BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Pengertian Sistem dan Prosedur Hall (2006: 6), mengartikan bahwa sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Sistem informasi adalah serangkaian prosedur formal dimana data dikumpulkan, diproses menjadi informasi dan didistribusikan ke para pengguna. Dari pengertian sistem diatas mengandung unsur sistem informasi, di bawah ini akan dijelaskan: 1. Banyak komponen. Sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian. 2. Berhubungan. Tujuan utama dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. 3. Sistem versus subsistem. Sistem disebut subsistem ketika dipandang hubungannya dengan sistem yang lebih besar dimana sistem tersebut hanya menjadi bagian dari sistem yang lebih besar. Sama halnya, subsistem disebut sistem
ketika menjadi fokus perhatian. 4. Tujuan. Sistem harus mengarah ke satu atau beberapa tujuan. Apakah suatu sistem dapat memberikan ukuran waktu, daya listrik, atau informasi, sistem tersebut tetap harus mengarah ke suatu tujuan. Sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan (Mulyadi 2016: 4). Prosedur adalah suatu kegiatan klerikal, biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang (Mulyadi 2016: 4). Dari definisi yang disampaikan diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem adalah suatu rangkaian yang menghubungkan satu atau lebih untuk melaksanakan kegiatan utama perusahaan dan mencapai suatu tujuan. B. Sistem Akuntansi Penggajian Sistem akuntansi penggajian merupakan salah satu aplikasi pada sistem informasi akuntansi yang terus mengalami proses dalam bentuk batch, (bertahap) disebut proses secara bertahap karena daftar gaji dibayarkan atau dibuat secara periodik (tiap migguan, dua mingguan, bulanan) demikian pula pembayaran gaji sebagian besar pegawai dibayarkan pada waktu bersamaan (Mardi 2011: 107). Menurut
(Mulyadi, 2008: 285) mengemukakan bahwa sistem informasi akuntansi penggajian digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, dan pencatatan gaji bagi karyawan yang dibayar tetap bulan, dan sistem informasi akuntansi pengupahan digunakan untuk melaksanakan penghitungan, pembayaran, adapun beberapa komponen-komponen yang terkait didalam sistem akuntansi penggajian adalah sebagai berikut : 1. Fungsi yang terkait terhadap sistem informasi akuntansi penggajian (Mulyadi, 2016: 318 319) adalah: a. Fungsi penerimaan pegawai Fungsi ini bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon karyawan, memutuskan penempatan karyawan baru, membuat surat keputusan tarif gaji dan upah karyawan, kenaikan pangkat dan golongan gaji, mutasi karyawan dan pemberhentian karyawan. b. Fungsi pencatatan waktu Fungsi ini bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir bagi semua karyawan perusahaan. Pengendalian intern yang baik mensyaratkan fungsi pencatatan waktu hadir karyawan tidak boleh dilaksanakan oleh supervisors atau oleh karyawan yang bertanggung jawab atas pembuatan daftar gaji dan upah. c. Fungsi pembuat daftar gaji dan upah. Fungsi ini bertanggung jawab membuat daftar gaji dan upah yang berisi penghasilan bruto yang menjadi hak dan berbagai potongan
yang menjadi beban setiap karyawan selama jangka waktu pembayaran gaji dan upah. Daftar gaji dan upah diserahkan oleh fungsi pembuat daftar gaji dan upah kepada fungsi akuntansi untuk pembuatan bukti kas keluar yang di pakai sebagai dasar untuk pembayaran gaji dan upah kepada karyawan. d. Fungsi akuntansi biaya. Fungsi ini bertanggung jawab mencatat kewajiban yang timbul dalam hubungannya dengan pembayaran gaji dan upah karyawan. e. Fungsi keuangan Fungsi ini bertanggung jawab untuk mengisi cek guna pembayaran gaji, upah dan menguangkan cek tersebut ke bank 2. Dokumen yang digunakan dalam sistem akuntansi penggajian sebagai berikut (Mulyadi, 2016: 310 314): a. Dokumen pendukung perubahan gaji dan upah. Dokumen dokumen ini umumnya dikeluarkan oleh fungsi kepegawaian berupa surat surat keputusan yang terkait dengan karyawan, seperti misalnya surat keputusan pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, perubahan tarif upah, penurunan tarif upah, penurunan pangkat, pemberhentian sementara dari pekerjaan (skorsing), pemindahan, dan lain sebagainya. Tembusan dokumen dokumen ini dikirim ke fungsi pembuatan daftar gaji dan upah untuk kepentingan pembuatan daftar gaji dan upah. b. Kartu jam hadir.
Dokumen yang digunakan oleh fungsi pencatatan waktu untuk mencatat jam hadir setiap karyawan di perusahaan. Catatan jam hadir karyawan ini dapat berupa daftar hadir biasa, dapat pula pembentukan kartu hadir yang dicap dengan mesin pencatatan waktu. c. Kartu jam kerja. Dokumen yang digunakan untuk mencatat waktu yang dikonsumsi oleh tenaga kerja langsung pabrik guna mengerjakan pekerjaan pesanan tertentu. Dokumen ini diisi oleh penyelia pabrik dan diserahkan ke fungsi pembuat daftar gaji dan upah untuk kemudian dibandingkan dengan kartu jam hadir, sebelum digunakan untuk distribusi biaya upah langsung kepada setiap jenis produk atau pesanan. d. Daftar gaji dan daftar upah. Dokumen yang berisi jumlah gaji dan upah bruto setiap karyawannya, dikurangi potongan potongan berupa PPh pasal 21, utang karyawan, iuran untuk organisasi karyawan, dan lain sebagainya. e. Rekap daftar gaji dan rekap daftar upah. Dokumen yang berisi ringkasan gaji dan upah per departemen, yang dibuat berdasarkan daftar gaji dan upah.
f. Surat pernyataan gaji dan upah. Dokumen ini dibuat oleh fungsi pembuatan daftar gaji dan upah bersamaan dengan pembuatan daftar gaji dan upah atau dalam kegiatan yang terpisah dari pembuatan daftar gaji dan upah. Dokumen ini dibuat sebagai catatan bagi setiap karyawan mengenai rincian gaji dan upah yang diterima karyawan beserta berbagai potongan yang menjadi beban setiap karyawan. g. Amplop gaji dan upah. Uang gaji dan upah karyawan diserahkan kepada setiap karyawan dalam amplop gaji dan upah. h. Bukti kas keluar. Dokumen ini berisi perintah pengeluaran kas yang dibuat oleh fungsi pembuatan bukti kas keluar pada fungsi pengeluaran kas, berdasarkan informasi dalam daftar gaji dan upah yang diterima dari fungsi pembuatan daftar gaji dan upah. 3. Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem penggajian (Mulyadi, 2016: 317): a. Jurnal umum. Dalam siklus penggajian, jurnal yang digunakan untuk mencatat distribusi biaya tenaga kerja ke dalam setiap pesanan dan departemen dalam perusahaan yang memakai jasa tenaga kerja. b. Kartu harga pokok produk Dalam siklus penggajian, catatan ini merupakan buku pembantu
yang digunakan untuk mencatat upah tenaga kerja langsung yang dikeluarkan untuk pesanan tertentu. c. Kartu Biaya Catatan ini merupakan digunakan untuk mencatat biaya tenaga kerja tidak langsung dan biaya tenaga kerja non-produksi setiap departemen dalam perusahaan. d. Kartu penghasilan karyawan. Catatan ini mengenai penghasilan dan berbagai potongannya yang diterima oleh setiap karyawan. Informasi dalam kartu penghasilan ini dipakai sebagai dasar penghitungan PPh 21 yang menjadi beban setiap karyawan, disamping itu, kartu penghasilan karyawan ini digunakan sebagai tanda terima gaji dan upah karyawan dengan ditandatangani kartu tersebut oleh karyawan. 4. Jaringan prosedur yang berkaitan dengan sistem akuntansi penggajian (Mulyadi, 2016: 320) a. Prosedur pencatatan waktu hadir. Prosedur ini bertujuan untuk mencatat waktu hadir karyawan. Daftar hadir ini juga digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam biasa atau jam lembur, sehingga dapat digunakan untuk menentukan apakah karyawan akan menerima gaji saja atau menerima tunjangan lembur.
b. Prosedur pencatatan waktu kerja Prosedur ini Dalam perusahaan manufaktur yang produksinya berdasarkan pesanan, pencatatan waktu kerja diperlukan bagi karyawan yang bekerja difungsi produksi untuk keperluan distribusi biaya upah karyawan kepada produk atau pesanan yang menikmati jasa karyawan tersebut. c. Prosedur pembuatan daftar gaji dan upah. Fungsi pembuatan daftar gaji membuat daftar gaji karyawan. Data yang dipakai sebagai dasar pembuatan daftar gaji adalah surat surat keputusan mengenai pengangkatan karyawan baru, kenaikkan pangkat, pemberhentian karyawan, penurunan pangkat, daftar gaji sebelumnya dan daftar hadir. d. Prosedur distribusi gaji dan upah. Prosedur distribusi biaya gaji, biaya tenaga kerja didistribusikan kepada departemen departemen yang menikmati manfaat tenaga kerja. Distribusi biaya tenaga kerja ini dimaksudkan untuk pengendalian biaya dan perhitungan harga pokok produk. e. Prosedur pembayaran gaji. Prosedur pembayaran gaji melibatkan fungsi akuntansi dan fungsi keuangan. Fungsi akuntansi membuat perintah pengeluaran kas kepada fungsi keuangan untuk menulis cek guna pembayaran gaji.
C. Simbol bagan alir (flowchart) Menurut Romney (2004: 191), bagan alir (flowchart) adalah teknik analisis yang dipergunakan untuk mendiskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas, dan logis. Bagan alir (flowchart) program mengilustrasikan urutan proses logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Berikut ini simbol simbol baku dengan maknanya masing masing: Tabel II.1 simbol simbol bagan alir/flowchart Simbol input/output Simbol input/output,menyatakan proses input atau output tanpa tergantung jenis peralatannya Simbol punched card, menyatakan input berasal dari kartu atau output ditulis ke kartu Simbol magnetic tape,.menyatakan input atau output disimpan ke pita magnetis Simbol disk storage, menyatakan input berasal dari disk atau output disimpan ke disk Simbol document, mencetak keluaran dalam bentuk dokumen (melalui printer) Simbol display, mencetak keluaran dalam layar monitor
Tabel II.2 simbol simbol bagan alir/flowchart Flow Direction Symbols Simbol arus/flow, yaitu menyatakan jalannya arus suatu proses Simbol communication link, yaitu menyatakan transmisi data dari satu lokasi ke lokasi lain Simbol connector, berfungsi menyatakan sambungan dari proses ke proses lainnya dalam halaman yang sama Simbol offline connector, menyatakan sambungan dari prosers ke proses lainnya dalam halaman yang berbeda
11 Tabel III.3 simbol simbol bagan alir/flowchart Processing Symbols Simbol process, yaitu meyatakan sesuatu tindakan (proses) yang dilakukan oleh komputer Simbol manual, yaitu menyatakan suatu tindakan (proses) yang tidak dilakukan oleh komputer Simbol decision, yaitu menunjukkan suatu kondisi tertentu yang akan menghasilkan dua kemungkinan jawaban : ya/tidak Simbol predefined process, yaitu menyatakan penyediaan tempat penyimpanan suatu pengolahan untuk memberi harga awal Simbol terminal, yaitu menyatakan permulaan atau akhir suatu program Simbol keying operation, menyatakan segala jenis operasi yang diproses dengan menggunakan suatu mesin yang mempunyai keyboard
12 Simbol offline storage, menunjukkan bahwa data dalam simbol ini akan disimpan ke suatu media tertentu Simbol manual input, memasukkan data secara manual dengan menggunakan online keyboard