BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem Secara sederhana suatu sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisir, saling berinteraksi, saling ketergantungan satu sama lainnya dan terpadu. Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 1 Suatu prosedur adalah urutan-urutan kegiatan yang biasanya melibatkan orang dalam satu atau lebih bagian / departemen dan diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi-transaksi bisnis yang terjadi. 2 Sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yaitu mempunyai komponen-komponen, batas sistem, lingkungan luar sistem, interface(penghubung), masukan, keluaran, pengolah dan sasaran atau tujuan. Konsep sebuah sistem menuntut perancangan untuk mempertimbangkan sistem sebagai suatu keseluruhan. Tetapi leseluruhan sistem mungkin terlalu besar untuk dianalisis secara terperinci. Sistem dibagi atau diuraikan atas subsistem. 3 Interface (penghubung) ditelaah 1 Jerry FitzGerald, Andra F. FitzGerald, Warren D. Stallings, Jr., Fundamentals of Systems Analysis, 1981, hal:5. 2 Richard F. Neuschel, Management by Systems, 1960, hal :10. 3 Gordon B. Davis, MIS,Conceptual Foundation Structures and Development, 1991, Hal : 36. 6
7 secara cermat untuk menjamin bahwa hubungan antar subsistem didefenisikan dengan jelas dan jumlah semua subsistem adalah leseluruhan sistem. Proses pengunsuran dilanjutkan dengan subsistem dibagi lagi menjadi subsistem lebih kecil sehingga mencapai ukuran yang mudah ditangani. 2.2 Konsep Dasar Informasi Suatu sistem yang kurang mendapatkan informasi akan menjadi luruh, kerdil dan akhirnya berakhir. Karena informasi ibarat darah yang mengalir di dalam tubuh suatu organisasi, sehingga informasi ini sangat penting di dalam suatu organisasi. Pengertian informasi itu sendiri akan dijelaskan dalam penulisan Tugas Akhir ini. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 4 Selain pengertian diatas Informasi adalah data yang berguna yang diolah sehingga dapat dijadikan dasar untuk mengambil keputusan yang tepat. 5 Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal datum atau data-item. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat yang tertentu. Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk dihasilkan informasi. 4 Robert N. Anthonny, John Dearden, Management Control Systems, 1980, hal :125-126. 5 George H. Bodnar, William S. Hopwood, Accounting Information Systems, 1980, hal : 2.
8 2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terpadu dari komponen manual dan komponen terkomputerisasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, menyimpan data, memproses data serta menghasilkan informasi untuk pemakai. Sistem Informasi adalah sebuah sistem manusia / mesin yang terpadu (integrated), untuk menyajikan informasi guna mendukung fungsi operasi, manajemen dan pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi. 6 Fungsi dari sistem informasi adalah mentransformasikan data kedalam bentuk informasi. Kualitas dari suatu informasi tergantung dari tiga hal berikut: a. Akurat Akurat bagi informasi berarti harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa atau menyesatkan. b. Tepat pada waktunya Yang dimaksud dengan tepat pada waktunya adalah informasi yang datang pada penerimanya tidak boleh terlambat. c. Relevan Relevan berarti informasi tersebut mempunyai manfaat pemakainya. 6 Gordon B. Davis, MIS,Conceptual Foundation Structures and Development, 1991, Hal : 3.
9 Mahalnya nilai informasi disebabkan karena tuntutan harus cepatnya informasi yang didapat sehingga diperlukan teknologi untuk mengolah dan mengirimnya. 2.4 Sistem Informasi Manajemen Sistem informasi manajemen (management information systems atau SIM) merupakan penerapan sistem informasi di dalam organisasi untuk mendukung informasi-informasi yang dibutuhkan oleh semua tingkatan manajemen. SIM adalah kumpulan-kumpulan dari sistem-sistem yang menyediakan informasi untuk mendukung manajemen. 7 Tingkatan-tingkatan manajemen dan kebutuhan informasi yang dimaksud adalah : Manajemen Tingkat Atas Perencanaan strategis, diperlukan untuk mencapai tugas pokok organisasi. Manajemen Tingkat Menengah Perencanaan taktis dan pengendalian manajemen, dibutuhkan untuk mengukur hasil pelaksanaan, keputusan untuk tindakan pengendalian, alokasi sumber daya dan sebagainya. Manajemen Tingkat Bawah Perencanaan dan pengendalian operasional, untuk mendukung operasi manajemen sehari-hari. 2.5 Pengertian Sistem Administrasi Pelayanan Kesehatan 7 Frederick H. Wu, Accounting Informations Systems, Theory and Pratice, 1984, hal: 65.
10 Pada sub bab ini penulis akan menerangkan tentang pengertian sistem administrasi pelayanan kesehatan. Administrasi adalah kegiatan dalam usaha mencakup penetapan tujuan serta penetapan cara penyelenggaraan pembinaan organisasi. Pelayanan adalah memberi bantuan dan hal-hal yang diperlukan. Sistem Admininstrasi pelayanan kesehatan adalah kegiatan yang mencakup penetapan tujuan serta penyelenggaraan pembinaan organisasi dalam usaha untuk memberikan bantuan dalam hal kesehatan. 2.6 Pengembangan Sistem Pengembangan sistem berarti menyusun suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki yang sudah ada. Siklus hidup pengembangan sistem adalah : Perencanaan Analisa Sistem Perencanaan Sistem Seleksi Sistem Implementasi Sistem dan perawatan sistem Dalam pengembangan sistem informasi, perlu digunakan suatu metodologi yang dapat digunakan sebagai pedoman bagaimana dan apa yang harus dikerjakan selama pengembangan ini. Dengan mengikuti metode dan prosedur-prosedur yang
11 diberikan oleh suatu metodologi, maka pengembangan sistem diharapkan dapat diselesaikan dengan baik. Pendekatan dan alat yang digunakan dalam pengembangan sistem yang diusulkan adalah pendekatan terstruktur. Pendekatan terstruktur dilengkapi dengan alat-alat yang dibutuhkan dalam pengembangan sistem, sehingga hasil akhir dari sistem yang dihubungkan akan didapatkan sistem yang strukturnya didefinisikan dengan baik dan jelas. 2.7 Analisa Sistem Analisa sistem adalah suatu metode pengembangan untuk menganalisa sistem yang ada ke arah pengembangan spesifikasi sistem yang baru. Tujuan analisa sistem adalah menentukan kebutuhan pemakai secara akurat yang berarti : Jelas dalam dokumentasinya Semua informasi yang diinginkan telah dimasukkan secara lengkap Mudah dimengerti oleh pengguna Konsisten Tepat dan spesifik, dimana semua kebutuhan digambarkan dengan jelas dn pasti. 2.8 Perancangan Sistem
12 Perancangan sistem adalah sebagian gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Untuk mencapai tujuan pada analisa sistem harus dapat mencapai sasaran-sasaran sebagai berikut : Perencanaan sistem harus berguna, mudah dipahami dan nantinya mudah digunakan. Rancangan sistem harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan sesuai dengan yang telah didefinisikan pada tahap perancangan sistem yang dilanjutkan pada analisa sistem. Perancangan sistem harus efisien dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi. 2.8.1 Konsep Dasar Data Flow Diagram (DFD) DFD adalah alat gambaran sistem secara logikal. 8 DFD merupakan diagram yang menggunakan notasi-notasi atau simbol-simbol untuk menggambarkan arus dari data sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan lingkungan fisik dimana data tersebut mengalir atau data tersebut akan disimpan. 2.8.2 Levelisasi DFD 8 Tavri D. Mahyuzir, Analisa Perancangan Sistem Pengolahan Data, PT. Elex Media Komputindo, Jakarta, 1989, hal :41.
13 Levelisasi pada DFD adalah penggambaran DFD dengan membagi DFD berdasarkan tingkatan dari tingkatan yang paling tinggi sampai dengan tingkat paling bawah yaitu : Diagram Konteks (diagram level 0 ) Diagram ini dibuat untuk menggambarkan sumber serta tujuan data yang akan diproses atau dengan kata lain diagram tersebut untuk menggambarkan sistem secara umum atau global dari keseluruhan sistem yang ada. Diagram Zero (diagram level 1) Diagram ini dibuat untuk menggambarkan tahapan proses lebih terperinci dari diagram kontek. Diagram Primitif / Detail ( diagram level 2 ) Diagram ini dibuat untuk menggambarkan arus data secara lebih mendetail lagi dari tahapan proses yang ada di dalam diagram nol. 2.8.3 Komponen DFD Ada 4 simbol yang digunakan dalam DFD yaitu : Terminator / Kesatuan Luar Terminator mewakili entitas eksternal yang berkomunikasi dengan sistem yang sedang dikembangkan. Komponen terminator digambarkan sebagai berikut :
14 Gambar 2.1 simbol Terminator Proses (Process) Suatu kegiatan sistem yang mentransformasikan dari masukkan ke keluaran. Komponen Proses digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.2 simbol Proses Simpanan Data (Data Store) Simpanan data merupakan simpanan dari data yang dapat berupa : - suatu file database - suatu arsip atau catatan manual - suatu table acuan manual Komponen Data Store digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.3 Simbol Data Store Arus Data (Data Flow) Arus data ini mengalir diatara proses, simpanan data (Data store) dan kesatuan luar, serta menunjukkan arus dari data yang berupa masukkan
15 dari sistem atau hasil dari proses sistem. Komponen Data Flow digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.4 Simbol Data Flow 2.9 Perancangan Terstruktur Perancangan Terstruktur adalah pengembangan model untuk memecahkan masalah dengan menggunakan sistem komputer, yang memiliki hubungan yang sama dengan masalah aslinya. 2.9.1 Entity Relationship Diagram (ERD) ERD digunakan untuk menyatakan jenis data dan hubungan data yang ada diantara jenis data yang terdapat dalam sistem. Komponen-komponen yang digunakan dalam ERD adalah : Entitas (Entity) Suatu objek yang terdiri dari kumpulan elemen atau data yang dapat digunakan dari objek lainnya. Komponen Entitas digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.5 Simbol Entity Relationship set
16 Relasi antar entity merupakan hubungan alamiah yang terjadi antar entity. Komponen Relationship digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.6 Simbol Relationship Attribute Atribut merupakan sifat atau karakteristik suatu entitas yang menyediakan penjelasan detail tentang entitas tersebut. Komponen atribut digambarkan sebagai berikut : Gambar 2.7 Simbol Atribut Cardinality Merupakan batasan pada jumlah entity yang berhubungan melalui sebuah relationship. Terdapat tiga jenis cardinality yaitu : - One to One (1:1) Bila suatu entity mempunyai hubungan satu kali dengan entity lainnya. - One to Many atau Many to One (1:M atau M:1) Bila satu entity punya banyak hubungan dengan entity lainnya atau sebaliknya. - Many to Many (M:M) Bila beberapa entity mempunyai banyak hubungan.
17 2.9.2 Kamus Data (Data Dictionary) Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari sistem informasi. Notasi standar yang digunakan pada kamus data yaitu : SIMBOL ARTI = Terdiri dari + And (dan) ( ) Pilihan (boleh Ya atau Tidak) { } Iterasi/pengulangan proses [ ] Pilih salah satu pilihan I Pemisah pilihan didalam tanda [ ] * Keterangan atau catatan @ Alias Petunjuk (key field) Nama lain untuk data 2.9.3 Normalisasi Proses Normalisasi merupakan proses pengelompokkan data elemen menjadi tabel-tabel yang menunjukkan entity dan relasinya. Pada proses normalisasi selalu di uji pada beberapa kondisi. Apakah ada kesulitan pada saat menambah, menghapus, mengubah, membaca pada suatu database. Bila ada kesulitan pada pengujian tersebut maka relasi tersebut dipecahkan pada beberapa tabel lagi atau dengan kata lain perancangan belum mendapat database yang optimal. Semua hubungan database
18 selalu sudah ternormalisasi, dalam arti bahwa semua hubungan sudah terdefinisikan tehadap domain sederhana, yaitu domain yang hanya berisi nilai atomic. Normalisasi bertujuan untuk menghilangkan atau mengurangi data yang duplikasi, agar mendapatkan bentuk yang lebih baik dan cepat. Berikut ini uraian mengenai tingkatan-tingkatan yang ada dalam normalisasi, semua normalisasi di kutip dari buku An Introduction to Database System, Canada: ( Adision Wessley Publishing Company, 181, Third Edition ), hal 237. First Normal (1 NF) Suatu relasi R berada pada 1 NF jika dan hanya jika semua domainnya sudah berisi atom semua. Second Normal Form (2 NF) Suatu relasi R berada pada 2 NF jika dan hanya jika sudah berada pada 1 NF dan setiap atribut yang bukan key tergantung sepenuhnya terhadap primary key. Third Normal (3 NF) Sustu relasi R berada pada 3 NF jika dan hanya jika sudah berada pada 2 NF dan setiap atribut yang bukan key dan tidak tergantung secara transitif primary key. Kunci dalam Normalisasi yang digunakan pada sistem adalah sebagai berikut: a. Kunci Kandidat (Candidate Key) Candidat Key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang mengidentifikasikan secara unik suatu kejadian spesifik dari entity.
19 b. Kunci Primer (Primary Key) Primary key adalah satu atribute atau satu set minimal atribute yang tidak hanya mengidentifikasi secara unik suatu kejadian spesifik, tapi juga dapat mewakili setiap kejadian dari suatu entity. c. Kunci Alternatif (Alternate Key) Alternate key adalah Candidat Key yang tidak dipakai sebagai primary key. Kerap kali Alternate Key dipakai sebagai kunci pengurutan dalam laporan misalnya. d. Kunci Tamu (Foreign Key) Foreign key adalah satu atribute yang melengkapi satu relationship yang menunjukkan ke induknya. Foreign Key ditempatkan pada entity anak dan sama dengan primery key dihubungkan (relation). 2.9.4 HIPO ( Hierarchy Input Process Output ) HIPO adalah suatu teknik pendokumentasian program yang dapat digunakan untuk mengkomunikasikan spesifikasi sistem kepada para programer melalui proses perancangan. Setiap modul HIPO digambarkan oleh fungsi utamanya. Fungsi dari sistem digambarkan oleh HIPO dalam tiga tingkatan ( diagram ), yaitu : - visual table of content - Overview diagram - Detail diagram