJPP Project Manager 7. Lakukan evaluasi rencana perikatan yang dilakukan dari sisi teknis pelaksanaan & alokasi sumberdaya manusia. ada konsistensi antara Lembar Kendali Klien dan dokumen penawaran kepada Klien. i. Jika tidak sesuai, kembalikan kepada Pimpinan KJPP atau Penilai/Partner Untuk direvisi ii. Jika sesuai,beri kan paraf persetujuandandistribusikan dokumen penawaran Ke Pimpinan. KJPP Meminta koreksi atas dokumen 1 Berikan persetujuan pada dokumen * Surat Penawaran /TOR / draft Kontrak Surat Penawaran /TOR / draft Kontrak Pemimpin/Pimpinan Rekan KJPP 8. Terima dokumen penawaran yang telah dievaluasi oleh Petugas Yang Ditunjuk. Distribusikan kepada Klien No Terima dokumen Sesuai? Yes Dsitribusikan kepada Klien *Lembar Kendali Klien dan Surat Penawaran / TOR / draft Kontrak Klien 9. Terima dokumen penawaran dari. KJPP i. Jikabelum setuju, Klien memberikan informasi kepada petugas yang ditunjuk Dan membuat catatan untuk. dikoreksi ii. Jika setuju, berikan paraf atau tandatangan persetujuan. 10.Distribusikan dokumen penawaran kepada. KJPP Persetujuan pada dokumen Surat Penawaran /TOR / draft Kontrak Surat Penawaran /TOR / draft Kontrak File Marketer/Petugas Lainnya 11.Terima dokumen penawaran yang sudah disetujui. Terhadap dokumen penawaran Dalam bentuk Kontrak, lakukan proses finalisasi dalam bentuk penandatangan Konytrak diatas materai 12.Lanjutkan pada Proses perencanaan Penugasan. Stop 2 1 Surat Penawaran, Kerangka Kerjasama (TOR) atau draft Kontrak Proses distribusi dapat melalui Marketing, pihak ketiga, Patnet atau langsung kepada Klien
MEDIA YANG DIGUNAKAN 1 Lembar Kendali Klien Lampiran Hal-hal yang perlu dipertimbangkan selama proses evaluasi untuk menerima penugasan dari klien baru. Hasil evaluasi dapat dicatat dalam sebuah checklist (seperti contoh berikut), format kuesioner, atau diungkapkan dalam sebuah memorandum. Pendahuluan Apakah diskusi dengan klien sudah dilakukan sebelum menerima penugasan untuk mengetahui riwayat klien dan mendapatkan dokumen klien (seperti bagan organisasi, kinerja operasional dan keuangan dalam dua atau tiga tahun terakhir, perubahan manajemen, struktur operasi, dan segala sesuatu yang mempengaruhi penugasan)? Penerimaan Klien Ya Tidak Tidak Dapat Diterapkan Integritas dan Karakter calon klien Komentar 1. Apakah telah dilakukan evaluasi pendahuluan terhadap klien dari sisi reputasi, integritas dll 2. Apakah ada dokumentasi terkait dengan klien dari sumber informasi seperti Koran, internet dll 3. Apakah telah mendapatkan informasi reputasi, integritas Klien dll dari Penilai atau asosiasi Penilai/KJPP Terdahulu 4. Apakah anda telah menghubungi penilai/kjpp terdahulu (jika relevan dalam penugasan anda) dan men informasi relevan lainnya Penilaian Independensi Larangan yang wajib diterapkan pada penugasan tidak seluruhnya tercantum pada kuesioner ini. Ketentuan pada Kode Etik wajib menjadi acuan bagi segala petunjuk dan ketentuan yang relevan 5. Apakah telah Identifikasi ancaman terhadap independensi dimana tidak terdapat pencegahan yang memadai) seperti:
a. Penerimaan hadiah yang signifikan dari klien; b. Hubungan bisnis dengan klien; c. Hubungan keluarga dengan klien; d. Fee yang jauh di bawah harga pasar (kecuali jika dokumentasi dapat membuktikan bahwa standar yang diterapkan telah terpenuhi); 6. Apakah Anda yakin tidak terdapat larangan-larangan yang dapat menghalangi KJPP atau staf untuk melakukan penugasan penilaian? 7. Mengacu pada Kode Etik sebagai panduan dalam mengidentifikasi ancaman dan tindak pengamanan terhadap independensi. a. Apakah telah dilakukan Identifikasi terhadap ancaman independensi terhadap KJPP dan anggota tim kerja. b. Apakah untuk ancaman yang signifikan telah dibuat mitigasi yang memadai terhadap independensi? Evaluasi Risiko Penugasan 8. Apakah telah diindentifikas risiko penugasan terkait dengan latar belakang klien, dan asset yang akan dinilai? 9. Apakah ada potensi perselisihan di antara para pemegang saham atau perselisihan lainnya yang diakibatkan oleh hasil penilaian? 10 Apakah anda yakin bahwa tidak ada keraguan yang signifikan terhadap kelangsungan usaha calon klien dalam waktu mendatang (sekurang-kurangnya satu tahun mendatang)? 11 Apakah anda yakin bahwa calon klien mau dan mampu membayar imbalan jasa profesional yang wajar? Pembatasan Lingkup Penugasan 12. Apakah anda yakin bahwa tidak ada pembatasan lingkup penugasan oleh manajemen klien yang mempengaruhi pekerjaan anda? 13 Apakah jangka waktu yang disediakan cukup realistis untuk menyelesaikan pekerjaan
Lain lain 14. Apakah terdapat hal-hal lain berkaitan dengan penerimaan klien yang perlu dipertimbangkan, seperti evaluasi secara lebih detail yang terkait dengan independensi dan faktor-faktor lainnya yang berisiko? Jika ya, dokumentasikan hal-hal tersebut beserta penanganannya. Kesimpulan rekan Catatan Rekan/Pimpinan KJPP Berdasarkan pengetahuan awal saya mengenai calon klien ini serta faktor-faktor yang telah disebutkan di atas, saya menilai bahwa calon klien ini: Berisiko tinggi Berisiko sedang Berisiko rendah 1. Saya yakin bahwa tidak ada larangan-larangan yang dapat menghalangi KJPP atau anggota tim kerja untuk melakukan penugasan ini. 2. Apabila terdapat ancaman signifikan terhadap independensi, pencegahan untuk menghilangkan atau mengurangi ancaman tersebut ke tingkat yang dapat diterima dapat diterapkan. 3. Saya tidak mengetahui faktor-faktor lain yang dapat mempengaruhi indepedensi kami. 4. Saya yakin bahwa kita telah mendapatkan informasi yang cukup untuk menilai apakah penugasan ini dapat diterima atau tidak. Menurut pendapat saya, kita sebaiknya menerima atau menolak penugasan ini. Persetujuan rekan kedua (bila diperlukan) Tanda Tangan : Tanda Tangan : Tanggal : Tanggal :
KONTROL INTERNAL Pengawasan (control check point) pada proses ini adalah: 1. Secara periodik melakukan pemeriksaan terhadap persetujuan pada Lembar Kendali Klien oleh Penilai/Partner/Pimpinan KJPP. 2. Secara periodik petugas yang ditunjuk melakukan review dan evaluasi terhadap data calon Klien atau Klien existing.