Rancang Bangun E-Recruitment Management System PT Krakatau Bandar Samudera Dwi Prawesti, Wiratmoko Yuwono, Entin Martiana.K Teknik Informatika,Politeknik Elektronika Negeri Surabaya Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus ITS, Surabaya 60111 Email : dwi.prawesti@yahoo.co.id ABSTRAK PT Krakatau Bandar Samudera, salah satu anak perusahaan dari PT Krakatau Steel (Persero), yang bergerak di bidang jasa pelabuhan, kerap kali mengalami kesulitan setiap mengadakan proses rekrutmen. Hal ini dikarenakan proses rekrutmen yang digunakan sekarang masih bersifat konvensional. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem rekrutmen yang mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam proses rekrutmen. Sistem rekrutmen pada proyek akhir ini dibuat berbasis web, sehingga pelamar sendiri yang menginputkan data diri mereka secara online, bukan lagi dari pihak SDM. Data tersebut disaring berdasarkan syarat umum dan syarat khusus yang telah didefinisikan oleh admin. Data diproses menggunakan metode Fuzzy Query untuk meranking data pelamar. Variabel fuzzy yang digunakan adalah IPK,Umur,Pengalaman Kerja, dan TOEFL. Hasil rekomendasi diumumkan kepada pelamar menggunakan SMS Gateway. Uji coba dilakukan oleh PT Krakatau Bandar Samudera. Hasil uji coba menyatakan bahwa aplikasi e-recruitment telah sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Hasil dari sistem adalah rekomendasi pelamar yang lolos tahap selanjutnya. Proses pengumuman menggunakan SMS Gateway dapat berjalan dengan baik, Kata kunci : E- Recruitment, Fuzzy Query, Web, Database, Pelamar, Online, SDM. 1. Pendahuluan PT Krakatau Bandar Samudera, salah satu anak perusahaan dari PT Krakatau Steel (Persero), yang bergerak di bidang jasa pelabuhan, kerap kali mengalami kesulitan setiap mengadakan proses rekrutmen. Hal ini dikarenakan proses rekrutmen yang digunakan sekarang masih bersifat konvensional. Calon pelamar mengirimkan berkas lamaran berupa hard copy yang digunakan dalam seleksi administrasi, kemudian dari pihak SDM harus menginputkan data calon pelamar tersebut satu per satu ke dalam database mereka, sehingga membutuhkan waktu yang lama untuk proses seleksi administrasi. Untuk mengatasi permasalahan entry data, PT Krakatau Bandar Samudera memasang lowongan di beberapa universitas dan bekerja sama dengan lembaga rekrutmen yang ada di universitas tersebut. Sehingga memerlukan biaya tambahan untuk proses entry data. Oleh karena itu dibutuhkan suatu sistem rekrutmen baru yang mampu meningkatkan efektifitas dan efisiensi dalam proses rekrutmen. Pada proyek akhir ini, dibangun sistem informasi perekrutan dengan berbasis teknologi Informasi atau yang sekarang di sebut juga e- recruitment. Pelamar sendiri yang menginputkan data diri mereka secara online, bukan lagi dari pihak SDM. Data pelamar tersebut diklasifikasikan dan diproses menggunakan metode Fuzzy Query untuk me-ranking data pelamar pada saat seleksi administrasi sesuai kriteria yang dibutuhkan perusahaan. Klien (dalam kasus ini adalah pelamar) dapat mengakses e-recruitment tersebut secara online melalui web. Klien dapat melihat segala informasi mengenai perusahaan, melakukan pelamaran secara online, melihat pengumuman tentang tes tes selanjutnya. Sedangkan di sisi admin (dalam hal ini pihak HRD PT Krakatau Bandar Samudera) tidak perlu memilah satu per satu berkas lamaran, karena sistem yang akan mengklasifikasi sesuai dengan syarat syarat yang didefinisikan oleh admin, sehingga proses seleksi administrasi dapat berjalan secara efektif dan efisien, baik bagi pelamar, maupun bagi perusahaan (dalam kasus ini PT Krakatau Bandar Samudera). 2. Teori Penunjang 2.1 Pengertian Rekrutmen Rekrutmen adalah proses mendapatkan sejumlah calon tenaga kerja yang cocok untuk jabatan / pekerjaan tertentu dalam suatu organisasi atau perusahaan. Tujuan dari rekrutmen adalah mendapatkan calon karyawan yang memungkinkan pihak manajemen (recruiter) untuk memilih atau menyeleksi calon sesuai dengan kualifikasi yang dibutuhkan oleh organisasi atau perusahaan. Semakin banyak calon yang berhasil dikumpulkan maka akan semakin baik karena kemungkinan untuk mendapatkan calon terbaik semakin besar. Proses pemilihan ataupenyeleksian karyawan / pegawai disebut dengan proses seleksi. Pada saat ini, telah banyak perusahaan yang menggunakan kecanggihan teknologi dalam proses rekrutmen dan seleksi. Sejalan dengan perkembangan IT, e-recruitment dengan 1
menggunakan website perusahaan dianggap sebagai metode yang paling efektif. Kandidat tidak hanya mendapat kesempatan untuk mengenal lebih dekat perusahaan sebelum wawancara, tapi juga mendapat gambaran yang detail mengenai pekerjaan yang ditawarkan. Penggunaan alat bantu yang canggih seperti e-recruitment sangat membantu perusahaan menjalankan proses rekrutment yang cepat, efektif dan secara konsisten menghasilkan. 2.2 Fuzzy Query Database Sebagian besar database standart diklasifikasikan berdasarkan bagaimana data tersebut dipandang oleh user. Dengan menggunakan database standart, kita dapat mencari data-data dengan spesifikasi tertentu dengan query. Namun pada kenyataanya, kadang kita membutuhkan informasi dari datadata yang bersifat ambigus. Apabila ini terjadi, maka kita bisa menggunakan fuzzy query database. Salah satu fuzzy query database adalah model Tahani. Fuzzy query database model Tahani masih menggunakan relasi standar, hanya saja model ini menggunakan teori himpunan fuzzy untuk mendapatkan informasi query-nya. 2.3 SMS GATEWAY SMS Gateway adalah penghubung antara handphone yang menggunakan fasilitas SMS dengan komputer. SMS Gateway bekerja dengan cara menghubungkan handphone yang memiliki fasilitas SMS dan komputer selaku operator otomatisnya. Keduanya dihubungkan oleh kabel data handphone dari serial port pada komputer ke handphone. Komunikasi antara handphone dengan computer menggunakan bahasa pemrograman serial port. Dari SMS Gateway ini dapat dikembangkan lagi sebuah aplikasi client-server baik berbasis aplikasi ataupun berbasis web. SMS Gateway merupakan suatu platform yang menyediakan mekanisme untuk EUA menghantar dan menerima SMS dari peralatan mobile (HP, PDA phone, dll) melalui SMS Gateway s shortcode (sbg contoh 9221). Di bawah ini disertakan sedikit ilustrasi mengenai penjelasan di atas. sistem, perancangan data, pembuatan user interface, dan implementasi sistem. Kemudian pada bab ini akan dibahas mengenai rencana atau gambaran secara umum serta pembahasan secara rinci mengenai aplikasi. Pada perencanaan dan pembuatan sistem informasi ini menggunakan bahasa pemrograman PHP yang di intergrasikan dengan database MySQL dan metode yang digunakan dalam seleksi administrasi adalah metode fuzzy query lalu proses pengiriman informasi kepada para pelamar yg lolos menggunakan sms gateway. SMS gateway yang digunakan adalah Gammu. Database Client SMS Web Server Server SMS Internet Gambar 2 Desain umum sistem Web Client Dalam diagram rancangan global sistem (gambar 2) menunjukkan arsitektur sistem yang akan dibuat. Web client merupakan interface yang dibangun untuk kebutuhan pelamar baik dalam pencarian informasi tentang rekrutmen maupun proses input data-data pelamar yang dibutuhkan oleh perusahaan. Web server terhubung ke database, database yang digunakan dalam web ini adalah MySQL. Selain itu, web server juga akan terhubung dengan sms gateway yang akan mengirimkan pesan melalui sms kepada pelamar yang lolos dalam seleksi administrasi. Rekomendasi Syarat Umum Syarat Khusus Kriteria Fuzzy Gambar 3 Diagram Proses Seleksi Gambar 1 Topologi SMS Gateway 3. Perancangan Sistem Dalam bab ini akan dibahas mengenai langkah-langkah yang dilakukan untuk membuat aplikasi proyek akhir ini, meliputi perancangan Pada gambar 3 menjelaskan cara kerja sistem dalam memfilter data-data pelamar yang masuk. Data data yang masuk di saring berdasarkan syarat umum. Syarat umum adalah syarat yang harus dipenuhi bagi semua pelamar dan berlaku untuk semua lowongan yang ada. Jika syarat umum tidak didefinisikan oleh admin, maka 2
akan langsung difilter berdasarkan syarat khusus. Data yang telah difilter berdasarkan syarat umum, akan di filter lagi berdasarkan syarat khusus. Syarat khusus adalah syarat yang harus dipenuhi pelamar yang didefinisikan di setiap lowongan yang ada. Setiap lowongan memiliki syarat khusus. Sama halnya seperti syarat umum, syarat khusus juga didefinisikan oleh admin. Data yang telah difilter berdasarkan syarat khusus, siap di olah untuk proses rekomendasi menggunakan fuzzy query. Hasil akhir dari proses seleksi ini adalah rekomendasi pelamar. 4. Hasil dan Analisa Sistem Pengujian dari perangkat lunak yang dibuat bertujuan untuk mengetahui sejauh mana ketepatan eksekusi perangkat lunak yang telah dibuat serta tidak menutup kemungkinan mengetahui kelemahannya. Sehingga dari sini nantinya dapat disimpulkan apakah perangkat lunak yang dibuat dapat berjalan secara benar dan sesuai dengan kriteria yang diharapkan Pengujian dilakukan pada masing-masing halaman web. Hasil dari pengujian sistem ini nantinya akan memberikan informasi tentang kelebihan dan kekurangan sistem yang telah dibuat. Setelah didapatkan hasil pengujian, nantinya dilakukan analisa mengenai kelebihan dan kekurangan sistem yang telah dibuat Pengujian sistem dilakukan dengan spesifikasi sebagi berikut : NO Deskripsi Spesifikasi 1 CPU Intel Core 2 Duo P8600 2 RAM 3 GB 3 Sistem Operasi Windows Vista Premium 4 Web Browser Mozilla Firefox 9.0 5 Modem SMS Gateway ZTE MF180 Tabel 1 Spesifikasi Pengujian a. Pengujian Halaman Pelamar Terdapat 7 fitur utama yang ada dalam web client, yaitu : Kesempatan berkarir, Lowongan, Persyaratan utama (syarat umum), Ketentuan lain, Registrasi Account, dan Pengumuman. Keseluruhan fitur di atas adalah halaman yang dapat dibuka tanpa pelamar melakukan login. Setiap orang yang membuka web client dapat melihat informasi - informasi yang disebutkan di atas. Gambar 4 User Interface Halaman Utama Setelah proses login, maka pelamar akan masuk halaman utama pelamar, dimana pada halaman ini aktivitas pelamar yang terkait dalam proses rekrutmen dilakukan. Gambar 5 Halaman Pelamar b. Pengujian Halaman Admin Proses seleksi peserta merupakan proses utama yang ada dihalaman admin. Langkah pertama dalam seleksi peserta ini adalah memilih periode dan kota mana yang akan diseleksi serta tahapan rekrutmen apa yang ingin diseleksi. (gambar 6). 3
Keseluruhan fitur di atas adalah halaman yang dapat dibuka tanpa pelamar melakukan login. Setiap orang yang membuka web client dapat melihat informasi - informasi yang disebutkan di atas. Gambar 6 Seleksi Periode Setelah memilih periode lamaran, pada menu view lowongan. Akan muncul daftar yang akan diseleksi. Proses seleksi dilakukan tiap kota dan tiap tahap rekrutmen. Misal : Seleksi tahap administrasi kota tes Jakarta. Di dalam view lowongan (gambar 7) akan muncul beberapa pilihan proses seleksi, yaitu : Seleksi Peserta, Peserta Lolos, Jadwal tes, Publish hasil seleksi dan kirim sms. Gambar 4 User Interface Halaman Utama Setelah proses login, maka pelamar akan masuk halaman utama pelamar, dimana pada halaman ini aktivitas pelamar yang terkait dalam proses rekrutmen dilakukan. Gambar 7 Halaman Proses Seleksi Menu Fungsi Seleksi Peserta Menyeleksi peserta dengan metode fuzzy atau manual. Peserta Lolos Melihat jadwal peserta lolos. Jadwal Tes Mengatur jadwal tes Publish Menampilkan pengumuman di halamn pelamar Non Publish Tidak menampilkan pengumuman dihalaman pelamar Kirim sms dan email Mengirim sms broadcast dan email kepada semua peserta yang lolos di tiap kota. Delete Menghapus seleksi. c. Pengujian Halaman Pelamar Terdapat 7 fitur utama yang ada dalam web client, yaitu : Kesempatan berkarir, Lowongan, Persyaratan utama (syarat umum), Ketentuan lain, Registrasi Account, dan Pengumuman. Gambar 5 Halaman Pelamar d. Pengujian Halaman versi Mobile Pelamar Selain dapat dibuka di web browser, pelamar dapat melakukan kegiatan rekrutmen dengan mobile browser. Gambar 6 merupakan tampilan halaman utama web yang dibuka melalui mobile browser. 4
Sistem Lama Output yang didapatkan dari hasil rapat tidak dapat terintegrasi dengan proses pengumuman. Sehingga keduanya dilakukan terpisah. Sistem Baru Proses seleksi dan pengumuman terintegrasi. Apabila admin telah selesai melakukan proses seleksi, dapat langsung mengirimkan pengumuman melalui sms maupun melalui web. Gambar 5 Halaman Pelamar Versi Mobile e. Analisa Dari uji coba yang dilakukan sebelumnya, dapat dilihat bahwa sistem yang dibuat baik web maupun sms gateway dapat bekerja dengan baik sesuai dengan perencanaan awal dan kebutuhan perusahaan. Sistem Lama Pelamar harus mengirimkan aplikasi secara manual baik melalui rekanan perusahaan konsultan yang ditunjuk atau mengirimkan langsung ke perusahaan (email / pos). Tidak ada standarisasi format CV, sehingga tidak semua CV yang masuk dapat memenuhi informasi yang dibutuhkan perusahaan. Kurang efektif, tidak ada standar yang baku dalam proses pelamaran. Ada yang melalui email, melalui pos, melalui bursa kerja. Sistem Baru Pelamar cukup membuka website perusahaan dan mensubmit lamaran pada sistem e- recruitment milik perusahaan itu sendiri. Standarisasi format CV yang baku, karena sistem yang dibuat telah dirancang untuk mengakomodir semua informasi yang dibutuhkan perusahaan tentang tiap pelamar. Efektif, semua kebutuhan pelamar dan perusahaan tersedia di dalam web rekrutmen ini. 5. Kesimpulan Kesimpulan yang dapat diambil dari pengujian yang telah dilakukan dan hasil observasi perusahaan adalah : Aplikasi E-Recruitment dapat dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan perusahaan (berdasarkan uji acceptance test yang telah dilakukan). Dari uji coba yang telah dilakukan terhadap PT Krakatau Bandar Samudera, aplikasi ini sudah user friendly, sehingga memudahkan untuk digunakan oleh pelamar maupun admin HRD, karena pelamar sendiri yang memasukkan datanya secara online. Tugas pihak HRD semakin ringan karena proses input data tidak lagi dilakukan secara manual. Proses seleksi menggunakan fuzzy query dapat memudahkan admin dalam pengambilan keputusan, karena dengan fuzzy query, kriteria yang dibutuhkan telah tersedia dan proses rekomendasi akan berjalan otomatis sesuai dengan nilai firestrengh tertinggi. SMS gateway dapat berjalan mengirimkan sms kepada pelamar dan menerima sms konfirmasi pelamar. Hasil uji coba dengan 50 sms sekaligus memakan waktu 7 menit 40 detik. Waktu sms bergantung dengan sinyal operator dan modem yang digunakan. 6. Daftar Pustaka [1]. Wahyono, Teguh. Computer Based Information System (CBIS). www.ilmu-komputer.com. Terakhir diakses : 1 Januari 2012. [2]. Raymond McLeod,Jr. Sistem Informasi Manajemen Jilid II,1995 (New Jersey : PT Prenhallindo). [3]. Kusumadewi, Sri dan Hari Purnomo. Aplikasi Logika Fuzzy untuk Mendukung Keputusan, 2004 Yogyakarta : Graha Ilmu 5
[4]. www.pertamina.com/recruit/. Terakhir diakses : 1 Desember 2011 [5]. http://rekrutmen.pln.co.id/. Terakhir diakses : 1 November 2011 [6]. Lukmanul Hakim. Bikin Website Super Keren dengan PHP & jquery. (Yogyakarta : Penerbit Lokomedia, 2010). [7]. Lukmanul Hakim. Trik Dahsyat menguasai AJAX dan JQuery. (Yogyakarta : Penerbit Lokomedia, 2010). [8]. Sidiq Wahyu. Sistem Penerimaan Mahasiswa Baru Berbasis Web dan Mobile (Yogyakarta : Penerbit Lokomedia, 2010). [9]. Wahidin. Aplikasi SMS dengan PHP untuk Orang Awam (Palembang: Penerbit Maxikom, 2009). [10]. http://padi.net.id/static/117/smsgateway.html. Terakhir di akses : 3 Desember 2011. 6