E-PROCUREMENT DAN PENERAPANNYA DI KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA Jumat, 30 Maret 2012 Pada era globalisasi ini, perkembangan teknologi internet sudah mencapai kemajuan yang sangat pesat. Aplikasi Internet sudah digunakan untuk e-commerce dan telah berkembang kepada pemakaian aplikasi internet di lingkungan pemerintahan yang dikenal dengan e-government. Sebagaimana tertuang dalam Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transaksi Elektronik, bahwa pemanfaatan teknologi informasi berperan penting dalam perdagangan dan pertumbuhan perekonomian nasional untuk kesejahteraan masyarakat, yang berdampak dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi pelayanan publik. Mengacu kepada Undang-undang Nomor 11 Tahun 2008 tersebut dan dalam rangka memanfaatkan perkembangan teknologi, maka Kementerian Sekretariat Negara telah mulai melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik atau e-procurement sejak tahun 2009. E-Procurement adalah pengadaan barang/jasa yang dilaksanakan dengan menggunakan teknologi informasi dan transaksi elektronik sesuai dengan ketentuan perundang-undangan. Demikian definisi yang tercantum dalam Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang ditetapkan pada tanggal 6 Agustus 2010. Sementara pengertian Transaksi Elektronik yang tertulis dalam dalam Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008 tentang Informasi dan Transasksi Elektronik yang diundangkan pada tanggal 21 April 2008, adalah perbuatan hukum yang dilakukan dengan menggunakan komputer, jaringan komputer, dan/atau media elektronik lainnya. Pengadaan secara elektronik atau e-procurement tersebut diperlukan agar Pengadaan Barang/Jasa yang diselenggarakan Pemerintah dapat terlaksana dengan baik, sehingga dapat meningkatkan dan menjamin terjadinya efisiensi, efektifitas, transparansi dan akuntabilitas dalam pembelanjaan uang negara. Dengan demikian ketersediaan barang/jasa dapat diperoleh dengan harga dan kualitas terbaik, proses administrasi yang lebih mudah dan cepat, serta dengan biaya yang lebih rendah, sehingga akan berdampak pada peningkatan pelayanan publik. Secara spesifik, dalam pasal 107 Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 dijelaskan bahwa pengadaan barang/jasa pemerintah secara elektronik bertujuan untuk:
- Meningkatkan transparansi dan akuntabilitas; - Meningkatkan akses pasar dan persaingan usaha yang sehat; - Memperbaiki tingkat efisiensi proses pengadaan; - Mendukung proses monitoring dan audit; dan - Memenuhi kebutuhan akses informasi yang real time. Hal tersebut sejalan dengan upaya Percepatan Pemberantasan Korupsi yang dilaksanakan oleh Pemerintah Indonesia. Bahkan secara spesifik Presiden RI melalui Instruksi Presiden Nomor 5 Tahun 2004 tentang Percepatan Pemberantasan Korupsi yang dikeluarkan pada tanggal 9 Desember 2004, telah menginstruksikan secara tegas kepada (1) Para Menteri Kabinet Indonesia Bersatu, (2) Jaksa Agung Republik Indonesia, (3) Panglima Tentara Nasional Indonesia, (4) Kepala Kepolisian Negara Republik Indonesia, (5) Para Kepala Lembaga Pemerintah Non Departemen, (6) Para Gubernur, dan (7) Para Bupati dan Walikota: Untuk melaksanakan Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah secara konsisten untuk mencegah berbagai macam kebocoran dan pemborosan penggunaan keuangan negara, baik yang berasal dari Anggaran Pendapatan dan Belanja Negara maupun Anggaran Pendapatan dan Belanja Daerah. Perlu pula dijelaskan bahwa dengan adanya Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah yang ditetapkan pada tanggal 6 Agustus 2010, maka Keputusan Presiden Nomor 80 Tahun 2003 tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah, yang telah beberapa kali diubah terakhir dengan Peraturan Presiden Nomor 95 Tahun 2007, dinyatakan tidak berlaku lagi sejak tanggal 1 Januari 2011, dan diganti dengan Peraturan Presiden Nomor 54 Tahun 2010. Beberapa istilah yang perlu diketahui terkait dengan e-procurement. - Layanan Pengadaan Secara Elektronik yang selanjutnya disebut LPSE adalah unit kerja Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) yang dibentuk untuk menyelenggarakan sistem pelayanan Pengadaan Barang/Jasa secara elektronik. - E-Tendering adalah tata cara pemilihan Penyedia Barang/Jasa yang dilakukan secara terbuka dan dapat diikuti oleh semua Penyedia Barang/Jasa yang terdaftar pada sistem pengadaan secara elektronik dengan cara menyampaikan 1 (satu) kali penawaran dalam waktu yang telah ditentukan. - Katalog elektronik atau E-Catalogue adalah sistem informasi elektronik yang memuat daftar, jenis, spesifikasi teknis dan harga barang tertentu dari berbagai Penyedia Barang/Jasa Pemerintah. - E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik. - Portal Pengadaan Nasional adalah pintu
gerbang sistem informasi elektronik yang terkait dengan informasi Pengadaan Barang/Jasa secara nasional yang dikelola oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP). - Sistem Pengadaan Secara Elektronik (SPSE) adalah aplikasi e-procurement yang dikembangkan oleh LKPP untuk digunakan oleh LPSE di instansi pemerintah seluruh Indonesia. Tata Cara Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement Menurut Peraturan Kepala LKPP Nomor 5 Tahun 2011 tentang Standar Dokumen Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah Secara Elektronik, pengadaan barang/jasa dikelompokkan menjadi 8 kelompok, yaitu : barang melalui pelelangan umum/sederhana dengan pascakualifikasi. barang melalui pelelangan umum dengan prakualifikasi. pekerjaan konstruksi dengan pascakualifikasi. pekerjaan konstruksi dengan prakualifikasi. jasa konsultasi badan usaha dengan prakualifikasi satu sampul. jasa konsultasi badan usaha dengan prakualifikasi dua sampul. jasa lainnya dengan pascakualifikasi. jasa lainnya dengan prakualifikasi.â Secara umum dan ringkas, pengadaan barang/jasa secara elektronik dapat diuraikan sebagai berikut : - Panitia Pengadaan Barang/Jasa (PPBJ) mengisi formulir isian pendaftaran yang telah diisi lengkap, menyampaikan formulir tersebut kepada admin agency LPSE guna mendapatkan user ID dan password yang akan dipergunakan untuk mengakses aplikasi SPSE. - Panitia membuat jadwal pelelangan dan menyusun dokumen pengadaan untuk disetujui oleh Pejabat Pembuat Komitmen (PPK).
- PPK menetapkan Harga Perkiraan Sendiri (HPS). - Pengumuman dilakukan melalui website instansi yang akan mengadakan pelelangan barang/jasa, aplikasi SPSE, dan portal pengadaan nasional. Pengumuman tersebut disertai dengan dokumen pengadaan yang telah di-upload oleh panitia. - Pendaftaran pelelangan dilakukan secara elektronik (online) pada aplikasi SPSE, dan sebelumnya telah melakukan registrasi dan verifikasi dokumen perusahaan ke kantor LPSE untuk mendapatkan user ID dan password. - Penjelasan pekerjaan (aanwijzing) yang berupa forum tanya jawab dilakukan melalui komuniksi online melalui aplikasi SPSE. Rekaman komunikasi online/tanya jawab tersebut tertuang dalam berita acara penjelasan pekerjaan. - Perubahan dokumen pengadaan (adendum) dapat di-download oleh peserta pengadaan melalui aplikasi SPSE. - Dokumen penawaran yang sampaikan berbentuk dokumen elektronik yang disandikan (encrypt) dan dikirim (upload) melalui aplikasi SPSE dan dibuka (decrypt) secara elektronik. - Berita acara evaluasi penawaran dapat di-download oleh peserta pengadaan melalui aplikasi SPSE. - Berita Acara Hasil Pelelangan dapat di-download oleh peserta pengadaan melalui aplikasi SPSE. - Pengumuman pemenang lelang diumumkan pada aplikasi SPSE dan website instansi yang mengadakan pelelangan barang/jasa, serta dikirimkan juga melalui e-mail kepada seluruh peserta lelang. - Sanggah hasil lelang (jika ada) dilakukan dengan cara berkomunikasi online atau mengirim file sanggahan melalui aplikasi SPSE sesuai dengan waktu yang telah ditentukan. Penerapan Pengadaan Barang/Jasa melalui E-Procurement di Kementerian Sekretariat Negara Pelaksanaan e-procurement di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, hingga saat ini masih menggunakan aplikasi SPSE yang dikelola oleh Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kementerian Keuangan. Kerjasama ini dituangkan dalam Nota Kesepahaman (MoU) antara Kepala Pusat LPSE Kementerian Keuangan dengan Kepala Biro Dukungan Informatika (sekarang Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika) yang ditandatangani pada 19 Juli 2010. Tujuan dari kerjasama
tersebut adalah untuk kelancaran proses pengadaan barang/jasa secara efisien, efektif, transparan, dan akuntabel pada Kementerian Sekretariat Negara, dengan memanfaatkan fasilitas teknologi komunikasi dan informasi, serta menggunakan aplikasi SPSE yang dikelola oleh Pusat Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) Kementerian Keuangan. Ruang lingkup dari Nota Kesepahaman tersebut adalah : - Penyiapan admin agency sebagai perwakilan Pusat LPSE Kementerian Keuangan dalam penggunaan aplikasi SPSE. - Peningkatan kemampuan dan keterampilan personil Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika Kementerian Sekretariat Negara dalam melaksanakan LPSE. - Bantuan teknis dari Pusat LPSE Kementerian Keuangan untuk pelaksanaan penerapan LPSE pada Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika Kementerian Sekretariat Negara. - Bimbingan teknis dari Pusat LPSE Kementerian Keuangan kepada personil Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika Kementerian Sekretariat Negara berupa pendidikan dan pelatihan serta pertukaran informasi. - Sosialisasi sistem LPSE kepada personil Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika Kementerian Sekretariat Negara. Pada saatâ ini, Tim E-procurement Kementerian Sekretariat Negara berada pada unit kerja Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika. Untuk mensosialisasikan e-procurement di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara, Tim E-procurement Kementerian Sekretariat Negara yang telah dilatih oleh Pusat LPSE Kementerian Keuangan, telah menyelenggarakan bimbingan teknis (bimtek) dan sosialisasi kepada satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. Satuan organisasi/unit kerja di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara yang ingin mendapatkan bimtek e-procurement dapat mengirimkan undangan atau surat permintaan bimtek kepada Deputi Bidang Dukungan Kebijakan atau Asisten Deputi Dukungan Data Kebijakan dan Informatika. Bimtek tersebut sangat diperlukan oleh para pelaksana pengadaan barang/jasa dalam menjalankan tugasnya. Hal ini terkait dengan aturan yang tercantum dalam Pasal 131 Perpres No. 54 Tahun 2010, yang menyatakan bahwa Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi (K/L/D/I) wajib melaksanakan pengadaan barang/jasa secara elektronik untuk sebagian/seluruh paket-paket pekerjaan pada Tahun Anggaran 2012. Sejauh ini, pelaksanaan e-procurement di Kementerian Sekretariat Negara telah dirasakan manfaatnya, terutama oleh Tim
Pengadaan Barang/Jasa serta pejabat lain yang terkait, karena: - Proses pengadaan barang/jasa menjadi lebih mudah; - Menghemat biaya administrasi pengadaan, serta biaya penggunaan bahan habis pakai;â Â - Mempercepat proses pengadaan barang/jasa; - Mendapatkan harga dan produk barang/jasa yang lebih kompetitif dengan semakin banyaknya peserta yang mendaftarkan diri mengikuti pelelangan; - Meningkatkan transparansi dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa. Perbedaan antara proses pelaksanaan pengadaan barang/jasa secara manual dan elektronik. No. Tahapan Manual Elektronik 1.
Pembuatan user ID dan password untuk Panitia Pengadaan Barang/Jasa (PPBJ) Tidak Ada Panitia PBJ mengajukan pembuatan user ID dan password kepada admin agency 2. Penyusunan jadwal dan Dokumen Pengadaan Jadwal yang telah disusun oleh PPBJ disampaikan kepada PPK, Dokumen Pengadaan juga disampaikan kepada PPK untuk ditandatangani PPK Jadwal dan Dokumen Pengadaan yang telah disusun oleh PPBJ, disampaikan kepada PPK agar disetujui PPK, melalui komunikasi online 3. Penetapan HPS
Dilakukan oleh PPBJ Dilakukan oleh PPK 4. Pengumuman Pelelangan Melalui website instansi dan media cetak Melalui website instansi, aplikasi SPSE, dan Portal Pengadaan Nasional 5. Pendaftaran Lelang dan Pengambilan Dokumen Pengadaan oleh peserta lelang Datang langsung (tatap muka)
Pendaftaran melalui aplikasi SPSE Dokumen Pengadaan dapat di-download melalui aplikasi SPSE 6. Penjelasan pekerjaan (aanwijzing) dan Pengambilan Berita Acara aanwijzing Datang langsung (tatap muka) Melalui komunikasi/tanya jawab online pada aplikasi SPSE. Berita Acara aanwijzing dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE 7. Pengambilan Perubahan Dokumen Pengadaan/Adendum (jika ada) oleh peserta lelang Datang langsung (tatap muka)
Dapat di-download melalui aplikasi SPSE 8. Penyampaian dan Pembukaan Dokumen Penawaran Datang langsung (tatap muka) Berbentuk dokumen elektronik yang disandikan (encrypt) dan dikirim (upload) melalui aplikasi SPSE dan dibuka (decrypt) secara elektronik 9. Pengambilan Berita Acara Evaluasi Penawaran oleh peserta lelang Datang langsung (tatap muka)
Dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE 10. Pengambilan Berita Acara Hasil Pelelangan oleh peserta lelang Datang langsung (tatap muka) Dapat di-download melalui website instansi dan aplikasi SPSE 11. Pengumuman Pemenang Lelang Media pengumuman kantor serta dikirimkan juga melalui faks kepada seluruh peserta lelang Melalui website instansi dan aplikasi SPSE serta dikirimkan juga melalui e-mail kepada seluruh peserta lelang
12. Sanggah Hasil Lelang Datang langsung (tatap muka) atau surat menyurat Melalui komunikasi online atau mengirim file sanggahan melalui aplikasi SPSE Â Â Kendala yang Dihadapi Adapun kendala yang sering dijumpai selama proses pengadaan barang/jasa secara elektronik di Kementerian Sekretariat Negara antara lain : - Sebagian panitia pelaksana pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara masih belum terbiasa melakukan pelelangan secara elektronik (e-procurement) dan masih kurang lancar dalam menggunakan aplikasi SPSE. - Sebagian panitia pelaksana pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara masih mempertanyakan keamanan data yang tersimpan dalam aplikasi SPSE tersebut.
Saran Untuk mengatasi kendala yang dihadapi, perlu dilakukan : - Sosialisasi mengenai proses pengadaan barang/jasa secara elektronik (e-procurement) untuk lebih meyakinkan para pelaksana pengadaan barang/jasa di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara. - Bimtek atau diklat perlu diselenggarakan secara berkala agar semakin banyak pelaksana pengadaan barang/jasa yang lebih terampil dalam menggunakan aplikasi SPSE tersebut. Â ( Chairil Abdini / Hamidi Rahmat dan tim )