Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu 01102 09001 Jurusan Ilmu Komunikasi UNIVERSITAS BRAWIJAYA MALANG 2011
Manual Prosedur Pelaksanaan Audit Internal Mutu Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Brawijaya Kode Dokumen : 01102 09001 Revisi : 2 Tanggal : 01 Juli 2011 Diajukan oleh : Sekretaris Jurusan TTD Disetujui oleh Akh. Muwafik Saleh, S.Sos., M.Si. : Ketua Jurusan TTD Drs. M. Shobaruddin, MA. i
Daftar Isi Tujuan... 1 Ruang Lingkup... 1 Definisi... 1 Rujukan... 2 Detail Prosedur... 4 Bagan Alir... 6 Lampiran... 9 ii
FAKULTAS ILMU SOSIAL & ILMU POLITIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA UNIT JAMINAN MUTU NO. DOKUMEN 01102 09001 TANGGAL TERBIT Manual Prosedur Audit Internal 2 NO. REVISI 6 HAL DITETAPKAN OLEH KETUA JURUSAN ILMU KOMUNIKASI 1 Juni 2011 Drs. M. Shobaruddin, MA. Tujuan Menjamin bahwa Jurusan Ilmu Komunikasi FISIP Universitas Brawijaya akan melaksanakan Audit Internal (AI) sesuai dengan jadwal dan standar mutu yang telah ditetapkan. Ruang Lingkup Audit batch I merupakan audit sistem (desk evaluation) yang ruang lingkupnya meliputi: 1. Organisasi Jurusan ilmu komunikasi, Jurusan/Program Studi (bagan/ struktur organisasi termasuk struktur UJM, tugas pokok dan fungsi). 2. Sistem dokumen meliputi dokumen Visi, Misi dan Tujuan, dokumen Rencana Strategis (Renstra), dokumen Program Kerja (Proker) dan dokumen Pedoman Pendidikan. Definisi 1. Visi Jurusan ilmu komunikasi adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh Jurusan ilmu komunikasi yang dirumuskan secara jelas untuk diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas. 2. Visi Jurusan ilmu komunikasi adalah pernyataan yang berorientasi ke masa depan tentang apa yang diharapkan oleh Jurusan/Program Studi yang dirumuskan
secara jelas untuk diwujudkan dalam kurun waktu yang tegas. 3. Misi Jurusan ilmu komunikasi adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Jurusan ilmu komunikasi yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma. 4. Misi Jurusan ilmu komunikasi adalah deskripsi mengenai tugas, kewajiban, tanggung jawab, dan rencana tindakan yang dirumuskan sesuai dengan visi Jurusanilmu komunikasi yang harus digunakan untuk pengembangan Tridarma. 5. Dokumen adalah informasi dan media pendukungnya 6. Audit adalah proses yang sistematis, independen dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi. 7. Audit Internal adalah audit yang dilakukan oleh auditor fakultas /program/jurusan/ps bersangkutan yang dikoordinir oleh Management Representative. 8. Gugus Jaminan Mutu (GJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Kajur dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Internal (SPMI) di tingkat Fakultas/ Program. 9. Unit Jaminan Mutu (UJM) adalah lembaga fungsional yang dibentuk oleh Kajur dan diberi tugas untuk mengembangkan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI) di tingkat Jurusan/ Program Studi. 10. Dokumen induk Fakultas adalah dokumen normatif yang disusun oleh Senat Fakultas dan Kajur dibantu GJM sebagai bagian dari dokumen SPMI. Dokumen induk untuk Fakultas meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Kajur, dan Pedoman Pendidikan. Adapun Dokumen induk untuk Jurusan/program studi adalah Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja Ketua Jurusan, dan Pedoman Pendidikan. 11. Dokumen mutu adalah dokumen yang melengkapi dokumen induk, digunakan sebagai alat (sarana) untuk menjalankan SPMI. Dokumen mutu untuk universitas/fakultas/jurusan/ps meliputi Manual Mutu, manual prosedur, dokumen pendukung dan borang.
Rujukan 1. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku I Naskah Akademik Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta. 2. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku II Standar dan Prosedur Akreditasi Program Studi Sarjana. Jakarta BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIA Borang Akreditasi Sajana. Jakarta. 4. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IIIB Borang Fakultas-Sekolah Tinggi. Jakarta. 5. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku IV Panduan Pengisian Instrumen Akreditasi S1. Jakarta. 6. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku V Pedoman Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta. 7. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VI Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi Program Sarjana. Jakarta. 8. BAN-PT. 2008. Akreditasi Program Studi Sarjana. Buku VII Pedoman Asesmen Lapangan. Jakarta. 9. BAN-PT. 2008. Pedoman Evaluasi Diri. Untuk Akreditasi Program Studi dan Institusi Perguruan Tinggi. Jakarta. 10. BAN-PT 2008. Matriks Penilaian Laporan Evaluasi Diri. Jakarta. 11. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU I Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta 12. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. BUKU II. Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta 13. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta 14. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IIIB Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 15. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 16. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 17. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Magister. Buku VII. Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta.
18. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Magister. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 19. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku I Naskah Akademik. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 20. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. BUKU II. Standart dan Prosedur. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 21. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIA Borang Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 22. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IIIB Borang unit Pengelola Program Studi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 23. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku IV. Panduan Pengisian Borang Akreditasi. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 24. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VI. Matriks Penilaian Instrumen Akreditasi.Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 25. BAN-PT 2009. Akreditasi Program Studi Doktor. Buku VII.Pedoman Asesmen Lapangan. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 26. BAN-PT 2008. Akreditasi Program Studi Doktor. Pedoman Evaluasi Diri. Edisi 7 Januari 2010. Jakarta. 27. Dokumen SPMI UB 2010, meliputi Visi, Misi dan Tujuan, Statuta, Organisasi dan Tata Kerja, Rencana Strategis, Program Kerja Rektor, Pedoman Pendidikan, Manual Mutu, Standar Mutu, Manual Prosedur Wajib ISO 9001:2008, instruksi kerja, dokumen pendukung, serta borang-borang. 28. Peraturan Pemerintah no.17 tahun 2010 tentang Pengelolaan dan Penyelenggaraan Pendidikan
Detail Prosedur Prosedur pelaksanaan AIM dilakukan dalam dua tahapan, yaitu Persiapan dan Pelaksanaan. Persiapan a. Ketua Jurusan memberi mandat kepada MR (SEKJUR) untuk berkoordinasi dengan UJM untuk melaksanakan Audit internal. b. K a j u r, M R d a n UJM menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit. c. Kajur menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AI. d. UJM menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta menentukan auditor yang akan melaksanakan audit. e. Kajur meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor. f. Kajur didampingi MR dan UJM melakukan koordinasi pelaksanaan AI dengan para auditee. g. UJM meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit kepada auditee. h. UJM menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat pelaksanaan audit. i. SEKJUR menyusun konsep surat tugas Tim AI dan auditor, dan menyampaikan kepada Kajur untuk ditandatangani. Pelaksanaan a. Kajur membuat surat tugas auditor disertai dengan jadwal, dan tempat audit kepada auditor. b. Kajur melalui sekjur menyampaikan pemberitahuan kepada masing-masing unit terkait yg bertindak sebagai auditee untuk mempersiapkan proses audit internal sesuai ruang lingkup yang disepakati. c. UJM menyampaikan check list audit dan kelengkapan dokumen teraudit kepada auditor. d. Auditor melakukan audit sesuai ruang lingkup AI dalam unit kerja terkait di FISIP, e. SEKJUR meminta klarifikasi jika ditemukan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan. f. SEKJUR dibantu UJM menyusun laporan hasil audit dan menyampaikan kepada Kajur disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK).
g. Kajur menerbitkan dan menyampaikan surat permintaan tindakan koreksi kepada Unit kerja terkait. h. Unit kerja terkait melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Kajur dan melaporkan perkembangan tindakan koreksi kepada Kajur.
Bagan Alir Memberi mandat kepada PJM untuk melaksanakan AIM Mulai Kajur Memberi mandat kepada UJM untuk melaksanaan AIM Tupoksi UJM UJM Menyiapkan ruang lingkup dan dokumen audit Dokumen audit Kajur Melalui MR (Sekjur) menyetujui dan mengesahkan ruang lingkup AIM Manual Prosedur Pelaksanaan AIM UJM Menyusun jadwal sosialisasi dan pelaksanaan AIM serta menentukan auditor yang akan melaksanakan audit Jadwal sosialisasi dan daftar auditor UJM Meminta kesediaan dan alokasi waktu auditor Surat permohonan kesediaan UJM Mengundang Auditor Internal untuk mengikuti refreshing AIM Surat undangan refreshing UJM Mendampingi Sekjur melakukan koordinasi pelaksanaan AIM dengan para auditee Surat Undangan Koordinasi A
A UJM Meminta kesediaan dan waktu pelaksanaan audit melalui laman (website) kepada auditee Surat Kesediaan waktu audit UJM Menyusun distribusi auditor, jadwal, dan tempat pelaksanaan audit Distribusi auditor UJM Menyusun konsep surat tugas Tim AIM dan auditor, serta menyampaikan kepada Rektor untuk ditandatangani Konsep surat tugas MR Fakultas/ Program, Jurusan/ Prgram Studi Melakukan Audit Internal Borang Laporan Audit Internal Kajur Menerbitkan surat tugas disertai dengan distribusi auditor, jadwal, dan tempat audit Surat Tugas Tim AIM Batch I 2010 Sekjur Memberitahukan kepada auditee untuk mengunggah (upload) ruang lingkup yang diperlukan dalam AIM Surat Pemberitahuan uploading dokumen B
B UJM Menyampaikan checklist audit dan memberitahukan kepada auditor bahwa audit sudah dapat dilakukan dengan mengunduh (download) dokumen Surat Pemberitahuan downloading dokumen dan checklist audit Borang Laporan AIM Auditor Melakukan audit sesuai ruang lingkup AIM 2010 melalui website masing-masing auditee UJM Meminta klarifikasi temuan ketidaksesuaian (KTS) dengan mengundang auditor dan auditee yang bersangkutan Surat undangan klarifikasi hasil AIM UJM Menyusun laporan hasil audit dan menyampaikannya kepada Dekan disertai dengan konsep permintaan tindakan koreksi (PTK) Laporan AIM Kajur Menerbitkan dan menyampaikan surat PTK kepada auditee Surat PTK Auditee Melakukan tindakan koreksi sesuai permintaan Kajur dan melaporkannya kepada Kajur melalui UJM Laporan PTK Selesai
Lampiran Lampiran 1. Surat Permohonan Kesediaan menjadi Auditor Nomor :... / /.../... Lampiran : 1 (satu) lembar Perihal : Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI Kepada Yth. (Auditor Internal) Di Jurusan Komunikasi, Universitas Brawijaya Malang Dalam rangka pelaksanaan Sistem Penjaminan Mutu Internal (SPMI). Jurusan komunikasi Universitas Brawijaya melalui Audit Internal (AI), maka diperlukan Tim Auditor yang akan melaksanakan Audit Internal dengan ruang lingkup sesuai Manual Prosedur Pelaksanaan AI 2010. Untuk itu, dimohon kesediaan Saudara untuk menjadi Auditor sesuai alokasi waktu yang kami sediakan dengan mengisi Form Kesediaan terlampir. Form tersebut harap dikirim kembali kepada kami Atas perhatian dan kesediaannya diucapkan terima kasih. Malang,... Ketua Jurusan
Lampiran Surat No.... /.../.../... S U R A T K E S E D I A A N Kepada Yth. Ketua Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Brawijaya Malang Sehubungan dengan surat Ketua Jurusan Nomor:. /.../ / mengenai Permohonan Kesediaan menjadi Auditor untuk AI di Jurusan Ilmu Komunikasi, Universitas Brawijaya, dengan ini saya sampaikan: Nama : Jur./PS/Prog. : Menyatakan BERSEDIA / TIDAK BERSEDIA *) untuk menjadi Auditor Internal untuk AI Jurusan Ilmu Komunikasi -UB bulan... tahun..., serta tidak mengganggu tugas pokok dalam Tri Dharma PT. Apabila dikemudian hari ditemui hal-hal yang menyebabkan saya berhalangan melaksanakan tugas audit, maka saya akan memberitahu 1 (satu) minggu sebelumnya dan bersedia dibebas-tugaskan. Atas kepercayaan yang diberikan saya mengucapkan terimakasih. Malang,... Auditor, TTD *) coret yang tidak perlu (...) Tanda tangan & nama terang
Lampiran 3. Surat Pemberitahuan Proses Audit Nomor :... /.../.../... Lampiran : satu lembar Perihal : Pelaksanaan Audit Internal Kepada Yth. Kepala Bagian/Unit Kerja Auditee Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Brawijaya Malang Menindaklanjuti Surat Tugas Ketua Jurusan No.../.../.../... tentang Tim Auditor untuk Audit Internal (AI) Batch I Tahun 2010, maka dengan ini diharapkan Ketua/Kepala Unit kerja di lingkungan Fakultas FISIP untuk mempersiapkan dokumen dan menyediakan waktu untuk proses audit internal Alokasi waktu yang ditetapkan untuk audit internal Batch I adalah dan Batch II Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Malang,... Sekretaris Jurusan, Tembusan: 1. Yth. Ketua GJM 2. Arsip
Lampiran 4. Surat Undangan Pelaksanaan AI Nomor :.../.../.../... Lampiran : - Perihal : Pelaksanaan AI Kepada Yth. Jurusan Ilmu Komunikasi, Universitas Brawijaya Malang Dalam rangka pelaksanaan Audit Internal Batch tahun 2010 FP-UB maka Saudara diharapkan hadir pada, Hari :... Tanggal :... Jam :... Tempat :... Acara : Penjelasan dan Pelaksanaan AI Batch. Mengingat pentingnya acara tersebut, maka Saudara diharapkan hadir tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya diucapkan terima kasih. Malang,... Sekretaris Jurusan Tembusan : 1. Ketua Jurusan 2. Arsip
Lampiran 5. Checklist Audit Internal Sistem Penjaminan Mutu Auditor : 1. Auditor Ketua : 2. Auditor Anggota : Lingkup Hari Tanggal Waktu : Audit sistem (desk evaluation) tentang: 1. Organisasi Jurusan ilmu komunikasi atau Jurusan/Program Studi a. Bagan/struktur Organisasi (termasuk struktur GJM/UJM) b. Tugas Pokok dan Fungsi 2. Sistem Dokumen a. Dokumen Visi dan Misi b. Dokumen Rencana Strategis (Renstra) c. Dokumen Program Kerja (Proker) d. Dokumen Pedoman Pendidikan :. :. :. No. Butir Audit Ya/Tidak Keterangan A. Organisasi 1. Pengesahan dan Surat Tugas Tim Penjaminan Mutu 2. Struktur Organisasi dan Bagan Alir 3. Tugas Pokok dan Fungsi B. Dokumentasi 1. Visi-Misi dan Tujuan 2. Rencana Strategis 3. Program Kerja 4. Pedoman Pendidikan C. Sosialisasi Ruang Lingkup AI Batch.. Melalui Laman 1. Pimpinan 2. Dosen 3. Mahasiswa 4. Tenaga Kependidikan 5. Eksternal Stakeholder 6. Alumni D Manual Prosedur Unit Kerja 1 (Sebutkan) 2 3 Auditor Ketua, Catatan: Semua informasi dan dokumen diunggah (upload) di laman (website) unit kerja masing-masing.
Lampiran 6. Borang Laporan Audit Internal Audit ke :.. Bulan :.. No. Temuan Tanggal Temuan Kategori Temuan Status Temuan Auditor Auditee Bidang yang diaudit Uraian Ketidaksesuaian Tindakan Perbaikan Target Waktu Selesai Verifikasi (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. dst Malang,... Management Representative Status Akhir NIP. (1) Nomer temuan (2) Tanggal temuan (3) Kategori temuan: KTS, Observasi (4) Status: New, open, closed (5) Nama Auditor (6) Unit kerja yang diaudit (7) Bidang yang diaudit (8) Deskripsi temuan ketidaksesuaian (9) Tindakan perbaikan yang dilakukan (10) Tanggal waktu penyelesaian (11) Verifikasi pada dokumen yang diperbaiki (12) Status Akhir: open, closed
Lampiran 7. Borang Klarifikasi dan Rencana Tindakan Koreksi Kategori Temuan : Uraian temuan: Tanggal Temuan : No. Temuan : Auditor : 1. 2. Akar penyebab: Rencana tindakan koreksi atas temuan : Rencana tindakan perbaikan atas akar penyebab : adwal penyelesaian tindakan koreksi : Penanggung jawab tindakan koreksi : Dipersiapkan oleh: Tanggal: Catatan : Tanda Tangan Auditee : (Nama Teraudit) (Lembar ini diperuntukkan untuk satu temuan dan dapat diperbanyak sesuai banyaknya temuan)
Lampiran 8. Surat Undangan Klarifikasi Hasil AI Nomor :... /.../.../... Lampiran : - Perihal : Klarifikasi Hasil AI Batch... 2011 Kepada Yth. Ketua Unit Terkait Jurusan Ilmu Komunikasi Universitas Brawijaya Malang Sehubungan dengan telah diperolehnya hasil Audit Internal (AI) Batch Tahun 2010, maka bersama ini dimohon kepada Auditor Internal dan Teraudit untuk hadir pada, Hari :... Tanggal :... Jam :... Tempat :... Acara : Klarifikasi Hasil AI Batch... 2010 Atas perhatian dan kerjasamanya diucapkan terima kasih. Malang,... Sekretaris Jurusan Tembusan: 1. Arsip
Lampiran 9. Borang Laporan Perbaikan atas Permintaan Tindakan Koreksi Audit ke : Auditor : 1. 2. Tanda tangan Ketua Auditor : Tanggal : Auditee : Tanda tangan Auditee: No Kategori Status Uraian Temuan Tindakan Perbaikan Tanggal Perbaikan Dokumen (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (1) Nomor Urut (2) KTS Berat, KTS Ringan, Observasi (3) New (Kasus Baru), Open (Masih belum diselesaikan), Close (sudah diselesaikan) (4) Uraian Temuan (5) Uraian tindakan perbaikan (6) Tanggal perbaikan (7) Nama dokumen yang dirujuk
Lampiran 10. Instruksi Kerja Pelaksanaan Audit Sistem (Desk Evaluation) untuk Auditor 1. Mengisi/menanda-tangani daftar hadir acara dan mengambil konsumsi 2. Melakukan Audit Sistem terhadap tiga dokumen, Visi, Misi dan Tujuan, Rencana Strategis, Program Kerja dan Laporan Audit Pendahuluan. a. Memeriksa kelengkapan organisasi dan dokumentasi b. Mengisi Borang Laporan Audit Internal dan Daftar Ketidaksesuaian (Corrective Action Requirement CAR) c. Memberikan saran perbaikan 3. Menyerahkan hasil audit sistem ke SEKJUR/ UJM Jumlah halaman : 1 Tanggal disahkan : 15 Juni 2010 Revisi ke : 0 Dibuat oleh : Sekretaris UJM Dikendalikan oleh : Ketua UJM Disetujui oleh : Sekretaris Jurusan