BAB 4 PEMBUATAN DOKUMEN WORD A. Memulai dan setting dokumen Pada bagian terdahulu telah dijelaskan cara mengaktifkan program keluarga MS Office dan pengenalan tentang bagian-bagian penting MS Word. Pada bab ini kita akan mempelajari secara detail cara merekonstruksi sebuah dokumen sederhana. 1. Cara mengaktifkan Ms. Word. Klik Start Pilih Program Klik Microsoft Word 2. Membuat Lembar Kerja Baru Klik File Klik New Klik OK (Ctr.N) 3. Cara Menyimpan File Klik File, Klik Save Pada kotak Save in cari folder yang sesuai Pada kotak File Name ketikkan Nama file Klik Save 4. Cara Memanggil membuka File yang sudah ada Klik File, Klik open Cari folder tempat file disimpan Pilih nama file yang sesuai Klik open 5. Cara Keluar dari Ms. Word - Klik File kemudian klik Exit 6. Cara setting Page Setup Klik file Klik Page Setup, kotak dialog Page Setup terlihat seperti pada Gambar 16. Ada empat Tab yang akan muncul, yaitu: margin, paper size, paper source dan layout Aktifkan Tab Margins dan set margin kiri (left), kanan (right), atas (top, dan bawah (bottom) Untuk mengatur tinggi bagian header dan footer isi kotak from edge Dapat diset mirror margins dan 2 pages per sheet dengan mengklik kotak opsi mirror margins dan 2 pages per sheet. Setting itu dapat diaplikasikan hanya pada bagian yang diseleksi atau kepada semua file dengan memilih opsi pada kotak Apply to. Klik Tabs Paper Size untuk mengatur ukuran kertas dan orientasi kertas. Pada kotak paper size dapat dipilih berbagai ukuran kertas formal, misalnya A4, legal dll serta ukuran yang dsesuaikan kebutuhan pemakai yaitu opsi custom size. Untuk memilih orientasi pencetakan naskah dapat dipilih pada opsi orientasi antara potarit dan landscape. Pilihan orientasi berkonsekuensi pada tampilan pada preview. Klik Tabs Layout untuk mengatur layout naskah. Komputasi Kimia 26
Gambar 16 Kotak dialog Page Setup 7. Cara setting Paragraf Klik Format (Alt+O) Klik Paragraf (P), tampilan kotak dialog paragraf lihat Gambar 17 Ada 2 Tabs, Indents and Spacing dan Line and Page Break. Pilih Tabs Indents and Spacing. Dalam Indents and Spacing terdapat pengaturan: (1) Rata kiri rata kanan, (2) Indents dan (3) Spacing. Aturlah indentasi sesuai dengan keinginan anda. Cobalah beberapa kombinasi berikuti ini dan perhatikan hasilnya. No Indentation Spacing Left Right Special by Before After Line Spacing At 1 0 0 None - 0 0 Single - 2 0 0 None - 6 pt 0 Double - 3 0 0 First Line 1,5 0 0 Multiple 1,75 4 0,5 0 Hanging 1 6 6 1,5 lines 5 Komputasi Kimia 27
Gambar 17 Kotak dialog paragraf Pengaturan Indentasi dapat juga dilakukan dengan marker indentasi yang terdapat pada mistar horisontal First Line indent Hanging indent Left indent Buatlah paragraf dengan setting mark indentasi sebagai berikut kemuadian periksa kotak dialog paragraf untukmembandingkan memverifikasi perubahan tersebut. 8. Pemberian nomor halaman Klik Insert Klik Page Number Atur posisi halaman (tab Position) dan aligntment Right indent Gambar 18 Kotak dialog Insert Page Numbers Komputasi Kimia 28
9. Membuat Header and Footer Klik View, pilih Header and Footer, Kotak dialog akan tampil Pada kotak Header dapat dimasukkan kalimat atau nomor halaman, tanggal, waktu dan teks-teks lain. Untuk pindah ke kotak footer, pada toolbar klik shortcut Untuk memasukkan nomor halaman klik shortcut atau masukkan halaman dari halaman. Untuk kondisi default nomor halaman selalu mulai dari 1, jika ingin yang lain maka, klik Insert, pilih Page Number kemudian klik format. Gambar 19 Tampilan kotak dialog header and footer B. Menformat Dokumen MS Word merupakan piranti pengolah kata yang sangat fleksibel dalam pembuatan naskah. Anda leluasa memilih jenis huruf, mengatur besar kecilnya karakter, dapat memberikan penomoran otomatis atau bulet yang menarik dan lain-lain. Dalam segmen ini anda akan mempelajari beberap cara memformat dokumen. Pengaturan format dapat dilakukan dengan toolbar formatting yang sudah dibahas pada bab sebelumnya, liaht Gb 20. Tebal Style Font Ukuran Font Miring Garis bawah Subscript Tengah Rata kanan Justifikasi Spasi Bullet Penomoran Indentasi maju Indentasi mundur Border Stabilo Warna carakter Superscript Gambar 20 Komponen dari Toolbar Formatting Komputasi Kimia 29
1. Mengatur jenis Huruf (Font) Pada naskah lakukanlah blok pada bagian teks Klik kotak font pada toolbar dan pilih salah satu jenis font 2. Mengatur perataan Naskah Pastikan kursor berada bagian naska yang akan diatur perataannya Klik salah satu shortcut pada tool bar untuk meratakan. 3. Mengatur Spasi, selain dengan menggunakan cara pengaturan paragraf seperti yang telah dijelaskan sebelumnya juga dapat dilakukan dengan toolbar format Pastikan keberadaan kursor Klik shortcut spasi, pilih sesuai dengan keinginan 4. Pemberian Numbering Klik shortcut Numbering, atau klik menu Format, Bullets and Numbering Aktifkan tabs Numbering Pilih penomoran yang sesuai Dapat dipilih, melanjutkan penomoran atau memulai baru Gambar 21 Kotak dialog Bullets and Numbering untuk Tabs Numbered 4. Pemberian Bullets Klik shortcut Numbering, atau klik menu Format, Bullets and Numbering Aktifkan tabs Numbering Pilih penomoran yang sesuai Dapat dipilih, melanjutkan penomoran atau memulai baru Komputasi Kimia 30
Gambar 22 Kotak dialog Bullets 5. Menyisipkan karakter spesial atau simbol Klik Insert (Alt+I), klik symbols akan tampil kotak dialog simbol Pilih simbol atau karakter khusus, klik Insert dan Close untuk Gambar 23 Kotak dialog Insert Symbol 6. Menyisipkan Persamaan dengan microsoft equation Aktifkan microsoft equation dengan mengklik Shortcutnya, untuk membuat persamaan: akan tampil kotak dialog Komputasi Kimia 31
Jika shortcut tersebut belum berada di toolbar, klik Insert pilih Object cari microsoft equation. Gambar 24 Kotak dialog aktivasi microsoft equation 7. Menyisip Tabel Klik Table Klik Insert Table, kotak dialog insert table akan muncul Isi Jumlah kolom pada kotak Number of columns dan jumlah baris pada kotak Number of rows. Kemudia klik OK Gambar 25 Jendela Insert Table, harus diisi jumlah kolom dan baris Untuk menyisip baris atau kolom pada tabel yang telah ada Letakkan kursor disalah satu baris Klik Table, insert dan pilih Colom to the left untuk menyisipkan satu kolom kesebelah kiri. Colom to the right menyisipkan satu kolom kesebelah kanan. Row Above Komputasi Kimia 32
menyisipkan satu baris di atas baris di mana kursur berada. Row Belows untuk menyusup satu baris di bawah. Untuk menyisip satu sel pilih Cel. Cara menghapus Baris dan Kolom Sorot baris/colom/tabel yang akan dihapus Klik Table Klik Delete Pilih Table Untuk menghapus tabel keseluruhan Pilih Colum untuk menghapus kolom Pilih Rows untuk menghapus baris Pilih Cell Untuk menghapus sel Menggabung (merger) Baris dan Colum Pilih / sorot kolom atau baris yang akan digabung Klik table Klik Merge Cells atau pilih shortcut merger cel Mengatur lebar kolom dan tinggi baris Untuk mengatur lebar kolom atau tinggi baris seragam lakukan Blok seluruh kolom atau seluruh baris yang ingin diatur lebar dan tingginya. Klik Table, pilih AutoFit. Pilih Distribute rows evenly. Atau lakukan manual dengan cara klik dan drag lebar kolom atau tinggi baris. baa kursor kebagian baris atau kolom yang akan dirubah sampai penunjuk (kursor berubah menjadi tanda silang panah Klik, dan drag/ geser kursor sampai lebar kolom/baris berubah sesuai dengan keinginan 8.Menyisipkan Drawing Autoshape Aktifkan toolbar drawing jika belum aktif lakukan langkah berikut: Klik view Toolbar Klik drawing Anda dapat membuat segala macam bentuk gambar seperti: flow chat, kotak biasa dan tiga dimensi RECTANGLE OVAL Fill LINE COLOUR FREE ROTATE Gambar 26 Tool bar untuk Drawing Autoshape WORDART MODEL Komputasi Kimia 33
9. Menyisipkan grafik Klik Insert, pilih picture dan pilih chart. Akan tampil toolbar grafik dan jendela pengisian data grafik yang merupakan bagian dari MS Excel. Masukkan data yang anda inginkan, mulailah dengan merubah judul kolom dan judul baris Untuk memperlihatkan hasilnya klik shortcut View Datasheet. Untuk memilih tipe grafik klik chart type dan pilih salah satu opsi Untuk memberikan judul grafik dapat dilakukan dengan fasilitas auto shapes seperti disebutkan di atas. 10. Penyisipan Word Art dan cliptart Klik insert, pilih picture dan klik opsi Wordart akan tampil Wordart galery Pilih format yang dinginkan dan klik OK maka kotak edit text akan tampil. Ketik kalimat yang diinginkan pada jendela your text here atau copy text yang ada di clipboard. Pilih jenis huruf, ukuran, tebal tipis dan tegak miringnya dan klik OK untuk mengakhiri. Untuk menyisip clip art, klik insert plih picture dan klik opsi clipt art. Akan tampil galery cliptart, pilih gambar yang dinginkan. Klik Insert Gambar 27 Tampilan Wordart Galery Gambar 28 Kotak edit text wordart Komputasi Kimia 34