PERENCANAAN PROGRAM Endang Sri utami, SE., M.Si., Ak, CA
Manajemen dan Masa Depan Organisasi Manajemen adalah pihak yang paling kompeten memikirkan masa depan organisasi. Hasil pemikiran manajemen dapat berupa pemahaman mengenai arah masa depan organisasi, atau berupa pernyataan berisi rencana spesifik masa depan organisasi.
Pengertian Perencanaan Program Proses memutuskan program yang akan dilaksananan organisasi dan perkiraan jumlah sumber daya yang dialokasikan ke setiap program selama beberapa tahun ke depan
Karakteristik Perencanaan Program 1. Manajemen yakin bahwa perencanaan progam adalah penting. 2. Organisasi relatif besar dan rumit. 3. Ada ketidakpastian di masa depan, tetapi organisasi memiliki fleksibilitas untuk menyesuaikan dengan situasi yang berubah.
Manajemen yakin Perencanaan Progam Penting Jika manajemen tidak yakin pentingnya perencanaan program, maka perencanaan program hanya menjadi latihan para staf dan memiliki dampak yang kecil terhadap pengambilan keputusan
Organisasi Besar dan Rumit Dalam organisasi kecil, pemahaman tentang arah masa depan organisasi sudah cukup untuk mengambil keputusan mengenai alokasi sumber daya
Organisasi Memiliki Fleksibilitas untuk Berubah Dalam organisasi yang stabil, tidak perlu perencanaan program. Masa depan sama dengan masa lalu. Jika ada perubahan di masa depan, maka organisasi membuat rencana kontinjensi yang menunjukkan tindakan untuk menghadapi kondisi yang berubah
Struktur dan Isi Perencanaan Program 1. Dalam organisasi industrial = program berisi keluaran produk, R & D, aktivitas umum dan administrasi, akuisisi yang direncanakan, atau aktivitas penting yang tidak sesuai dengan lini produk saat ini. Dalam organisasi jasa, program berisi jenis jasa yang diberikan oleh organisasi.
Struktur dan Isi Perencanaan Program 2. Rencana program mencakup periode lima tahun ke depan. Lima tahun cukup untuk mengestimasi konsekuensi dari keputusan program saat ini. Misalnya, konsekuensi keputusan pengembangan dan pemasaran produk baru. 3. Jumlah moneter setiap program menunjukkan estimasi pendapatan, beban, dan pengeluaran modal.
Manfaat Perencanaan Program 1. Memberikan kerangka kerja pengembangan anggaran tahunan. 2. Alat pengembangan manajemen. 3. Mekanisme untuk memaksa manajemen memikirkan jangka panjang. 4. Alat mensejajarkan manajer dengan strategi jangka panjang organisasi.
Kerangka Kerja Anggaran Tahunan Memfasilitasi penyusunan anggaran operasi, keputusan alokasi sumber daya, dan memahami implikasi dari keputusan strategis untuk tindakan jangka pendek
Pengembangan Manajemen Alat pendidikan dan pelatihan manajemen dalam melengkapi manajer dengan suatu pemikiran mengenai program dan implikasinya
Memaksa Manajemen Berpikir Jangka Panjang Memaksa manajer untuk memikirkan masalah jangka panjang yang penting, karena manajer cenderung khawatir mengenai masalah taktis dan pengelolaan bisnis yang rutin.
Mensejajarkan Manajer dengan Strategi Organisasi Proses perencanaan program beguna bagi manajer mengklarifikasi strategi korporat, menyatukan dan menyejajarkan manajer dengan strategi korporat, dan mengungkapkan implikasi dari strategi korporat bagi manajer individual
Keterbatasan Perencanaan Program 1. Perencanaan program berakhir menjadi pengisian formulir, latihan birokrasi, tanpa pemikiran strategis. 2. Organisasi akan membentuk departemen perencanaan program dan mendelegasikan pembuatan rencana program kepada para staf dari departemen tersebut 3. Perencanaan program menjadi proses yang memakan waktu dan mahal.
Proses Perencanaan Program 1. Meninjau dan memperbarui rencana program tahun lalu. 2. Memutuskan asumsi dan pedoman penyusunan rencana program baru. 3. Rancangan pertama rencana program baru 4. Analisis rencana program baru. 5. Iterasi kedua rencana program baru. 6. Meninjau dan menyetujui rencana program baru.
Meninjau dan Memperbarui Rencana Program Tahun Lalu 1. Pengalaman beberapa bulan pertama dari tahun berjalan diektrapolasikan untuk memperoleh estimasi terbaik saat ini untuk estimasi tahuntahun yang akan datang. 2. Implikasi dari rencana program terhadap pendapatan, beban, pengeluaran modal, dan arus kas dimasukkan. 3. Manajemen dapat dilibatkan jika ada ketidakpastian dalam rencana program.
Memutuskan Asumsi dan Pedoman 1. Rencana program memasukkan asumsi-asumsi Produk Domestik Bruto, pergerakan musiman, tarif upah, harga bahan baku, tingkat bunga, harga jual, kondisi pasar (seperti: tindakan pesaing), dan dampak undang-undang pemerintah dimana perusahaan beroperasi. 2. Asumsi-asumsi diperiksa kembali dan jika diperlukan, diubah untuk memasukkan informasi yang paling akhir.
Memutuskan Asumsi dan Pedoman 3. rencana program yang dihasilkan mencukupi bagi manajemen senior memutuskan tujuan yang akan dicapai dalam tahun-tahun rencana dan pedoman kunci dalam pencapaian tujuan. 4. Tujuan dinyatakan sebagai pendapatan, persentase laba, tingkat pengembalian modal yang digunakan. 5. Pedoman kunci meliputi asumsi mengenai kenaikan upah dan gaji, lini produk baru atau lini produk yang dihentikan, dan harga jual.
Rancangan Pertama 1. Dengan menggunakan asumsi, tujuan yang akan dicapai, dan pedoman kunci, unit bisnis dan unit operasi lainnya membuat rancangan pertama dari rencana program. 2. Rencana program berisikan laporan laba-rugi, persediaan, piutang, dan pos-pos kunci neraca lainnya disertai penjelasan dan justifikasi naratif. 3. Angka-angka cukup terinci untuk tahun pertama dan kedua, serta informasi ringkas untuk tahuntahun berikutnya.
Analisis Rencana Program Baru 1. Kantor pusat menggabungkan rencana program unit-unit bisnis menjadi satu rencana program korporat secara keseluruhan. 2. Staf perencanaan, pemasaran, produksi dan eksekutif fungsional lainnya di kantor pusat menganalisis rencana program secara mendalam dan memeriksa konsistensi dari rencana program unit bisnis.
Analisis Rencana Program Baru 3. Orang-orang kantor pusat dan orang-orang dari unit bisnis mendiskusikan beberapa pertanyaan-pertanyaan yang muncul dan melaporkan yang lainnya ke manajemen korporat. 4. Hal tersebut merupakan dasar diskusi antara manajer korporat dengan manajer unit bisnis.
Analisis Rencana Program Baru 5. Dari angka rencana program, staf kantor pusat mengembangkan rencana kebutuhan kas untuk seluruh organisasi. Hal ini menunjukkan kebutuhan pendanaan tambahan atau alternatifnya, dan kemungkinan untuk meningkatkan dividen.
Rancangan Kedua 1. Analisis rancangan pertama mungkin memerlukan revisi dari beberapa unit bisnis saja, atau mengarah pada perubahan asumsi dan pedoman yang mempengaruhi semua unit bisnis. 2. Secara teknis, revisi lebih sederhana untuk dibuat, karena revisi hanya memerlukan perubahan di beberapa angka saja.
Meninjau dan Menyetujui Rencana Program Baru Rencana yang direvisi dipresentasikan pada suatu pertemuan dengan Dewan Direksi untuk mendiskusikan rencana yang direvisi tersebut. Sebelum proses pembuatan anggaran, CEO memberikan persetujuan akhir, karena rencana program merupakan masukkan yang penting bagi proses pembuatan anggaran.