Salam Pramuka. Aplikasi ini dibangun dalam rangka percepatan pengumpulan formulir Akreditasi Gugusdepan. Dengan mengisikan dan mengunggah formulir Akreditasi yang telah disediakan maka Kakak sekalian membantu Asesor dalam mempersiapkan dan melakukan pre assessment terhadap Gugusdepan yang akan diverifikasi. Tentunya selain mengunggah formulir ini, prosedur lainnya yang sudah disepakati, tetap harus dipenuhi. Prosedur itu antara lain adalah: penyiapan berkas pendukung, pencetakan formulir Akreditasi dan penanda tanganan formulir terkait lainnya. Untuk dapat mengunduh dan mengunggah formulir ke dalam aplikasi, kakak harus terlebih dahulu terdaftar sebagai pengguna. Untuk itu, silahkan memilih menu Pendaftaran Setelah memilih menu pendaftaran, maka akan muncul tampilan isian pendaftaran
Silakan isikan dengan informasi yang baik dan benar. Informasi nomor Handphone diwajibkan mengisi dengan nomor yang dimiliki karena proses verifikasi peserta akan dilakukan dengan menggunakan nomor handphone ini. Setelah mengisi dan memasukkan data dengan benar, dan kemudian mengklik tombol "Klik untuk PENDAFTARAN", maka akan muncul layar seperti di bawah ini: Dengan menggunakan nomer handphone yang sudah didaftarkan, silahkan kakak mengirimkan sms dengan format sesuai dengan yang diminta pada layar pendaftaran. Silahkan tunggu beberapa menit agar server memproses data kakak. Sms balasan yang berisi password akan dikirimkan ke nomer yang telah didaftarkan tersebut.
Setelah kakak mendapatkan sms balasan dari sms centre, silahkan kakak masuk ke halaman login, kemudian mengisikan username berupa nomer handphone yang sudah di daftarkan tersebut serta password yang sudah kakak terima dari sms centre. Apabila nomer handphone kakak sudah pernah didaftarkan, namun kakak lupa passwordnya, silahkan sms ke sms centre dengan format PIN#LUPA. Sms centre akan mengirimkan kembali password kakak. Setelah kakak login menggunakan nomer HP dan kata sandi yang telah dikirimkan dari sms centre, kakak akan masuk ke halaman unduhan.
Pada tulisan Untuk mengunduh (download) formulir, silahkan klik disini silahkan kakak klik untuk mengunduh. Selanjutnya akan tampil Selanjutnya silahkan kakak pilih Save File lalu diikuti tombol OK Langkah selanjutnya adalah membuka file yang telah kakak download tadi
Tampilan pada saat file dibuka adalah seperti gambar dibawah ini. Untuk beberapa komputer yang memiliki keamanan yang tinggi, terkadang akan muncul pemberitahuan Silahkan kakak klik tombol Enable Editing untuk dapat memasukkan data.
Langkah selanjutnya adalah melakukan pengisian dalam formulir Akreditasi. Silakan diisikan sesuai dengan kondisi yang sebenarnya. Khusus untuk kode Gudep versi Sismintir, silakan diisikan dengan kode Gudep yang diberikan dari SMS jawaban. Dalam contoh gambar di bawah, kode Gudep versi Sismintir adalah GDS 0002 karena kode ini (GDS 0002) yang diinformasikan di SMS balasan. Cara pengisian selanjutnya mengacu pada buku Panduan Akreditasi Gugusdepan dan Litbang Data Dasar.
Setelah pengisian informasi selesai dilakukan, langkah selanjutnya adalah mengunggah formulir tersebut. Hal yang perlu dilakukan adalah sebagai berikut : a. Koneksikan komputer / laptop kakak dengan internet. b. Buka browser pada komputer kakak (misal: Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome dan lain lain) c. Buka halaman Akreditasi (bisa diketik akreditasi.gugusdepan.com atau hanya gugusdepan.com saja) d. Pilih menu Login dan lakukan pemasukan nomor HP dan kata sandi
e. Pilih menu Pengunggahan Formulir Jika menu Pengunggahan Formulir dipilih, maka tampilan akan seperti gambar di bawah ini: Selanjutnya pilih Browse untuk memasukkan formulir yang akan diunggah Selanjutnya, cari nama file excel yang sebelumnya sudah kita isi. Lalu klik Open. Kemudian tekan tombol Proses
Jika proses benar, maka setelah proses pengunggahan selesai, aplikasi akan menampilkan informasi file yang baru saja diunggah seperti tampak dalam gambar di bawah ini: Mohon dicek kembali semua data yang sudah kakak unggah. Apabila sudah dirasa benar, kakak dapat melanjutkannya dengan proses konfirmasi dengan menekan tombol PERSETUJUAN Pengunggahan Berkas. Setelah melakukan persetujuan memasukkan data, kakak akan mendapatkan pemberitahuan bahwa berkas telah diterima oleh server.
Beberapa hal yang patut diingat: a. Satu nomor HP hanya bisa digunakan untuk mendaftar 1 gugusdepan saja. b. Jika masih ada informasi penting yang belum diisikan, aplikasi juga akan menolak untuk melanjutkan proses pemasukan data c. Data BELUM masuk ke dalam basisdata Kwarnas JIKA pengguna belum menekan tombol "Persetujuan Pengunggahan berkas" dan muncul halaman seperti yang telah dijelaskan di atas. d. Jika pengguna merasa bahwa masih terjadi kesalahan pemasukan data, padahal formulir sudah diunggah ke dalam aplikasi, pengguna dapat melakukannya kembali proses pengunggahan data tersebut. Berkas lama akan "dihapus" dan akan digantikan dengan berkas yang baru saja diunggah. Untuk melihat informasi yang sudah diunggah ke dalam aplikasi, pengguna dapat memilih menu "Melihat formulir". Jika menu ini dipilih, maka akan tampil informasi seperti yang telah diisikan oleh pengguna (lihat gambar di bawah ini).