BAB III LANDASAN TEORI 3.1. Pengertian Manajemen Proyek Satu hal yang mendasar bahwa kegiatan proyek mempunyai karakter yang berbeda dengan kegiatan operasional (seperti pekerjaan administrasi kantor, kegiatan perakitan mobil, kegiatan perbengkelan dan lain sebagainya), bahwa kegiatan proyek mempunyai tujuan untuk mewujudkan sistem yang belum ada, sedangkan kegiatan operasi mempunyai kegaitan mendayagunakan sistem yang telah ada. Sebagai contoh, suatu kegiatan pembangunan jalan bebas hambatan, mulai dari tahap perancangan, pelaksanaan sampai sistem jalan bebas hambatan terwujud merupakan kegiatan proyek. Barulah ketika sistem jalan bebas hambatan tersebut dimulai dioperasikan merupakan awal dari kegiatan operasional. Karakteristik proyek yang dimaksud dalam pengertian diatas, antara lain sebagai berikut: Laporan Kerja Praktek 21
a. Kegiatan proyek berlangsung sementara, artinya mempunyai batas waktu yang jelas, yaitu adanya titik awal (starting point), dan titik akhir (ending point). b. Kegiatan proyek harus diselesaikan berdasarkan anggaran yang telah ditentukan. Begitu pula jadwal dan mutu dalam proses penyelesaian proyek sudah harus ditentukan terlebih dahulu. c. Kegiatan proyek mempunyai satu tujuan khusus dalam penyelesaian proyek, meskipun terdiri dari berbagai macam kegiatan proyek. 3.2. Jenis dan Kompleksitas Proyek Seiring dengan pesatnya pembangunan, semakin beragam pula jenis-jenis proyek yang ada, baik ukuran kecil, sedang maupun ukuran besar. Dari bermacam-macam proyek yang ada, dapat di klasifikasikan ke dalam beberapa jenis proyek. Dilihat dari komponen kegiatan utama maka macam proyek dapat dikelompokan menjadi sebagai berikut : a. Proyek Engineering-Konstruksi. Komponen kegiatan utama jenis proyek ini terdiri dari pengkajian kelayakan, desain engineering, pengadaan, dan konstruksi. Contohnya : pembangunan gedung, jembatan, pelabuhan, jalan raya, fasilitas industri dan lain-lain. b. Proyek Engineering-Manufaktur. Proyek ini dimaksudkan untuk menghasilkan produk baru. Contohnya: pembuatan kendaraan bermotor, mesin-mesin pabrik, generator, dan lain sebagainya. Laporan Kerja Praktek 22
c. Proyek Penelitian dan Pengembangan. Proyek penelitian dan pengembangan (research and development) bertujuan melakukan penelitian dan pengembangan dalam rangka menghasilkan suatu produk tertentu. Dalam mengejar hasil akhir, proyek ini sering kali menempuh proses yang berubahubah, demikian pula dengan ruang lingkup kerjanya. d. Proyek Pelayanan Manajemen. Banyak perusahaan memerlukan proyek seperti ini, diataranya sebagai berikut : Merancang sistem informasi manajemen, meliputi perangkat lunak maupun perangkat keras. Merancang program efisiensi dan penghematan. Diversifikasi, penggabungan, dan pengambilalihan. e. Proyek Kapital. Berbagai badan usaha atau pemerintah memiliki kriteria tertentu untuk proyek kapital. Proyek kapital umumnya meliputi pembebasan tanah, penyiapan lahan, pembelian material, dan peralartan (pabrikasi), dan konstruksi pembangunan fasilitas produksi. 3.3. Konsep Manajemen Proyek Konsep manajemen proyek yang dikemukakan oleh beberapa ahli, pada dasarnya menekankan pada penggunaan pengertian manajemen berdasarkan fungsinya serta pendekatan sistem. Manajemen proyek dapatlah dikatakan sebagai usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi serta mengawassi kegiatan dalam Laporan Kerja Praktek 23
proyek sedemikuan rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu serta anggaran yang telah ditetapkan. 3.4. Perencanaan Pelaksanaan Proyek Didalam manajemen proyek, sistem perancangan menpunyai peranan sangat penting dan menentukan. Langkah awal dari perancanaan adalah melakukan identifikasi kegiatan-kegiatan yang akan dilaksanakan. Termasuk dalam identifikasi kegiatan adalah menganalisa keterkaitan antara kegiatan yang satu dengan yang lainnya dan perkiaraan waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan tersebut. Langkah berikutnya adalah melakukan penjadwalan berbagai macam kegiatan yang telah diidentifikasi. Semua kegiatan dan jangka waktu masing-masing kegiatan disusun dalam suatu rencana yang menyeluruh. Jadwal kegiatan teresebut dapat menjadi gambaran pelaksanaan dari suatu proyek, kapan proyek dimulai dan kapan proyek tersebut selesai. Bebebrapa metode yang digunakan dalam proses perencanaan dapat disebutkan antara lain, Critical Part Method (CPM), dan juga Program Evaliation and Review Technique (PERT). Metode CPM dan PERT dikenal sebagai analisa jaringan kerja. Laporan Kerja Praktek 24
3.. Analisis Jaringan Kerja Dalam proses perencanaan, penjadwalan dan pengawasan sering digunakan dengan teknik analisis yang dikenal dengan metode lintasan kritis/critical Path Method (CPM) dan dengan Program Evaluation and Review Technique (PERT). Pada dasarnya kedua teknik ini analisis ini sama. Perbedaannya terletak pada perkiraan waktu, di mana CPM menaksir waktu dengan cara pasti (deterministic) sementara PERT dengan cara kemungkinan (propabilistic). 3..1. Pembuatan Diagram Jaringan Kerja Jaringan kerja adalah suatu diagram yang digunakan untuk membantu menyelesaikan masalah matematika yang cukup rumit agar menjadi lebih sederhana dan mudah untuk diamati. Diagram jaringan kerja mempunyai dua peranan, yakni sebagai alat perencanaan proyek dan sebagai ilustrasi secara grafik dari kegiatan-kegiatan suatu proyek. Dari suatu diagram jaringan kerja dapat di lihat gambaran hubungan antara komponen-komponen kegiatan secara menyeluruh dan arus operasi yang di jalankan sejak awal sampai berakhirnya suatu proyek. Konsep dan lambing atau simbol yang ada dalam diagram jaringan adalah sebagai berikut: Laporan Kerja Praktek 2
Events. Suatu event (kejadian/peristiwa) adalah suatu keadaan tertentu, atau dapat pula diartikan sebagai awal atau akhir dari satu atau beberapa kegiatan. Events dapat digambarkan dengan sebuah lingkaran atau node. Aktivitas. Suatu aktivitas adalah pekerjaan yang dipelukan untuk menyelesaikan suatu kejadian tertentu. Kegiatan berlangsung dalam jangka waktu tertentu (duration) dengan pemakaian sejumlah sumber daya. Symbol yang digunakan adalah anak panah yang menghubungkan kedua lingkaran. Gambar 1.2 menunjukan dua event yang dihubungkan dengan suatu aktivitas. Peristiwa Terdahulu a Kegiatan Kurun Waktu Gambar 3.1 simbol dalam jaringan Peristiwa Berikutnya b 3..2. Persyaratan Urutan Pengerjaan Pertimbangan suatu pekerjaan dilakukan pengurutan dikarenakan berbagai kegiatan tidak dapat dimulai sebelum kegiatan-kegiatan lain diselesaikan, dan mungkin ada kegiatan lainnya yang dapat dilaksanakan secara bersamaan dan atau tidak saling bergantung. Konsep waktu dalam jaringan kerja dapat didefinisikan sebagai berikut. 1. ES atau Erliest Start Time, yaitu waktu paling awal (tercepat) suatu kegiatan dimulai, dengan memperhatikan kegiatan yang diharapkan dan persyaratan urutan pengerjaan. Laporan Kerja Praktek 26
2. LS atau Latest Start Time, yaitu waktu paling lambat untuk dapat memenuhi suatu kegiatan tanpa penundaan keseluruhan proyek. 3. EF atau Erliest Finish Time, adalah waktu paling awal suatu kegiatan dapat diselesaikan, atau sama dengan ES + waktu kegiatan yang diharapkan. 4. LF atau Latest Finish Time adalah waktu paling lambat untuk dapat menyelesaikan suatu kegiatan tanpa penundaan dan penyelesaian proyek secara keseluruhan, atau sama dengan LS + waktu kegiatan yang diharapkan. Dalam diagram jaringan kerja, node (lingkaran) yang merupakan lambang dari suatu event dibagi atas tiga bagian dengan fungsi masing-masing sebagai berikut. a = Ruanagn untuk nomor event. b = EF (Erlieast Finish Time). c = LF (Latest Finish Time). Contoh pembuatan diagaram jaringan kerja : berikut ini. Suatu proyek mempunyai data-data aktivitas seperti terlihat pada table Laporan Kerja Praktek 27
Table 3.1 Data aktivitas Kegiatan Kegiatan sebelumnya Waktu (minggu) A - 7 B - 9 C A D A 12 E B,C 13 F B,C 18 G D,F 10 Dari table tersebut dapat disusun Preseden Diagram sebagai berikut : 2 A 7 12 D 1 C 4 B E G 9 13 10 3 F 18 Gambar 3.2 Jaringan kerja untuk aktivitas diatas 3.6. Metode Jalur Kritis Jalur kritis adalah jalur dalam jaringan kerja yang memiliki serangkain komponen-komponen kegiatan, dengan total waktu terlama dan menunjukan kurun waktu penyelesaian proyek yang tercepat. Pada suatu jaringan kerja yang sederhana, mudah dalam melakukan perhitungan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan dengan cara yang sederhana pula. Namun bila jaringan kerja sangat kompleks, maka harus diselesaikan dengan metode yang lebih sistematis, Laporan Kerja Praktek 28
yaitu menggunakan Critical Path Method (CPM) / Program Evaluation and Review Technique (PERT). 3.6.1 Perhitungan Maju dari contoh tabel 1.1 dan gambar 1.3 kita lakukan perhitungan EF setiap event. Langkah pertama dimulai dari event 1, saat dimulainya kegiatan proyek, yaitu pada waktu 0, maka EF untuk event 1 adalah 0, dan ini merupakan ES (waktu paling awal di mulainya kegiatan) untuk event 1. EF berikutnya yang kita hitung adalah EF pada event 2 dengan menjumlahkan ES pada event 1 dengan waktu kegiatan A. Diperoleh hasil EF untuk event 2 adalah 7. Event 3 merupakan event yang didahului oleh dua kegiatan yaitu kegiatan A-C (1-2-3) dan kegiatan B (1-3). Perhitungan EF pada event ini adalah waktu terpanjang diantara kegiatankegiatan yang mendahului. EF event 3 melalui kegiatan (1-2-3) merupakan ES event 2 ditambah dengan waktu kegiatan C (2-3), diperoleh EF sebesar 7 + = 12. Sedang EF event 3 melalui kegiatan (1-3) adalah ES event 1 ditambah waktu kegiatan B (1-3) dan diperoleh EF sebesar 0 + 9 = 9. Maka EF, untuk event 3 kita pilih yang terbesar, yaitu sebesar 12. Secara lengkap semua perhitunga EF untuk setiap event dapat dilihat pada tabel 1.3 dan gambar 1.4. Dari gambar tersebut dapat dilihat bahwa waktu penyelesaian tercepat proyek tersebut adalah 3 minggu. Laporan Kerja Praktek 29
Table 3.2 Perhitungan EF untuk setiap event Event Event (j) sebelumnya Kegiatan Waktu (t) EF EF j = ES (maks EF) 1 - - - 0 0 2 1 A 7 EF 1 +t 1-2 =0 + 7 = 7 7 3 1 B 9 EF 1 +t 1-3 =0 + 9 = 9 2 C EF 2 +t 2-3 =7 + = 12 12 4 2 D 12 EF 2 +t 2-4 =7 + 12 = 19 3 E 13 EF 3 +t 3-4 = 2 + 13 = 2 2 3 F 18 EF 3 +t 3- =12 + 18 = 30 4 G 10 EF 4 +t 4- =2 + 10 = 3 3 7 2 7 12 0 1 2 4 9 13 10 12 3 18 3 Gambar 3.3 Jaringan kerja untuk aktivitas diatas Dari tabel dan gambar diatas dapat dilihat bahwa waktu penyelesaian tercepat proyek tersebut adalah 3 minggu. 3.6.2 Perhitungan Mundur Pada dasarnya perhitungan LF setiap event dilakukan dengan proses yang sama dengan perhitungan maju, hanya saja prosesnya bergerak mundur. Dari Laporan Kerja Praktek 30
perhitungan maju, kita peroleh hasil waktu penyelesaian keseluruhan proyek, yaitu selama 3 minggu. Waktu ini digunakan sebagai awal perhitungan LF (LF pada event ). Sama dengan perhitungan EF, pada perhitungan LF, jika diketemukan suatu event mendahului dua atau lebih kegiatan, maka LF event tersebut dipilih dari waktu yang paling pendek atau awal diantara waktu kegiatankegiatan yang mendahuluinya. Sebagai contoh pada event 3, LF dipilih dari minimum antara LS pada event 4 dikurangi dengan waktu kegiatan E (sebesar 2 13 = 12) dengan LS pada event dikurangi waktu kegiatan F (sebesar 3 18 = 17). LF yang dipilih adalah waktu terkecil, yaitu 12. Secara lengkap hasil proses perhitungan mundur terdapat pada tabel 2.3 dan pada gambar 1.. Tabel 3.3 Hasil perhitungan mundur Event Event Waktu Kegiatan (j) sebelumnya (t) EF EF j = ES (maks EF) - - - LF 3 4 1 A 7 LF +t 4- = 3 + 10 = 2 2 3 1 B 9 LF 4 +t 3-4 = 2 + 13 = 12 12 2 C LF +t 3- = 3 + 18 = 17 2 2 D 12 LF 3 +t 2-4 = 12 + = 7 7 3 E 13 LF 4 + t 2-3 = 12 + 13 = 2 1 3 F 18 LF 2 + t 1-2 = 7 + 7 = 0 0 4 G 10 LF 3 + t 1-3 = 12 + 9 = 3 Laporan Kerja Praktek 31
2 7 7 7 12 1 0 0 4 2 2 9 13 10 3 12 12 18 3 3 Gambar 3.4 Jaringan kerja lengkap dengan jalur kritisnya Dari perhitungan waktu penyelesaian kegiatan dan ilustrasi grafik pada gambar diatas, maka dapat dilihat semua event memiliki nilai perhitungan maju dan mundur yang sama. Maka untuk menentukan jalur kritisnya harus dilihat dari waktu kelonggaran (total float). Suatu kegiatan akan dikatakan kritis jika waktu kelonggaran sama dengan 0. Untuk menghitung waktu kelonggaran digunakan rumus sebagai berikkut. TF ij = LS j ES i T ij berikut ini. Perhitungan waktu kelonggaran tiap event dapat dirangkum dalam tabel Tabel 3.4 Perhitungan waktu kelonggaran Kegiatan i j LS j ES i T ij TF ij A 1 2 7 0 7 0 B 1 3 12 0 9 3 C 2 3 12 7 0 D 2 4 2 7 12 6 Laporan Kerja Praktek 32
E 3 4 2 12 13 0 F 3 3 12 18 G 4 3 2 10 0 Dari perhitungan waktu kelonggaran di atas, maka dapat ditentukan jalur kritis, yaitu jalur yang melewati kegiatan A C E G. pada gambar jalur kritis dicetak tebal. 3.6.3 Persoalan dalam Critical Path Method Suatu persoalan yang sering timbul dalam analisis jaringan kerja adalah bila suatu ketika akan dilakukan percepatan waktu penyelesaian proyek. Adanya percepatan ini berpengaruh sangat besar bagi pengeluaran biaya. Dengan menggunakan metode jalur kritis (CPM) penaksiran biaya yang lebih akurat akan dapat dilakukan. Pada dasarnya jaringan kerja PERT dan CPM mempunyai banyak persamaan, perbedaanya terletak pada segi penekanan biaya dan waktu. PERT lebih menekankan pada aspek waktu, sedangkan CPM penekanannya pada aspek biaya. Besarnya biaya yang dimaksud di sini adalah biaya langsung untuk menyelisaikan kegiatan-kegiatan di dalam proyek. Sedangkan biaya-biaya lainnya seperti biaya administrasi, pengawasan, dan lain-lain dalam hal ini tidak termasuk. Laporan Kerja Praktek 33