BAB II KAJIAN PUSTAKA 2.1 Landasan Teori 2.1.1 Pengertian Prosedur Suatu informasi dari suatu perusahaan terutama informasi mengenai keuangan dan informasi akuntansi diperlukan oleh berbagai pihak intern maupun ekstern perusahaan. Informasi yang dihasilkan tersebut digunakan sebagai informasi yang pada umumnya berupa informasi akuntansi yang lebih banyak diperlukan oleh pihak ekstern perusahaan. Untuk memenuhi kebutuhan informasi yang diperlukan tersebut maka diperlukan suatu sistem informasi yang benar-benar akurat, sehingga sistem informasi tersebut dapat dipercaya kebenarannya, oleh karena itu suatu sistem sudah seharusnya dimiliki oleh setiap perusahaan demi kelangsungan dari perusahaan itu sendiri. Sistem yang disusun untuk suatu perusahaan dapat diproses secara manual maupun dengan komputerisasi. Menurut Mulyadi (2005 : 5) sistem adalah suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, sedangkan menurut Baridwan (2002 : 3) mendefinisikan sistem adalah suatu kerangka dari prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi utama dari perusahaan. Dari definisi tersebut dapat diambil kesimpulan bahwa suatu sistem merupakan suatu kesatuan dari prosedur yang diintegrasikan dan diciptakan untuk dapat mengikuti, mencatat,
dan mengawasi pelaksanaan kegiatan-kegiatan yang berhubungan dengan salah satu bidang akuntansi sehingga tercapai tujuan perusahaan. Berkaitan dengan pengertian sistem tersebut yaitu bahwa sistem merupakan suatu kesatuan dari prosedur yang berkaitan, maka dapat dikemukakan beberapa pengertian prosedur, Menurut Baridwan (2002:3) menyatakan bahwa prosedur adalah suatu urutan kegiatan yang saling terkait yang saling terkait, biasanya melibatkan beberapa orang dalam suatu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perubahan yang terjadi berulang-ulang. Sedangkan menurut Mulyadi (2010:3) prosedur adalah suatu kegiatan urutan klerikal yang biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perubahan secara berulang-ulang. Berdasarkan pengertian di atas, dapat disimpulkan bahwa prosedur merupakan bagian dari system yang menyangkut urutan-urutan kegiatan perusahaan yang harus dilalui dan bersifat klerikal yang melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perubahan secara berulang-ulang agar aman dan lancar. Kegiatan klerikal yang dimaksud adalah kegiatan untuk mencatat informasi dalam formulir buku jurnal dan buku besar yang terdiri 2
dari mendaftar, menulis, member kode, melaksanakan, menghitung, memindahkan, serta membandingkan informasi yang ada. 1) Karakteristik Prosedur Berikut ini akan diuraikan beberapa karakteristik prosedur, di antaranya adalah : a)prosedur menunjang tercapainya suatu organisasi b) Prosedur mampu menciptakan adanya pengawasan yang baik dan menggunakan biaya seminimal mungkin c)prosedur menunjukkan urutan-urutan yang logis dan sederhana d) Prosedur menunjukkan adanya penetapan keputusan dan tanggung jawab e)menunjukkan tidak adanya keterlambatan dan hambatan f) Adanya suatu pedoman kerja yang harus diikuti oleh anggota organisasi g) Mencegah terjadinya penyimpangan h) Membantu efesiensi, efektivitas dan produktivitas kerja dari suatu unit organisasi 2) Manfaat Prosedur Suatu prosedur dapat memberikan manfaat sebagai berikut : a) Lebih memudahkan dalam menentukan langkah-langkah kegiatan di masa yang akan dating 3
b) Mengubah pekerjaan berulang-ulang menjadi rutin dan terbatas, sehingga menyederhanakan pelaksanaan dan untuk selanjutnya mengerjakan yang seperlunya saja c) Adanya suatu petunjuk atau program kerja yang jelas dan harus dipatuhi oleh seluruh pelaksana d) Membantu dalam usaha meningkatkan produktivitas kerja yang efektif dan efisien e) Mencegah terjadinya penyimpangan dan memudahkan dalam pengawasan, bila terjadi penyimpangan akan dapat segera diadakan perbaikan-perbaikan sepanjang dalam tugas dan fungsinya masingmasing 2.1.2 Pengertian Penagihan Penagihan adalah suatu kegiatan melakukan tagihan kepada seseorang atau kelompok, agar orang tersebut ingat akan utangnya yang harus dibayar. Adapun maksud daripada penagihan itu sendiri adalah untuk menginformasikan dan mengingatkan, pihak pihak tertagih bahwa ia mempunyai kewajiban untuk membayar utangnya kepada pihak penagih. 2.1.3 Pengertian Piutang 4
Dalam pengertian luas istilah piutang dapat dipakai bagi semua pihak atas uang, barang dan jasa. Namun demikian untuk tujuan akuntansi istilah ini pada umumnya diterapkan dalam pengertian yang lebih sempit yaitu untuk menjelaskan hak-hak yang diharapkan dapat dipenuhi dengan pengertian kas. Piutang adalah salah satu aktiva perusahaan yang dikelompokkan dalam aktiva lancar. Pada umumnya sebuah perusahaan terlibat dalam penjualan barang dan jasa. Cara pembayaran barang dan jasa tersebut yaitu dengan penjualan tunai dan juga sebagian besar secara kredit. Jika penjualan dilakukan dalam bentuk kredit maka akan meningkatkan piutang dagang bagi perusahaan tersebut. Bagaimana cara perusahaan mengelola piutang pada dasarnya bergantung pada tingkat penjualan kredit perusahaan. Penjualan secara kredit dilakukan untuk mempertahankan pelangganpelanggan yang sudah ada dan juga untuk menarik pelanggan baru bagi perusahaan. Persyaratan-persyaratan kredit mungkin berbeda dari satu jenis usaha ke jenis usaha lainnya. Tetapi untuk perusahaan-perusahaan dalam jenis usaha yang sama biasanya memberikan persyaratan yang tidak jauh berbeda. Namun tentu saja dalam hal ini masih terdapat pengecualian karena seringkali supplier memberikan persyaratan yang begitu gampang kepada pelanggan tertentu baik dalam rangka membantu pelanggan tersebut maupun menariknya agar mau menjadi langganan tetap perusahaan. 5
Penjualan kredit yang pada akhirnya akan menimbulkan hak penagihan atau piutang kepada langganan, sangat erat hubungannya dengan persyaratan kredit yang diberikan. Selain itu pengumpulan piutang juga sering tidak tepat pada waktu. Dengan demikian dibutuhkan kebijaksanaan pengumpulan piutang yang diatur dengan cara seefisien mungkin. Menurut tujuan akuntansi, istilah piutang pada umumnya diterapkan dalam pengertian yang sempit yaitu berupa klaim yang diharapkan akan diselesaikan melalui penerimaan kas. Semua piutang yang diharapkan akan tertagih menjadi kas dalam jangka waktu yang tidak lebih dalam 1 tahun. Pengertian piutang menurut Indriyo dan Basri (2002:81) adalah meliputi semua klaim dalam bentuk uang terhadap perorangan, organisasi, badan atau debitur lainnya. Piutang juga timbul dari beberapa jenis transaksi, yang paling umum adalah penjualan barang atau jasa yang dilakukan secara kredit. Piutang merupakan suatu pos yang terdapat dalam kegiatan aktiva lancar yang dapat dengan cepat diuangkan menjadi kas. Dalam hal ini pemberian piutang ini akan banyak hal yang perlu diperhatikan yang sangat mempengaruhi utang dagang. Dari definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa piutang merupakan tuntutan yang diharapkan dapat diterima dalam bentuk tunai berupa uang atau dapat disamakan dengan uang. 6
2.1.4 Pengertian Penjualan IAI dalam SAK No 23 paragraf 2 (2009) menyatakan, Penjualan barang meliputi barang yang diproduksi perusahaan untuk dijual dan barang yang dibeli untuk dijual kembali seperti barang dagang yang dibeli pengecer atau lainnya. Definisi penjualan menurut Mulyadi (2008:202), Penjualan merupakan kegiatan yang dilakukan oleh penjual dalam menjual barang atau jasa dengan harapan akan memperoleh laba dari adanya transaksi-transaksi tersebut dan penjualan dapat diartikan sebagai pengalihan atau pemindahan hak kepemilikan atas barang atau jasa dari pihak penjual ke pembeli. Berdasarkan kedua pernyataan di atas, maka dapat disimpulkan bahwa penjualan, khususnya penjualan barang merupakan kegiatan menjual barang yang diproduksi sendiri atau dibeli dari pihak lain untuk dijual kembali kepada konsumen secara kredit maupun tunai. Jadi secara umum penjualan pada dasarnya terdiri dari dua jenis yaitu penjualan tunai dan kredit. Penjualan tunai terjadi apabila penyerahan barang atau jasa segera diikuti dengan pembayaran dari pembelian, sedangkan penjualan kredit ada tenggang waktu antara saat penyerahan barang atau jasa dalam penerimaan pembelian. 7
Keuntungan dari penjualan tunai adalah hasil dari penjualan tersebut langsung terealisir dalam bentuk kas yang dibutuhkan perusahaan untuk mempertahankan likuiditasnya. Sedangkan dalam rangka memperbesar volume penjualan, umumnya perusahaan menjual produknya secara kredit. Penjualan kredit tidak segera menghasilkan pendapatan kas, tapi kemudian menimbulkan piutang. Kerugian dari penjualan kredit adalah timbulnya biaya administrasi piutang dan kerugian akibat piutang tak tertagih. 2.1.5 Pengertian Spare Part Pengertian dari spare part adalah suatu barang yang terdiri dari beberapa komponen yang membentuk satu kesatuan dan mempunyai fungsi tertentu. Setiap alat berat terdiri dari banyak komponen, namun yang akan dibahas komponen yang sering mengalami kerusakan dan penggantian. Setiap Sparepart mempunyai fungsi tersendiri dan dapat terkait atau terpisah dengan Sparepart lainnya. Secara umum spare part dapat dibagi menjadi dua, yaitu : 1. Spare part baru yaitu komponen yang masih dalam kondisi baru dan belum pernah dipakai sama sekali kecuali sewaktu dilakukan pengetesan. 2. Spare part bekas atau copotan yaitu komponen yang pernah dipakai untuk periode tertentu dengan kondisi : 8
a) Masih layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut masih dapat dipergunakan atau mempunyai umur pakai. b) Tidak layak pakai yaitu secara teknis komponen tersebut sudah tidak dapat lagi dipakai walaupun dilakukan perbaikan atau rekondisi. 2.1.6 Prosedur Penagihan Piutang Prosedur penagihan berfungsi membuat surat perjanjian jatuh tempo dan mengirimkan kepada debitur. Pada bagian ini merupakan bagian langsung yang berhubungan dengan debitur, maka akan ada atau banyak kendala yang timbul karena belum tentu para debitur membayar tagihannya. Adapun prosedur penagihan secara terperinci yang dikemukakan oleh Mulyadi dalam bukunya Sistem Akuntansi adalah sebagai berikut : 1. Bagaian piutang memberikan daftar piutang yang sudah saatnya ditagih kepada Bagian Penagihan. 2. Bagian Penagihan mengirimkan penagih, yang merupakan karyawan perusahaan, untuk melakukan penagihan kepada debitur. 3. Bagian Penagihan menerima cek atas nama dan surat pemberitahuan (remmite-tance advice) dari debitur. 4. Bagian Penagihan menyerahkan cek kepada bagian kasa. 9
5. Bagian Penagihan menyerahkan surat pemberitahuan kepada Bagian Piutang untuk kepentingan posting ke dalam kartu piutang. 6. Bagian kassa mengirim kwitansi sebagai tanda penerimaan kas kepada debitur. 7. Bagian kasa menyetorkan cek ke bank, setelah cek atas cek tersebut dilakukan endorsement oleh pejabat yang berwenang. 8. Bank perusahaan melakukan clearing atas cek tersebut ke bank debitur. (2001: 493) Dalam pengawasan penagihan, manajemen harus mempunyai strategi khusus, ketat tetapi tidak menimbulkan kecurigaan melainkan harus menciptakan suasana kepercayaan sehingga para pegawai bagian penagihan dapat melaksanakan tugasnya dengan baik dan leluasa. Tetapi hal ini tidak dapat menjamin bahwa tidak akan terjadi penyelewengan kesalahan baik yang disengaja maupun yang tidak disengaja, karena kemungkinan kecurangan disini mempunyai peluang besar jika pengendalian dan pengawasan yang diterapkan bersifat longgar. Dalam hal ini jangan sampai terjadi kasus pelanggan yang sudah membayar tetapi belum dilaporkan ke bagian akuntansi dan masih banyak lagi kemungkinan-kemungkinan kesalahan terjadi. 10
Menurut Kasmir (2003:95) ada beberapa cara yang dilakukan untuk melakukan penagihan piutang yaitu: a. Melalui Surat Bilamana pembayaran hutang dari pelanggan sudah lewat beberapa hari tetapi belum dilakukan pembayaran maka perusahaan dapat mengirim surat untuk mengingatkan atau menegur pelanggan yang belum membayar hutangnya yang jatuh tempo. Apabila hutang tersebut belum juga dibayar setelah beberapa hari surat dikirimkan maka dapat dikirimkan lagi surat dengan teguran yang lebih keras. b. Melalui Telepon Apabila setelah pengiriman surat teguran ternyata tagihan tersebut belum juga dibayar maka bagian kredit dapat menelepon pelanggan dan secara pribadi memintanya untuk segera melakukan pembayaran. Kalau dari hasil pembicaraan tersebut ternyata pelanggan mempunyai alasan yang dapat diterima maka mungkin perusahaan dapat memberikan perpanjangan sampai jangka waktu tertentu. c. Kunjungan Personal 11
Melakukan kunjungan secara personal atau pribadi ke tempat pelanggan sering kali digunakan karena dirasakan sangat penting dalam usaha-usaha pengumpulan piutang. d. Tindakan Yuridis Bilamana ternyata pelanggan tidak mau membayar kewajibannya maka perusahaan dapat menggunakan tindakan-tindakan hukum dengan mengajukan gugatan perdata melalui pengadilan. 2.1.7 Fungsi yang Terkait dalam Penagihan Piutang 1. Fungsi Sekretariat Fungsi ini bertanggungjawab dalam penerimaan cek dan surat pemberitahuan atau remittance advice melalui pos dan para debitur perusahaan. Fungsi ini juga bertugas membuat daftar surat pemberitahuan yang diterima bersama dari para debitur dan fungsi ini berada di tangan bagian sekretariat. 2. Fungsi penagihan Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan penagihan kepada para debitur perusahaan berdasarkan daftar piutang yang ditagih yang dibuat oleh fungsi akuntansi dan fungsi ini berada di tangan bagian penagihan. 3. Fungsi kas Fungsi ini bertanggungjawab atas penerimaan cek dari fungsi sekretariat 12
atau fungsi penagihan dan menyetorkan kas yang diterima dari berbagai fungsi tersebut segera ke bank dalam jumlah penuh dan fungsi ini berada di tangan bagian kas. 4. Fungsi akuntansi Fungsi ini bertanggungjawab dalam pencatatan penerimaan kas dari piutang ke dalam jurnal penerimaan kas dan berkurangnya piutang ke dalam kartu piutang, dan fungsi ini berada di tangan bagian akuntansi. 5. Fungsi pemeriksa intern Fungsi ini bertanggungjawab dalam melaksanakan perhitungan yang ada di tangan fungsi kas secara periodik, dan melakukan rekonsiliasi bank, untuk mengecek ketelitian catatan kas yang diselenggarakan oleh fungsi akuntansi, dan fungsi ini berada di tangan bagian pemeriksa intern 2.2 Pembahasan Hasil Penelitian Sebelumnya Ayu Andiani (2013) dalam penelitiannya yang berjudul Prosedur Penagihan Piutang Pada PT. Pengembangan Pariwisata Bali Sebagai Badan Usaha Milik Negara. Penelitian ini menjelaskan bagaimana prosedur penagihan piutang yang diterapkan oleh PT. Pengembangan Pariwisata Bali Sebagai BUMN. Perbedaan penelitian ini dengan penelitian yang penulis lakukan adalah terletak pada lokasi penelitian dan jenis piutang yang ditagih. Sedangkan persamaannya terletak pada kesamaan mengangkat judul mengenai prosedur penagihan piutang. 13