Kebijakan Pengendalian Internal Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya (SPI-UB) Malang, 14 September 2015
Satuan pengawasan internal (SPI) Satuan Pengawasan Internal Universitas Brawijaya (SPI UB) adalah Institusi Fungsional pengawasan internal segala kegiatan di Universitas Brawijaya yang bersifat non akademik. Berkedudukan langsung dibawah Pimpinan BLU-UB Rentang kendali SPI-UB meliputi: Bidang Keuangan, Bidang Sumber Daya Manusia, Bidang Teknologi Informasi, Bidang Sarana Prasarana, dan Pembangunan (Tata Kelola Aset)
JENIS AUDIT JENIS AUDIT SEBELUMNYA KEUANGAN SARANA PRASARANA PEMBANGUNAN SUMBER DAYA MANUSIA TEKNOLOGI INFORMASI 2015 KEUANGAN PENGADAAN BARANG & JASA PENGELOLAAN ASET SUMBER DAYA MANUSIA TEKNOLOGI INFORMASI
Dasar Hukum SPI UB Undang-Undang (UU) Undang-Undang No. 1 Tahun 2004 tentang Perbendaharaan Negara Pasal 55 ayat (4) dan Pasal 58 ayat (1) dan (2) Peraturan Pemerintah (PP) PP No. 60 Tahun 2008 tentang Sistem Pengendalian Intern Pemerintah Peraturan Menteri Permendiknas No. 44 Tahun 2011 tentang Sistem SPIP di Lingkungan Kemdiknas Permendiknas No. 18 Tahun 2011 tentang Koordinasi Dan Pengendalian Program Di Lingkungan Kemdiknas sebagaimana telah diubah dengan Permendiknas No. 38 Tahun 2011. Permendiknas No. 47 Tahun 2011 tentang Satuan Pengawasan Intern di Lingkungan Kemdiknas. Surat Keputusan Keputusan Rektor Universitas Brawijaya No 559/SK/2013 tentang Pemberhentian dan Pengangkatan Tim Pelaksana SPI UB
Tujuan spi 1. Membantu Pimpinan UB untuk melakukan perencanaan dan pelaksanaan/ audit, serta mengevaluasi tindak lanjut hasil audit. 2. Mengidentifikasi segala kemungkinan untuk memperbaiki dan meningkatkan efisiensi penggunaan sumber daya. 3. Merekomendasikan perbaikan menyeluruh atas sistem pengendalian internal dan operasional secara objektif. 4. Memastikan kepatuhan terhadap hukum, peraturan, dan kebijakan yang berlaku di UB.
Wewenang spi 1. Mendapatkan akses secara penuh dan tidak terbatas terhadap unit-unit kerja. 2. Menetapkan ruang lingkup kerja dan menerapkan teknikteknik audit yang diperlukan. 3. Memperoleh bantuan, dukungan, maupun kerjasama dari personel unit kerja yang terkait, terutama dari unit kerja yang diaudit. 4. Mendapatkan kerjasama penuh dari seluruh unsur Pejabat Pengelola Universitas. 5. Mendapatkan dukungan sumberdaya yang memadai untuk pelaksanaan tugasnya. 6. Mendapatkan bantuan dari tenaga ahli, baik dari dalam maupun luar.
LINGKUP KERJA SPI AUDIT REVIU MONEV PENDAMPINGAN KE- UANG AN ASET & BMN SDM IT LAPORAN KEUANGAN RKA IRJEN EKTERNAL KAP BPK
No JADWAL/TAHAPAN AUDIT 1 Permintaan Data Awal 2 Desk Evaluation 3 Entry Meeting Kegiatan 4 Pekerjaan Lapangan: Interview dan penelaahan dokumen 5 Analisis dan Pendalaman 6 Penyusunan Draft Laporan & Permintaan Tanggapan 7 Exit Meeting Finalisasi (LHP) 8 Klarifikasi Temuan dengan Rektor/Warek II 9 Penyusunan & Penerbitan Laporan 10 Monitoring Tindak Lanjut Hasil Temuan
TEKNIK AUDIT SECARA UMUM Sampling Questionnaire Interview Review Dokumen Cek Fisik
a. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi tercapainya efektivitas dan efisiensi pencapaian tujuan penyelenggaraan pendidikan yang memadahi. b. Untuk memberikan keyakinan yang memadai bagi keandalan pelaporan keuangan, pengamanan asset Negara, dan ketaatan terhadap peraturan perundangundangan. c. Memberikan pernyataan tentang kewajaran informasi yang disajikan dalam laporan keuangan. d. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada pimpinan dan bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Tujuan Audit Pengadaan Mengarahkan pengadaan yang ada di lingkungan Universitas Brawijaya menerapkan prinsip prinsip pengadaan yaitu efisien, efektif, transparan, terbuka, bersaing, adil/tidak diskriminatif, akuntabel.
Review Dokumen Pengadaan Interview Cek Fisik Barang
Perencanaan Dasar Perencanaan Kebutuhan Pelaksanaan Prosedur & Dokumen Pengadaan/SPK Hasil Kesesuaian Spesifikasi Teknis, jumlah Barang & Jasa Penyerahan barang & Jasa Kebermanfaatan barang & Jasa
Perpres 70 Tahun 2012 tentang Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah Keputusan Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah (LKPP) Keputusan Rektor Universitas Brawijaya
Meningkatkan efektivitas dan efisiensi sumber daya manusia setiap satuan kerja yang diaudit dalam lingkungan Universitas Brawijaya.
1. Kelengkapan Struktur Organisasi dan Tupoksi Masing-masing Bagian 2. Kedisiplinan PNS terkait Absensi, Kepangkatan Dosen, Jabatan Fungsional Dosen, dan Tugas Belajar Dosen. 3. Kelengkapan Dokumen Kontrak Perjanjian kerja 4. Tindak Lanjut Atas Temuan Hasil Audit sebelumnya
a. Melakukan verifikasi terhadap efektifitas dari penerapan teknologi informasi. b. Melakukan verifikasi apakah penerapan teknologi informasi sudah memenuhi aspek efisiensi, availability system, reliability, confidentiality, dan integrity, serta aspek keamanan. c. Melaporkan hasil audit dengan data yang memadai dan memberikan masukan kepada bagian terkait agar dapat dilakukan perbaikan.
Review Dokumen Melakukan kegiatan on-site audit Inspeksi sarana prasarana IT
ditujukan dalam rangka mengevaluasi, memonitor dan merekomendasi beberapa aspek operasional perkembangan pengendalian internal setiap satuan kerja terutama dalam hal: 1. Monitoring tindak lanjut temuan audit internal 2. Monitoring tindak lanjut temuan audit eksternal 3. Evaluasi terhadap perencanaan, dan 4. Evaluasi terhadap realisasi anggaran
BERSIFAT UMUM PENGGUNAAN DISERAHKAN SEPENUHNYA KEPADA PENERIMA BANTUAN BANTUAN KEUANGAN BERSIFAT KHUSUS PERUNTUKAN DAN PENGGUNAAN DIATUR PEMBERI BANTUAN BEGITU PULA MEKANISME LPJ
Laporan Pertanggungjawaban Keuangan (SPJ) dibuat oleh Ketua Pelaksana Kegiatan/Peneliti/Pengabdi dengan mengacu pada Peraturan Menteri Keuangan (PMK) Republik Indonesia dan Peraturan Terkait
Lembaga Eksternal Upah/Honorarium Pegawai, Tenaga Ahli, Narasumber, dll (PNS & nonpns) Dana Bantuan/ Hibah Fee Badan Penyedia Jasa, (Pelatihan, Workshop, Seminar dll) Lembaga Penyelenggara Program/Perguruan Tinggi Penerima Dana Pembelian Material/Barang : (ATK,dll)
Efektif Transparan Prinsip Tata Kelola Keuangan Efisien Akuntabel
Tepat Sasaran Tepat Administrasi Tanggung Jawab Pengelolaan Keuangan Tepat Waktu Tepat Prosedur Tepat Acuan
Pastikan perencanaan dan anggaran disusun dengan seksama Pelaksanaan dikelola dengan tertib waktu, tertib administrasi
Kelemahan Dalam Pengelolaan 1. Perencanaan Keuangan Negara o o o o o o o Tidak didasarkan pada data yang akurat Tidak berdasarkan pada analisis kebutuhan Tidak memperhitungkan kendala dan resiko yang timbul Tidak mengantisipasi dinamika/perubahan Penyusunan rencana dilakukan secara subyektif Tidak didukung referensi yang memadai Kurangnya peran pimpinan dalam mengendalikan perencanaan
2. Pelaksanaan o Ketidaktaatan terhadap jadwal pelaksanaan kegiatan o Kurangnya pengendalian pimpinan dalam mengendalikan pelaksanaan o Tidak berjalannya evaluasi secara periodik menurut tahapan-tahapan kegiatan o Penugasan/penunjukan personel kurang sesuai dengan tuntutan pelaksanaan kegiatan (tidak kompeten) o Pelaksana kurang memahami perangkat pelaksanaan kegiatan, seperti petunjuk teknis, pedoman operasional, dan lain-lain o Tidak tegasnya pimpinan terhadap penyimpangan bawahan
o Pemberian kewenangan yang berlebihan kepada bawahan. o Bawahan melakukan tindakan-tindakan di luar otoritasnya. o Pelaksanaan secara sengaja dan terencana melakukan penyimpangan untuk kepentingan diri sendiri atau kelompok tertentu. o Pelaksana dan pimpinan kurang memiliki tanggungjawab. o Melaksanakan kegiatan tanpa memperhitungkan resiko. o Adanya kebiasaan untuk menunda-nunda kegiatan.
Temuan Ketidakpatuhan Terhadap Peraturan Kerugian Negara 1 Belanja dan/atau pengadaan barang/jasa fiktif 2 Rekanan pengadaan barang/jasa tidak menyelesaikan pekerjaan 3 Kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang 4 Kelebihan pembayaran selain kekurangan volume pekerjaan dan/atau barang 5 Pemahalan harga (Mark up) 6 Penggunaan uang/barang untuk kepentingan pribadi Pembayaran honorarium dan/atau biaya perjalanan dinas ganda 7 dan/atau melebihi standar yang ditetapkan 8 Spesifikasi barang/jasa yang diterima tidak sesuai dengan kontrak 9 Belanja tidak sesuai atau melebihi ketentuan 10 Pengembalian pinjaman/piutang atau dana bergulir macet 11 12 13 Kelebihan penetapan dan pembayaran restitusi pajak atau penetapan kompensasi kerugian Penjualan/pertukaran/penghapusan aset negara/ tidak sesuai ketentuan dan merugikan negara/ Pengenaan ganti kerugian negara belum/tidak dilaksanakan sesuai ketentuan 14 Entitas belum/tidak melaksanakan tuntutan perbendaharaan (TP) sesuai ketentuan 15 Penghapusan hak tagih tidak sesuai ketentuan 16 Pelanggaran ketentuan pemberian diskon penjualan 17 Penentuan HPP (harga pokok pembelian) terlalu rendah sehingga penentuan harga jual lebih rendah dari yang seharusnya 18 Jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak dapat dicairkan 19 Penyetoran penerimaan negara/ dengan bukti fiktif
1 2 Potensi Kerugian Negara Kelebihan pembayaran dalam pengadaan barang/jasa tetapi pembayaran pekerjaan belum dilakukan sebagian atau seluruhnya Rekanan belum melaksanakan kewajiban pemeliharaan barang hasil pengadaan yang telah rusak selama masa pemeliharaan 3 Aset dikuasai pihak lain 4 Pembelian aset yang berstatus sengketa 5 Aset tidak diketahui keberadaannya 6 7 Pemberian jaminan pelaksanaan dalam pelaksanaan pekerjaan, pemanfaatan barang dan pemberian fasilitas tidak sesuai ketentuan Pihak ketiga belum melaksanakan kewajiban untuk menyerahkan aset kepada negara 8 Piutang/pinjaman atau dana bergulir yang berpotensi tidak tertagih 9 Penghapusan piutang tidak sesuai ketentuan 10 Pencairan anggaran pada akhir tahun anggaran untuk pekerjaan yang belum selesai
1 Kekurangan Penerimaan Negara Penerimaan negara atau denda keterlambatan pekerjaan belum/tidak ditetapkan dipungut/diterima/disetor ke kas negara 2 Penggunaan langsung penerimaan negara Penerimaan negara diterima atau digunakan oleh instansi yang 3 tidak berhak 4 Pengenaan tarif pajak/pnbp lebih rendah dari ketentuan
Administrasi 1 Pertanggungjawaban tidak akuntabel (bukti tidak lengkap/tidak valid) 2 Pekerjaan dilaksanakan mendahului kontrak atau penetapan anggaran 3 Proses pengadaan barang/jasa tidak sesuai ketentuan (tidak menimbulkan kerugian negara) 4 Pemecahan kontrak untuk menghindari pelelangan 5 Pelaksanaan lelang secara performa 6 7 8 9 10 Penyimpangan terhadap peraturan perundang-undangan bidang pengelolaan perlengkapan atau barang milik negara/perusahaan Pembentukan cadangan piutang, perhitungan penyusutan atau amortisasi tidak sesuai ketentuan Penyetoran penerimaan negara atau kas di bendaharawan ke kas negara melebihi batas waktu yang ditentukan Pertanggungjawaban/penyetoran uang persediaan melebihi batas waktu yang ditentukan Sisa kas di bendahara pengeluaran akhir tahun anggaran belum/tidak disetor ke kas negara 11 Pengeluaran investasi pemerintah tidak didukung bukti yang sah 12 Kepemilikan aset tidak/belum didukung bukti yang sah 13 Pengalihan anggaran antar MAK tidak sah 14 Pelampauan pagu anggaran 15 Terdapat rekening sufiks yang belum disahkan
Indikasi tindak pidana 1 Indikasi tindak pidana korupsi 2 Indikasi tindak pidana perbankan 3 Indikasi tindak pidana perpajakan 4 Indikasi tindak pidana kepabeanan 5 Indikasi tindak pidana kehutanan 6 Indikasi tindak pidana pasar modal 7 Indikasi tindak pidana khusus lainnya Disiplin Pegawai 1Absensi Alpha Keterlambatan kehadiran ketentuan 2masuk kerja Pembatasan Hak Akses 1Dokumen audit tidak diberikan
Temuan 3E Ketidakhematan/pemborosan/ketidakekonomisan 1 Pengadaan barang/jasa melebihi kebutuhan 2 Penetapan kualitas dan kuantitas barang/jasa yang digunakan tidak sesuai standar 3 Pemborosan keuangan negara/perusahaan atau kemahalan harga Ketidakefisienan 1 Penggunaan kuantitas input untuk satu satuan output lebih besar/tinggi dari yang seharusnya 2 Penggunaan kualitas input untuk satu satuan output lebih tinggi dari seharusnya Ketidakefektifan 1 Penggunaan anggaran tidak tepat sasaran/tidak sesuai peruntukan 2 Pemanfaatan barang/jasa dilakukan tidak sesuai dengan rencana yang ditetapkan 3 Barang yang dibeli belum/tidak dapat dimanfaatkan 4 Pemanfaatan barang/jasa tidak berdampak terhadap pencapaian tujuan organisasi 5 Pelaksanaan kegiatan terlambat/terhambat sehingga mempengaruhi pencapaian tujuan organisasi 6 Pelayanan kepada masyarakat tidak optimal 7 Fungsi atau tugas instansi yang diperiksa tidak diselenggarakan dengan baik termasuk target penerimaan tidak tercapai 8 Penggunaan biaya promosi/pemasaran tidak efektif
01 Penyetoran ke kas negara (Rekening Rektor) 02 Pengembalian barang kepada negara 03 Perbaikan fisik barang/jasa dalam proses pembangunan atau penggantian barang/jasa oleh rekanan 04 Penghapusan barang milik negara 05 Pelaksanaan sanksi administrasi kepegawaian 06 Perbaikan laporan dan penertiban administrasi / kelengkapan administrasi 07 Perbaikan sistem dan prosedur akuntansi dan pelaporan 08 Peningkatan kualitas dan kuantitas sumber daya manusia pendukung sistem pengendalian 09 Perubahan atau perbaikan prosedur, peraturan dan kebijakan 10 Perubahan atau perbaikan struktur organisasi 11 Koordinasi antar instansi termasuk juga penyerahan penanganan kasus kepada instansi yang berwenang 12 Pelaksanaan penelitian oleh tim khusus atau audit lanjutan oleh unit pengawas intern 13 Pelaksanaan sosialisasi 14 Lain-lain