BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Perpustakaan umum merupakan salah satu pusat informasi yang mempunyai tugas pokok dan fungsi utama yaitu menghimpun, memelihara, melestarikan, mengolah dan menyajikan informasi kepada seluruh lapisan masyarakat. Perpustakaan umum bagi masyarakat menjadi tempat bahan rujukan dalam mencari informasi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing yang pada akhirnya masyarakat mendapat informasi yang baik dan berkualitas. Kegiatan utama di perpustakaan umum adalah melayani masyarakat sebagai pemustaka. Perpustakaan umum merupakan perpustakaan yang diselenggarakan untuk menyediakan koleksi dan melayani kebutuhan masyarakat akan informasi secara menyeluruh tanpa membedakan jenis kelamin, agama, ras, usia dan pekerjaan. Penggunaan sistem informasi perpustakaan saat ini sudah tidak asing lagi. Banyak perpustakaan mulai menggunakan sistem informasi perpustakaan sebagai bagian penting untuk meningkatkan kinerja staf perpustakaan dan organisasi perpustakaan. Begitu juga dengan sistem informasi perpustakaan yang semakin berkembang baik yang disediakan secara gratis maupun sistem yang dikembangkan sendiri oleh perpustakaan. Suatu perpustakaan memiliki kebebasan untuk memilih sistem informasi perpustakaan yang sesuai dengan kebutuhan perpustakaan tersebut. Perpustakaan harus bisa menentukan sistem informasi yang mampu terimplementasi dengan baik dan bisa diterima oleh pemustaka. Pemanfaatan teknologi informasi telah menjadi bagian dari kehidupan manusia, baik secara pribadi maupun kelompok. Hal ini bisa dilihat pada organisasi atau lembaga tempat mereka bekerja yang telah dipengaruhi oleh teknologi informasi. Perilaku masyarakat yang serba ingin cepat juga berdampak pada pola mereka dalam mencari dan memanfaatkan informasi. Misalnya mereka butuh informasi yang up to date, cepat, akurat yang bisa diakses dari mana pun dan kapan pun. Peningkatan kebutuhan masyarakat dalam bidang telekomunikasi dan informasi memberikan layanan yang 13
dirasakan semakin berkembang akibat saling ketergantungan manusia dalam era globalisasi sekarang ini. Dengan demikian kebutuhan yang sangat nampak sekali peningkatannya adalah kebutuhan teknologi informasi. Dalam ruang lingkup perpustakaan, teknologi informasi diartikan sebagai aplikasi komputer dan teknologi lain untuk pengadaan, pengolahan, penyimpanan, temu kembali dan penyebaran informasi. Salah satu produk teknologi informasi yang bisa digunakan sebagai sarana dalam peningkatan kebutuhan yang paling menonjol dalam dunia perpustakaan adalah teknologi komputer. Menurut Hartono (2002: 1) Teknologi komputer adalah sistem elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan juga tepat serta dirancang dan diorganisasikan secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan output dibawah pengawasan suatu langkahlangkah instruksi-instruksi program yang tersimpan dalam memori. Dari segi pelayanannya kepada pemustaka, perpustakaan harus memberikan pelayanan yang memuaskan, misalnya harus memiliki sistem pelayanan tertentu untuk memudahkan dan memberikan ketertarikan pemustaka dalam memanfaatkan perpustakaan. Automasi perpustakaan adalah solusi untuk membantu pelaksanaan kegiatan di perpustakaan. Kegiatan ini diperlukan untuk meningkatkan produktivitas kerja serta meningkatkan layanan perpustakaan, agar para pemustaka dapat melakukan penelusuran informasi secara cepat dan tepat. Automasi perpustakaan mencakup bidang pengadaan, sirkulasi, pengatalogan, temu balik informasi serta kegiatan administrasi lainnya. Tujuan automasi perpustakaan adalah untuk memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaan, memudahkan kerjasama dan pembentukan jaringan perpustakaan, membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan, menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan, memperluas jasa perpustakaan, memberi peluang untuk memasarkan jasa perpustakaan dan meningkatkan efisiensi. Dengan adanya automasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali. Dengan demikian para pustakawan dapat menggunakan waktu 14
lebihnya untuk memikirkan pengembangan perpustakaan karena beberapa pekerjaan yang bersifat berulang sudah diambil oleh komputer. Dalam dunia perpustakaan, kualitas pelayanan merupakan suatu hal yang sangat penting untuk diwujudkan, karena merupakan ujung tombak perpustakaan. Menurut Soeatminah (1992: 129) Baik tidaknya perpustakaan tergantung bagaimana pelayanannya, sebab bagian pelayanan inilah yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan. Oleh sebab itu, kegiatan pelayanan dalam organisasi apapun termasuk didalamnya perpustakaan, harus senantiasa memperhatikan kualitas pelayanannya. Peningkatan kualitas pelayanan perpustakaan berkaitan dengan SDM sebagai pengelola perpustakaan, sistem automasi yang ada di perpustakaan, jenis layanan yang ada di perpustakaan serta sarana dan prasarana sebagai penunjang layanan dan juga lingkungan yang mendukung untuk terciptanya suasana yang menyenangkan di perpustakaan. Dalam meningkatkan layanan perpustakaan, pustakawan harus memperhatikan hal-hal seperti mengetahui kebutuhan pemustaka, memiliki manajemen perpustakaan yang baik, mudah dalam proses sirkulasi, mendapatkan pelayanan yang sesuai dengan keinginan pemustaka. Perpustakaan Umum Kota Medan adalah salah satu perpustakaan yang mempunyai tugas dan fungsi sebagai tempat rujukan dalam mencari informasi yang dibutuhkan oleh masyarakat kota Medan pada umumnya. Dimana semua pemustaka bebas berkunjung dan para pemustaka juga dapat melihat langsung koleksi-koleksi bahan pustaka yang tersedia di perpustakaan tersebut. Tugas pokok Perpustakaan Umum Kota Medan adalah melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan urusan pemerintah daerah di bidang perpustakaan. Sedangkan fungsi Perpustakaan Umum Kota Medan adalah merumuskan kebijakan teknis di bidang perpustakaan, pemberian dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah di bidang perpustakaan, pembinaan dan pelaksanaan tugas di bidang perpustakaan dan pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh walikota sesuai dengan tugas dan fungsinya. 15
Perpustakaan Umum Kota Medan merupakan perpustakaan umum yang bernaung dibawah Pemerintah Kota. Seperti perpustakaan umum lainnya, Perpustakaan Umum Kota Medan berfungsi untuk menyebarkan informasi agar mudah diakses oleh pemustaka. Begitu pula dengan penggunaan teknologi informasi yang mempengaruhi perkembangan Perpustakaan Umum Kota Medan. Perpustakaan Umum Kota Medan sudah menerapkan sistem automasi perpustakaan dengan menggunakan SIPUS terpadu versi 3.0 yang mencakup semua layanan yang ada di perpustakaan termasuk layanan sirkulasi dan penelusuran informasi melalui OPAC. Pada Perpustakaan Umum Kota Medan tersedia beberapa fasilitas layanan perpustakaan, seperti: layanan sirkulasi, layanan referensi, layanan perpustakaan keliling, layanan anak, layanan jalur akses internet (Wi-Fi), layanan penelusuran informasi dan layanan ruang baca. Jam buka Perpustakaan Umum Kota Medan adalah setiap hari senin sampai jumat mulai pukul 08.00 sampai 19.00 WIB, pada hari sabtu dan minggu mulai pukul 09.00 sampai 17.00 WIB. Perpustakaan Umum Kota Medan telah menerapkan sistem automasi dalam pengolahan data perpustakaannya. Hal ini dilakukan pada kegiatan rutin di perpustakaan seperti inventarisasi, pengolahan bahan pustaka dan pengatalogan. Penyediaan katalog terpasang OPAC (Online Public Access Catalogue) dalam penelusuran informasi memberikan pelayanan yang efisien bagi pemustaka. Berdasarkan pengamatan awal di Perpustakaan Umum Kota Medan, pemustaka tidak banyak yang memanfaatkan fasilitas OPAC sebagai sarana penelusuran informasi. Pemustaka lebih memilih untuk langsung ke rak dan mencari bahan pustaka yang dibutuhkan. Keadaan tersebut menunjukkan akibat dari minimnya sarana katalog online yang ada di perpustakaan sehingga pemustaka langsung ke rak untuk mencari informasi yang dibutuhkan. Selain itu penerapan automasi perpustakaan di Perpustakaan Umum Kota Medan adalah pada bagian layanan sirkulasi. Layanan sirkulasi di Perpustakaan Umum Kota Medan meliputi peminjaman, pengembalian dan perpanjangan. Peminjaman bahan pustaka yaitu selama 2 minggu sebanyak 3 eksemplar. Data yang diperoleh pada bagian peminjaman Tahun 2013 yaitu sebanyak 557 judul 1290 eksemplar, dengan rincian 16
sebagai berikut: Umum jumlah buku yang terpinjam 1084 eksemplar dengan 397 peminjam, layanan perpustakaan keliling sebanyak 197 eksemplar dengan 152 peminjam, layanan anak 1 eksemplar 1 peminjam, LTPS 5 eksemplar dengan 4 peminjam dan yang terakhir yaitu buku referensi 3 eksemplar 3 peminjam. Hal ini menunjukkan bahwa pemustaka pada Perpustakaan Umum Kota Medan memiliki tingkat minat baca yang tinggi dan koleksi di perpustakaan sangat dibutuhkan oleh pemustaka dilihat dari banyaknya jumlah peminjam selama tahun 2013. Berdasarkan hasil pengamatan awal di Perpustakaan Umum Kota Medan, terdapat kendala dalam pengolahan anggota perpustakaan pada sistem automasi. Masalah yang sering ditemui yaitu terdapat duplikasi nama anggota perpustakaan, sehingga masih ada anggota yang memiliki 2 nomor urut atau 2 kartu perpustakaan. Selain itu kendala pada bagian sirkulasi yaitu masih terdapat koleksi bahan pustaka yang belum memiliki barcode tetapi bisa dilayankan kepada pemustaka. Misalnya dalam layanan sirkulasi, buku yang belum memiliki barcode tersebut sudah bisa dipinjamkan kepada pemustaka tetapi melalui proses manual. Hal tersebut mengakibatkan terjadinya antrian panjang pada saat proses peminjaman maupun pengembalian bahan pustaka sementara Perpustakaan Umum Kota Medan telah terautomasi. Berdasarkan latar belakang dan penjelasan diatas, penulis ingin mengetahui bagaimana penerapan sistem automasi di Perpustakaan Umum Kota Medan dalam meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan tersebut. Penulis ingin mengetahui lebih jauh tentang faktor-faktor apa sajakah yang mempengaruhi penerapan automasi di perpustakaan tersebut guna meningkatkan kualitas layanan perpustakaannya. Oleh karena itu penulis memilih judul Penerapan Automasi Perpustakaan Untuk Meningkatkan Kualitas Layanan Perpustakaan Umum Kota Medan (Studi Kasus Pada Layanan Pengguna). 17
1.2 Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang yang telah dikemukakan di atas maka pertanyaan dalam penelitian ini adalah bagaimanakah penerapan automasi Perpustakaan Umum Kota Medan untuk meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan? 1.3 Tujuan Penelitian Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan automasi perpustakaan di Perpustakaan Umum Kota Medan dalam meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan. 1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat dari penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Bagi Perpustakaan Umum Kota Medan Sebagai bahan masukan dan kebijakan dalam meningkatkan kualitas pelayanan perpustakaan dengan menerapkan sistem automasi perpustakaan. 2. Bagi Peneliti Lanjutan Agar dapat menjadi bahan rujukan untuk penelitian selanjutnya. 3. Bagi Peneliti Untuk menambah pengetahuan dan wawasan dalam bidang perpustakaan khususnya tentang penerapan automasi di perpustakaan dalam meningkatkan kualitas layanan di perpustakaan. 1.5 Ruang Lingkup Ruang lingkup dalam penelitian ini dibatasi hanya membahas tentang penerapan automasi dan kualitas layanan perpustakaan yang meliputi layanan pengguna yaitu layanan sirkulasi dan layanan penelusuran informasi (OPAC). 18