BAB 2 FASE DEFINISI Memahami Masalah User 2.1. PENDAHULUAN Tujuan dari fase definisi adalah untuk memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dalam memperkirakan biaya dan waktu penyelesaian proyek. Ada 3 aktifitas utama yang harus dilakukan dalam Fase Definisi : Pertama Anda harus memahami dengan baik masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan apa saja yang dibutuhkan untuk menyelesaikan masalah tersebut (KEBUTUHAN). Kedua Anda harus memutuskan proyek akan dilaksanakan atau tidak. Jika keputusannnya adalah melaksanakan proyek tersebut, Anda harus dapat menganalisis semua risiko-risiko yang mungkin terjadi yang dapat menggagalkan proyek tersebut. Analisis ini sangat membantu dalam penulisan PROPOSAL yang berisi rincian menganai proyek apa yang akan ditawarkan, kapan, dan berapa biayanya (termasuk biaya untuk risiko-risiko yang mungkin terjadi). Tulislah beberapa dokumen dan temukan beberapa kejadian penting pada akhir fase ini. Pertama, menulis Requirement Document (RD), yaitu dokumen yang berisi rincian kebutuhan user. Dokumen RD harus jelas dan lengkap, sehingga Tim Proyek (Project Tem (PT)) dapat memahami seluruh masalah-masalah yang dihadapi oleh user dan dapat memperkirakan biaya penyelesaian proyek tersebut.. Kejadian penting pertama yang akan Anda hadapi berupa persetujuan atau penandatanganan dokumen RD oleh User dan Tim Proyek. BAB 2 Halaman 1 dari 11
Selanjutnya, menulis Pendahuluan Perencanaan Proyek (Preliminary Project Plan (PPP)). PPP merupakan langkah pertama dalam merencanakan langkah-langkah berikutnya yang harus diambil untuk mengembangkan produk dan sumber-sumber apa saja yang dibutuhkan untuk setiap langkahnya. Rencana tersebut menggambarkan berapa lama sumber-sumber tersebut akan diperlukan dan berapa banyak biaya yang akan dikeluarkan. Ketiga Anda harus memberikan perkiraan-perkiraan ini kepada user dalam bentuk PROPOSAL. Seberapa jauh perkiraan-perkiraan tersebut dapat dipertanggung jawabkan? Ada dua alasan dalam hal ini. Pertama, kita tidak begitu ahli dalam memperkirakan sesuatu. Kedua, perkiraanperkiraan tersebut dibuat pada saat masih dalam tahap pendefinisian masalah, dimana pada saat itu baru sebagian kecil informasi yang kita peroleh dari masalah yang sedemikian luas. Jika anda tidak yakin dengan kebutuhan-kebutuhan yang telah digambarkan secara akurat dalam dokumen RD, disarankan untuk membagi proyek tersebut menjadi 2 tahap : Fase Analisis sebagai proyek pertama diikuti dengan fase sebelumnya sebagai proyek kedua. Pada saat pendefinisian, proposal anda hanya akan menjadi analisis saja, dan ini disebut PROPOSAL ANALISIS. Setelah analisis akan ada PROPOSAL PENGEMBANGAN (Lihat bab 3). Kedua hal ini disebut dengan dua fase proposal. Kejadian penting yang terdapat disini adalah pembelian proposal oleh user. 2.2. DOKUMEN KEBUTUHAN (REQUIREMENT DOCUMENT / RD) RD menyatakan masalah-masalah yang dihadapi user dan solusi umum yang dibutuhkan. Bahasanya berorientasi pada bahasa yang digunakan oleh user sehari-hari, dan jauh dari bahasa komputer. Kadangkala dokumen RD digunakan sebagai permohonan untuk sebuah proposal (Request for a proposal (RFP)) ketika user menawarkan proyeknya kepada kontraktor luar. BAB 2 Halaman 2 dari 11
Tanya jawab dengan User Proses tanya jawab dilakukan untuk mendapatkan informasi yang tepat dari user untuk memperoleh RD yang baik. User akan memberikan semua informasi yang anda butuhkan dan tidak lebih. Tim proyek interviewer berkewajiban untuk mempelajari semua bisnis user, memahami teknologi user, dan mengajukan pertanyaanpertanyaan. Masalah terbesar berkaitan dengan pemakai akhir (end-user) yang sesungguhnya petugas pemasukan data atau petugas pengirim barang yang berada di gudang. Seringkali manajer atau supervisor mengatakan bahwa pemakai akhir sangat sibuk dan tidak mampu untuk memberikan informasi yang dapat dipercaya. Terkadang manajer merasa dilangkahi atau diremehkan jika anda berhubungan langsung dengan pemakai akhir yang berada di departemen mereka. Solusi dari masalah ini adalah mendidik para wakil tim proyek tersebut bagaimana pentingnya komunikasi dengan para pemakai akhir yang sebenarnya. Jika masukkan yang mereka kemukakan tidak mendapat tanggapan pada awal pendefinisian, akan sangat mungkin terjadi perubahan-perubahan di kemudian hari dan hal ini berarti akan membutuhkan biaya yang cukup mahal untuk memperbaikinya. Mintalah izin dari manajer yang berwenang pada saat akan mewawancarai orang-orang mereka. Siapkan rencana untuk melakukan wawancara. Pelajari tentang bisnis yang mereka lakukan, dan tulislah pertanyaan-pertanyaan yang akan diajukan. Berikut ini pertanyaan yang berhubungan dengan wawancara yang akan dilakukan : Pertama, cari tahu tentang aliran informasi yang ada dalam perusahaan tersebut. Mulailah dengan pertanyaan-pertanyaan seperti : informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menjalankan kegiatan bisnis perusahaan? Seberapa penting aliran data, baik antara departemen maupun antar individual? Tentukan frekuensi, waktu dan keakuratannya. BAB 2 Halaman 3 dari 11
Kedua, masukkan-masukkan yang diterima diikuti dengan pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut : Informasi apa saja yang dibutuhkan untuk menghasilkan masing-masing barang? Informasi apa yang tersedia, kapan, dimana? Informasi-informasi baru apa saja yang harus dikumpulkan? Ingat tentang 5 W (Who, What, Where, When, Why). Sediakan waktu untuk pertanyaanpertanyaan di atas selama membuat. Hal-hal yang terdapat dalam RD Berikut ini adalah bagian-bagian dari RD : 1. Pendahuluan. Identifikasi perusahaan (user) dan juga penjual dimana RD tersebut ditujukan. Tentukan masalah yang perlu diselesaikan, latar belakang, contoh situasi yang sedang dihadapi, motivasi-motivasi untuk menanggulanginya, dll. Bagian ini digunakan untuk memperkenalkan potensi penjual kepada perusahaan user atau departemen jika diperlukan, jelaskan kultur, lingkungungan, dan bagaimana jalannya bisnis yang dilakukan. Berikan pengertian kepada Tim Proyek tentang masalah yang dihadapi user. I. Pendahuluan Apotek Sejahtera didirikan pada tahun 1990. Dari sebuah apotek kecil, sekarang apotek ini mulai berkembang menjadi apotek yang lebih besar (skala menengah). Letaknya yang sangat strategis di dekat Rumah Sakit umum di kota Bogor membuat aktivitas penjualan di apotek meningkat. Apotek ini memiliki 6 orang pegawai yang terdiri dari 2 orang kasir, 2 orang apoteker, 1 orang manajemen keuangan, dan 1 orang manajemen persediaan. Rata-rata omset penjualan bersih apotek ini mencapai Rp 500.000.000.- per tahun. Walaupun tingkat penjualan apotek Sejahtera terus meningkat, tetapi mulai timbul permasalahan baru. Dalam 2 tahun terakhir omest penjualan bersih menurun 15% - 20%. Penurunan tingkat penjualan ini diperkirakan akan terus terjadi apabila tidak segera diatasi. Penyebab utama menurunnya omset penjualan apotek Sejahtera adalah system manual yang masih digunakan oleh apotek ini sehingga menimbulkan beberapa masalah sebagai berikut : 1. Waktu untuk menangani penjualan dianggap terlalu lama oleh pembeli. 2. Persediaan bahan baku obat, obat, dan barang non-obat sering terjadi out of stock sehingga menyebabkan tingkat pendapatan menurun. 3. Selain terjadi out of stock juga sering terjadi over stock yang menyebabkan biaya BAB 2 Halaman 4 dari 11
persediaan meningkat. 4. Sulitnya pengawasan terhadap kadaluarsa obat dan barang non-obat. 5. Laporan-laporan sering terlambat karena pencatatan data masih dilakukan secara manual. 6. Kemungkinan adanya data-data yang hilang karena tidak/lupa dicatat. 7. Laporan-laporan penjualan sering mengalami kesalahan nilai sehingga dapat menyesatkan dalam pengambilan keputusan. 2. Tujuan Proyek. Sebuah pernyataan singkat mengapa kita mengajukan proposal untuk pengembangan proyek. Batasanbatasan utama dalam penggunaan waktu dan keuangan dapat juga disebutkan. II. Tujuan Proyek Sistem informasi apotek ini bertujuan mengatasi masalah-masalah yang timbul karena kurangnya efisiensi dan efektifitas pada sistem yang lama, terutama yang terjadi pada bagian penjualan, keuangan, dan persediaan sehingga dapat meningkatkan pendapatan apotek. Permasalahan-permasalahan ini menyebabkan omset penjualan bersih menurun 15%-20%. Penurunan tingkat penjualan ini diperkiranan akan terus terjadi apabila tidak segera diatasi. 3. Fungsi-fungsi Utama. Pernyataan singkat mengenai bagaimana sistem berfungsi berdasarkan tujuan proyek yang telah ditetapkan. III. Fungsi-fungsi Utama Sistem yang akan dikembangkan pada proyek ini adalah sistem informasi pengendalian penjualan, sistem informasi pengendalian keuangan, dan sistem informasi pengendalian persediaan. 4. Keluaran Umum. Penjelasan secara singkat tentang informasi yang dibutuhkan dari sistem. IV. Keluaran Umum Untuk sistem informasi apotek ini membutuhkan informasi-informasi baik dari bagian penjualan, keuangan, dan persediaan yang terkomputerisasi dan terhubung satu BAB 2 Halaman 5 dari 11
sama lain secara lokal. Hal ini untuk mempermudah dalam mendapatkan data terkini, sehingga proses pengambilan keputusan dapat dilakukan dalam waktu yang lebih singkat dan lebih akurat. 5. Informasi Input secara Umum. Input data apa yang diperlukan untuk menghasilkan output. Ini adalah waktu yang tepat untuk memastikan bahwa seluruh data yang dibutuhkan dapat tersedia pada waktu yang tepat pula. V. Informasi Input Secara Umum Informasi yang dibutuhkan untuk menghasilkan output yang diinginkan adalah semua data transaksi dari bagian penjualan, data keuangan dari bagian keuangan, dan data stok barang dari bagian persediaan barang. 6. Kinerja (Performance). Berapa banyak transaksi yang akan diproses, berapa banyak data yang akan disimpan, kapan laporan harus dihasilkan, dsb. Jelaskan waktu rata-rata dan waktu maksimal proses (dalam hari atau jam). VI. Kinerja (Performance) Rata-rata transaksi yang terjadi setiap hari di Apotek Sejahtera adalah 400 transaksi dengan waktu rata-rata dari setiap transaksi kurang lebih adalah 3 sampai 5 menit dan waktu maksimal proses sekitar 10 menit. Data-data transaksi ini disimpan untuk pembuatan laporan bulanan dan tahunan bagi pemilik apotek. 7. Perkembangan (Growth). Hal ini mungkin sulit untuk diramalkan, tetapi cobalah untuk menghitung kemajuan bisnis dan menetapkan berapa tahun lagi sistem masih dapat diharapkan untuk berfungsi. Kemukakan dalam bentuk persentase atau angka sebenarnya. VII. Perkembangan (Growth) Sistem informasi ini dapat dipakai dalam jangka waktu 5 tahun kedepan atau bahkan lebih. Dengan perubahan sistem dari sistem manual menjadi sistem terkomputerisasi ini, dapat meningkatkan omset pendapatan bersih sekitar 30-50%. BAB 2 Halaman 6 dari 11
8. Pengoperasian dan Lingkungan. Dimana komputer akan ditempatkan, dimana terminal-terminal yang interaktif ditempatkan, dan siapa yang akan menggunakannya. VIII. Pengoperasian dan lingkungan Komputer akan ditempatkan di bagian penjualan (kasir), di bagian keuangan, dan di bagian persediaan barang (gudang) dan dioperasikan oleh pegawai di bagian yang bersangkutan. Komputer-komputer tersebut akan dihubungkan dengan jaingan lokal. 9. Kompatibilitas, Pengantarmukaan. Jelaskan jika fasilitas antar komputer dibutuhkan, adakah alat-alat yang harus disatukan, atau jika pengiriman akses dibutuhkan. Jika sistem hanya dapat berjalan dengan komputer yang ada, atau harus dapat diprogram dengan bahasa yang spesifik, semua dokumen dinyatakan di dalam bagian ini. IX. Kompatibilitas, Pengantarmukaan Untuk menjalankan sistem yang baru ini, diperlukan beberapa sarana pendukung baik hardware maupun software berupa Sistem operasi, program aplikasi dan database. Untuk sistem operasi digunakan windows 2000 sebagai server, sedangkan untuk komputer client menggunakan sistem operasi windows XP. Untuk program aplikasi dibuat dengan menggunakan bahasa visual basic 6.0 dan dukungan database SQL Server 2000 untuk penyimpanan data. Untuk sarana hardware akan menggunakan spesifikasi standar untuk komputer client dan satu tingkat lebih tinggi untuk spesifikasi komputer server. Sedangkan perangkat jaringan untuk menghubungkan komputer-komputer yang meliputi kabel jaringan, switch, dan LAN card. 10. Reliabilitas, Ketersediaan. Tulis penggambaran waktu diantara kegagalan-kegagalan (Meantime between Failures / MTBF), waktu untuk perbaikan (Meantime to Repair / MTTR) dan persentase tambahan yang diperlukan. Semua manufaktur menyatakan penggambaran ini untuk hardware mereka. X. Realibilitas, Ketersediaan Waktu yang dibutuhkan untuk perbaikan akibat kegagalan yang terjadi tergantung pada jenis kegagalan dengan maksimal waktu perbaikan 1 minggu. BAB 2 Halaman 7 dari 11
11. Pengantarmukaan dengan Pemakai. Rincikan pengalamanpengalaman yang dibutuhkan user dalam menggunakan komputer, jelaskan bagaimana menangani sistem kapada user yang baru. XI. Pengantarmukaan dengan Pemakai Bagi user yang akan menangani aplikasi pada sistem ini dibutuhkan persyaratan dapat mengoperasikan komputer. Untuk memperkenalkan sistem baru ini akan dilakukan melalui pelatihan pegawai. 12. Pengaruh Organisasi. Departemen-departemen apa yang akan sangat berpengaruh dan seberapa jauh cara kerja mereka harus berubah. Bagaimana sistem yang baru dapat berkomunikasi dengan sistem manual yang ada. XII. Pengaruh organisasi Sistem yang baru ini akan berpengaruh pada cara kerja di bagian penjualan dalam hal pencatatan transaksi, bagian keuangan dalam pembuatan laporan keuangan, dan bagian persediaan dalam pengawasan stok dan kadaluarsa barang 13. Pemeliharaan dan Dukungan. Jaminan-jaminan yang dibutuhkan : berapa lama, sampai kapan, bagaimana pengiriman. XIII. Pemeliharaan dan Dukungan Untuk pemeliharaan dan dukungan terhadap sistem yang baru ini akan diawasi selama 1 tahun sejak sistem ini mulai diimplementasikan. Software pendukung sistem informasi ini akan dikirimkan secara langsung oleh pegawai perusahaan kami. 14. Dokumentasi dan Pelatihan. Rincikan semua dokumendokumen umum dan / atau pelatihan yang dibutuhkan. XIV. Dokumentasi dan Pelatihan Dokumentasi dari pengembangan sistem informasi ini nantinya akan dibuat dan diberikan kepada pemilik Apotek Sejahtera. Sedangkan untuk masa pelatihan pegawai-pegawai apotek akan diberikan dalam waktu 2 minggu. BAB 2 Halaman 8 dari 11
15. Keuntungan (hanya RFP). Jika RD adalah RFP dalam situasi yang kompetitif, mintalah data dari penjual yang menjelaskan mengapa dokumen tersebut harus dipilih. Minta data yang relevan dari penjual yang berpengalaman, komitmen, metodologi proyek, contoh-contoh proyek yang sukses, dan referensi dimana anda dapat menghubungi penjual tersebut. 16. Persyaratan dan Kondisi. Menyatakan syarat untuk seleksi, kapan dan bagaimana akan dilakukan. XV. Persyaratan dan kondisi Untuk migrasi ke sistem terkomputerisasi Apotek Sejahtera melakukan seleksi berdasarkan persyaratan-persyaratan yang didasarkan pada kebutuhan dari apotek ini. 2.3. TANGGUNG JAWAB USER Meskipun user tidak menulis RD, dia bertanggung jawab untuk menyediakan pewawancara tim proyek yang dapat dipercaya, dan informasi tepat pada waktunya. User harus dapat mengajukan orang yang mengetahui tentang semua sistem yang ada dan apa saja yang dibutuhkan untuk sistem baru. 2.4. KEPUTUSAN MELAKSANAKAN / TIDAK MELAKSANAKAN PROYEK Setelah kebutuhan-kebutuhan ditetapkan, langkah berikutnya adalah memutuskan apakah proyek bernilai untuk dikerjakan atau tidak. Untuk membantu membuat keputusan itu, suatu studi kelayakan dilakukan untuk menjawab pertanyaan : Dapatkah sistem ini dibangun secara teknik? Sayangnya, tidak semuanya mungkin secara teknik, sehingga pertanyaan-pertanyaan untuk dijawab diubah menjadi, Dengan biaya berapa sistem dapat dibangun, dan apa keuntungannya? BAB 2 Halaman 9 dari 11
Dalam suatu studi kelayakan kita mempertimbangkan semua penyelesaian masalah teknis yang mungkin, dan coba untuk memperkirakan biaya dari masing-masing penyelesaian masalah. Untuk suatu proyek yang berukuran besar, kita mempertimbangkan keputusan utama mengenai hardware apa yang digunakan, dan apakah akan membuat atau membeli software. Untuk proyek berukuran kecil sampai menengah studi kelayakan yang formal tidak perlu ditulis. Biasanya cukup dengan mengangkat seseorang untuk mempelajari penyelesaian masalah yang mungkin dan menilai keuntungan-keuntungan. Perkiraan keuntungan ini mungkin saja mudah, tetapi seharusnya tidak dipergunakan. Manajer proyek tidak hanya harus menjawab Apakah proyek ini secara teknik dapat dikerjakan? tetapi juga menjawab pertanyaan yang lebih penting : Apakah proyek ini dapat dikerjakan oleh saya sekarang? Manajer proyek harus bertanya pada diri sendiri apakah proyek yang ada memiliki peluang untuk sukses, atau proyek tersebut akan mengalami kegagalan disebabkan oleh terbatasnya sumber-sumber, pengetahuan, atau risiko di luar kekuasaannya. Tidak terkira proyekproyek telah gagal secara keseluruhan maupun sebagian, karena orang mengabaikan tanda-tanda penting dan nyata yang menunjukan kegagalan. Setiap rencana dipengaruhi oleh risiko. 2.5. MANAJEMEN RISIKO Menurut sejarah, industri pemrosesan data telah membuat reputasi yang buruk sekali karena meremehkan proyek-proyek yang ada. Ketika ditanya tentang alasannya, para ahli pemrosesan data membela diri dengan meberikan pernyataan seperti : Saya menilai dengan benar berdasarkan fakta-fakta yang diberikan kepada saya. Alasan yang menumpuk adalah bahwa : BAB 2 Halaman 10 dari 11
(Pilih satu atau lebih : Si pemakai mengubah pikirannya.. tidak pernah memberitahukan saya tentang dan departemendepartemen yang lain menjanjikan.. dan manajemen tingkat atas mendikte penilaian.. dengan kata lain, itu bukan kesalahan saya!) Solusi standar industri untuk semua masalah-masalah ini adalah : SOLUSI 1. Selidiki masalah-masalah yang ada SOLUSI 2. Hukum yang tidak bersalah SOLUSI 3. Promosikan yang tidak terlibat SOLUSI 4. Kembali ke solusi 1 dan berputar sampai membosankan 2.6. EMPAT LANGKAH MANAJEMEN RISIKO Setiap proyek akan tepat waktu dan sesuai anggaran jika tidak ada yang salah. Penting sekali untuk berkosentrasi pada hal-hal yang akan menyebabkan salah dan coba untuk menghindari kesalahankesalahan tersebut. Hal ini disebut Manajemen Risiko. Manajemen risiko terdiri dari empat langkah : Langkah 1. Antisipasi risiko Langkah 2. Singkirkan risiko yang mungkin terjadi Langkah 3. Kurangi dampak risiko Langkah 4. Tetap tenang ketika terjadi kesalahan BAB 2 Halaman 11 dari 11