BAB I. UMUM 1.1 DEFINISI 1. Audit Mutu Akademik Internal Universitas Bung Hatta adalah suatu kegiatan penjaminan mutu dan konsultasi yang bersifat independen dan objektif yang disebut dengan AMI. 2. Auditor sekaligus menjalankan fungsinya sebagai ASESOR adalah orang yang mempunyai kualifikasi untuk melakukan audit mutu yang selanjutnya disebut Auditor 3. Capaian yang ingin diperoleh dari rancangan kegiatan ini adalah : a. Memberikan nilai tambah dan memperbaiki kinerja akademik Universitas Bung Hatta b. Mengetahui bahwa upaya untuk mempertahankan, meningkatkan mutu dan standar mutu, telah tepat dan efektif; c. Mengidentifikasi lingkup perbaikan dan pengembangan profesional secara berkelanjutan berdasarkan evaluasi diri. 4. Sistem Mutu adalah sistem yang mencakup struktur organisasi, tanggungjawab, prosedur, proses, dan sumberdaya untuk melaksanakan manajemen mutu. 5. Unit Pelaksana Akademik Universitas Bung Hatta adalah Fakultas, Prodi/Bagian/Unit yang bertugas menjalankan fungsi Tridarma Perguruan Tinggi. 6. Auditor sekaigus bertindak sebagai Assesor mengingat jumlah sumberdaya yang terbatas di Universitas Bung Hatta 7. Klien adalah orang atau organisasi yang meminta audit. Klien dalam kegiatan AMI ini dapat berupa: permintaan assement/audit terhadap mutu di lingkungan Universitas/Fakultas/Prodi/Bagian dan unit. 8. Teraudit (auditee) adalah organisasi yang diaudit. 9. Observasi (OB) adalah pernyataan tentang temuan selama audit, didasarkan atas bukti objektif yang menunjukkan ketidaklengkapan atau ketidakcukupan yang memerlukan penyempurnaan dalam waktu singkat. 10. Bukti Objektif adalah informasi yang bersifat kualitatif ataupun kuantitatif, catatan ataupun pernyataan tentang fakta mengenai mutu pelayanan, eksistensi dan implementasi elemen-elemen sistem mutu, yang didasarkan pada pengamatan, pengukuran dan dapat diverifikasi. 11. Ketidaksesuaian (KTS) adalah tidak terpenuhinya persyaratan karakteristik mutu atau unsur sistem mutu yang telah ditetapkan. 1 K O D E E T I K A U D I T O R
1.2 TUJUAN DAN ALASAN AUDIT 1. Tujuan Audit Audit dirancang untuk salah satu atau lebih tujuan berikut: a. Memeriksa kesesuaian atau ketidaksesuaian unsur-unsur sistem mutu dengan standar yang telah ditentukan; b. Memeriksa kesesuaian pencapaian tujuan mutu yang telah ditentukan; c. Melakukan audit untuk teraudit memperbaiki sistem mutu yang memenuhi syarat-syarat dan peraturan/perundangan. 2. Alasan Audit a. Perlu memfasilitasi evaluasi kinerja, sistem kontrol, dan prosedur penjaminan mutu. b. Perlu meyakinkan bahwa institusi akuntabel terhadap mutu dan standar yang telah ditentukan. c. Meningkatkan kemampuan institusi untuk memprioritaskan lingkup tertentu dan memfasilitasi pengambilan keputusan. d. Memudahkan institusi untuk memberikan tanggapan lebih baik terhadap persyaratan yang diminta audit mutu eksternal serta untuk menilai mutu. e. Menyediakan sarana untuk identifikasi cara kerja yang baik untuk disebarluaskan. f. Merupakan sarana yang tepat untuk peningkatan dan pengembangan mutu. 2 K O D E E T I K A U D I T O R
BAB II. KODE ETIK, TANGGUNGJAWAB, INDEPENDENSI DAN KRITERIA AUDITOR MUTU INTERNAL Tujuan perumusan Kode Etik Auditor ini adalah untuk memacu pencapaian budaya etis di kalangan profesi auditor mutu akademik internal. Kode etik ini diperlukan oleh profesi auditor mutu akademik internal untuk menumbuhkan kepercayaan bagi/terhadap Auditor yang akan melaksanakan tugas audit mutu akademik. 2.1 KOMPONEN Kode Etik Auditor ini terdiri atas dua komponen, yaitu: 1. Asas Kode Etik Audit Mutu 2. Perilaku Auditor, yang menggambarkan norma perilaku yang perlu dimiliki oleh Auditor Mutu. Kode Etik ini membantu para Auditor Mutu Internal untuk menafsirkan asas-asas Kode Etik Audit Mutu ke dalam penerapan praktis dan dimaksudkan untuk memandu Auditor dalam berperilaku sesuai dengan etik. Kode Etik ini berlaku untuk perorangan dan atau kelompok yang melaksanakan audit mutu. 2.2 AZAS KODE ETIK AUDITOR Auditor harus menerapkan dan memegang teguh azas berikut. 1. Asas Integritas. 2. Asas Objektivitas. 3. Asas Kerahasiaan. 4. Asas Kompetensi. 5. Asas Independen. Asas-asas Kode Etik Audit Mutu di atas melandasi sikap dan perilaku Auditor Mutu dalam menjalankan tugasnya. 3 K O D E E T I K A U D I T O R
2.3 PERILAKU AUDITOR Perilaku yang harus ditunjukkan oleh Auditor Mutu mencakup hal-hal sebagai berikut. 1. Menjaga Integritas Integritas Auditor Mutu Akademik akan menumbuhkan kepercayaan yang selanjutnya akan menyebabkan kepatuhan pada keputusan yang dibuat, sehingga Auditor harus: a. melaksanakan audit dengan jujur dan bertanggung jawab. b. membuat laporan audit sesuai aturan yang berlaku. c. menghindari tindakan yang mendiskreditkan profesi Auditor atau mendiskreditkan organisasi teraudit. d. menghormati dan mendukung terlaksananya tujuan audit. 2. Menjaga Objektivitas Auditor harus menjaga objektivitas profesional pada aras yang tertinggi dalam mengumpulkan, mengevaluasi, dan menyampaikan informasi tentang aktivitas atau proses yang sedang diaudit. Auditor membuat evaluasi apa adanya dari semua keadaan yang relevan dan tidak terpengaruh oleh kepentingan perorangan atau tidak terpengaruh oleh pihak pihak-pihak lain dalam mengambil keputusan, sehingga Auditor harus: a. menghindari aktivitas yang dapat merusak objektivitas audit mutu b. menolak pemberian apapun yang dapat merusak kemampuannya untuk berlaku adil; c. melaporkan semua fakta hasil audit (yang seharusnya dilaporkan). d. Tidak dibenarkan mengaudit pekerjaan yang pernah atau sedang menjadi tanggung jawabnya. e. Tidak bias terhadap teraudit. f. Memiliki pengetahuan atas topik-topik yang ditugaskan dan bila diperlukan dapat melibatkan pakar atau pengamat yang dapat diterima oleh klien, teraudit dan ketua tim audit. g. Mempunyai pengalaman mengenal lokasi audit 3. Menjaga Kerahasiaan Auditor tidak akan menyampaikan informasi kepada semua pihak yang tidak berhak, sehingga auditor harus: a. menjaga kerahasiaan informasi yang diperoleh dalam melaksanakan tugas b. menghindari penyalahgunaan informasi yang diperolehnya untuk keuntungan pribadi/kelompok atau menggunakan informasi dengan cara yang c. melawan hukum atau yang merugikan tujuan dan etika kelembagaan. 4 K O D E E T I K A U D I T O R
4. Memiliki Kompetensi Auditor menerapkan semua pengetahuan, ketrampilan, dan pengalamannya dalam melaksanakan audit mutu, sehingga Auditor harus: a. menguasai (mempunyai) pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman audit untuk melaksanakan kegiatan audit; b. melaksanakan pelayanan audit akademik sesuai dengan Standar dan Manual Prosedur Audit Mutu Internal c. Auditor dituntut selalu meningkatkan kemampuan, efektivitas dan mutu layanannya. 5. Memelihara Independensi Untuk menjaga independensi Auditor harus bebas dari campur tangan pihak-pihak lain, sehingga Auditor harus: a. bebas dari pengaruh setiap pekerjaan dalam bidang yang diaudit atau yang pernah menjadi tanggung jawabnya b. tidak memihak kepada siapa pun c. tidak terlibat dalam pertentangan kepentingan dengan teraudit. 2.4 SANKSI DAN PENEGAKAN DISIPLIN Auditor yang tidak mematuhi (melanggar) kode etik Auditor Mutu Akademik akan dinilai dan ditindak sesuai prosedur penegakan disiplin yang berlaku. Apabila universitas menerima laporan tertulis dan resmi mengenai adanya pelanggaran Kodek Etik Auditor Mutu, maka universitas akan melaksanakan penegakan disiplin Universitas/fakultas membentuk Komisi Etika Auditor yang terdiri dari 5 orang serta bertugas untuk jangka waktu dua bulan. Langkah-langkah penerapan disiplin: 1. Komisi Etika Auditor segera mempelajari isi laporan tersebut dan mengadakan rapat untuk mendengarkan klarifikasi Auditor terlapor dan juga pelapor secara terpisah (dengan mengundang Auditor terlapor untuk melakukan klarifikasi, serta mengundang pelapor); 2. Setelah mendengarkan penjelasan terlapor dan pelapor, apabila tidak terbukti dan ada kesepakatan kedua belah pihak, maka prosedur pemeriksaan tidak dilanjutkan; 3. Apabila terbukti ada pelanggaran Kode Etika Auditor Mutu, maka Auditor terlapor segera memperbaiki laporan yang dibuatnya; 4. Komisi Etika Auditor melaporkan hasil kerjanya kepada universitas/fakultas (sesuai lingkupnya). Sanksi dari universitas/fakultas berupa: a. peringatan lisan; b. peringatan tertulis pertama, kedua dan ketiga; c. pemberhentian sementara sebagai auditor untuk jangka waktu tertentu; d. pemberhentian sebagai Auditor. 5 K O D E E T I K A U D I T O R
2.5 TANGGUNGJAWAB KETUA TIM AUDIT a. Membuka dan menutup rapat. b. Memilih anggota tim audit. c. Menyiapkan jadwal dan program audit. d. Memimpin audit. e. Membuat keputusan akhir atas temuan audit. f. Menyerahkan laporan audit. g. Memantau tindaklanjut Permintaan Tindakan Koreksi (PTK). 2.6 TANGGUNGJAWAB AUDITOR a. Mengaudit secara objektif sesuai dengan lingkup audit. b. Mengumpulkan dan menganalisis bukti. c. Menjawab pertanyaan teraudit. d. Melaksanakan tugas sesuai kode etik. 2 Independensi Auditor Auditor bebas dari bias dan hal-hal yang dapat mempengaruhi objektivitas. Semua orang dan organisasi yang terlibat dalam pengauditan harus menghormati dan mendukung independensi dan integritas auditor. 2.7 KRITERIA KUALIFIKASI AUDITOR MUTU INTERNAL UNIVERSITAS BUNG HATTA a. Pendidikan minimum Auditor minimal berpendidikan Magister atau ditentukan oleh Bidang Monev dan Audit LPM Universitas Universitas Bung Hatta. b. Pelatihan Auditor telah mengikuti pelatihan/kursus Auditor Bersertifikat yang diselenggarakan/diakui oleh Universitas Bung Hatta. c. Atribut personal Auditor berpikiran terbuka, memiliki kemampuan untuk mengambil keputusan, memiliki ketrampilan analitis dan keteguhan hati, memiliki kemampuan untuk memahami pelaksanaan audit yang kompleks, dan memiliki kemampuan untuk memahami peran unit organisasi, dan memiliki kemampuan berkomunikasi. Auditor menerapkan atribut tersebut di atas untuk: (1) mendapatkan dan memeriksa bukti objektif secara wajar, (2) tetap melaksanakan audit dengan benar, (3) mengevaluasi secara objektif pengaruh pengamatan audit dan interaksi personal selama audit, 6 K O D E E T I K A U D I T O R
(4) memperlakukan teraudit secara wajar sehingga diperoleh hasil audit terbaik, (5) melaksanakan proses audit tanpa penyimpangan, (6) menaruh perhatian penuh dan mendukung proses audit, (7) tanggap dalam menghadapi situasi yang sulit, (8) mengambil kesimpulan audit yang dapat diterima, (9) tetap berpegang pada kesimpulan yang telah dihasilkan. d. Kemampuan manajemen Auditor harus menunjukkan pengetahuan dan ketrampilan manajemen yang diperlukan dalam melaksanakan audit. e. Meningkatkan kompetensi Auditor meningkatkan kompetensinya dengan: (1) memutakhirkan pengetahuannya tentang syarat-syarat, standar sistem mutu, metode dan prosedur audit, (2) berpartisipasi dalam kursus penyegaran bila diperlukan, (3) mengevaluasi kinerja auditor secara berkala LPM Universitas Bung Hatta. f. Kriteria ketua tim audit Ketua tim audit dipilih oleh MP-AMI dari para auditor yang memenuhi kualifikasi dengan mempertimbangkan kriteria sebagai berikut: (1) Calon sudah bekerja sebagai auditor. (2) Calon menunjukkan kemampuan berkomunikasi secara efektif, baik secara lisan maupun tertulis. 7 K O D E E T I K A U D I T O R