16 BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1 Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal diperlukan sebagai alat pengendalian yang membantu pihak manajemen agar seluruh kegiatan di perusahaan dapat berjalan dengan baik, teratur, terarah sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Untuk itu pihak manajemen perlu dibantu oleh alat pengendalian yaitu sistem pengendalian internal. 2.1.1 Pengertian Pengendalian Internal Terdapat beberapa pendapat dari beberapa ahli yang mengemukakan pendapatnya mengenai pengertian pengendalian internal, tetapi pada prinsipnya pengertian-pengertian tersebut memiliki kesamaan satu sama lain. Pengertian sistem pengendalian internal menurut Mulyadi (2008:163) dalam bukunya Sistem Akuntansi mengatakan bahwa : Sistem pengendalian intern meliputi struktur organisasi, metode, dan ukuranukuran yang dikordinasikan untuk menjaga kekayaan organisasi, mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi, mendorong efesiensi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen. Adapun Krismiaji (2010:218) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi menjelaskan bahwa : Pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi dan metode yang digunakan untuk menjaga atau melindungi aktiva, menghasilkan
17 informasi yang akurat dan dapat dipercaya, memperbaiki efisiensi, dan untuk mendorong ditaatinya kebijakan manajemen. Selain itu juga Krismiaji (2010:222) mengutip definisi pengendalian internal yang dikeluarkan oleh Committee of Sponsoring Organization (COSO) yaitu : Pengendalian intern adalah proses yang diterapkan oleh dewan direktur, manajemen, dan untuk memberikan jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian berikut dapat dicapai, yaitu: 1. Efektivitas dan efisiensi operasi 2. Daya andal pelaporan keuangan 3. Kesesuaian dengan hukum dan peraturan yang berlaku. Model COSO (The Commite of Sponsoring Organisation) yang diuraikan oleh Gondodiyoto (2007:266) dalam bukunya yang berjudul Audit Sistem Informasi menjelaskan bahwa sistem pengendalian internal dapat didefinisikan sebagai berikut : Internal Control : a process, effected by an entity s board of directors, management, and other personel, designed to provide reasonanble assurance regarding the achievement of objectives in following categories : 1. Effectiveness and efficiency of operations 2. Reability of financial reporting 3. Compliance with applicable laws and regulations Model COSO adalah salah satu model pengendalian internal yang banyak digunakan oleh para auditor sebagai dasar untuk menganalisis dan mengembangkan pengendalian internal. COSO adalah komite yang diorganisir oleh lima organisasi profesi, yaitu IIA, AICPA, IMA FEI, dan AAA.
18 Sementara itu dalam buku yang berjudul Accounting Informastion System yang diterjemahkan oleh Dewi Fitriasari dan Deny Arnos K, menyatakan bahwa : Pengendalian internal adalah rencana organisasi dan metode bisnis yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan. (Romney dan Steibnbart, 2004:229) Selain itu, menurut Gellinas, Sutton, dan Hunton (2005:237) dalam bukunya Accounting Information Systems berpendapat bahwa Internal control is system of integrated element-people, structure, processes and procedures-acting together to provide reasonable assurance that an organization archives its business process goals. Dari beberapa pengertian mengenai sistem pengendalian internal diatas dapat dipahami bahwa sistem pengendalian internal adalah rencana, metode, prosedur, dan kebijakan yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai atas tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional, kehandalan pelaporan keuangan, pengamanan terhadap asset, ketaatan dan kepatuhan terhadap undang-undang, kebijakan dan peraturan lain yang ditetapkan oleh pimpinan perusahaan. 2.1.2 Manfaat Pengendalian Internal Pengendalian internal bagi suatu perusahaan adalah merupakan suatu keharusan. Bersamaan dengan kewajiban audit laporan keuangan, direksi wajib memberikan pernyataan tentang kecukupan sistem pengendalian perusahaan yang
19 dikelolanya. Faktor-faktor yang menyebabkan makin pentingnya pengendalian antara lain adalah : a. Perkembangan aktivitas dan skalanya menyebabkan kompleksitas struktur, sistem dan prosedur suatu organisasi makin rumit. b. Tanggungjawab utama untuk melindungi asset organisasi, mencegah dan menemukan kesalahan-kesalahan serta kecurangan-kecurangan terletak pada managemen c. Pengawasan oleh satu orang (saling cek) merupakan cara yang tepat untuk menutup kecurangan-kecurangan yang bisa terjadi pada manusia. d. Pengawasan yang built-in langsung pada sistem berupa pengendalian internal yang baik dianggap lebih tepat daripada pemeriksaan secara langsung dan detail oleh pemeriksa (khusus dari luar organisasi) (Gondodiyoto, 2007:249) Selain itu Susanto (2004:98) dalam bukunya Sistem Informasi Akuntansi dan Pengembangan Berbasis Komputer juga menjelaskan mengenai pentingnya pengendalian internal antara lain : a. Untuk memberikan jaminan yang meyakinkan bahwa tujuan dari setiap aktivitas akan dicapai b. Untuk mengurangi resiko yang akan dihadapi oleh perusahaan karena kejahatan, bahaya atau kerugian yang disebabkan oleh penipuan, kecurangan atau penggelapan c. Untuk memberikan jaminan yang meyakinkan dan dapat dipercayakan bahwa semua tanggung jawab hukum telah dipenuhi Berdasarkan uraian-uraian di atas, dapat dipahami bahwa pengendalian internal merupakan payung bagi perusahaan itu sendiri. Artinya ketentuan-ketentuan yang diatur dalam pengendalian internal tersebut, berlaku untuk seluruh aktivitas pada organisasi atau perusahaan. apabila pengendalian internal sebuah perusahaan itu lemah, dapat berakibat negatif terhadap aktivitas perusahaan itu.
20 2.1.3 Tujuan Pengendalian Internal Untuk dapat menjalankan aktivitas usahanya dengan baik, tentu saja pengendalian internal perusahaan memiliki beberapa tujuan. Pengendalian internal diperlukan agar pihak manajemen dapat meyakini bahwa semua pekerjaan yang berlangsung di perusahaan tersebut senantiasa berada dalam aturan yang telah ditetapkan perusahaan. James Hall (2001:150) dalam bukunya yang berjudul Sistem Informasi Akuntansi menyebutkan tujuan utama sistem pengendalian internal antara lain : a. Untuk menjaga aktiva perusahaan b. Untuk memastikan akurasi dan dapat diandalkannya catatan dan informasi akuntansi c. Untuk mempromosikan efisiensi operasi perusahaan d. Untuk mengukur kesesuaian dengan kebijakan prosedur yang telah ditetapkan oleh manajemen Sama halnya seperti yang diutarakan oleh Mulyadi (2008:163) tujuan sistem pengendalian internal adalah sebagai berikut : a. Menjaga kekayaan organisasi b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi c. Mendorong efisiensi d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
21 Adapun penjelasan dari tujuan pengendalian internal menurut Mulyadi adalah sebagai berikut : a. Menjaga kekayaan organisasi 1. Penggunaan kekayaan perusahaan hanya melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan a) Pembatasan akses langsung terhadap kekayaan b) Pembatasan akses tidak langsung terhadap kekayaan 2. Pertanggungjawaban kekayaan perusahaan yang dicatat dibandingkan dengan kekayaan yang sesungguhnya ada a) Pembandingan secara periodik antara catatan akuntansi dengan kekayaan yang sesungguhnya ada b) Rekonsiliasi antara catatan akuntansi yang diselenggarakan b. Mengecek ketelitian dan keandalan data akuntansi 1. Pelaksanaan transaksi melalui sistem otorisasi yang telah ditetapkan a) Pemberian otorisasi oleh pejabat yang berwenang b) Pelaksanaan transaksi sesuai dengan otorisasi yang diberikan oleh pejabat yang berwenang 2. Pencatatan transaksi yang terjadi dalam catatan akuntansi a) Pencatatan semua transaksi yang terjadi b) Transaksi yang dicatat adalah benar-benar terjadi c) Transaksi yang dicatat dalam jumlah yang benar
22 d) Transaksi dicatat dalam periode akuntansi yang seharusnya e) Transaksi dicatat dengan penggolongan yang seharusnya f) Transaksi dicatat dan diringkas dengan teliti c. Mendorong efisiensi Pengawasan dalam suatu organisasi berarti mencegah adanya duplikasi yang tidak perlu, mencegah terjadinya pemborosan-pemborosan pada setiap aspek perusahaan, dan mencegah pemakaian sumber-sumber secara tidak efisien. d. Mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen Manajemen menetapkan prosedur-prosedur dan aturan-aturan untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Pengendalian internal dapat dipakai untuk menjamin bahwa prosedur dan aturan yang telah ditetapkan itu sudah ditaati oleh seluruh karyawan. Menurut COSO menjelaskan bahwa pengendalian internal memiliki tiga tujuan utama yaitu efektifitas dan efisiensi operasi, mendorong kehandalan laporan keuangan, dan dipatuhinya hukum dan peraturan yang ada. Berdasarkan penjelasan mengenai tujuan pengendalian internal dapat diketahui bahwa tujuan pengendalian internal tidak hanya mengamankan harta perusahaan, tetapi juga untuk menghindari kemungkinan-kemungkinan yang menyebabkan kerugian atau penyimpangan terhadap prosedur yang ditetapkan perusahaan serta untuk mendorong efektifitas dan efisiensi perusahaan. Oleh karena itu, ketelitian dan keakuratan akan data-data dan dipatuhinya kebijakan perusahaan
23 secara keseluruhan akan sangat membantu dalam tercapainya suatu tujuan pengendalian internal. 2.1.4 Unsur Pengendalian Internal Sistem pengendalian internal dapat berjalan dengan baik apabila didukung oleh unsur-unsur yang baik pula. Unsur-unsur sistem pengendalian internal sangat penting karena sistem mempunnyai beberapa unsur dan sifat-sifat tertentu yang dapat meningkatkan kemungkinan dapat dipercayainya data-data akuntansi serta tindakan pengamanan terhadap aktiva dan catatan perusahaan. Setiap unsur mempunyai kaitan langsung dengan tujuan pengendalian internal serta langkah-langkah yang ditempuh perusahaan untuk memenuhinya. Menurut Krismiaji (2010:223) menyatakan bahwa menurut standarisasi internasional yang diterapkan oleh COSO, unsur pengendalian intern terdiri dari: a. Lingkungan pengendalian Terdapat tujuh faktor penting dalam lingkungan pengendalian, yaitu: 1. Komitmen kepada Integritas dan Nilai Etika Perusahaan dapat menetapkan integritas sebagai sebuah prinsip dasar perusahaan, secara pribadi dan aktif melakukan sosialisasi sekaligus mempraktikannya.
24 2. Filosofi dan gaya operasi manajemen Komponen utama lingkaran pengawasan yaitu filosofi dan gaya operasi manajemen. Jika manajemen tidak terlalu memberikan perhatian terhadap pengendalian intern dan perilaku etik, maka karyawan perusahaan tidak dapat diharapkan dapat mencapai tujuan pengawasan secara efektif. 3. Struktur organisasi Struktur organisasi suatu perusahaan menetapkan garis wewenang dan tanggung jawab, dan memberikan kerangka menyeluruh untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasi. 4. Komite audit Komite ini bertanggung jawab untuk mengatasi struktur pengawasan intern perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan ketaatan terhadap hukum, peraturan, dan standar yang berlaku. Tugasnya berkaitan dengan auditor eksternal dan internal. 5. Metode penetapan wewenang dan tanggung jawab Wewenang dan tanggung jawab biasanya diatur dan ditetapkan dalam deskripsi jabatan (Job Description), pelatihan karyawan, rencana kegiatan, jadwal, dan anggaran. Biasanya buku pedoman digunakan sebagai pedoman prosedur dan kebijakan tertulis dalam berbagai organisasi. 6. Praktik dan kebijakan tentang sumber daya manusia
25 Kebijakan dan praktik yang berkaitan dengan pengangkatan, pelatihan, pemberian gaji, dan promosi memiliki pengaruh yang penting terhadap kemampuan organisasi meminimalkan resiko pengawasan intern. 7. Pengaruh eksternal Pengaruh eksternal mencakup peraturan dan ketentuan yang dikeluarkan oleh pasar modal, badan penyusun standar akuntansi, dan BAPEPAM. b. Aktivitas Pengendalian Aktivitas pengendalian merupakan kebijakan dan aturan yang memberikan jaminan yang cukup bahwa tujuan pengendalian manajemen telah dicapai. Yang umumnya dapat dibagi atas lima bagian, yaitu: 1. Otorisasi yang tepat terhadap aktifitas dan transaksi Otorisasi didokumentasikan dengan menandatangani, member paraf, atau mencantumkan kode otorisasi pada dokumen atau catatan yang mewakili transaksi 2. Pemisahan tugas Pengendalian yang baik menghendaki tidak adanya seorang karyawan yang terlalu banyak diberi tanggung jawab atau tugas. Seorang karyawan mugkin saja berada dalam posisi untuk melaksanakan kecurangan, menyembunyikan kecurangan dan kesalahan. 3. Perancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai Perancangan dan penggunaan dokumen serta catatan yang tepat akan menjamin akurasi dan kelengkapan seluruh data yang relevan tentang
26 transaksi. Dokumen yang mengawali sebuah transaksi harus berisi ruang untuk mencantumkan otorisasi. 4. Perlindungan yang memadai terhadap akses dan penggunaan aktiva dan catatan Untuk melindungi aktiva dari pencurian atau penggunaan yang tidak sah bisa dilakukan cara seperti pemisahan fungsi yang efektif, pembatasan akses ke fasilitas dan ke ruang penyimpanan, melindungi catatan dan dokumen dengan menggunakan kotak penyimpanan tahan api, serta adanya filing cabinet dan ruangan harus selalu terkunci. 5. Pengecekan independen terhadap kinerja Pengecekan internal harus independen, karena ini biasanya lebih efektif dilaksanakan oleh seseorang yang tidak terkait dengan kegiatan perusahaan. c. Perhitungan Resiko Organisasi harus menyadari dan waspada terhadap berbagai resiko yang dihadapinya. Akuntan dapat mengevaluasi struktur pengendalian intern dengan menggunakan strategi perhitungan resiko, diantaranya: identifikasi ancaman, estimasi kerugian, identifikasi pengendalian, estimasi manfaat dan pengorbanan, serta menentukan efektivitas manfaat pengorbanan. d. Informasi dan Komunikasi Sistem informasi yang relevan terhadap tujuan pelaporan keuangan terdiri dari metode dan catatan yang ditetapkan untuk mencatat, mengolah,
27 mengikhtisarkan, dan melaporkan transaksi suatu entitas. Komunikasi mencakup pemberian pemahaman peran individual dan tanggung jawab yang berkaitan dengan pengendalian intern atas pelaporan keuangan. e. Pemantauan Kinerja Pemantauan kinerja merupakan hal yang penting dalam pengawasan. Metode pokok dalam melakukan pemantauan kerja, yaitu: supervise yang mencakup pelatihan dan asistensi karyawan, pemantauan kinerja karyawan, koreksi kesalahan, dan penjagaan aktiva dengan cara memantau karyawan yang memiliki akses ke aktiva tersebut, pelaporan pertanggungjawaban dan internal auditing yang memberikan suatu penilaian terhadap efektivitas pengawasan intern. Sementara Gelinas, Sutton, dan Hutton (2005:230) dalam bukunya Accounting Information System menyatakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern adalah sebagai berikut: 1. Control Environment (Lingkungan pengendalian) Lingkungan pengendalian adalah faktor baik maupun intern maupun eksternal yang dapat mempengaruhi kuat atau lemahnya suatu pengendalian intern. 2. Pervasive Control (Pengendalian pervasif) Menetapkan tujuan dan proses pengendalian yang kemudian diterapkan ke dalam setiap proses sistem informasi akuntansi.
28 3. Application Control (Pengendalian aplikasi) Pengendalian aplikasi adalah pengendalian yang diterapkan pada proses-proses tertentu. Contohnya adalah mengotorisasi slip gaji pada sistem penggajian. Berdasarkan pendapat-pendapat diatas, maka penulis dapat katakan bahwa unsur-unsur pengendalian intern terdiri dari lingkungan pengendalian, pengendalian aplikasi, penilaian risiko, informasi dan komunikasi, pemantauan dan aktivitas pengendalian, sehingga pengendalian intern perusahaan dapat beroperasi secara efektif. 2.2 Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Penjualan merupakan salah satu aktivitas perusahaan, khususnya perusahaan dagang yang mempunyai peran penting karena merupakan sumber pendapatan yang sekaligus menentukan keberhasilan sebuah perusahaan. 2.2.1 Pengertian Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Gellinas, Sutton, dan Hutton (2005:247) juga menjelaskan pengertian mengenai sistem penjualan yaitu The Order entry sales (OES) system is an interacting structure of people, equipment, methods, and controls that is designed to achieve certain goals.
29 2.2.2 Pentingnya Sistem Informasi Akuntansi Penjualan La Midjan dan Susanto (2001:170) menjelaskan tentang peranan penting dari sistem penjualan disebabkan oleh beberapa hal : a. Aktivitas penjualan merupakan sumber pendapatan perusahaan. b. Pendapatan dari hasil penjualan merupakan sumber pembiayaan perusahaan oleh karenanya perlu diamankan. c. Akibat adanya penjualan akan merubah posisi harta dan menyangkut : 1) Timbulnya piutang kalau penjualan secara kredit atau masuknya uang kontan kalau penjualan secara tunai. 2) Kuantitas barang akan berkurang di gudang karena penjualan yang terjadi. Perusahaan atas harta perusahaan akan mempengaruhi terhadap kondisi kekayaan perusahaan tersebut, maka dari itu manajemen perusahaan harus dapat menciptakan sistem pengendalian internal yang memadai untuk mengatasi risiko adanya piutang macet. 2.2.3 Klasifikasi Transaksi Penjualan Sistem yang ditetapkan dan digunakan oleh perusahaan tentunya berbedabeda, sehingga menyebabkan aktivitas operasional perusahaan pun ikut berbeda. Hal ini menyebabkan aktivitas atas transaksi, khususnya transaksi penjualan menjadi berbeda. La Midjan dan Susanto (2001:174-175) menjelaskan mengenai klasifikasi transaksi penjualan berdasarkan cara pelaksanaannya yaitu antara lain : a. Penjualan secara tunai b. Penjualan secara kredit c. Penjualan secara tender
30 d. Penjualan secara konsinyasi e. Penjualan secara ekspor f. Penjualan melalui grosir Adapun penjelasan mengenai klasifikasi transaksi penjualan tersebut adalah sebagai berikut: a. Penjualan secara tunai Penjualan secara tunai dilakukan apabila pembeli menerima barang ketika pembayaran telah dilakukan. b. Penjualan secara kredit Penjualan yang dilakukan dimana pembeli akan melakukan pembayaran atas barang yang dibeli dalam jangka waktu tertentu dan telah disepakati kedua belah pihak. c. Penjualan secara tender Penjualan secara tender dilakukan berdasarkan prosedur tender yang digunakan untuk memenuhi permintaan dari pihak pembeli. d. Penjualan secara konsinyasi Penjualan secara konsinyasi yaitu melakukan penjualan dengan menitipkan barang yang akan dijual kepada pihak pembeli yang juga berperan sebagai penjual.
31 e. Penjualan secara ekspor Penjualan secara ekspor merupakan penjualan yang dilakukan dengan pihak luar negeri yang mengimpor barang dengan menggunakan alat bantu pembayaran berupa Letter Of Credit (L/C). f. Penjualan melalui grosir Penjualan melalui grosir dilakukan dimana penjual tidak langsung menjual barang dagangannya ke pembeli tetapi dengan menggunakan pihak atau pedagang perantara. Grosir berfungsi menjadi perantara antara pihak atau pedagang perantara. Grosir berfungsi menjadi perantara antara pabrik atau importer dengan pedagang atau toko eceran. Berdasarkan uraian mengenai klasifikasian transaksi penjualan berdasarkan cara pelaksanaannya, dapat diketahui bagaimana sistem yang digunakan perusahaan dengan mengetahui klasifikasi transaksi penjualan perusahaan tersebut. 2.2.4 Fungsi Yang Terkait Dengan Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Secara Kredit Didalam menjalankan suatu aktivitasnya, sistem informasi akuntansi penjualan secara kredit harus melibatkan beberapa unit organisasi yang saling berhubungan dan saling mendukung satu sama lainnya. Mulyadi (2008:211) menjelaskan fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit adalah :
32 a. Fungsi Penjualan b. Fungsi Kredit c. Fungsi Gudang d. Fungsi Pengiriman e. Fungsi Penagihan f. Fungsi Akuntansi Adapun penjelasan mengenai fungsi yang terkait dalam sistem penjualan kredit tersebut adalah sebagai berikut : a. Fungsi Penjualan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menerima surat order dari pembeli, mengedit order dari pelanggan untuk menambahkan informasi yang belum ada pada surat order tersebut (seperti spesifikasi barang dan rute pengiriman), meminta otorisasi kredit, menentukan tanggal pengiriman dan dari gudang mana akan dikirim, dan mengisi surat order pengiriman. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk membuat back order pada saat diketahui tidak tersedianya persediaan untuk memnuhi order dari pelanggan. b. Fungsi Kredit Fungsi ini berada dibawah fungsi keuangan yang dalam transaksi penjualan kredit, bertanggung jawab untuk meneliti status kredit pelanggan dan memberikan otorisasi pemberian kredit kepada pelanggan. Karena hampir semua penjualan dalam perusahaan manufaktur merupakan penjualan kredit, maka sebelum order dari pelanggan dipenuhi, harus lebih dahulu diperoleh otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. Jika penolakan pemberian kredit
33 seringkali terjadi, pengecekan status kredit perlu dilakukan sebelum fungsi penjualan mengisi surat order penjualan. Untuk mempercepat pelayanan kepada pelanggan, surat order pengiriman dikirim langsung ke fungsi pengiriman sebelum fungsi penjualan memperoleh otorisasi kredit dari fungsi kredit. Namun, tembusan kredit harus dikirimkan ke fungsi kredit untuk mendapatkan persetujuan kredit dari fungsi tersebut. Dalam hal otorisasi kredit tidak dapat diberikan, fungsi penjualan memberitahu fungsi pengiriman untuk membatalkan pengiriman barang kepada pelanggan. c. Fungsi Gudang Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyimpan barang dan menyiapkan barang yang dipesan oleh pelanggan, serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. d. Fungsi Pengiriman Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk menyerahkan barang atas dasar surat order pengiriman yang diterimanya dari fungsi penjualan. Fungsi ini bertanggung jawab untuk menjamin bahwa tidak ada barang yang keluar dari perusahaan tanpa otorisasi yang berwenang. Otorisasi ini dapat berupa surat order pengiriman yang telah ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi penjualan, memo debit yang ditandatangani oleh fungsi pembelian untuk barang yang dikirimkan kembali kepada pemasok(retur pembelian), surat perintah kerja
34 dari fungsi produksi mengenai penjualan/pembuangan aktiva tetap yang sudah tidak dipakai lagi. e. Fungi Penagihan Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk membuat dan mengirimkan faktur penjualan kepada pelanggan, serta menyediakan copy faktur bagi kepentingan pencatatan transaksi penjualan oleh fungsi akuntansi. f. Fungsi Akuntansi Dalam transaksi penjualan kredit, fungsi ini bertanggung jawab untuk mencatat piutang yang timbul dari transaksi penjualan kredit dan membuat serta mengirimkan pernyataan piutang kepada para debitur, serta membuat laporan penjualan. Di samping itu, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk mencatat harga pokok persediaan yang dijual kedalam kartu persediaan. 2.2.5 Dokumen yang Digunakan Dalam sistem informasi akuntansi penjualan tentu tidak dapat terlepas dari dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan. Dokumen-dokumen yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2008: 214) : a. Surat order pengiriman dan tembusannya b. Faktur dan tembusannya c. Rekapitulasi harga pokok penjualan d. Bukti memorial
35 Adapun penjelasan mengenai dokumen-dokumen tersebut adalah sebagai berikut : a. Surat order pengiriman dan tembusannya. Surat order pengiriman merupakan dokumen pokok untuk memproses penjualan kredit kepada pelanggan. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari : 1) Surat Order Pengiriman Dokumen ini merupakan lembar pertama surat order pengiriman yang memberikan otorisasi kepada fungsi pengiriman untuk mengirimkan jenis barang dengan jumlah dan spesifikasi seperti yang tertera diatas dokumen tersebut. 2) Tembusan Kredit (Credit Copy) Dokumen ini digunakan untuk memperoleh status kredit pelanggan dan untuk mendapatkan otorisasi penjualan kredit dari fungsi kredit. 3) Surat pengakuan (Acknowledgement Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penjualan kepada pelanggan untuk memberitahu bahwa ordernya telah diterima dan dalam proses pengiriman. 4) Surat Muat (Bill of Lading) Tembusan srat ini merupakan dokumen yang digunakan sebagai bukti penyerahan barang dari perusahaan kepada perusahaan angkuta umum. Surat muat ini biasanya dibuat 3 lembar, 2 lembar untuk perusahaan angkutan umum, dan 1 lembar disimpan sementara oleh fungsi
36 pengiriman setelag ditandatangani oleh wakil perusahaan angkutan umum tersebut. 5) Slip Pembungkus (Packing Slip) Dokumen ditempelkan pada pembungkus barang untuk memudahkan fungsi penerimaan di perusahaan pelanggan dalam mengidentifikasi barang-barang yang diterimanya. 6) Tembusan Gudang (Warehouse Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang dikirim ke fungsi gudang untuk menyiapkan jenis barang dengan jumlah seperti yang tercantum didalamnya, agar menyerahkan barang tersebut ke fungsi pengiriman, dan untuk mencatat barang yang dijual dalam kartu gudang. 7) Arsip Pengendalian Pengiriman (Sales Order Follow-up Copy) Merupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipkan oleh fungsi penjualan menurut tanggal pengiriman yang dijanjikan. Jika fungsi penjualan telah menerima tembusan surat order pengiriman dari fungsi pengiriman yang merupakan bukti telah dilaksanakan pengiriman barang, arsip pengendalian ini kemudia diambil dan dipindahkan ke arsip order pengiriman yang telah dipenuhi. Arsip pengendalian pengiriman merupakan sumber informasi untuk membuat laporan mengenai pesanan pelanggan yang belum dipenuhi (order backlogs).
37 8) Arsip Index Silang (Cross-index File Copy) Meupakan tembusan surat order pengiriman yang diarsipakan seara alfabetik menurut nama pelanggan untuk memudahkan menjawab pertanyaan-pertanyaan dari pelanggan mengenai status pesanannya. b. Faktur dan Tembusannya Merupakan dokumen yang dipakai sebagai dasar untuk mencatat timbulnya piutang. Berbagai tembusan surat order pengiriman terdiri dari: 1) Faktur Penjualan (Customer s Copies) Dokumen ini merupakan lembar pertama yang dikirim oleh fungsi penagihan kepada pelanggan. Jumlah lembar faktur penjualan yang dikirim kepada pelanggan adalah tergantung dari pelanggan. 2) Tembusan Piutang (Account Recevable Copy) Dokumen ini merupakan tembusan faktur penjualan yang dikirimkan oleh fungsi penagih ke fungsi akuntansi sebagai dasar ubtuk mencatat piutang dalam kartu piutang. 3) Tembusan Jurnal Penjualan (Sales Journal Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirimkan oleh fungsi penagih akuntansi sebagai dasar mencatat transaksi penjualan dalam jurnal penjualan. 4) Tembusan Analisis (Analysis Copy) Dokumen ini merupakan tembusan yang dikirim oleh fungsi penagihan ke fungsi akuntansi sebagai dasar untuk menghitung harga pokok penjualan
38 yang dicatat dalam kartu persediaan, untuk analisis penjualan, dan untuk perhitungan komisi wiraniaga (sales person). 5) Tembusan Wiraniaga (Salesperson Copy) Dokumen ini dikirimkan oleh fungsi penagihan kepada wiraniaga untuk memberitahu bahwa order dari pelanggan yang lewat ditangannya telah dipenuhi sehingga memungkinkannya menghitung komisi penjualan menjadi haknya. c. Rekapitulasi harga pokok penjualan merupakan dokumen pendukung yang digunakan untuk menghitung total harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Data yang dicantumkan dalam rekapitulasi harga pokok penjualan berasal dari kartu persediaan. Secara periodik harga pokok produk yang dijual selama jangka waktu tertentu dihitung dalam rekapitulasi harga pokok penjualan dan kemudian dibuatkan dokumen sumber berupa bukti memorial untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. d. Bukti memorial merupakan dokumen sumber untuk dasar pencatatan ke dalam jurnal umum. Dalam sistem penjualan kredit, bukti memorial meupakan dokumen sumber untuk mencatat harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu.
39 Berdasarkan uraian di atas dapat dilihat bahwa dokumen-dokumen tersebut saling berhubungan satu sama lain dan saling mendukung kelancaran sistem informasi akuntansi penjualan. Selain itu dapat memperkecil tindak penyelewenganpenyelewengan yang mungkin terjadi. 2.2.6 Catatan Akuntansi yang Digunakan Catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan kredit menurut Mulyadi (2008:218) adalah sebagai berikut : a. Jurnal Penjualan b. Kartu Piutang c. Kartu Persediaan d. Kartu Gudang e. Jurnal Umum Adapun penjelasan mengenai catatan-catatan tersebut adalah sebagai berikut : a. Jurnal Penjualan Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat transaksi penjualan, baik secara tunai maupun kredit. Jika perusahaan menjual beberapa macam produk dan manajemen memerlukan informasi penjualan menurut jenis produk, dalam jurnal penjualan dapat disediakan kolom-kolom untuk mencatat penjualan menurut jenis produk tersebut. b. Kartu Piutang Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi piutang perusahaan kepada tiap-tiap debiturnya.
40 c. Kartu Persediaan Catatan akuntansi ini merupakan buku pembantu yang berisi rincian mutasi setiap jenis persediaan. d. Kartu Gudang Catatan akuntansi ini diselenggarakan oleh fungsi gudang untuk mencatat mutasi dan persediaan fisik barang yang di simpan di gudang. e. Jurnal Umum Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat harga pokok produk yang dijual selama periode akuntansi tertentu. Dengan melihat uraian di atas dapat diketahui bahwa catatan-catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem informasi akuntansi penjualan tersebut memiliki fungsi yang berbeda, tetapi semuanya saling berhubungan dan mendukung kelancaran transaksi penjualan. Dan dengan adanya catatan akuntansi tersebut dapat memudahkan pencatatan akuntansi serta dapat menghindari adanya penyelewenganpenyelewengan yang mungkin terjadi. 2.2.7 Jaringan Prosedur Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Pada dasarnya setiap perusahaan memiliki prosedur sistem informasi akuntansi penjualan yang berbeda, tergantung jenis perusahaan tersebut. Tetapi, pada umumnya prosedur yang digunakan perusahaan adalah sama. Adapun jaringan
41 prosedur sistem informasi akuntansi penjualan yang dikemukakan oleh Mulyadi (2008:219) : a. Prosedur Order Penjualan b. Prosedur Persetujuan Kredit c. Prosedur Pengiriman d. Prosedur Penagihan e. Prosedur Pencatatan Piutang f. Prosedur Distribusi Penjualan g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Adapun penjelasan mengenai prosedur-prosedur tersebut adalah sebagai berikut : a. Prosedur Order Penjualaan Dalam prosedur ini, fungsi penjualan menerima order dari pembeli dan menambahkan informasi penting pada surat order dari pembeli. Fungsi penjualan kemudian membuat surat order pengiriman dan mengirimkannya kepada berbagai fungsi yang lain untuk memungkinkan fungsi tersebut memberikan kontribusi dalam melayani order dari pembeli. b. Prosedur Persetujuan Kredit Dalam prosedur ini, fungsi penjualan meminta persetujan penjualan kredit kepada pembeli tertentu dari fungsi kredit. c. Prosedur Pengiriman Dalam prosedur ini, fungsi pengiriman mengirmkan barang kepada pembeli sesuai dengan informasi yang tercantum dalam surat order pengiriman yang diterima dari fungsi pengiriman. d. Prosedur Penagihan
42 Dalam prosedur ini fungsi penagihan membuat faktur penjualan dan mengirimkannya kepada pembeli. Dalam metode tertantu faktur penjualan dibuat oleh fungsi penjualan sebagai tembusan pada waktu bagian ini membuat surat order pengiriman. e. Prosedur Pencatatan Piutang Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat tembusan faktur penjualan ke dalam kartu piutang atau dalam metode pencatatan tertentu mengarsipkan dokumen tembusan menurut abjad yang berfungsi sebagai catatan piutang. f. Prosedur Distribusi Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mendistribusikan data penjualan menurut informasi yang diperlukan oleh manajemen. g. Prosedur Pencatatan Harga Pokok Penjualan Dalam prosedur ini, fungsi akuntansi mencatat secara periodic total harga pokok produk yang dijual dalam periode akuntansi tertentu. 2.3 Pengendalian Internal Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Dalam penerapan suatu sistem di suatu perusahaan sangatlah tergantung pada kualitas pengendalian internal sistem tersebut. Pengendalian internal dalam sistem penjualan berupa otorisasi transakasi, pengamanan terhadap aktiva dan catatan, pemisahan fungsi atau tugas dan penggunaan dokumen dan catatan yang memadai.
43 2.3.1 Unsur Pengendalian Internal dalam Sistem Informasi Akuntansi Penjualan Kredit Seperti sistem lain, pengendalian internal sistem penjualan kredit memiliki elemen-elemen yang mendukung tercapainya tujuan sistem tersebut. Menurut Mulyadi (2008:220) 1. Organisasi 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan 3. Praktik yang sehat Adapun penjelasan mengenai elemen-elemen pengendalian internal sistem penjualan kredit tersebut adalah sebagai berikut : 1. Organisasi a. Fungsi penjualan harus terpisah dari fungsi kredit. b. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi penjualan dan fungsi kredit. c. Fungsi akuntansi harus terpisah dari fungsi kas. d. Transaksi penjualan kredit harus dilaksanakan oleh fungsi penjualan. Fungsi kredit, fungsi pengiriman, fungsi penagihan, dan fungsi akuntansi.tidak ada transaksi penjualan kredit yang dilaksanakan secara lengkap hanya oleh satu fungsi tersebut. 2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan a. Penerimaan order dari pembeli diotorisasi oleh fungsi penjualan dengan menggunakan formulir surat order pengiriman.
44 b. Persetujuan pemberi kredit diberikan oleh fungsi kredit dengan membubuhkan tanda tangan pada credit copy (yang merupakan tembusan surat order pengiriman). c. Pengiriman barang kepada langganan diotorisasi oleh fungsi pengiriman dengan cara menandatangani dan membubuhkan cap sudah dikirim pada copy surat order pengiriman. d. Penetapan harga jual, syarat penjualan, syarat pengangkutan barang, dan potongan penjualan berada di tangan direktur pemasaran dengan penerbitan surat keputusan mengenai hal tersebut.. e. Terjadinya piutang diotorisasi oleh fungsi penagihan dengan membubuhkan tanda tangan pada faktur penjualan. f. Pencatatan kedalam kartu piutang ke dalam jurnal penjualan, jurnal penerimaan kas, dan jurnal umum diotorisasi oleh fungsi akuntansi dengan cara memberikan tanda tangan pada dokumen sumber (faktur penjualan, buku kas masuk, dan memo kredit). g. Pencatatan terjadinya piutang didasarkan pada faktur penjualan yang didukung dengan surat order pengiriman dan surat muat. 3. Praktik yang Sehat a. Surat order pengiriman bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penjualan. b. Faktur penjualan bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penagihan.
45 c. Secara periodik fungsi akuntansi mengirim pernyataan piutang (account receivable statement) kepada setiap debitur untuk menguji ketelitian catatan piutang yang diselenggarakan oleh fungsi tertentu. d. Secara periodik diadakan rekonsiliasi kartu piutang dengan rekening control piutang dalam buku besar. 2.4 Control Matrix Menurut Gelinas et al. (2005:301) Control matrix adalah alat yang di desain untuk membantu dalam menganalisa hubungan sistem flowchart yang ada dan bentuk narasinya. Langkah-langkah dalam menyiapkan control matrix menurut Gelinas et al. (2005:308) adalah : 1. Specifying control goals Review flowchart yang ada dan bentuk deskripsi narasinya agar semakin mengerti tentang sistemnya. Identifikasi proses bisnis, sumber daya yang relevan, inputnya, penyimpangannya (jika ada), master data yang akan diupdate. Specifying control goals dapat dibagi menjadi tiga, yaitu : a. Identify operations process goals : Effectiveness goals Efficiency goals Security goals
46 b. Identify information process goals : Input goals (input validity, completeness, dan accuracy) Update goals (Update completeness, dan accuracy) 2. Recommending control plans Daftar rekomendasi rencana pengendalian yang sesuai dengan proses yang sedang dianalisa. Daftar harus terhubung antara operations process dengan information processing methods. a. Annotating Present control plans Dengan meletakkan P-1, P-2, sampai dengan P-n selain penginputan manual, simbol manual, dan komputerise proses. Dimulai dari kolom kiri atas dari flowchart dan ikuti proses logic sekuensial dari flowchart. b. Evaluating Present control plans Dengan memberikan nomor dan nama rencana di control matrix dan menjelaskan nature dan extent dari rencana pengendalian dalam matrix. c. Identify and evaluate missing control plans 1. Examining the control matrix Analisa control matrix dan lihat apabila ada control goals yang tidak terdapat dalam rencana pengendalian sekarang.
47 2. Evaluating the systems flowchart Analisa sistem flowchart agar dapat menambahkan pengendalian lain atau kekuatan untuk pengendalian.