SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA JASA EKSPEDISI PADA PT. CATUR RANGGA TUNGGAL PERKASA PALEMBANG DENGAN MENGGUNAKAN DELPHI 2007 DAN SQL SERVER 2008 Evi Novilia Jurusan Sistem Informasi STMIK PALCOMTECH Abstrak Sistem Informasi ini dibuat agar dapat memenuhi kebutuhan administrasi dalam menyelesaikan tugasnya dalam pengolahan data jasa ekspedisi. Dalam hal ini landasan teori yang digunakan pada penelitian ini yaitu pada sistem, informasi, sistem informasi, delphi, dan sql server. Data yang digunakan adalah data primer dan data sekunder, menggunakan tehnik pengumpulan data berupa wawancara dan observasi. tehnik pengembangan sistem yang digunakan adalah DFD sebagai gambaran suatu sistem yang akan dikembangkan, dan ERD sebagai pemodelan basis data relasional. Metode yang digunakan menggunakan waterfall karena lebih efisien jika untuk pengembangan perangkat lunak dengan spesifikasi yang tidak berubah-ubah. Sebuah sistem informasi pengolahan data jasa ekspedisi ini membantu sistem kerja bagian administrasi khususnya bagian administrasi yang mengolah secara langsung bagian pengiriman dan penerimaan barang dan juga membantu menjaga kerahasiaan data, sehingga penulis merasa bangga telah membantu sistem kerja perusahaan ini lebih aman dan cepat. Kata Kunci : Sistem, Informasi, Ekspedisi, Waterfall, Delphi, SQL Server PENDAHULUAN Saat ini sistem informasi dan ilmu pengetahuan di bidang komputerisasi berkembang semakin pesat, karena pesatnya teknologi tersebut maka semakin pesat pula kebutuhan akan penggunaan komputer sebagai penunjang kerja yang efektif dan efisien. Didalam sebuah perusahaan, kegiatan pengolahan data pada jasa ekspedisi adalah bagian yang penting. Hal ini dikarenakan aktivitas pada jasa ekspedisi terutama di bagian penerimaan dan pengiriman barang merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pihak konsumen perusahaan. PT. Catur Rangga Tunggal Perkasa Palembang merupakan perusahaan yang bergerak dibidang jasa ekspedisi terkhusus untuk wilayah sumbagsel yang mengirim barangbarang besar dan tidak melayani pengiriman barang yang kecil-kecil seperti surat, dokumen dll. Dalam hal ini tinjauan pustaka yang digunakan pada penelitian ini yaitu pada sistem, informasi, sistem informasi, delphi, dan sql server. Tujuan dari penelitian ini yaitu membuat sistem informasi pengolahan data jasa ekspedisi pada PT. Catur Rangga Tunggal Perkasa palembang menggunakan Borland Delphi dan SQL Server yang lebih baik sehingga dapat bermanfaat bagi perusahaan dan dapat membantu sistem kerja pada perusahaan agar dapat lebih baik dari sebelumnya. LANDASAN TEORI Penjelasan Mengenai Portal Company Menurut Adi Nugroho (2006:226), portal adalah situs yang dirujuk sebagai situs yang melayani sebagai lintasan masuk ke dalam web. Sedangkan company adalah perusahaan. menurut Ario Suryo Kusumo (2007:200), Portal adalah situs web yang menyediakan titik tolak atau gateway/pintu gerbang ke sumber lain dalam internet atau intranet. 1
Penjelasan Mengenai Website Menurut Sutarman (2007:283), web merupakan sistem komunikasi dan informasi hypertext yang digunakan pada jaringan komputer internet. Dan site adalah tempat dimana dokumen-dokumen web berada.sedangkan menurut Komang Wismakarma (2009:1), website adalah sebuah media presentasi online untuk sebuah perusahaan atau individu. Website juga dapat digunakan sebagai media penyampai informasi secara online, seperti detik.com, okezone.com, vivanews.com, dan lain-lain. Penjelasan Mengenai Internet Menurut Sutarman (2007:4), internet berasal dari kata interconnection networking yang mempunyai arti hubungan berbagai komputer dan berbagai tipe komputer yang membetuk sistem jaringan yang mencakup seluruh dunia (jaringan global) dengan melalui jalur telekomunikasi seperti telepon, wireless, dan lainnya.sedangkan menurut Rahmat Hidayat (2011:5), internet (kependekan daripada perkataan interconnected-networking) ialah rangkaian komputer yang terhubung di dalam beberapa rangkaian yang merupakan sistem komputer umum, yang terhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket. Penjelasan Mengenai PHP Menurut Sutarman (2007:94), PHP (Hypertext Pre Processor) adalah salah satu bahasa server-side yang didesain khusus untuk aplikasi web. PHP dapat disisipkan diantara bahasa HTML dan karena bahasa server-side, maka bahasa PHP akan dieksekusi di server, sehingga yang dikirimkan ke browser adalah hasil jadi dalam bentuk HTML, dan kode PHP anda tidak akan terlihat. Sedangkan menurut Komang Wiswakarma (2009:12), PHP adalah salah satu jenis bahasa pemrograman web yang open source, sehingga dapat digunakan oleh siapa saja secara cuma-cuma. Penjelasan Mengenai MySQL Menurut Budi Raharjo (2011:21), MySQL merupakan software RDBMS (atau server database) yang dapat mengelola database dengan sangat cepat, dapat menampung data dalam jumlah sangat besar, dapat diakses oleh banyak user (multi-user), dan dapat melakukan suatu proses secara sinkron atau bersamaan (multi-threaded). Menurut Ali Zaki (2008:94), MySQL adalah sebuah software database yang merupakan tipe data relasional yang artinya MySQL menyimpan datanya dalam bentuk tabel-tabel yang saling berhubungan. Penjelasan Mengenai Database Menurut Agus Saputra (2011:1), database atau memiliki istilah basis data merupakan suatu kumpulan data yang saling berhubungan dan berkaitan dengan subjek tertentu pada tujuan tertentu pula, hubungan antardata ini dapat dilihat oleh adanya field ataupun kolom. Sedangkan menurut Budi Raharjo (2011:3), database itu didefinisikan sebagai kumpulan data yang terintegrasi dan diatur sedemikian rupa sehingga data tersebut dapat dimanipulasi, diambil, dan dicari secara cepat. 2
HASIL DAN PEMBAHASAN 1. HASIL a. Analisis Sistem yang Berjalan Analisis sistem berjalan dilakukan untuk mengetahui bagaimana alur proses yang terjadi pada sistem yang sudah berjalan dan mengetahui kekurangan dan kendala yang dihadapi. Adapun analisis sistem yang berjalan akan digambarkan dengan flow map yaitu : Gambar 1. FlowMap sistem yang berjalan pada PT. Catur Rangga Tunggal Perkasa b. Identifikasi Permasalahan 1) Tidak Adanya pencatatan data di bagian evaluasi yang berhubungan dengan pengolahan data. 2) Ketika data disimpan dan data tersebut semakin banyak maka untuk mencarinya perlu membutuhkan waktu yang tidak sedikit, ini akan menjadi masalah pada efisiensi waktu kerja. 3) Pengecekan data penerimaan, data pengiriman, data tarif angkutan, data kurir masih menggunakan cara di cek satu persatu dari buku yang telah di catat oleh bagian administrasi. c. Identifikasi Penyebab Masalah 1) Kurangnya sebuah sistem dalam mengolah data yang terdapat pada jasa ekspedisi 2) Tidak tersedianya alat bantu pencariaan data yang mengakibatkan pekerjaan menjadi lama 3) Belum tersedia sarana pengecekaan data, agar lebih mudah dalam menangani pengecekan data jasa ekspedisi ini d. Identifikasi Titik Keputusan 1) Membangun sebuah sistem informasi yang dapat memberikan kemudahan untuk pencatatan data penerimaan 3
2) Membangun sebuah media penyimpanan sebagai tempat penyimpanan data jasa ekspedisi seperti data penerimaan, data pengiriman, data tarif angkutan, data kurir dan ketika akan dibutuhkan data tersebut akan cepat ditemukan 3) Membangun sistem informasi yang memberikan kemudahan dalam pengecekan data-data tersebut. 2. PEMBAHASAN a. Identifikasi Kebutuhan Pemakai (User) 1) Sistem yang ingin dibuat harus mampu membantu pekerjaan pada bagian Administrasi, Manajer dan Direktur Utama 2) Sistem yang dibuat juga diharapkan membantu bagian Admintrasi untuk memberikan pelayanan yang lebih baik 3) Data yang menjadi masukan bagai sisten harus dapat langsung diinputkan dari sumber asalnya dan harus dapat dibaca oleh pihak lain yang membutuhkannya 4) Semua proses yang ada harus terintegrasi dalam satu paket perangkat lunak aplikasi. b. Identifikasi Kebutuhan Sistem (Hardware dan Software) Ada beberapa ketentuan yang harus diterapkan untuk menjalankan sistem informasi yang akan dipakai Kebutuhan tersebut dapat dilihat pada tabel kebutuhan sistem. c. Prosedur yang Diusulkan Gambar 2. Flowmap Prosedur yang Diusulkan 4
d. Diagram Konteks Diagram konteks adalah diagram yang menggambarkan bagian besar dari aliran arus data sistem informasi pengolahan data jasa ekspedisi pada PT. Catur Rangga Tunggal Perkasa Palembang dapat dilihat pada gambar 3. Gambar 3. Diagram Konteks e. Diagram Level 0 Diagram level 0 adalah diagram yang menunjukkan semua proses utama yang menyusun keseluruhan sistem, diagram ini dapat dilihat pada gambar 4: Gambar 4. Level 0 5
f. Diagram Level 1 Diagram rinci diciptakan dari setiap proses utama dari level 0. Level ini menunjukkan prose-proses internal yang menyusun setiap proses 1.0 dalam level 8. Diagram ini dapat dilihat pada gambar 5 : Gambar 5. Level 1 g. Rancangan ERD Berikut ini adalah gambar Entity Relationship Diagram (ERD) yang berisi komponen-komponen himpunan entitas dan himpunan relasi yang masing-masing dilengkapi atribut-atribut. Dalam hal ini penulis memakai mulltiary karena himpunan entitas yang terhubung lebih dari dua, berelasi pada satu himpunan relasi. ERD nya Sebagai berikut : Gambar 5. ERD h. Tampilan Input dan Ouptu 1) Form Login Form ini adalah form login dimana form ini berfungsi untuk masuk ke form menu, yang terlebih dahulu harus mengisi username dan password khusus pengguna, adapun tampilan form login seperti pada gambar 6: Gambar 6. Form Login 6
2) Form Menu Utama File ini adalah file form menu utama yang merupakan tampilan utama dari program, adapun tampilan menu utama seperti pada gambar 7: Gambar 7. Form Login 3) Form Tujuan File ini adalah form data tujuan yang berfungsi menginput data tujuan, adapun tampilan form data tujuan seperti pada gambar 8: Gambar 8. Form Tujuan 4) Form Tarif File ini adalah form data tarif yang berfungsi menginput data tarif, adapun tampilan form data tarif seperti pada gambar 9. Gambar 9. Form Tarif Tujuan 5) Form Sopir File ini adalah form data sopir yang berfungsi menginput data sopir, adapun tampilan form data sopir seperti pada gambar 10 : 7
Gambar 10. Form Supir 6) Form Armada File ini adalah form data armada yang berfungsi menginput data armada, adapun tampilan form data armada seperti pada gambar 11: Gambar 11. Form Supir 7) Form Kurir File ini adalah form data kurir yang berfungsi menginput data kurir, adapun tampilan form data kurir seperti pada gambar 12 : Gambar 12. Form Kurir 8) Form Pengiriman File ini adalah form input transaksi data pengiriman yang berfungsi menginput data pengiriman, adapun tampilan form input data pengiriman seperti pada gambar 13 : 8
Gambar 12. Form Pengiriman 9) Form Penerimaan File ini adalah form input transaksi data penerimaan yang berfungsi menginput data penerimaan, adapun tampilan form input data penerimaan seperti pada gambar 13. Gambar 13. Form Penerimaan 10) Form Laporan Pengiriman File ini adalah form input report pengiriman per periode yang berfungsi menginput report pengiriman per periode, adapun tampilan form input report pengiriman per periode seperti pada gambar 14 : Gambar 14. Form Laporan Pengiriman 11) Form kuitansi Tampilan output kutansi merupakan tampilan untuk output kwitansi yang akan diberikan pada pengirim, kurir, dan penerima. Tampilan kwitansi seperti pada gambar 15 dibawah ini : 9
Gambar 15. Tampilan Kuitansi PENUTUP Berdasarkan pengamatan dan analisis yang telah dilakukan Penulis, maka dapat disimpulkan sebagai berikut : 1. 2. 3. Perusahaan ekspedisi membutuhkan sebuah sistem yang baik untuk menghasilkan pengolahan data jasa ekspedisi untuk mengolah input data master berupa data tujuan, data tarif, data sopir, data armada, dan data kurir, yang juga menginput data pengiriman, dan data penerimaan yang menghasilkan laporan pengiriman Dalam sistem ini proses yang akan dihasilkan yaitu berupa sebuah sistem informasi pengolahan data jasa ekspedisi khususnya saat pengiriman dan penerimaan barang pada perusahaan tersebut dalam pencariaan data yang dapat mempermudah pencarian status pengiriman, pengecekan data pelanggan dan pembuatan laporan. Dalam sistem yang dibuat dapat mempermudah pengolahan data jasa ekspedisi pada PT Catur Rangga Tunggal Perkasa karena sistem yang baru telah menggunakan program delphi 2007 dan database SQL Server 2008 untuk menjadikannya sebuah sistem yang sesuai dengan tekhnologi saat ini dan dapat menampung file dalam database yang baik dan akan menghasilkan sebuah laporan pengiriman barang. DAFTAR PUSTAKA Al Fatta. Hanif. 2007. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Andi : Yogyakarta. Jogiyanto. 2005. Analisa dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan Tersktuktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Andi : Yogyakarta. Kusdiawan. Wawan. 2010. Pemograman Delphi 2007. CV. Yrama Widya : Bandung. Komputer.Wahana. 2010. Pengantar Sistem Informasi. Wahana : Yogyakarta. Kristanto. Andri. 2008.Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media : Yogyakarta. Kuncoro.Mudrajad. 2009. Metode Riset Untuk Bisnis dan Ekonomi. Erlangga : Jakarta. 10
Nugroho. Smitdev. 2010. SQL Server 2008. Andi : Yogyakarta. Sutabri.Tata.2004. Ananlisa Sistem Informasi. Andi: Yogyakarta. Sukamto.R.A.2011.Rekayasa Perangkat Lunak. Bandung : Modula. Utami.Ema dan Sukrisno.2005.Konsep dasar pengolahan dan Pemprograman Database dengan SQL Server, Ms. Access, dan Ms. Visual Basic. Andi : Yogyakarta. Umar, Husein.2007. Riset Sumber Daya Manusia. Gramedia Pustaka : Jakarta. Yakub. 2012. Pengantar Sistem Informasi. Graha Ilmu : Yogyakarta. Pujiyantmiko,Edy.2012. Perancangan Aplikasi Penelusuran Pengiriman Barang Pada.PT Philip Morris : Indonesia. Nelson,Patar Martua Sitompul.2012. Aplikasi Kegiatan Operasional Pelayanan Pengiriman Barang Berbasis Web 11