PERANCANGAN SISTEM DOKUMENTASI DAN PELAPORAN HELPDESK ABSTRAK Rancangan sistem dokumentasi dan pelaporan helpdesk ini dibuat untuk mendokumentasikan kegiatan helpdesk mulai dari tiket permintaan bantuan oleh staf sampai dengan solusi yang dilakukan staf IT Support dalam sistem ini disebut eksekutor. Eksekutor melakukan input data mulai dari kapan terjadi, siapa yang meminta tiket, apa permasalahan yang terjadi, apa solusinya dan kapan diselesaikan permasalahan tersebut. Hasil akhirnya berupa laporan yang bisa digunakan untuk pertimbangan pengembangan teknologi informasi di suatu perusahaan. Perancangan sistem ini menggunakan DFD dan perancangan databasenya menggunakan ERD. Kata kunci : Helpdesk, IT Support, Delphi 7. ABSTRACT This helpdesk documenting and reporting design serves for documenting helpdesk activity, starting from request for assistance ticket by staff to solution obtainment from IT Support staff, which in this application is called the executor. The executor performs data input about the problem: the time, PIC (Person In Charge), specification, and solution of the problem. The end result is report that can be used for consideration of information technology development in a company. The Helpdesk System was designed using DFD and ERD for its database. Keywords : Helpdesk, IT Support, Delphi 7. PENDAHULUAN Bekerja di era informasi seperti sekarang ini tentu membutuhkan perangkat teknologi informasi jika ingin tetap berselaras dengan kemajuan tersebut. Penggunaan perangkat teknologi informasi ini tentunya rentan terhadap gangguan kerusakan. Jika kondisi perusahaan dengan jumlah perangkat keras yang lumayan banyak, tentu membutuhkan bagian support khusus yang menangani masalah gangguan terhadap teknologi informasi biasanya bagian ini disebut Helpdesk Support, IT Support atau Helpdesk saja. 1
2 Dalam mendokumentasikan pekerjaannya, helpdesk membutuhkan perangkat lunak yang digunakan untuk mempermudah dokumentasi, pelaporan, mengetahui tren kerusakan berdasarkan waktu, user, jenis kerusakan dan bahkan merk hardware atau software yang sering bermasalah. Oleh karenanya penulis berkeinginan melakukan penelitian dalam hal perangkat lunak tersebut, penulis mengambil judul: "Perancangan Sistem Dokumentasi Dan Pelaporan Helpdesk". Tujuan penelitian ini adalah membuat perancangan sistem untuk mempermudah pendokumentasian dan pelaporan helpdesk yang berguna untuk dukungan evaluasi penggunaan teknologi informasi. METODE PENELITIAN Untuk mendukung penulisan ini, penulis mengambil contoh-contoh perancangan, artikel-artikel dan buku-buku tentang database dan pemrograman baik teori ataupun penerapannya dalam program aplikasi. Sistem Helpdesk ini bisa digunakan di suatu perusahaan kecil dan menengah yang berada dalam satu gedung. Prosesnya berawal dari permintaan staf kepada bagian IT Support untuk membantu mengatasi permasalahan perangkat teknologi informasi. Permintaan ini diwujudkan dalam bentuk form tiket yang berisi datadata: tanggal dan waktu tiket, staf PIC, departemen, ruang dan permasalahan. Oleh salah satu staf bagian IT Support, dalam sistem ini disebut eksekutor, tiket ini ditangani sampai selesai. Kemudian eksekutor mencatatkan / mendokumentasikan data-data berupa: data tiket yang sudah masuk sebelumnya, solusi yang diberikan, kategori solusi, status akhir solusi, dan tanggal dan waktu selesai. Data-data ini dikumpulkan untuk waktu tertentu menjadi sebuah laporan, misalnya laporan perbulan, persemester dan pertahun. Laporan ini bisa digunakan untuk salah satu bahan evaluasi penggunaan perangkat teknologi informasi di suatu perusahaan.
3 Data Flow Diagram (DFD) digambarkan dalam diagram konteks dan diagram zero berikut: - Diagram Konteks: Gambar 1. Diagram Konteks Keterangan: Dalam diagram konteks di atas, terdapat dua entitas yang terlibat dalam sistem, diawali dengan staf yang memberikan tiket melalui sebuah form, kemudian eksekutor melakukan pekerjaannya (dalam sistem) dan mencatatkan ke dalam sistem, dan hasil akhir dari sistem ini berupa laporan yang dipergunakan oleh pimpinan.
4 - Diagram Level Zero: Gambar 2. Diagram Level Zero Keterangan: Ketika terjadi masalah yang berhubungan dengan perangkat teknologi informasi, Staf membuat tiket secara manual untuk diberikan kepada Eksekutor. Eksekutor kemudian memasukkan tiket itu dalam antrian helpdesk. Data-data Staf dicek ke dalam sistem, jika belum ada atau berubah maka akan ditambahkan ke dalam data master. Setelah itu tiket bisa buat. Kemudian Eksekutor melakukan pekerjaannya untuk
5 memberikan solusi terhadap permasalahannya. Di akhir pekerjaannya Eksekutor memberikan catatan ke dalam sistem tentang pekerjaan yang telah dilakukan. Kemudian setelah selesai, sistem akan secara otomatis membuat laporan secara lengkap, tentang pekerjaannya. HASIL Perancangan database digambarkan sebagai berikut: - Diagram Keterhubungan Antar Entitas / Entity Relationship Diagram (ERD): Gambar 3. ERD - Implementasi Database Tahap implementasi bertujuan untuk membangun database fisik dengan bantuan DBMS (Database Management System) yang dipilih. Tahap ini diawali dengan transformasi ERD ke dalam struktur database.
6 Gambar 4. Transformasi Relasi Departemen & Ruang Gambar 5. Transformasi Relasi Departemen & Staf
7 Gambar 6. Transformasi Relasi Staf, Tiket & Eksekutor Gambar 7. Implementasi Database
8 Dalam struktur database sistem helpdesk ini terdapat delapan tabel yaitu: tabel Departemen, Staf, Ruang, Eksekutor, Status, Kategori, Tiket dan Menangani. Struktur tabel-tabel tersebut adalah sebagai berikut: Tabel 1. Departemen 1 No_Dept* Teks 2 Nomor Departemen 2 Nm_Dept Teks 20 Nama Departemen 3 No_Ruang Teks 4 Nomor Ruangan 4 No_Ext Teks 3 Nomor Telepon Ekstensi Tabel 2. Staf 1 No_Staf* Teks 8 Nomor Staf 2 Nm_Staf Teks 30 Nama Staf 3 No_Dept Teks 2 Nomor Departemen Tabel 3. Eksekutor 1 No_Ekstr* Teks 8 Nomor Eksekutor 2 Nm_Ekstr Teks 30 Nama Eksekutor Tabel 4. Ruang 1 No_Ruang* Teks 4 Nomor Ruang 2 Nm_Ruang Teks 20 Nama Ruang Tabel 5. Status 1 No_Status* Teks 2 Nomor Status 2 Nm_Status Teks 20 Nama Status Tabel 6. Kategori 1 No_Kat* Teks 2 Nomor Kategori 2 Nm_Kat Teks 20 Nama Kategori
9 Tabel 7. Tiket 1 No_Tiket* Teks 8 Nomor Tiket 2 No_Staf* Teks 8 Nomor Staf 3 Tgl_Tiket Date Auto Tanggal Tiket 4 Wkt_Tiket Time Auto Waktu Tiket 5 Masalah Teks 120 Masalah yang dialami Tabel 8. Menangani 1 No_Tiket* Teks 8 Nomor Tiket 2 No_Ekstr* Teks 8 Nomor Eksekutor 3 No_Status Teks 2 Nomor Status 4 No_Kat Teks 2 Nomor Kategori 5 Tgl_Selesai Date Auto Tanggal Selesai 6 Wkt_Selesai Time Auto Waktu Selesai 7 Solusi Teks 120 Solusi yang dilakukan DAFTAR PUSTAKA Bertalya dkk, Seri Diktat Kuliah: Sistem Basis Data 1, Edisi Pertama, Universitas Gunadarma, Depok, 2007. Fathansyah, Buku Teks Komputer: Basis Data, Cetakan Keenam, Informatika, Bandung, 2007. Kadir, A, Tuntunan Praktis: Belajar Database Menggunakan MySQL, ANDI, Yogyakarta, 2008. Munawar, Pemodelan Visual Dengan UML, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2005. Simarmata, J, Paryudi, I, Basis Data, ANDI, Yogyakarta, 2006. Suryadi, H.S., Sumin, A, Seri Diktat Kuliah: Pengantar Algoritma dan Pemrograman Teknik Diagram Alur dan Bahasa Basic Dasar, Gunadarma, Jakarta, 1997. Tim Gunadarma, Seri Diktat Kuliah: Algoritma & Pemrograman, Edisi Pertama, Gunadarma, Depok, 1996.
10 Tim Gunadarma, Seri Diktat Kuliah: Analisa & Perancangan Sistem, Gunadarma, Depok. Tim Gunadarma, Seri Diktat Kuliah: Pengantar Analisis & Perancangan Sistem Terstruktur, Gunadarma, Depok. Yakub, Sistem Basis Data Tutorial Konseptual, Edisi Pertama, Graha Ilmu, Yogyakarta, 2008.