BAB 1 PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perkembangan sistem teknologi informasi sekarang ini berkembang semakin pesat dan sangat membantu suatu perusahaan bisnis dalam penggunaan sistem informasi yang otomatis baik dalam hal mendapatkan informasi secara akurat, tepat, dan efisien. Salah satunya adalah sistem informasi akuntansi yang merupakan sumber informasi utama untuk mengetahui kondisi perusahaan secara keseluruhan. Dalam perusahaan, proses pembelian sangat penting untuk dilakukan baik dari proses pemesanan barang, pembelian barang sampai dengan pengeluaran barang dari gudang. Oleh karena itu, diperlukan sebuah aplikasi yang dapat memproses dan mengolah data pembelian serta mengolah stok persediaan di gudang. Linggar Jaya Elektronik adalah perusahaan yang bergerak dibidang penjualan barang-barang elektronik seperti televisi, radio, DVD, kulkas. Pada saat ini Linggar Jaya Elektronik masih menggunakan proses manual, yaitu mulai dari pencatatan pembelian barang elektronik yang masih dicatat secara manual pada buku pembelian sampai perhitungan persediaan barang elektronik yang dilakukan dengan perhitungan fisik. Sistem pembelian barang elektronik yang dilakukan oleh Linggar Jaya Elektronik menggunakan sistem pembayaran down payment (DP) dan pelunasan dilakukan pada saat barang dikirim. Perhitungan transaksi pembelian pada Linggar Jaya Elektronik masih menggunakan alat hitung (kalkulator). Hal tersebut kurang efisien jika dilakukan dalam pembuatan laporan pembelian dan laporan persediaan barang elektronik yang dihasilkan setiap bulannya. Linggar Jaya Elektronik ingin meninggalkan sistem pencatatan secara manual tersebut dan ingin memakai suatu sistem informasi yang dapat mempermudah dalam kegiatan pembelian barang elektronik. Dengan sistem tersebut, maka Linggar Jaya Elektronik akan lebih mudah dalam mendapatkan informasi secara akurat seperti mengetahui jumlah stok barang elektronik yang ada di gudang, 1
jumlah pengeluaran atas pembelian barang elektronik, pencatatan pembayaran secara Down Payment (DP) sampai pelunasan, serta pembuatan laporan pembelian dan laporan persediaan barang. Oleh karena itu, mengingat pentingnya peranan sistem akuntansi terhadap proses pembelian dan persediaan barang, maka judul dalam penyusunan Proyek Akhir ini adalah Sistem Informasi Akuntansi Pembelian dan Persediaan Barang Elektronik Berbasis WEB (Studi Kasus pada Linggar Jaya Elektronik). Dengan sistem tersebut dapat membantu Linggar Jaya Elektronik dalam memperoleh informasi pembelian dan persediaan barang elektronik. Dalam membuat sistem tersebut, menggunakan bahasa pemrograman yaitu PHP yang dihubungkan dengan basis data MySQL. 1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang maka permasalahan yang dihadapi Linggar Jaya Elektronik dapat dirumuskan sebagai berikut. a. Bagaimana proses pemesanan barang elektronik dan pembayaran atas pembelian barang elektronik pada Linggar Jaya Elektronik? b. Bagaimana proses pencatatan pembelian dengan sistem pembayaran down payment (DP) dan pelunasan dilakukan pada saat barang telah dikirim pada Linggar Jaya Elektronik? c. Bagaimana melakukan perhitungan persediaan barang elektronik pada Linggar Jaya Elektronik? d. Bagaimana menyajikan laporan pembelian, persediaan, dan pengeluaran barang elektronik pada Linggar Jaya Elektronik? 2
1.3 Tujuan Berdasarkan rumusan masalah adapun tujuan dalam penyusunan Proyek Akhir ini yaitu menghasilkan sebuah sistem akuntansi yang dpat. a. Menangani proses pemesanan barang elektronik dan pembayaran atas pembelian barang elektronik pada Linggar Jaya Elektronik. b. Melakukan pencatatan pembelian dengan sistem pembayaran down payment (DP) dan pelunasan dilakukan pada saat barang telah dikirim pada Linggar Jaya Elektronik. c. Melakukan perhitungan persediaan barang elektronik pada Linggar Jaya Elektronik. d. Menyajikan laporan pembelian, persediaan, dan pengeluaran barang elektronik pada Linggar Jaya Elektronik. 1.4 Batasan Masalah Batasan masalah dalam Proyek Akhir ini adalah sebagai berikut. a. Sistem ini tidak menangani masalah pengembalian barang (retur). b. Sistem ini menangani pembayaran dengan Down Payment (DP) minimal 10% di awal dengan pelunasan dilakukan pada saat barang telah dikirim, tidak menangani pembayaran Down Payment (DP) sebesar 100%. c. Sistem ini tidak menangani pembayaran yang dilakukan secara berkala (kredit). d. Sistem tidak menangani diskon pembelian. 1.5 Definisi Operasional Sistem Akuntansi adalah metode dan prosedur untuk mencatat dan melaporkan informasi keuangan yang disediakan bagi Linggar Jaya Elektronik, sehingga akan mempermudah Linggar Jaya Elektronik dalam pengambilan suatu keputusan. Pembelian merupakan aktivitas perusahaan Yaitu Linggar Jaya Elektronik dalam pengadaan sejumlah barang. 3
Persediaan Barang Dagangan adalah sejumlah barang yang telah dibeli oleh Linggar Jaya Elektronik dan disimpan di dalam gudang untuk dijual kembali dalam operasi bisnis. WEB (World Wide Web) merupakan salah satu layanan yang didapat oleh pemakai komputer yang terhubung ke internet. Para pemakai WEB dapat saling berkomunikasi antara satu dengan yang lainnya. 1.6 Metode Pengerjaan Agus Pratondo, dkk. (2009: 4) mengemukakan bahwa Pada saat ini terdapat banyak sekali metodologi dalam pembangunan perangkat lunak. Salah satu yang sudah lama dikenal adalah model waterfall. Model ini menggambarkan pembangunan perangkat lunak seperti aliran air terjun, mulai analysis requirement sebagai awal proses sampai dengan deployment dan maintenance di akhir proses. Model waterfall dalam perkembangannya telah mengalami perubahan dan mengilhami model-model baru lain. Model Waterfall berisi rangkaian aktivitas proses seperti pada gambar 1.1. Setiap tahapan disajikan dalam proses yang terpisah secara ketat, seperti spesifikasi kebutuhan, desain, implementasi perangkat lunak, uji coba, dan seterusnya. Walaupun langkah mundur ke tahapan sebelumnya masih dimungkinkan, namun pada dasarnya tahapan ini tidak menghendaki adanya langkah mundur. Setelah sebuah langkah didefinisikan, langkah tersebut di sign off dan pengembangan dilanjutkan pada langkah berikutnya. Model ini adalah model klasik yang bersifat sistematis dan berurutan dalam membangun perangkat lunak. Sifat yang sistematis dan berurutan ini terilhami dari proses manufaktur yang semua prosesnya sudah deterministik. Proses dalam manufaktur tidak selamanya cocok digunakan pada rekayasa perangkat lunak. Oleh karena itu, modifikasi terhadap model ini perlu dilakukan untuk mendapatkan model yang optimal. 4
Secara umum dalam pembangunan perangkat lunak pada waterfall model terdapat tahapan-tahapan sebagai berikut. Sumber: Agus Pratondo & dkk. (2009: 5) Dalam penyusunan sistem ini, hanya sampai pada tahapan pengujian sistem dengan disertai dokumentasi. a. Analisis Kebutuhan Pada tahapan ini dilakukan pengumpulan semua kebutuhan user yang berkaitan dengan perangkat lunak yang dibangun. Pengumpulan kebutuhan user dilakukan dengan melakukan wawancara dan pengumpulan dokumen. Peran analis pada tahapan ini sangat besar karena ia menjadi penjembatan antara keinginan user yang dinyatakan dalam bahasa praktis dengan programmer yang cenderung menggunakan bahasa teknis. Analis harus mampu melihat konsekuensi dari suatu kebutuhan user yang akan menjadi kebutuhan turunanannya. b. Desain Gambar 1.1 Model Waterfall Desain perangkat lunak merupakan tahapan untuk menterjemahkan keinginan user menjadi desain teknis yang siap diimplementasikan oleh programmer. 5
Desainer perangkat lunak harus mampu membuat dokumen teknis yang mengandung empat atribut sebuah program yaitu struktur data, arsitektur perangkat lunak, representasi antar muka, dan algoritma. Dalam proyek akhir ini desain yang dilakukan adalah 1) Desain proses bisnis usulan menggunakan Flowmap 2) Desain sistem menggunakan Data Flow Diagram 3) Desain Database menggunakan ER-Diagram 4) Desain antarmuka sistem menggunakan Microsoft Word c. Pembuatan Kode Program (Coding) Desain perangkat lunak harus diterjemahkan ke dalam aplikasi yang siap digunakan oleh user. Untuk menterjemahkan desain menjadi program aplikasi, diperlukan compiler atau interpreter melalui bahasa pemrograman tertentu. Pada tahapan coding, programmer bekerja berdasarkan dokumen desain yang telah dibuat oleh desainer pada tahapan sebelumnya dan menterjemahkan kedalam bahasa pemrograman PHP (Personal Home Page), sedangkan dalam mengimplementasikan desain basis data digunakan database MySQL, dan mengimplementasikan antarmuka menggunakan Macromedia Dreamweaver. Setiap bahasa pemrograman memiliki kelebihan dan kekurangan masingmasing. Kekurangan bahasa pemrograman sering digunakan sebagai sarana untuk dijadikan sebagai lubang keamanan. Oleh karena itu, pemilihan bahasa pemrograman merupakan salah satu fokus dalam membuatan perangkat lunak yang aman. d. Pengujian Pengujian terhadap program dilaksanakan setelah sebuah program aplikasi selesai dibuat. Proses pengujian dimulai dari kebenaran logika perangkat lunak, kemudian dipastikan bahwa di setiap aktivitas perangkatlunak terdapat skenario pengujiannya. Testing harus diarahakan untuk menemukan kesalahan-kesalahan 6
dan memastikan bahwa input yang dimasukkan akan memberikan hasil yang sesuai, sebagaimana yang direncanakan di dalam dokumentasi desain. Dalam mengerjakan proyek akhir ini pengujian yang dilakukan secara Black Box Testing. e. Dokumentasi Dokumentasi dilakukan di setiap tahapan, yaitu pada tahap analisis kebutuhan, desain, pembuatan kode progam, pengujian. 1.7 Jadwal Pengerjaan Tabel 1.1 Jadwal Pengerjaan Tahun 2012 7