RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENJUALAN DAN PEMBELIAN PADA CV. SARI TEKNIK Soni Susanto 1) S1/Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya, email: sonie_susanto@yahoo.com Abstract : CV. Sari Teknik is a company engaged in the field of electrical supplier in Surabaya. CV. Sari Teknik is constrained in setting the purchase of inventory control and inventory counting. Storage of goods by type and each has tersediri properties within its own storage, causing difficulties in its control. Based on the above description, required an information system sales and purchases on the company. This system consists of the sale, receipt printing, sales returns, sales reporting, inventory purchases, purchase returns, inventory management, purchasing and reporting. From the results of testing information systems sales and purchases on the CV. Sari Teknik we concluded that the system helps to increase sales numbers, and Counting inventory appropriately so that the system can provide reports to make a purchase. Key words: information systems, sales and purchases CV. Sari Teknik merupakan sebuah perusahaan yang bergerak di bidang penjualan alat alat listrik. Dimana perusahaan ini setiap harinya harus memenuhi kebutuhan konsumen, sehingga penjualan dan pembelian merupakan hal yang utama dalam perusahaan tersebut. Seiring dengan perkembangan teknologi informasi, perusahaan memanfaatkan teknologi informasi untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas CV. Sari Teknik agar dapat bertahan dan bersaing dalam usahanya. Perusahaan ini merupakan perusahaan yang melayani penjualan dan pembelian barang. Pada aktifitasnya perusahaan dagang membutuhkan teknologi informasi untuk melakukan transaksi penjualan dan pembelian barang yang membutuhkan pelaporan transaksi dan otomatisasi dalam pengaturan pembelian stok barang, selain itu juga pelayanan terhadap masyarakat luas sebagai konsumen. Berdasarkan uraian di atas, perusahaan mengalami kesulitan dalam menangani penjualan dan pembelian, sehingga diperlukan suatu sistem informasi penjualan dan pembelian pada CV. Sari Teknik yang dapat membantu pihak perusahaan. Sistem ini terdiri dari transaksi penjualan, retur penjualan, pelaporan penjualan, transaksi pembelian stok barang, retur pembelian, dan pelaporan pembelian. Dengan adanya sistem ini diharapkan sistem yang di bangun pada CV. Sari Teknik dapat membantu semua proses transaksi perusahaan yang dapat dilakukan dengan mudah, sehingga dapat membantu pada bagian penjualan dan kepuasan pelanggan. 1
Konsep penjualan adalah gagasan bahwa konsumen tidak akan membeli cukup banyak produk perusahaan kecuali jika perusahaan tersebut melakukan usaha penjualan dan promosi dalam skala besar. (Jobber,2003) Menurut Kotler dan Amstrong (2006:457), penjualan merupakan sebuah proses dimana kebutuhan pembeli dan kebutuhan penjualan dipenuhi, melalui antar pertukaran informasi dan kepentingan. Jadi konsep penjualan adalah cara untuk mempengaruhi konsumen untuk membeli produk yang ditawarkan. Dalam kenyataannya penjualan mempunyai dua sistem yang biasa diterapkan oleh suatu perusahaan dagang yaitu penjualan yang dilakukan dengan cara tunai dan penjualan yang dilakukan menggunakan cara kredit atau sering disebut cara angsuran. yang dilakukan secara tunai merupakan penjualan dimana saat terjadi penjualan pembeli akan membayar harga barang atau jasa yang dibelinya saat itu juga. yang dilakukan secara kredit atau angsuran adalah bilamana pembayaran baru diterima beberapa waktu kemudian setelah terjadinya transaksi penjualan dan cara pembayarannya dapat dilakukan secara bertahap dengan jumlah tertentu dan dalam jangka waktu tertentu pula. Pentingnya promosi penjualan karena promosi penjualan adalah kegiatankegiatan pemasaran selain personal selling, periklanan dan publisitas, yang mendorong efektivitas pembelian konsumen dan pedagang dengan menggunakan alat peragaan, pameran, demonstrasi, dan sebagainya yang ditunjukkan untuk mengingatkan penjualan barang tertentu. Menjual karier dengan gaji besar dan sangat memuaskan yang membutuhkan komitmen tinggi dan kecepatan kerja.namun yang paling ditakuti dari siklus penjualan adalah mencari prospek (Kotler dan Amstrong,2003:401). Menurut Kotler dan Amstrong (2003:218), pengukuran aktivitas penjualan adalah merupakan langkah awal untuk memaksimumkan produktivitas tenaga penjual, penjualan perusahaan diukur dari daerah yang dikuasainya, termasuk melakukan adopsi dari diri tenaga penjual. Pembelian Pembelian (purchases) adalah harga pembelian (harga pokok) barang dagang yang diperoleh perusahaan selama peride tertentu (Aliminsyah dan Padji, 2003 : 450). Menurut Soemarso S.R (1994), kegiatan pembelian dalam perusahaan dagang adalah 1. Membeli barang dagang secara tunai atau kredit. 2. Membeli aktiva produksi untuk digunakan dalam kegiatan perusahaan. 2
3. Membeli barang dan jasa lain sehubungan dengan kegiatan perusahaan. Sehingga dapat diperoleh kesimpulan bahwa pembelian merupakan perkiraan yang digunakan untuk mencatat semua pembelian barang dagang dalam satu periode tertentu. Sistem Informasi Sistem Menurut FitzGerald dalam Jogiyanto (2005:1), suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersamasama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu. Sedangkan Hall (2007:6), mengatakan bahwa sistem adalah kelompok dari dua atau lebih komponen atau subsistem yang saling berhubungan yang berfungsi dengan tujuan yang sama. Banyak komponen yang dimaksud adalah sebuah sistem harus berisi lebih dari satu bagian. Tujuan umum dari suatu sistem adalah menghubungkan berbagai bagian dari sistem tersebut. Meskipun tiap bagian berfungsi secara independen dari yang lainnya, semua bagian tersebut melakukan tujuan yang sama. Jika komponen tertentu tidak memberikan kontribusinya pada tujuan bersama, maka komponen tersebut bukanlah bagian dari sistem. Informasi McFadden,dkk dalam Kadir (2003:31) mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut. Sedangkan menurut Davis dalam Kadir (2003:31), informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang. Burch dan Grudnitski dalam Kadir (2003:32) menggambarkan siklus informasi seperti yang dapat dilihat pada Gambar 1. Mulai dari pengolahan data menjadi informasi dan pemakaian informasi untuk mengambil keputusan, hingga akhirnya dari tindakan hasil pengambilan keputusan tersebut dihasilkan data kembali. Data (ditangkap) Masukan (data) Hasil Tindakan Sistem Informasi Proses (model) Basis Data Tindakan Keputusan Gambar 1 Siklus Informasi Keluaran (informasi) Penerima Menurut Leitch dan Davis dalam Jogiyanto (2005:11), sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu 3
organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. Sedangkan Gelinas, Oram dan Wiggins dalam Kadir (2003:11) mendefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem buatan manusia yang secara umum terdiri atas sekumpulan komponen berbasis komputer dan manual yang dibuat untuk menghimpun, menyimpan dan mengelola data serta menyediakan informasi keluaran kepada para pemakai. Sistem informasi dapat dikembangkan menjadi beberapa jenis, dengan tujuan yang berbeda-beda tergantung pada kebutuhan bisnis (Kendall, 2009). Jenisjenis sistem tersebut diantaranya adalah, Transaction Processing Systems (TPS), Office Automation Systems (OAS), Knowledge Work Systems (KWS), Manajemen Information Systems (MIS), Decission Support Systems (DSS), Artificial Intelligent (AI), Computer Supported Collaborative Work Systems (CSCWS), Group Decission Support Systems (GDSS) dan Executive Support Systems (ESS). Skema pengembangan sistem informasi dapat dilihat pada Gambar 2. Gambar 2. Skema Pengembangan Sistem Informasi Testing dan Implementasi Sistem Menurut Standar ANSI/IEEE 1059, Testing adalah proses menganalisa suatu entitas software untuk mendeteksi perbedaan antara kondisi yang ada dengan kondisi yang diinginkan (defects/error/bugs) dan mengevaluasi fitur-fitur dari entitas software. Menurut Romeo (2003:3), Testing software adalah proses mengoperasikan software dalam suatu kondisi yang dikendalikan untuk: 1. Verifikasi. Apakah telah berlaku sebagaimana yang ditetapkan (menurut spesifikasi)? 2. Mendeteksi error. 3. Validasi. ESS GDSS CSCWS Sistem Ahli Decission Support Systems Sistem Informasi Manajemen Knowledge Work Systems Office Automation Systems Transaction Processing Systems Apakah spesifikasi yang ditetapkan telah memenuhi keinginan atau kebutuhan pengguna yang sebenarnya? Menurut Romeo (2003:33), Test Case merupakan tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan 4
sebelumnya. Metode testing ini dibagi menjadi dua, yaitu: White Box Testing White box testing atau glass box testing atau clear box testing adalah suatu metode disain test case yang menggunakan struktur kendali dari disain prosedural. Metode disain test case ini dapat menjamin: 1. Semua jalur (path) yang independen/terpisah dapat dites setidaknya sekali tes. 2. Semua logika keputusan dapat dites dengan jalur yang salah atau jalur yang benar. 3. Semua loop dapat dites terhadap batasannya dan ikatan operasionalnya. 4. Semua struktur internal data dapat dites untuk memastikan validasinya. Black Box Testing Black box testing atau behavioral testing atau specification-based testing, input/output testing atau functional testing dilakukan tanpa sepengetahuan detil struktur internal dari sistem atau komponen yang dites. Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan spesifikasi kebutuhan dari software. Menggunakan black box testing, perekayasa software dapat menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa keseluruhan kebutuhan funsional pada suatu program. Kategori error dapat diketahui melalui black box testing, antara lain: 1. Fungsi yang hilang atau tidak benar. 2. Error dari antar-muka. 3. Error dari struktur data atau akses eksternal database. 4. Error dari kinerja atau tingkah laku. 5. Error dari inisialisasi dan terminasi. 3.1 Model Pengembangan Context Diagram Diagram ini menggambarkan rancangan global/ keseluruhan dari proses yang ada pada DFD. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada Lampiran 1. DFD Level 0 Dari context diagram yang ada, sistem yang terjadi dapat dipecah lagi menjadi beberapa proses, yaitu maintenance,proses penjualan, proses pembelian, pembuatan nota penjualan, cek barang dan proses pembuatan laporan. Untuk lebih jelasnya dapat di lihat pada Lampiran 2. HASIL DAN PEMBAHASAN Form Master Barang Form master barang untuk melihat semua data barang, Terdapat 8 isian yang perlu dimasukkan yaitu kode barang, nama barang, merk barang, satuan barang, jumlah, harga jual,harga beli, harga beli dan safety stock. Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan admin. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 3. 5
Gambar 3. Form Master Barang Form Transaksi Pembelian Form transaksi pembelian digunakan untuk memasukkan data semua pembelian barang kepada supplier yang terjadi pada CV. Sari Teknik. Pembelian barang dapat terjadi jika stok barang di gudang sudah mencapai minimal stok barang yang harus tersedia. Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan bagian pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 5. Form Transaksi Form transaksi penjualan digunakan untuk memasukkan data semua penjualan barang kepada pelanggan yang terjadi pada CV. Sari Teknik. barang dapat terjadi jika stok barang tersedia di gudang. Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan bagian penjualan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4. Gambar 4. Form Transaksi Gambar 5. Form Transaksi Pembelian Form Transaksi Retur Form transaksi retur penjualan digunakan untuk memasukkan data semua retur penjualan barang yang terjadi pada CV. Sari Teknik. Retur penjulaan barang dapat terjadi jika barang yang dibeli oleh pelanggan cacat atau salah. Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan bagian penjualan Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 6. 6
Laporan Transaksi Form laporan transaksi penjualan. Pada laporan transaksi penjualan ini, akan ditampilkan informasi tentang transaksi penjualan yang ada. Karena menggunakan crystal report, maka dari form ini bisa langsung dilakukan print laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 8. Gambar 6. Form Retur Form Transaksi Retur Pembelian Form transaksi retur pembelian digunakan untuk memasukkan data semua retur pembelian barang kepada supplier yang terjadi pada CV. Sari Teknik. Retur pembelian barang dapat terjadi jika barang yang dikirim oleh supplier cacat atau salah. Form ini hanya dapat diakses oleh karyawan dengan jabatan bagian pembelian. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 7. Gambar 8. Laporan Laporan Transaksi Pembelian Form laporan transaksi penjualan. Pada laporan transaksi penjualan ini, akan ditampilkan informasi tentang transaksi penjualan. Karena menggunakan crystal report, maka dari form ini bisa langsung dilakukan print laporan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 9. Gambar 7. Form Retur Pembelian 7
dikembangkan yaitu sistem administrasi dan akuntansi. 2. Pengembangan aplikasi dapat dilakukan dengan membuat sistem penjualan barang secara online. DAFTAR RUJUKAN Aliminsyah dan Padji. 2003, Kamus Istilah Keuangan dan Perbankan. Bandung: YRAMA WIDYA. Gambar 9. Laporan Pembelian Kesimpulan Setelah dilakukan analisis, perancangan sistem dan pembuatan aplikasi Rancang Bangun Sistem Informasi dan Pembelian pada CV. Sari Teknik, maka dapat diambil kesimpulan sebagai berikut: 1. Transaksi penjualan dapat memilih berbagai macam merk barang. 2. Sistem Pembelian yang dibuat ini bisa melakukan : a. Menghitung stok barang secara tepat dan akurat. b. Mencari stok minimum barang sehingga sistem dapat memberikan laporan untuk melakukan transaksi pembelian. Saran Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan aplikasi yang telah dibuat antara lain: 1. Aplikasi Sistem Informasi dan Pembelian pada CV. Sari Teknik dapat Hall, James A., 2007, Accounting Information Systems, Salemba Empat, Jakarta. Jogiyanto, 2005, Analisis & Desain, Andi Offset, Yogyakarta. Kadir, Abdul, 2003, Pengenalan Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta Kendall dan Kendall, 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Edisi Kelima, PT. Prenhallindo, Jakarta. Marlinda, Linda, 2004, Sistem Basis Data, Andi, Yogyakarta. Romeo, 2003, Testing Dan Implementasi Sistem, Edisi Pertama, STIKOM, Surabaya. Soemarso, SR. 1994. Akuntansi Suatu Pengantar. Jakarta: Rineka Cipta. Turban, E., Aronson, J. E. & Liang, T., 2005, Decision Support Sistems and Intelligent Sistems (Sistem Pendukung Keputusan dan Sistem Cerdas), Edisi Ketujuh, Andi, Yogyakarta. 8
Lampiran 1. Context Diagram Kasir Pelanggan Nota Data Barang Data Supplier Data Bayar Nota Pembayaran Supplier Data Pesanan Data Pelanggan Data Retur Data Retur Pembelian Stock Gudang 0 Rancang Bangun Sistem Informasi dan Pembelian Data Order Pembelian Data Retur Pembelian Laporan Retur Laporan Retur Pembelian Laporan Stock Barang Laporan Laporan Pembelian Gudang Data_Barang Data Retur Manager 9
Lampiran 2. Data Flow Diagram Level 0 1 Pelanggan [Data Pelanggan] dt Pelanggan Maintenance dt Supplier [Data Barang] [Data Supplier] [Data Retur Pembelian] dt Barang Supplier 2 Dt Pelanggan dt Pelanggan 1 Dt Supplier 3 Dt Barang dt Barang [Data Pesanan] [Data Retur ] [Data Retur ] 2 dt Detil Retur dt Retur dt Barang 7 6 dt Detil Retur dt Retur dt Detil Retur dt Retur Gudang dt Detil dt 5 dt Detil dt Detil dt Detil Dt Stock Barang Valid 5 4 dt dt Pembuatan Nota [Data Bayar] [Nota Pembayaran ] Kasir [Nota ] 4 Cek Barang dt Stock Barang Kosong dt Barang [Stock Gudang] Supplier dt Supplier [Data Order Pembelian] 3 Pembelian dt Barang [Data_Barang] Gudang [Data Retur Pembelian] dt Detil Retur Pembelian Gudang dt Pembelian dt Retur Pembelian Manager dt Detil Pembelian 9 dt Pembelian 10 dt Detil Pembelian 8 dt Retur Pembelian 11 dt Detil Retur Pembelian 6 dt Detil Retur Pembelian [Laporan Stock Barang] dt dt Pembelian dt Detil Pembelian dt Retur Pembelian Pembuatan Laporan [Laporan ] [Laporan Pembelian] [Laporan Retur ] [Laporan Retur Pembelian] 10