2 Modul 2 Perancangan Proses Sistem A. Tujuan Praktikum a) Tujuan Umun 1. Praktikan mampu merancang proses sistem yang baik. 2. Praktikan mampu membuat diagram alir data dan kamus data. 3. Praktikan mampu menggunakan software Microsoft Visio.. 4. Praktikan mampu memahami mengenai dasar-dasar pembuatan DFD menggunakan Microsoft Visio. 5. Praktikan mampu melakukan dan merancang alur proses menggunakan DFD. b) Tujuan Khusus Setelah melakukan praktikum ini, praktikan diharapkan: 1. Dapat menggunakan software Microsoft Visio untuk merancang proses sistem dari studi kasus yang diberikan. 2. Mampu membuat DFD dan kamus data dari kasus yang diberikan. B. Alat dan Bahan 1. Modul praktikum 2. Microsoft Visio C. Dasar Teori 1. Pendahuluan Pendekatan dari sisi bisnis (De Marco, Yourdon, J.A. Senn) Pertanyaan para analyst : 1) Proses apa yang membentuk suatu sistem? 2) apa yang dipergunakan pada setiap proses? 3) apa yang disimpan? 4) apa yang masuk dan keluar suatu sistem? Kenyataan :
2. Pendefinisian Analisis aliran data adalah analisis yang dilakukan untuk mempelajari pemanfaatan data pada setiap aktifitas. Menampilkan hasil pengamatan dalam apa yang disebut Flow Diagram (DFD) atau diagram alir data. Diagram alir data, yaitu satu tampilan grafis yang memunculkan relasi/hubungan antara proses dan data beserta kamus data yang menjelaskan rincian data yang dipergunakan. Analisis berorientasi aliran data mempergunakan beberapa alat bantu, yaitu : a. Flow Diagram Merupakan alat bantu grafis untuk menguraikan dan menganalisis pergerakan data yang melalui satu sistem - baik manual maupun otomatis - termasuk proses data, penyimpanan data dan penundaan yang terjadi pada satu sistem. Diagram alir data ini merupakan alat bantu utama yang dijadikan dasar bagi pengembangan komponen alat bantu lainnya. Penggambaran transformasi dari data masukan menjadi data keluaran melalui prosesproses sedemikian rupa sehingga dapat ditampilkan uraian lojik dan berdiri sendiri tanpa memperhatikan komponen fisik. Karena itu diagram ini disebut juga logical data flow diagram. b. Dictionary Merupakan alat bantu untuk menjelaskan karakteristik lojik data yang disimpan pada sistem, termasuk nama, deskripsi, alias, isi dan organisasinya. Mengidentifikasikan proses-proses yang mempergunakan data tertentu dan juga akses langsung data untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. Mempersiapkan dasar identifikasi kebutuhan basis data bagi perancangan sistem. 3. Notasi Untuk Logical Flow Diagram dilengkapi dengan 4 (empat) buah notasi yang sederhana. Dikenal dua pendekatan yaitu :
Ketentuan lain : Setiap komponen dalam data flow diagram diberi label dengan nama yang jelas; Nama proses selanjutnya diberi penomoran yang akan dipergunakan untuk keperluan identifikasi ; Penomoran proses diatas tidak menunjukan urutan sekuensial proses. 4. Penggambaran Aktivitas Paralel Dapat dilihat pada diagram yang ada bahwa beberapa aliran data dapat terjadi secara simultan. Ini merupakan salah satu keunggulan penampilan diagram aliran data seperti ini (bandingkan dengan diagram flowchart yang hanya dapat menampilkan aktifitas proses secara serial). Diagram alir data memungkinkan para analis merepresentasikan aktifitasaktifitas secara lebih akurat dengan memperlihatkan aktifitas simultan yang dapat muncul. Perlu dicatat bahwa diagram alir data berkonsentrasi pada pergerakan data dalam sistem, tidak pada peralatan atau media tertentu. Kadang-kadang data disimpan untuk akses atau penggunaan diwaktu lain. 5. Keuntungan Analisis Aliran Notasi yang dipergunakan sederhana, mudah dimengerti sekalipun oleh orang awam. Usulan untuk modifikasi diagram agar dicapai keakurasian yang tinggi dalam aktifitas bisnis dapat dilakukan. Mudah dikoreksi sebelum proses perancangan, karena dapat dikaji rinci/ditelusuri. Memberikan kemungkinan untuk mengisolasi daerah kajian yang diminati secara khusus memberikan fasilitas penjabaran diagram berdasarkan tingkat pengamatan. 6. Pembentukan Diagram Alir
Syarat utama harus dapat digambarkan dengan baik dan jelas. Kapan dimulai dan kapan menambahkan deskripsi yang lebih rinci, kapan menambahkan informasi kontrol, dan bagaimana memberikan nama beserta item-itemnya secara konsisten. Pembentukan proses : Sistem yang current (aktifitas dan proses aktual yang ada saat ini). Translasikan kedalam deskripsi logik yang terfokus pada data dan proses. 7. Penggambaran Aliran 7.1. Diagram konteks data : Menggambarkan secara umum konteks yang terjadi dalam sistem antara dunia internal dan dunia eksternal yang berbatasan. Merupakan lapisan teratas terhadap sistem yang akan dibahas. 7.2. Diagram Level 1 Merupakan gambaran rinci dari diagram konteks. Dikaitkan dengan bagan hirarki proses merupakan diagram yang menguraikan rincian dari level kesatu. Catatan : Yang dimaksud dengan bagan hirarki proses adalah chart yang memberikan ilustrasi bagaimana proses yang terjadi dalam satu sistem secara hirarki dapat dilakukan. 7.3. Diagram level 2... s/d n : Sama dengan penjelasan untuk level kesatu hanya makin bertambah nomor level makin dalam penjabaran rincian proses. Untuk mendapatkan diagram lojik alir data perhatikan hal berikut : Perlihatkan data aktual yang berhubungan dengan proses, dalam arti bukan dokumen. Hilangkan perjalanan informasi melalui orang/kantor/unit, munculkan prosedurnya saja. Konsolidasikan kerangkapan penyimpanan data. Hilangkan fungsi alat bantu, peralatan dan lainnya. Hilangkan proses yang tidak penting yang tidak merubah data/aliran data (copy dll). Aturan Dasar untuk menggambarkan diagram lojik aliran data : 1. Setiap aliran data yang meninggalkan proses harus berdasarkan pada data yang masuk kedalam proses tersebut. 2. Semua aliran data diberi nama dimana pemberian nama merefleksikan data yang mengalir tersebut antara proses, penyimpanan data dan sumber lainnya. 3. Hanya data yang akan dipergunakan dalam proses yang digambarkan sebagai masukan pada satu proses. 4. Satu proses tidak perlu mengetahui proses lainnya dalam sistem, jadi hanya tergantung pada masukan dan keluarannya saja. 5. Proses selalu berjalan dalam arti tidak ada awal atau akhir. Jadi selalu siap menjalankan fungsinya atau melakukan pekerjaan tertentu. 8. Pemeliharaan Konsistensi Antara Proses-Proses Jumlah aliran data yang masuk dan keluar dari proses harus sama.
Jumlah entitas yang terkait pada satu level akan muncul dalam jumlah yang sama untuk level lainnya. 9. Konsep Arus 9.1. Packet of data (Paket data) Bila dua data mengalir dari suatu sumber yang sama ke tujuan yang sama, maka harus dianggap sebagai suatu arus data yang tunggal. 9.2. Convergen Flow (Arus data Mengumpul) Arus data yang mengumpul, yaitu Arus data yang berbeda dari sumber yang berbeda mengumpul ke tujuan yang sama. 10. Evaluasi Ketelitian Diagram Alir Sangat penting untuk mengevaluasi diagram alir data tersebut. Beberapa pertanyaan dapat dimunculkan untuk evaluasi tersebut antara lain : 1. Apakah ada komponen dalam diagram alir data yang belum diberi nama? 2. Apakah ada data yang disimpan (stored) yang tidak direfer sebagai masukan/keluaran dari satu proses? 3. Apakah ada proses yang tidak menerima masukan sama sekali? 4. Apakah ada proses yang tidak memproduksi keluaran sama sekali? 5. Apakah masih ada proses yang melayani beberapa tujuan proses? 6. Apakah ada data yang disimpan dan tidak pernah direfer? 7. Apakah masukan data sesuai/releven untuk dijalankan pada proses? 8. Apakah ada item data yang disimpan berlebihan (lebih dari yang dibutuhkan)?
11. Membuat DFD di Microsoft Visio Contoh kasus : Prodase airline adalah maskapai penerbangan terbaik di Indonesia. Prodase airline dapat melayani pelanggannya dengan baik, sehingga setiap tahun jumlah pelanggannya semakin bertambah. Pada tahun 2000, pada saat pertama kali Prodase airline terbentuk, Prodase airline telah memiliki 1000 pelanggan pada tahun pertama. Hingga pada tahun 2014 ini, pelanggan Prodase airline telah mencapai lebih dari 6000 pelanggan. Untuk meningkatkan jumlah pelanggan, Prodase airline membuat sistem reservasi tiket pesawat online sehingga pelanggan yang ingin menggunakan jasa Prodase airline dapat memesan dan mendapatkan tiket tanpa harus datang ke loket Prodase airline. Selain hal tersebut, Prodase airline juga memberikan promo khusus berupa diskon 20% bagi pelanggan yang membeli tiket lebih dari lima. Buatlah DCD dan DFD pada kasus tersebut! Hasil analisa untuk kasus tersebut : 1. DCD : Jadwal Dokumentasi Jadwal Jadwal Tersedia Customer Sistem Reservasi Tiket Pesawat Pemesanan Detail Pambayaran
2. DFD Level 1 : Jadwal Tersedia Jadwal Dokumentasi Jadwal 1. Memesan Tiket Customer Valid Pemesanan 2. Mencetak Tiket Detail 3. DFD Level 2 untuk proses memesan tiket : Jadwal Tersedia Jadwal Dokumentasi Jadwa; 1.1. Mengecek Waktu Keberangkatan Customer Valid 1.2. 1-5 penumpang Mengecek Jumlah > 5 penumpang Penumpang 1.3. Menghitung Total Harga Tanpa Diskon 1.4. Menghitung Total Harga dengan Diskon 20 % Pemesanan
4. DFD Level 2 untuk proses mencetak tiket : Customer Pemesanan 2.1. Melakukan Bukti Detail 2.2. Validasi