RANCANGAN SISTEM INFORMASI PENJUALAN TUNAI PADA TOKO MULTIKOMTECH DENGAN METODOLOGI BERORENTASI OBJEK Aris Dwi Nandar Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Universitas Budi Luhur Jl. Raya Ciledug, Petukangan Utara, Kebayoran Lama, Jakarta Selatan 12260 Telp. (021) 5853753 ext.303, Fax. 5853489 Email : aris.dwinandar@gmail.com ABSTRAK Bagi setiap perusahaan, baik itu perusahaan jasa, dagang maupun perusahaan manufaktur, penjualan merupakan suatu aktivitas yang utama. Hal ini dikarenakan dari penjualan, perusahaan memperoleh uang masuk (cash inflow ) yang akan digunakan untuk menunjang kegiatan operasi perusahaan dan kelangsungan hidup perusahaan. Dari penjualan pula sebagian besar pendapatan perusahaan diperoleh. Oleh karena pentingnya penjualan, maka perlu adanya suatu kontrol dari pihak manajemen perusahaan terhadap penjualan tersebut. Toko Multikomtech adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang Penjualan berbagai macam Peralatan Komputer dan perlengakapan Kantor, proses penjualan di Toko Multikomtech masih menggunakan Microsoft excell dan Microsoft word, mulai dari proses pencatatan pesanan barang sampai pembuatan laporan. Hal ini tentu saja menghambat proses penyajian laporan kepada pimpinan, dan control manajemen terhadap penjualan menjadi sulit, dikarenakan document-document penjualan masih terarsip dan ketika pembuatan laporan administrasi harus membuka lembar-lembar arsip tersebut. Kata Kunci :Sistem Informasi Penjualan Tunai, Penjualan
1. PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Penjualan merupakan suatu unsur penting dalam suatu perusahaan atau badan usaha yang bergerak dalam bidang perdagangan, karena dengan penjualan perusahaan berharap mendapat keuntungan yang bisa untuk melanjutkan usaha perusahaan tersebut, karena itu perlu pelayanan yang selektif mungkin. Untuk mendukung kegiatan sistem penjualan dibutuhkan suatu sistem penjualan yang terkomputerisasi agar dapat memperlancar serta mempermudah proses pengolahan data transaksi penjualan. 2. Metode Penelitian Dalam penyusunan perencanaan sistem komputerisasi penjualan tunai ini, digunakan beberapa metode untuk memperoleh data yang dibutuhkan antara lain : a. Wawancara (Interview) Wawancara dilakukan dengan mengajukan pertanyaan lisan pada bagian bagian yang terkait dalam sistem penjualan tunai. b. Pengamatan (Observasi) Pengamatan dilakukan dengan mengamati langsung kegiatan yang dilakukan oleh bagian bagian yang terkait dalam sistem penjualan tunai. Pengertian sistem informasi menurut Budi Sutedjo Dharma Oetomo (2007:11) : Sistem Informasi adalah kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan serta mendistribusikan informasi. 1) Penerimaan Pesanan dan Pengiriman Barang. Bagian penjualan melakukan pencatatan pesanan dari purchase order yang dikirimkan oleh pelanggan kepada perusahaan, kemudian Bagian penjualan menyiapkan barang yang akan dikirim ke pelanggan. Bagian penjualan akan berkoordinasi dengan bagian operasional untuk mengirimkan barang yang telah dipesan oleh pelanggan. 2) Penerimaan Retur. Bagian penjualan melakukan pencatatan data retur yang dikirimkan oleh pelanggan kepada perusahaan. Bagian Penjualan menyerahkan barang tersebut kepada bagian operasional untuk selanjutnya diberikan barang pengganti kepada pelanggan. 3) Pembayaran Berdasarkan pesanan dari pelanggan maka Bagian keuangan akan membuat invoice dan kwitansi yang akan diberikan kepada pelanggan, kemudian pelanggan akan menerima invoice dan kwitansi untuk dilakukan pembayaran. 4) Pembuatan Laporan Penjualan Berdasarkan kwitansi pembayaran, bagian penjualan membuat laporan penjualan yang akan diberikan kepada pimpinan setiap bulan. 3.1 Sistem usulan a. Use Case Diagram digunakan untuk menggambarkan kebutuhan dan fungsionalitas system dari sudut pandang user berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan. 3. Hasil dan Pembahasan 1) Membahas Sistem yang berjalan, yang terdiri dari prosedur prosedur dalam melakukan berbagai macam kegiatan dan dalam proses penyusunan laporan kepada pimpinan. Penerimaan Pesanan dan Pengiriman Barang.
Gambar 1: Use Case Sistem Usulan File Transaksi Gambar 3 : Pemodelan data konseptual. 1. Spesifikasi Basis Data Spesifikasi basis data merupakan uraian rinci tentang tiap-tiap tabel. Berikut contoh sebagian Spesifikasi basis data: 1) Nama File : Pelanggan Media : Hard Disk Isi : Data Pelanggan Organisasi :Index Sequential Primary Key :NoPlg Panjang Record: 116 Byte Jumlah Record: 244 Record Struktur : Tabel 1 : Tabel Spesifikasi Basisdata pelanggan Gambar 2 :Use Case Sistem Usulan Cetak Laporan b Rancangan Basis Data Setelah mendapatkan gambaran dari fungsionalitas sistem, maka tahap selanjutnya adalah mulai merancang konsep basis data yang terorganisir dalam suatu kesatuan sistem basis data yang utuh. 1) Pemodelan data konseptual ( Class Diagram Entitas ) 2) Nama File : PO Media : Hard Disk Isi :DataPesanan Barang Organisasi :Index Sequential Primary Key : NoPO Panjang Record: 20 Byte Jumlah Record: 3960 Record
Struktur : Tabel 2 : Tabel Spesifikasi Basisdata PO a. Struktur Tampilan Gambar 6 : Rancangan Layar Entry PO Gambar 4 : Struktur Tampilan b. Rancangan layar ( User Interface ) Berikut Contoh Sebagian Rancangan layar Menu Master..:: Penjualan Tunai Toko Multikomtech ::. Master Transaksi Pengembalian Laporan Entry Pelanggan Entry Barang Entry Kurir Gambar 7 : Rancangan Layar Cetak DO Gambar 5 : Rancangan Layar File Master Gambar 8 : Rancangan Layar Cetak Kwitansi
Gambar 9 : Rancangan Layar Cetak Laporan Pemesanan Gambar 12 : sequence diagram entry retur Gambar 10 Rancangan Layar Cetak Laporan Penjualan c. Sequence Diagram Berikut contoh sebagaian Sequence Diagram Gambar 11: sequence diagram entry pelanggan Gambar 13 sequence diagram Cetak Laporan Penjualan
4. Kesimpulan Setelah mempelajari permasalahan yang dihadapi dan juga solusi pemecahan yang ditawarkan, maka dapat diambil beberapa kesimpulan yang dapat dirinci seperti di bawah ini : a. Dengan menggunakan sistem komputerisasi, dapat mempermudah kegiatan (operasional) penjualan. b. Dalam sistem komputerisasi dapat mempercepat pengolahan data dan pembuatan laporan. c. Sistem komputerisasi dapat meningkatkan pelayanan kepada pelanggan dengan terpenuhinya kebutuhan pelanggan dengan cepat. d. Sistem komputerisasi dapat membantu pimpinan dalam mengambil keputusan dengan menyajikan informasi yang akurat, relevan dan tepat waktu. e. Dengan adanya sistem komputerisasi dapat meminimalkan kesalahan yang terjadi. 5. Saran Untuk melengkapi apa yang telah dilakukan, dapat diberikan saran sebagai berikut : a. Melakukan pemeliharaan perangkat lunak dan perangkat keras yang dilakukan oleh personil yang ahli untuk mencegah hal-hal yang tidak diinginkan. b. Mengadakan bimbingan dan pelatihan kepada karyawan mengenai penggunaan sistem yang baru. c. Melakukan backup secara berkala terhadap data-data penting untuk mengantisipasi hal-hal yang dapat merugikan perusahaan. d. Menciptakan kerjasama yang baik antar orang yang berada dalam perusahaan e. Meningkatkan ketelitian dalam memasukkan data untuk mengurangi kesalahan sehingga dapat dihasilkan keluaran yang diinginkan. 6. DAFTAR PUSTAKA [1] Andi dan Madcoms, Aplikasi Pemrograman Database dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report, CV. Andi Offset, Yogyakarta, 2005 [2] Davis, Gordon B, Kerangka Dasar: Sistem Informasi Manajemen, Bagian I Pengantar. Seri Manajemen No. 90- A. Cetakan Kedua Belas, Jakarta: PT. Pustaka Binawan Pressindo, 2002 [3] Hengki Alexander Mangkulo, Membuat Aplikasi Database Sistem Inventori dengan Visual Basic 6.0, PT Alex Media Komputindo, Jakarta, 2004 [4] Jogiyanto, H.M. (1995). Analisis dan Desai Sistem Informasi: Pendekatan Terstuktur Terori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi Offset, Yogyakarta, 1995 [5] Suhendar,A. S. Si. dan Gunadi, Hariman S.Si., MT. (2002). Visual modeling menggunakan uml dan rational rose. Penerbit Informatika Bandung, Bandung [6] Munawar, Pemodelan Visual dengan UML, Edisi Pertama, Cetakan Pertama, Yogyakarta, Graha Ilmu, 2005 [7] Nugroho, Adi. Rational Rose Untuk Pemodelan Berorientasi Obyek, Cetakan Pertama, Penerbit INFORMATIKA, Bandung 2005 [8] Oetomo, Budi Sutedjo Dharma, Perencanaan dan Pembangunan SI, Yogyakarta, Andi Offset, 2002 [9] Uus Rusmawan, Mengolah Database dengan SQL dan Criystal report dalam Visual Basic 6.0, PT Alex Media Komputindo, Jakarta, 2005