Makalah Nomor: KNSI-247 SISTEM APLIKASI PEMINJAMAN FASILITAS UNIVERSITAS WIDYATAMA Iwan Rijayana Jurusan Sistem Informasi, Fakultas Teknik, Universitas Widyatama Jl. Cikutra 204 Bandung iwan.rijayana@widyatama.ac.id ABSTRAK Software aplikasi peminjaman Fasilitas ini merupakan Sistem Informasi Bagian Fasilitas Universitas Widyatama yang digunakan untuk membantu pengelolaan informasi peminjaman barang, kendaraan dan ruangan, Software aplikasi peminjaman ini diharapkan dapat digunakan oleh Bagian Fasilitas Universitas Widyatama sebagai aplikasi yang dapat digunakan dalam proses pendataan peminjaman Fasilitas. Software aplikasi peminjaman ini dibangun dengan menggunakan aplikasi Visual Basic 6.0 sebagai interface sistem, untuk interface sistem ditambahkan Xpbutton untuk memperindah interface yang dikhususkan pada icon yang digunakan pada Visual Basic 6.0, untuk pengolahan basis data dalam hal ini menggunakan Microsoft Access. Software ini menggunakan sistem operasi Windows XP. Metoda yang digunakan untuk analisis dan perancangan sistem adalah dengan menggunakan tool Unified Modeling Language (UML) Kata kunci : peminjaman, fasilitas, aplikasi, pendataan, informasi 1. Pendahuluan 1.1. Latar Belakang Masalah Di era globalisasi ini, kemajuan teknologi sangat pesat dan mengakibatkan adanya tuntutan terhadap suatu instansi pendidikan untuk dapat mengelola suatu informasi dengan tepat, cepat, dan akurat, sehingga mau tidak mau suatu instansi pendidikan harus dapat mengikuti perkembangan teknologi dalam pengelolaan informasi demi kemajuan instansi tersebut. Kebutuhan akan pengelolaan informasi bagi instansi pendidikan makin hari makin bertambah besar. Pengelolaan informasi ini baru dikatakan efektif dan efisien apabila pengelolaan informasi dapat disajikan secara cermat, cepat, tepat dan akurat. Pengelolaan informasi akan lebih cepat, tepat dan akurat jika pengelolaan informasi dilakukan dengan bantuan teknologi komputer. Sistem informasi membutuhkan perangkat komponen yang menunjang dalam penyediaan informasi itu sendiri. Komponen tersebut berupa perangkat keras, perangkat lunak, prosedur pedoman, dan basis data. Oleh karena itu, instansi pendidikan yang menginginkan kemajuan dalam mengelola informasi, mutlak harus menerapkan sistem informasi. Salah satu bidang yang perlu ditunjang dengan sistem informasi adalah bagian fasilitas 839 instansi pendidikan. Bagian fasilitas instansi pendidikan mempunyai peranan yang sangat penting dalam kelangsungan proses belajar mengajar pada khususnya dan kegiatan yang berhubungan dengan instansi pedidikan pada umumnya, dimana bagian fasilitas instansi pendidikan harus mampu memberikan pelayanan yang baik dalam pengadaan fasilitas, salah satunya dalam hal memberikan pinjaman fasilitas kepada unit yang membutuhkan peminjaman fasilitas Untuk menunjang kelancaran dan stabilitas kerja bagian fasilitas instansi pendidikan dalam memberikan pinjaman fasilitas diperlukan suatu sistem informasi. 2.1.Identifikasi Masalah Bagian Fasilitas Universitas Widyatama, ingin mengembangkan software pengelolaan data peminjaman Fasilitas, dimana pengelolaan data peminjaman Fasilitas masih dilakukan secara manual. Hal ini tentu dapat menjadi hambatan dalam proses pendataan peminjamn Fasilitas, karena staf Bagian Fasilitas harus dapat memproses data peminjaman Fasilitas dengan cepat, tepat dan akurat. Aktifitas peminjaman Fasilitas adalah salah satu aktifitas Bagian Fasilitas yang dianggap penting, karena akifitas peminjaman Fasilitas hampir selalu dilakukan setiap hari. Diharapkan dari perkembangan software peminjaman Fasilitas ini dapat membantu proses peminjaman Fasilitas dalam
pengelolaan data dan informasi peminjaman Fasilitas, Sehingga dengan adanya perbaikan dalam pengelolaan data dan informasi peminjaman tersebut, diharapkan kinerja dari staf bagian fasilitas dapat terbantu. 1.2. Rumusan Masalah Berdasarkan latar belakang penelitian dan identifikasi masalah, maka rumusan masalahnya adalah sebagai berikut: 1. Bagaimana meningkatkan pengelolaan data dan informasi peminjaman Fasilitas di Universitas Widyatama? 2. Bagaimana meningkatkan pelayanan peminjaman Fasilitas di Universitas Widyatama?. 3. Bagaimana meningkatkan proses monitoring peminjaman Fasilitas di Universitas Widyatama? 1.4 Maksud dan Tujuan Maksud dari penelitian ini adalah membuat software aplikasi peminjaman fasilitas. Sedangkan tujuan dari penelitian adalah : 1. Memudahkan Bagian Fasilitas dalam pengelolaan data dan informasi peminjaman Fasilitas. 2. Memudahkan pelayanan peminjaman Fasilitas. 3. Memudahkan dalam monitoring proses peminjaman Fasilitas. 4. Membantu kelancaran kinerja staf Bagian Fasilitas dalam pemrosesan peminjaman Fasilitas 1.6 Metodologi Penelitian Metodologi penelitian yang digunakan adalah metoda waterfall. Dengan menggunakan metoda ini dokumentasi menjadi lebih terkontrol yang berguna untuk pengembangan sistem selanjutnya. Adapun tahapan-tahapan yang dilakukan dalam melakukan pengembangan sistem yaitu, pengumpulan data dan analisis permasalahan, perancangan proses, perancangan basis data, pengkode-an dan diakhiri dengan penerapan sistem pada sistem pengadaan barang. Adapun teknik pengumpulan data yang digunakan yaitu: 1. Studi observasi, yaitu peninjauan secara langsung ke Bagian Fasilitas Universitas Widyatama. 2. Interview (wawancara), yaitu dengan melakukan wawancara langsung kepala Bagian Fasilitas Universitas Widyatama. 3. Studi pustaka, yaitu dengan mempelajari bukubuku, referensi-referensi yang ada kaitannya dengan pembuatan laporan ini. 4. Tinjauan dokumen dilakukan dengan melihat file-file yang digunakan kemudian dianalisis dan digunakan untuk pembentukan deskripsi masalah. 2. Analisis Sistem 2.1. Bagian Fasilitas Bagian Fasilitas adalah unit pelaksana yang menyelenggarakan dukungan sarana dan prasarana bagi kebutuhan kegiatan Universitas Widyatama baik kegiatan utama akademik maupun non akademik. Biro Fasilitas di bawah koordinasi Pembantu Rektor Bidang Perencanaan dan Pengembangan. Tanggung jawab utamanya yaitu menjamin tersedianya alat utama kegiatan akademik maupun non akademik dengan kualitas sesuai dengan ketentuan. Lingkup tugasnya yaitu mengelola dukungan fasilitas mulai dari pengadaan, inventarisasi fasilitas, utilisasi fsilitas, pemeliharaan dan perawatanfasilitas dan menjamin Kebersihan, Ketertiban dan Keamanan (K3) kampus. Serta menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya maka disusunlah Program Kerja Biro Fasilitas dan rencana kerja pada tingkat Bagian di lingkungan Fasilitas. Realisasi kegiatanya terdiri dari kelompok kegiatan rutin dan kegiatan pengembangan yang dapat dilaporkan. 2.2. Prosedur Peminjaman Fasilitas 1. Pemohon Peminjaman mengajukan permohonan peminjaman fasilitas kepada Bagian Fasilitas melalui formulir peminjaman 2. Berdasarkan formulir peminjaman fasilitas yang masuk, Subag. Inventaris & Ruangan membuat Daftar peminjaman fasilitas dan diserahkan kepada Sub Bag. Pengadaan Fasilitas dan menghubungi Bag. Akademik untuk peminjaman kelas atau ruangan. 3. Jika peminjaman fasilitas tersebut sesuai dengan pengadaan fasilitas, maka dilakukan pengadaan fasilitas sesuai dengan permohonan peminjaman fasilitas yang masuk 4. Bagian Fasilitas memberikan konfirmasi kepada pemohon peminjaman fasilitas dan memberikan persetujuan terhadap permohonan peminjaman fasilitas sesuai dengan inventory yang terdapat di Bagian Fasilitas 5. Tim pengadaan fasilitas melakukan pengadaan fasilitas sesuai dengan persetujuan dari Kepala Bagian Fasilitas 6. Staf inventarisasi memberikan peminjaman fasilitas dan jangka waktu peminjaman fasilitas kepada pemohon peminjaman fasilitas sesuai dengan persetujuan yang diberikan oleh Kepala Bagian Fasilitas 7. Kepala Bagian Fasilitas memberikan laporan peminjaman fasilitas kepada Kepala Biro Fasilitas secara berkala 840
2.3. Prosedur Pengembalian Fasilitas 1. Pemohon peminjaman fasilitas melakukan pengembalian fasilitas kepada staff inventarisasi sesuai dengan jangka waktu peminjaman yang telah diberikan 2. Staff inventarisasi memberikan laporan pengembalian fasilitas kepada staff pengadaan fasilitas 3. Staff Inventarisasi memberikan laporan kepada Kepala bagian Fasilitas tentang pengembalian peminjaman fasilitas 4. Kepala Bagian Fasilitas memberikan laporan pengembalian peminjamann fasilitas kepada Kepala Biro Fasilitas secara berkala 3. Perancangan 3.1. Perancangan Sistem Gambar 2 Sequence Diagram Peralatan Gambar 1 Sequence Diagram Menu Utama 841 Gambar 3 Sequence Diagram Kendaraan
3.2. Perancangan Antar Muka Gambar 4 Sequence Diagram Ruangan Gambar 6 Tampilan Menu Utama Gambar 7 Tampilan Data Peralatan Gambar 5 Sequence Diagram Laporan 842
Gambar 10 Tampilan Peminjaman Ruangan Gambar 8 Tampilan Peminjaman Peralatan Gambar 11 Tampilan Laporan 4. Kesimpulan dan Saran Gambar 9 Tampilan Peminjaman Kendaraan 4.1. Kesimpulan Dari pembangunan aplikasi Peminjaman fasilitas di Universitas Widyatama, dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut : 1. Aplikasi peminjaman fasilitas dapat meningkatkan pengelolaan data dan informasi peminjaman fasilitas di Universitas Widyatama 2. Meningkatkan pelayanan peminjaman fasilitas di Universitas Widyatama. 3. Meningkatkan proses monitoring peminjaman fasilitas di Universitas Widyatama 4. Aplikasi peminjaman fasilitas dapat membantu kinerja staff bagian fasilitas Universitas Widyatama dalam proses peminjaman fasilitas 843
4.2. Saran 1. Pengunaan sistem ini memerlukan penginstalan secara benar dan teratur. 2. Perlu diadakan pengawasan terhadap perangkat lunak ini, sehingga dapat diketahui kelemahan dari sistem ini, sehingga setiap kelemahan dapat diperbaiki. 3. Penyimpanan data harus terdokumentasi dengan baik. 5. Daftar Pustaka [1]. Burch, John, Gary Grutniski, Information System Theory and Practice, Fourth Edition, John Wiley and Sons, New York, 1986. [2]. Fitzegerald, Jerry, Fundamentals of Systems Analysis, Second Edition, John Wiley and Sons Inc., New York, 1981. [3]. Nash, John F., Martin B. Robert, Accounting Information Systems, First Edition, Macmillan Publishing Company, New York, 1984. [4]. Parker, Charles P., Understanding Computers Today and Tomorrow, Exact Edition, The Dryden Press, USA, 1996 [5]. Pressman, Roger S., Software Engineering a Practitioner s Approach, Fourth Edition, Mc Graw-Hill International, Singapore, 1997 [6]. Silberscahtz, Abraham, Henri F.Kort, Database System Concepts, Third Edition, Mc Graw-Hill, 1997. [7]. Verzello, Robert J., John Reuter, Data Processing : System and Concepts, Mc Graw- Hill Kogakusha, Tokyo, 1982. 844