BAB II LANDASAN TEORI 2.1. Sistem Akuntansi Penerimaan Kas 2.1.1. Definisi Sistem Akuntansi Setiap sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai sebuah tujuan. Sistem adalah sekelompok unsur yang erat berhubungan satu dengan yang lainnya, yang berfungsi bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu (Mulyadi, 2010). James A. Hall (2011:6) meenjelaskan bahwa sistem adalah sekelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Pengertian Akuntansi menurut American Accounting Association (AAA) adalah suatu proses mengidentifikasi, mengukur, dan melaporkan informasi ekonomi untuk memungkinkan adanya penilaian dan keputusan yang jelas serta tegas bagi pihak yang menggunakan informasi tersebut (Rahma Pura, 2012). Menurut Reeve, Warren, Duchac dan Wang (2010:3) accounting is an information system that providesreport to users about the economic activities and condition of a business. Akuntansi adalah 13
14 sistem akuntansi yang menghasilkan laporan kepada pihak-pihaak yang berkepentingan mengenai aktivitas ekonomi dan kondisi perusahaan. Dari uraian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolan perusahaan (Mulyadi, 2010). 2.1.2. Definisi Penerimaan Kas Kas menurut Kieso dkk (2011:344) cash, the most liquid of assets, in a standard medium of exchange and the basis for measuring and accounting for all other items. Kas merupakan aktiva yang paling liquid, yang merupakan standar media pertukaran dan dasar pengukuran serta akuntansi untuk semua item lainnya. Menurut Soemarso SR (2009:296) kas adalah segala seuatu (Baik yang berbentuk uang atau bukan) yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nilai nominalnya. Dari uraian diatas dapat diartikan bahwa definisi penerimaan kas adalah suatu transaksi yang menimbulkan bertambahnya saldo kas dan bank milik perusahaan yang diakibatkan adanya penjualan, penerimaan piutang maupun hasil transaksi lainnya yang menyebabkan bertambahnya kas (Soemarso, 2009).
15 2.1.3. Definisi Sistem Akuntansi Penerimaan Kas Sistem akuntansi penerimaan kas merupakan proses aliran kas yang terjadi secara terus menerus sepanjang perusahaan yang bersangkutan masih beroperasi. Dari penjelasam di atas dapat disimpulkan bahwa sistem akuntansi penerimaan kas adalah suatu catatan yang dibuat untuk melaksanakan kegiatan penerimaan uang dari penjualan tunai atau dari piutang yang siap dan bebas digunakan untuk kegiatan umum perusahaan (Mulyadi, 2010). 2.2. Sumber Penerimaan Kas Penerimaan kas bisa berasal dari berbagai macam sumber yaitu dari penjualn tunai, penjualan aktiva tetap, pinjaman, setoran, maupun dari investor. Menurut Mulyadi (2010: 455) penerimaan kas pada perusahaan berasal dari dua sumber utama yaitu penerimaan kas dari penjualan tunai dan penerimaan kas dari penjualan kredit (piutang). 2.2.1. Penerimaan Kas dari Penjualan Tunai Dalam transaksi penjualan tunai sebuah perusahaan, barang atau jasa baru akan diberikan perusahaan kepada pembeli jika perusahaan telah menerima kas dari pembeli. Naik turunnya transaksi penjualan tunai sangat mempengaruhi penerimaan kas, yang berhubungan langsung dengan pendapatan perusahaan. Menurut Mulyadi (2010:455) sumber penerimaan kas terbesar pada suatu perusahaan dagang berasal dari transaksi penjualan tunai.
16 Berdasarkan sistem pengendalian intern yang baik, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai, sistem penerimaan kas dari penjualan tunai mengharuskan: A. Penerimaan kas dalam bentuk tunai harus segera disetor ke bank dalam jumlah penuh dengan cara melibatkan pihak lain selain kasir untuk melakukan internal check. B. Penerimaan kas dari penjualan tunai dilakukan melalui transaksi kartu kredit, yang melibatkan bank penerbit kartu kredit dalam pencatatan transaksi penerimaan kas. Sistem penerimaan kas dari penjualan tunai dibagi menjadi tiga prosedur berikut ini: 1. Prosedur penerimaan kas dari over-the-counter sales Dalam penjualan tunai ini, pembeli datang ke perusahaan, melakukan pemilihan barang atau produk yang akan dibeli, melakukan pembayaran ke kasir, dan kemudian menerima barang yang dibeli. 2. Prosedur penerimaan kas dari cash-on-delivery (COD) sales COD sales adalah merupakan transaksi penjualan yang melibatkan pihak ketiga dalam penyerahan dan penerimaan kas dari hasil penjualan. 3. Prosedur penerimaan kas dai credit card sales Credit card bukan merupakan suatu tipe penjualann namun merupakan salah satu cara pembayaran bagi pembeli
17 dan sarana penagihan bagi penjual yang memberikan kemudahan baik bagi pembeli maupun bagi penjual. Kartu kredit dapat digolongkan menjadi tiga kelompok, yaitu: 1. Kartu kredit bank (bank cards) 2. Kartu kredit perusahaan (company cards) 3. Kartu kredit bepergian dan hiburan (travel and entertaiment cards) Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penerimaan kas dari penjualan tunai adalah: a. Jurnal penjualan b. Jurnal penerimaan kas c. Jurnal umum d. Kartu persediaan e. Kartu gudang Dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan tunai, dokumen yang digunakan adalah berikut ini: a. Faktur penjualan tunai b. Pita registrasi kas (kas register tape) c. Credit card sales slip d. Bill of lading e. Bukti setor bank f. Rekapitulas harga pokok peenjualan
18 Dokumen di atas merupakan dokumen yang digunakan dalam melakukan transaksi penjualan tunai perusahaan. Berikut ini adalah flowchart yang menggambarkan terjadinya transaksi penjualan tunai yang umum digunakan pada sebuah perusahaan. Gambar 2.1 Flowchart Penjualan Tunai
19 Diatas telah tergambar flowchart penjualan tunai. Agar karyawan tidak memiliki peluang melkaukan kecurangan (fraud), maka sebaiknya penjualamn tunai dilakukan oleh paling tidak 2 orang kayawan. Karyawan pertama bertugas sebagai pramuniaga, sedangkan karyawan kedua bertanggungjawab untuk menerima kas dari pelanggan (kasir). Faktur penjualan tunai dibuat dua rangkap. Pramuniaga akan memberikan satu faktur ke pelnggan dan pelanggan membawa faktur tersebut ke kasir untuk membayar. Faktur lembar pertama diserahkan ke pelanggan sebagai bukti pelanggan telah melunasi pembayaran, sedangkan faktur kedua diarsip oleh pramuniaga sebagai bukti penerimaan kas. 2.2.2. Penerimaan Kas dari Penjualan Kredit Menurut Siswandi (2010:133) kebijaksanaan dalam kredit meliputi penetapan standar kredit dan analisis kredit. Menetapkan standar kredit sebagai kriteria minimum perluasan kredit kepada langganan merupakan faktor yang penting. Penetapan faktor ini meliputi penilaian kredit. Sedangkan analisis kredit menyangkut evaluasi kemampuan customer baik likuiditas, aktivitas, hutang, maupun profitabilitas. Menurut Mulyadi (2010:482) sumber penerimaan kas suatu perusahaan manufaktur biasanya berasal dari pelunasan piutang debitur, karena sebagian besar produk perrusahaan tersebut dijual melalui
20 penjualan kredit. Untuk menjamin diterimanya kas oleh perusahaan, sistem penerimaan kas dari penjualan kredit mengharuskan: A. Debitur melakukan pembayaran dengan cek atau pemindah bukuan melalui rekening bank (giro bilyet). B. Kas yang diterima dalam bentuk cek dari debitur harus segera disetor ke bank dalam jumlah keseluruhan. Informasi yang dinutuhkan oleh manajemen sehubungan dengan transaksin penjualan kredit adalah berapa jumlah piutang pelanggan dan berapa jumlah piutang dan identitas pelanggan yang menunggak. Pada umumnya sistem dalam melakukakn kegiatan penjualan kredit (piutang) terdiri dari beberapa prosedur, yaitu: 1. Prosedur pesanan penjualan 2. Prosedur persetujuan kredit 3. Prosedur pengiriman barang 4. Prosedur pembuata faktur 5. Prosedur akuntansi penjualan kredit (Narko, 2011) Penerimaan kas dari penjualan kredit dapat dilakukan melalui berbagai cara, diantaranya: 1. Melalui penagihan perusahaan Menurut sistem pengendalian intern yang baik, semua pnerimaan kas dari debitur harus dalam bentuk cek atas nama debitur kepada perusahaan atau giri bilyet. Penerimaan kas dri
21 debitur dalam bentuk uang tunai akan memberikan peluang bagi penagih perusahaan dan karyawan untuk melakukan penyelewengan terhadap kas hasil penagihan. 2. Melalui pos Jika penerimaan kas dari penjualan kredit dilakukan melalui pos, maka yang bertanggung jawab untuk menerima surat beserta cek adalah bagian sekretariat.bbagian ini membuat daftar surat pemberitahuan dan menyerahkan cek dilampiri dengan daftar surat pemberitahuan kepada bagian kasa dan menyerahkan daftar surat pemberitahuan kepada bagian piutang. 3. Melalui lock-box collection plan Dalam sistem penerimaan kas ini, perusahaan membuka post-office box (PO box) di kota yang jumlah debiturnya banyak. Perusahaan menbuka rekening giro di bank yang terletak dikota yang sama dengan PO Box tersebut, dan bank di beri wewenang oleh perusahaan untuk membuka PO Box tersebut untuk membuat daftar surat pemberitahuan dan mengurus check clearing cek-cek yang diterima dalam PO Box tersebut. Menurut Narko dalam bukunya yang berjudul Sistem Akuntansi menjelaskan bahwa catatan akuntansi dan formulir yang
22 dipergunakan dalam mencatat penjualan kredit perusahaan adalah sebuah buku pembantu piutang yang diberikaan kepada masing-masing pelanggan dan blanko surat pernyataan piutang. Dalam sistem akuntansi penerimaan kas dari penjualan kredit, dokumen yang digunakan adalah berikut ini: a. Surat pemberitahuan b. Daftar surat pemberitauan c. Bukti pesanan penjualan (sales order) d. Bukti setor bank e. Kuitansi Dokumen diatas merupakan dokumen yang digunakan perusahaan dalam melakukan transaksi penjualan keredit perusahaan. Berikut ini adalah flowchart yang menggambarkan terjadinya transaksi penjualan kredit yang umum digunakan pada sebuah perusahaan. Flowchart ini dibuat dengan asumsi bahwa perusahaan menjual secara kredit, perusahaan memproses transaksi penjualan secara manual, dan lokasi gudang terpisah dengan lokasi kantor. Berikut adalah flowchart tersebut.
23 Gambar 2.2 Flowchart Penjualan Kredit Diatas telah tersaji flowchart penjualan kredit. Bukti pesanan penjualan dibuat empat rangkap yang akan diberikan kepada konsumen sebagai bukti pemesanan barang, bagiat kredit sebagai bukti penjualan
24 barang, bagian gudang sebagai surat pemberitahuan pemesanan barang, dan kepada bagian pengiriman sebagai surat pengiriman barang. Surat pemberitahuan dibuat oleh debitur sebagai bukti keluar kas dan cek pembayaran. Bukti setor dibuat tiga rangkap untuk diberikan kepada bank, diberikan kepada bagian penjualan, dan kuitansi sebagai bukti pembayaran.