STANDAR OPERATION PROCEDURE (SOP) SELEKSI PENERIMAAN MAHASISWA BARU Kode Dokumen : Revisi : Tanggal : 28 Januari 2013 Dibuat oleh : SEKRETARIS ROPIANTO, M.KOM Dikendalikan Oleh : PUKET I STT IBNU SINA BATAM Ismail, ST., M.Sc. Disetujui Oleh : KETUA STT IBNU SINA BATAM IR. LARISANG, MT 1
DAFTAR ISI Halaman Cover... 1 Daftar isi... 2 I. Tujuan dan Pengertian... 3 II. Pihak-pihak yang terkait... 3 III. Referensi... 4 IV. Ruang Lingkup... 4 V. Mekanisme dan prosedur... 5 VI. Bagan Alir... 5 VII. Lampiran-Lampiran... 7 2
Judul : Prosedur Seleksi Penerimaan Mahasiswa Baru Area : STT IBNU SINA BATAM TEKNIK INFORMATIKA TEKNIK INDUSTRI Kode : Tanggal Dikeluarkan : 28 Januari 2013 Revisi I. Tujuan dan Pengertian Tujuan adalah : Menjamin tata cara pelaksanaan penerimaan mahasiswa baru secara terstandar di semua unit pelaksana dari tingkat STT sampai dengan Program Studi didukung sistem manajemen yang terpadu.beberapa pengertian ini antara lain: 1. Seleksi penerimaan mahasiswa baru ini adalah proses penerimaan calon mahasiswa STT Ibnu Sina yang dikelola secara terpadu oleh suatu kepanitian / unit khusus 2. Jalur adalah model yang diterapkan STT IBNU SINA dalam proses penerimaan mahasiswa baru yang meliputi program Jalur Prestasi (Penelusuran Bibit Unggul), Jalur Seleksi, dan Jalur Transfer/pindahan 3. Jalur Prestasi adalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui penelusuran siswa SMA/SMK yang berprestasi baik prestasi intrakurikuler (akademik) minimal nilai rata-rata 8.5 (dari kelas 1 sampai 3) maupun ekstrakurikuler (minat, bakat, olah raga, seni, dan sebagainya) Minimal juara 3 tingkat lokal. 4. Jalur Seleksiadalah jalur penerimaan mahasiswa baru melalui tes seleksi yang diselenggarakan oleh PPMB dengan materi tes meliputi: Agama Islam (kecuali bagi non-muslim), Bahasa Inggris, Bahasa 3
Indonesia,Matematika, Tes Potensi Akademik (TPA), Logika Bahasa, Logika Numerik, dan Logika Gambar. 5. Jalur Transfer/pindahan adalah penerimaan mahasiswa yang transfer dari program diploma ke S-1 atau pindah dari prodi perguruan tinggi lain ke prodi di STT Ibnu Sina dengan ketentuan mengikuti jalur seleksi. II. Pihak-Pihak yang terkait Pihak-pihak yang terkait dalam kegiatan ini adalah : 1. KETU STT 2. PPMB 3. BAAK 4. PRODI 5. Ketua Penjaminan Mutu 6. Tim IT STT IBSI 7. Biro/Bagian/ Unit STT IBSI III. Referensi Referensi yang digunakan dalam ini adalah : 1. Manual Mutu STT IBSI 2. Peraturan-peraturan dari Dikti 3. Surat keputusan dari Ketua STT IV. Ruang Lingkup 1. Persyaratan dan mekanisme pendaftaran calon mahasiswa baru melalui jalur prestasi, jalur seleksi, dan jalur transfer/ pindahan 2. Persyaratan dan mekanisme calon mahasiswa baru melalui kegiatan tes berbasis komputer dalam layanan sehari (one day service admission) dan tes diluar kampus. 4
V. Mekanisme dan Prosedur 1. Ketentuan Umum a. KETUA STT bertanggung jawab atas kegiatan promosi dan penerimaan mahasiswa baru yang dibantu oleh PPMB b. Rapat pembentukan yang dilaksanakan bersama unsur pimpinan dan ketua bagian di lingkungan STT Ibnu Sina dan di keluarkan Surat Keputusan Ketua STT paling lambat 3 (tiga) bulan sebelum pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru. c. PPMB bertugas : 1) Mengkoordinasikan kegiatan seleksi terkait penerimaan mahasiswa baru 2) Mengkoordinasikan pengadaan soal ujian tulis dan jawaban (online dan wawancara) 3) Mengkoordinasikan pelaksanaan seleksi PMB 4) Mengkoordinasikan pelaksanaan registrasi dan pengunduran diri mahasiswa baru 5) Mengevaluasi kegiatan penerimaan mahasiswa baru dan melaporkan secara tertulis kepada Ketua STT Ibnu sina. 2. Ketentuan Khusus Hal-hal yang bersifat spesifik yang belum diatur dalam prosedur ini akan diatur dalam dokumen mutu tersendiri. 3. Prosedur a. PPMB bertanggung jawab atas pelaksanaan seleksi penerimaan mahasiswa baru 1) Seleksi penerimaan mahasiswa baru dilaksanakan melalui beberapa jalur, yakni: Jalur Prestasi, Jalur seleksi, dan Jalur Transfer/pindahan 2) Penerimaan mahasiswa baru Jalur Seleksi dilakukan melalui tes program layanan sehari (One Day Service Admission) terbagi 5
dalam gelombang I, II, dan III, serta tes di luar kampus dengan jadwal yang telah ditentukan PPMB 3) Penerimaan mahasiswa baru wajib melalui pintu PPMB sebagai satu-satunya pintu penerimaan b. Sebelum menyelenggarakan tes seleksi calon mahasiswa PPMB melakukan review soal tes seleksi c. PPMB berkoordinasi dengan KETUA STT untuk menentukan syarat nilai minimum (passing grade) kelulusan untuk dapat diterima di prodi-prodi dan quota penerimaan berdasarkan jumlah yang registrasi Penerimaan Mahasiswa Jalur Prestasi d. Sebelum atau bersamaan dengan dilakukannya Jalur Seleksi maupun Jalur Transfer, PPMB melakukan seleksi penerimaan mahasiswa baru melalui Jalur Prestasi. 1) Jalur Prestasi hanya dapat diikuti oleh siswa SMA/SMK Sederajat yang akan lulus pada tahun yang sedang berjalan, yang mempunyai prestasi sebagai berikut: a) Memiliki peringkat ke-i sampai X di kelasnya selama 5 semester berturut-turut dengan mendapat rekomendasi dari Kepala Sekolah b) Rata-rata nilai rapor kelas X (kelas 1) dan XII (kelas 3) lebih besar atau sama dengan 8,5 c) Juara I, II, atau III pada lomba/kejuaraan akademik, minimal tingkat kabupaten/kota yang diakui oleh Dinas Pendidikan setempat, pada waktu menjadi siswa SMU/SMK sederajat baik perorangan maupun beregu d) Juara I, II, atau III prestasi olahraga atau seni, minimal tingkat kabupaten/kota, yang diakui Dinas terkait, pada 6
waktu menjadi siswa SMU/SMK Sederajat baik perorangan maupun beregu e. PPMB mengirimkan Formulir Pendaftaran Jalur Prestasi ke SMA/SMK sederajat yang dipilih, untuk diisi siswa kelas XII (kelas 3) yang akan mengikuti seleksi Jalur Prestasi f. Calon mahasiswa/i mengajukan surat lamaran dan data diri siswa dengan mengisi Formulir Pendaftaran Jalur Prestasi ke PPMB STT Ibnu Sina. Pengajuan lamaran dilengkapi dengan: foto kopi rapor SMU/SMK Sederajat semester I V yang dilegalisir, surat keterangan penghasilan orang tua/wali siswa dari instansi kerja bersangkutan atau dari kelurahan bagi yang berwiraswasta, serta Surat Pengantar dari Kepala Sekolah yang dilampiri dengan daftar nama pelamar dan berkas pendaftaran. g. PPMB membuat rekapan jumlah pendaftar Jalur Prestasi dan melaporkan kepada KETUA STT h. PPMB menunjuk tim penyeleksi calon mahasiswa PRESTASI i. Tim penyeleksi merekomendasikan nama-nama calon mahasiswa PRESTASI dengan mempertimbangkan kriteria sebagaimana tercantum dalam poin d secara komprehensif j. KETUA STT menetapkan jumlah calon mahasiswa PRESTASI yang diterima dengan pemberian beasiswa atau tanpa beasiswa k. PPMB mengirimkan pengumuman hasil seleksi Jalur Prestasikepada calon mahasiswa yang dinyatakan diterima dilampiri dengan sertifikat kelulusan l. Calon mahasiswa datang ke ruang Admin PMBSTT Ibnu Sinauntuk melakukan pendaftaran dengan menyerahkan sertifikat kelulusan, tanpa mengikuti tahapan tes seleksi. 7
Calon mahasiswa tetap dipungut biaya pendaftaran dan tes kesehatan (jika prodi yang dipilih mensyaratkan) m. Jika prodi yang dipilih mensyaratkan tes kesehatan, calon mahasiswa melakukan tes kesehatan di Klinik Center YAPISTA atau lembaga yang ditunjuk. Untuk melakukan registrasi bagi prodi yang mensyaratkan tes kesehatan, calon mahasiswa harus menunjukkan surat keterangan lulus tes kesehatan dari Klinik Center Yapista atau lembaga yang ditunjuk. n. PPMB memeriksa keaslian sertifikat kelulusan (termasuk surat keterangan lulus tes kesehatan bagi prodi yang mensyaratkan) Penerimaan Mahasiswa Jalur Seleksi (One Day Service Admission) o. Pendaftaran Secara Offline:Calon mahasiswa datang ke ruang Admin PPMBSTT Ibnu Sina untuk mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan pas photo berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 1 lembar 1) Calon mahasiswa harus menunjukkan ijazah SMU/SMK sederajatatau foto kopi rapor terakhir 2) Calon mahasiswa menunjukkan kartu identitas yang masih berlaku (Kartu Pelajar/KTP/SIM) 3) Siswa yang diterima wajib menyerahkan foto kopi ijazah SMU/SMK sederajatyang dilegalisir saat registrasi atau paling lambat akhir Semester II perkuliahannya 4) Jika dalam waktu 2 semester pertama mahasiswa yang dimaksud dalam poin Belum menyerahkan foto kopi ijazah SMU/SMK sederajatyang dilegalisir, mahasiswa 8
bersangkutan dinyatakan mengundurkan diri dan segala pembiayaan yang telah dikeluarkan tidak dikembalikan p. Pendaftaran secara online: Calon mahasiswa mengisi formulir melalui website stt yang dapat diakses di http\\:stt-ibnusina.ac.id dan mengunggah file (pdf/jfg) sebagai berikut: 1. Pas photo berwarna ukuran 3 x 4 sebanyak 1 lembar 2. ijazah SMU/SMK sederajat atau foto kopi rapor terakhir 3. kartu identitas yang masih berlaku (Kartu Pelajar/KTP/SIM) 4. foto kopi ijazah SMU/SMK sederajat yang dilegalisir atau surat keterangan lulus saat registrasi atau paling lambat akhir Semester II perkuliahannya. Jika dalam waktu 2 semester pertama mahasiswa yang dimaksud dalam poin Belum menyerahkan foto kopi ijazah SMU/SMK sederajat yang dilegalisir, mahasiswabersangkutan dinyatakan mengundurkan diri dan segala pembiayaan yang telah dikeluarkan tidak dikembalikan 5. Calon mahasiswa membayar biaya pendaftaran ke bank mitra STT Ibnu Sina atau dapat langsung membayar di BAUK, dan menerima tanda terima pendaftaran sebagai syarat mengikuti tes seleksi,bagi mahasiswa yang mendaftar online bukti pembayaran diupload ke website stt ibnu sina 6. Calon mahasiswa mengikuti tes seleksi di komputer yang tersedia dan dapat melihat nilai hasil tes sesudahnya atau menunggu hasil pengumuman. 1) Nilai hasil tes seleksi merupakan syarat untuk diterima di STT Ibnu Sina 9
2) Peserta tes yang telah mengikuti seleksi dinyatakan lulus atau tidak lulus setelah menentukan prodi pilihan sesuai passing grade 3) Peserta tes yang belum berhasil memenuhi nilai passing grade dari prodi yang dituju, diberikan kesempatan untuk menempuh tes seleksi lagi sampai sebanyak 2 kali tes seleksi, tanpa melakukan pendaftaran dan tanpa membayar biaya pendaftaran ditahun akademik yang sama. 7. PPMB mengeluarkan pengumuman hasil seleksi mahasiswa baru kepada peserta tes/calon mahasiswa yang telah dinyatakan lulus tes sesuai dengan prodi pilihannya 1) Pengumuman kelulusan tes seleksi hanya berlaku sampai dengan batas akhir wajib registrasi yang sudah tertera di dalam pengumuman tersebut 2) Hak peserta tes untuk melakukan registrasi akan hilang apabila masa batas akhir wajib registrasi telah terlampaui, kecuali jika prodi itu belum dinyatakan ditutup, atau peserta tes yang bersangkutan bersedia memilih prodi lain yang memenuhi syarat passing grade Penerimaan Mahasiswa Jalur Seleksi (Tes di Luar Kampus) a. PPMB mengirim surat permintaan ke SMU/SMK Sederajat untuk membentuk panitia lokal dan mempersiapkan penyelenggaraan tes admisi STT Ibnu Sinasecara kolektif b. Panitia lokal membuka pendaftaran calon peserta tes c. PPMB mengirim berkas soal ke panitia lokal d. PPMB bersama panitia lokal menyelenggarakan tes tertulis secara serempak 10
e. Panitia lokal mengumpulkan hasil tes dan mengelompokkannya berdasarkan asal sekolah; hasil tes kemudian dikirim ke PPMB STT Ibnu Sina f. PPMB STT Ibnu Sina mengoreksi hasil tes g. PPMB mengirimkan hasil tes ke sekolah-sekolah peserta tes 1) Peserta yang lulus tes seleksi akan diumumkan melalui website atau di tempat dilaksanakannya tes. 2) Peserta yang tidak lulus akan ditawarkan prodi lain yang passing grade-nya terpenuhi h. Peserta yang dinyatakan diterima melakukan sertifikasi ulang ke PPMB di Sekretariat Admisi setelah membayar biaya pendaftaran Penerimaan Mahasiswa Transfer/pindahan Bagi mahasiswa transfer/pindahan tetap mengikuti seleksi dengan mengikuti prosedur sama dengan penerimaan jalur seleksi. VI. Bagan Alir Bagan alir ini adalah sebagai berikut : Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan Mulai 1 Rapat pembentukan Ketua STT dan Unsur Pimpinan Berita Acara Rapat, Absensi dan Dokumentasi Dilaksanakan 3 bulan sebelum pelaksanaan kegiatan PMB 11
2 Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan Penerbitan dan penyerahan SK Panitia PPMB Puket 1 SK PPMB dan Berita Acara Penyerahan Dilakukan Paling lambat 3 hari setelah panitia terbentuk 3 Rapat Koordinasi Pelaksanaan PMB MABA Berita Acara Rapat, Absensi dan Dokumentasi Dilaksanaan paling lambat 1 minggu setelah panitia dibentuk 4 Penerimaan Berkas dan Validasi Berkas 5 Daftar Calon Maba, Persyaratan Maba, Berita Acara dan dokumentasi Validasi Kecocokan berkas dgn persyaratan dan mengelompokan berkas berdasarkan jalur tes Penerbitan Kartu Tes 6 daftar peserta tes dan dokumentasi Kartu Dibagikan paling lambat 3 minggu sebelum tes (bagi yang online print sendiri melalui website stt) Review soal Tes PMB 7 Bank Soal,Berita Acara Rapat, Absensi dan Dokumentasi Dilaksanakan paling lambat 3 hari setelah rapat koordinasi Pelaksanaan Tes Online dan wawancara Soal tes, berita acara, absen peserta, dokumentasi Diselesaikan dalam 1 hari setiap gelombang 12
Alur Kegiatan Penanggung Jawab Dokumen yang diperlukan Penjelasan 8 Rapat Penentuan Kelulusan Calon Maba Ketua STT, Panitia PMB Berita Acara, Daftar Hadir, daftar calon mahsiswa tes dan bebas tes serta Dokumentasi Paling lambat 1 hari setelah pelaksanaan tes 9 Pengumuman Hasil Tes SK Ketua, Daftar Hasil Tes, Berita acara dan dokumentasi Pengumuman dilaksanakan paling lambat 3 hari setelah rapat penentuan kelulusan Registrasi Ulang Calon Maba yang bebas tes Daftar hasil tes, berita acara dan dokumentasi Dilaksanakan sesuai batas akhir registrasi pada jadwal yang telah dibuat VII. Lampiran-lampiran 1. Formulir Passing Grade 2. Kartu Tes 3. Formulir Pendaftaran Jalur Prestasi 4. Pengumuman Jalur Prestasi 5. Formulir Registrasi 6. Kwitansi Registrasi 7. Formulir Pendaftaran Tes 13
14