Halaman : 1 Dari 15 LEMBAR PENGESAHAN PERSEDIAAN BAGIAN BIRO ADMINISTRASI UNIVERSITAS NUSA CENDANA DIBUAT OLEH MENYETUJUI MENGETAHUI Penyusun SOP Drs. S.A.F. Pandie Ir. D. Roy Nendissa, MP Kepala Biro Administrasi Keuangan Pembantu Rektor II 23 November 2012 26 November 2012 26 November 2012
Halaman : 2 Dari 15 KATA PENGANTAR Dengan menyampaikan puji dan syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa, atas berkat rahmat dan karunia-nya, Standar Operasional Prosedur (SOP) Bagian Anggaran Masyarakat Biro Administrasi Umum & Keuangan Universitas Nusa Cendana Tahun 2012/2013 telah dapat diselesaikan. Penyusunan Standar Operasional Prosedur ini dimaksudkan untuk memenuhi kebutuhan akan adanya prosedur operasional standar yang dapat membantu kelancaran pelaksanaan tugas di lingkungan Bagian Anggaran Masyarakat Biro Administrasi Umum & Keuangan Undana. Standar Operasional Prosedur ini dapat menjadi pedoman bagi pejabat struktural, non Esselon dan pegawai dalam menjalankan tugas sehari-hari. Standar Operasional Prosedur ini masih harus disempurnakan secara terus menerus dan dilaksanakan secara sistematis dalam rangka menciptakan tertib administrasi yang baik. Demikian Standar Operasional Prosedur ini kami susun dengan harapan dapat membantu ke arah perbaikan manajemen lingkungan kerja di Biro Administrasi Umum & Keuangan Undana, khususnya Bagian Anggaran Masyarakat. Kritik dan saran untuk perbaikan ke depan sangat kami harapkan. Kupang, 26 Nopember 2012 Kepala Biro Adm. Umum & Keuangan, Drs. S.A.F.Pandie NIP. 19540928 197603 1 002
Halaman : 3 Dari 15 DAFTAR ISI Lembar Pengesahan. 1 Kata Pengantar.. 2 Daftar Isi.. 3 1. Pendahuluan... 4 2. Maksud dan Tujuan 5 3. Definisi. 5 4. Referensi.. 6 5. Prosedur Operasional 7 6. Petunjuk Operasional. 12 7. Waktu Penyelesaian.. 14 8. Daftar Dokumen.. 14 9. Daftar Distribusi.. 15 10. Lampiran Dokumen 15 11. Lembar Revisi. 15
Halaman : 4 Dari 15 1. Pendahuluan Universitas Nusa Cendana sebagai suatu entitas pemerintah yang memperoleh APBN wajib menyusun Laporan Pertanggungjawaban Keuangan Negara. Universitas Nusa Cendana sebagai Satker BLU selain memperoleh PNBP yang dapat digunakan secara langsung atas perolehan dana dari masyarakat dan Rupiah Murni dari Kas Negara maka Laporan Keuangan yang transparan dan akuntabel mutlak diperlukan sebagai sarana akuntabilitas publik. Bagian Anggaran Masyarakat Biro Administrasi Umum & Keuangan Universitas Nusa Cendana sebagai Satker BLU mengelola dana yang bersumber dari Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) berdasarkan prinsip ekonomi untuk mendorong produktivitas melalui penerapan praktek bisnis yang sehat untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Untuk memberikan arah, tujuan dan kebijakan Manajemen dalam Peningkatan Mutu Layanan Administrasi dan Keuangan di lingkungan Biro Administrasi Umum & Keuangan, maka dipandang perlu menetapkan visi, misi dan kebijakan mutu dengan diterbitkan SK Rektor Undana Nomor 4104/H4.2/K/2010 tanggal 27 Oktober 2010 dengan visi, misi dan kebijakan mutu sebagai berikut : Visi : Mewujudkan Manajemen Keuangan Badan Layanan Umum (BLU) Universitas Nusa Cendana berdasarkan prinsip ekonomi untuk mendorong produktivitas melalui penerapan praktek bisnis yang sehat untuk meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Misi : 1. Memperoleh Opini Wajar Tanpa Pengecualian (Unqualified Opinion) atas Laporan Keuangan Tahunan. 2. Meningkatkan kompetensi dan profesionalisme Sumber Daya Manusia dalam bidang keuangan. 3. Meningkatkan mutu pelayanan sesuai dengan Standar Mutu ISO 9001 : 2008. 4. Mengoptimalkan potensi sumber daya untuk meningkatkan kinerja BLU. 5. Meningkatkan tata kelola keuangan yang baik secara efisien, efektif, transparan dan akuntabel. 6. Mengembangkan Sistem Pengendalian Intern bidang keuangan secara berkesinambungan.
Halaman : 5 Dari 15 Kebijakan Mutu Memberikan pelayanan profesional yang berorientasi pada peningkatan kepuasan pelanggan, serta secara terus-menerus melakukan peningkatan mutu pelayanan melalui penerapan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 : 2008. Maksud dan Tujuan a. Standar Operasional Prosedur (SOP) dimaksudkan sebagai panduan seragam bagi pihak pengelola keuangan dalam menyusun Laporan Keuangan Semester dan Tahunan. b. Standar Operasional Prosedur (SOP) bertujuan untuk memahami alur proses kegiatan operasional c. Standar Operasional Prosedur (SOP) menunjukkan jenis aktivitas kegiatan dan siapa penanggungjawabnya. d. Standar Operasional Prosedur (SOP) bertujuan sebagai bahan evaluasi suatu proses. e. Memperoleh Opini Wajar Tanpa Pengecualian (Unqualified Opinion) atas Laporan Keuangan Tahunan. f. Meningkatkan kompetensi dan profesionalisme Sumber Daya Manusia dalam bidang keuangan. g. Mengoptimalkan potensi sumber daya untuk meningkatkan kinerja BLU. h. Meningkatkan tata kelola keuangan yang baik secara efisien, efektif, transparan dan akuntabel. i. Mengembangkan Sistem Pengendalian Intern bidang keuangan secara berkesinambungan. 3. Definisi Prosedur pelayanan Bagian Anggaran Masyarakat adalah memberikan pelayanan profesional yang berorientasi pada peningkatan kepuasan pelanggan, serta secara terus-menerus melakukan peningkatan mutu pelayanan dengan sistem pengendalian dokumen yang meliputi penomoran, pencatatan, pengelompokan, pengesahan pendistribusian, revisi, pelaporan serta penyimpanan agar dokumen terkendali. 1. Neraca 2. Laporan Realisasi Anggaran 3. Catatan atas Laporan Keuangan 4. Berita Acara Rekonsiliasi 5. Reviu Laporan 6. Rekening Koran 7. Surat Perintah Membayar 8. Surat Perintah Pencairan Dana 9. Kuitansi Penerimaan 10. Kuitansi Pengeluaran 11. Arsip Data Komputer 12. SAI 13. SAK
14. SIMAK BMN 15. DIPA 16. Pisah Batas (cut off) Halaman : 6 Dari 15 4. Referensi a. Keputusan Presiden No. 80 Tahun 2003 Pemerintah jo Perpres No. 95 tahun 2007 tentang Pengadaan Barang/Jasa tentang Pedoman Pelaksanaan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah. b. Peraturan Pemerintah R.I. No. 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum (BLU). c. Peraturan Pemerintah RI No. 1 Tahun 2004 tentang Tata Cara Penyampaian Rencana dan Laporan Realisasi Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP). d. Peraturan Menteri Keuangan No. 96/PMK.06/2005 tentang Petunjuk Penyusunan, Penelaahan, Pengesahan dan Revisi Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA). e. Keputusan Menteri Keuangan No. 280/KMK.05/2008 tentang Penetapan Universitas Nusa Cendana pada Departemen Pendidikan Nasional sebagai Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum. f. Peraturan Menteri Keuangan No. 66/PMK.02/2006 tentang Tata Cara Penyusunan, Pengajuan, Penetapan dan Perubahan Rencana Bisnis & Anggaran serta Dokumen Pelaksanaan Anggaran Badan Layanan Umum. g. Peraturan Dirjen Perbendaharaan No. 50/PB/2007 tentang Petunjuk Pelaksanaan Pengelolaan Penerimaan Negara Bukan Pajak (PNBP) oleh Satuan Kerja Instansi Pemerintah yang menerapkan Pengelolaan Keuangan Badan Layanan Umum. h. PMK No.171/Pmk.05/2007 Tentang Sistem Akuntansi Dan Pelaporan Keuangan Pemerintah Pusat i. PMK Nomor 233/Pmk.05/2011 Tentang Perubahan Pmk No.171/Pmk.05/2007 j. Perdirjen Perbendaharaan Nomor Per-65/Pb/2010 Tentang Pedoman Penyusunan Laporan Keuangan Kementerian Negara/Lembaga k. SMM ISO 9001 : 2000
Halaman : 7 Dari 15 5. Prosedur Operasional Tambahan Uang Persediaan Fakultas Rektor Rektorat Ketua Penyelenggara kegiatan BPP Petugas Penerima SPP SURAT DISPENSASI TUP SURAT DISPENSASI TUP INSTRUKSI MENYUSUN KONSEP INSTRUKSI MENYUSUN KONSEP KONSEP SPP TUP DP KONSEP SPP TUP DP Lembar 1-3 DP Lembar 1-3 DP DP N TANDA TERIMA TUP MEMERIKSA KELENGKAPAN BERKAS N MENCATAT DLM BUKU PENGAWASAN TANDA TERIMA TUP 1
Halaman : 8 Dari 15 FAKULTAS KPK Pejabat Penerbit SPP Petugas Penerima SPP Rektorat Penguji SPM KPA 1 DP DP Menguji SESUAI c b Menguji a SPM TUP Lembar 3 MELAKUKAN PENGUJIAN SUBSTANTIF & FORMAL N a B C 2
Halaman : 9 Dari 15 KPA Rektorat Pejabat Penerbit SP2D BP Staf Keuangan Bank 1 a b c MEMBUAT SP2D DOKUMEN a-c Lembar 1-3 Menguji SP2D LOKAL DOKUMEN a-c Lembar 1-3 Dokumen a-c Lembar 1-3 Membuku kan transaksi N 3
Halaman : 10 Dari 15 Fakultas Rektorat Bank BPP Petugas Akuntansi BP 3 Menelaah SP2D LUNAS SPM TUP Lbr 2 LUNAS Lembar 2 LUNAS MEMBUKUK AN TRANSAKSI LUNAS Lembar 1 SPM TUP Lbr 2 4 LUNAS Lembar 2 REKAM TRANSAKSI L/K L/K N 5
Halaman : 11 Dari 15 Fakultas Rektorat Petugas Akuntansi BP Petugas Akuntansi 4 SPM TUP Lbr 1 LUNAS Lembar 1 SPM TUP Lbr 1 LUNAS Lembar 1 REKAM TRANSAKSI N 5 L/K L/K L/K KONSOLIDASI SELESAI
Halaman : 12 Dari 15 6. Petunjuk Operasional (Uraian Tugas) harus sesuai dgn bagan di atas. 1. Rektor memberikan Surat Dispensasi Tambahan Uang Persediaan (TUP) kepada Ketua Penyelenggara Kegiatan. 2. Ketua Penyelenggara Kegiatan (Dekan/ Ketua Lembaga/ Kepala Bagian Keuangan) memerintahkan kepada Bendahara Pengeluaran Pembantu (BPP) untuk menyusun konsep. 3. BPP meneliti alokasi anggaran unit kerja, menyusun Rincian Rencanan Penggunaan dana TUP dan menyusun konsep sesuai format. Disertai Dokumen Pendukung (DP), seperti : Surat Dispensasi TUP; Surat Pernyataan dari Ketua Penyelenggara Kegiatan yang menyatakan TUP tersebut digunakan untuk keperluan mendesak dan akan habis dalam satu bulan sejak tanggal SP2D, tidak untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang menurut ketentuan menggunakan LS, dan apabila terdapat sisa TUP akan disetorkan ke rekening BP. 4. Ketua Penyelenggara Kegiatan memeriksa kelengkapan dan kebenaran dan menandatanganinya. Apabila telah sesuai maka : a. Lembar satu dan dua disampaikan ke Petugas Penerima SPP di Rektorat. b. Lembar ketiga sebagai arsip unit kerja bersangkutan. 5. Petugas Penerima SPP menerima dan memeriksa kelengkapan berkas, mengisi checklist kelengkapan berkas, mencatatnya dalam buku pengawasan dan membuat/ menandatangani tanda terima. Kemudian meneruskannya ke Pejabat Penerbit SPM. 6. Pejabat Penerbit SPM melakukan pengujian atas dengan: a. Meneliti dokumen pendukung (DP), b. Memeriksa ketersediaan pagu anggaran dan kesesuaian dengan MAK. c. Menandatangani. 7. Apabila tidak lengkap dan atau tidak sesuai ketentuan maka dikembalikan ke Ketua Penyelenggara Kegiatan dengan Surat Pengembalian. Bila telah sesuai dengan ketentuan menerbitkan (a) SPM TUP dan disampaikan kepada Penguji SPM dilampiri (b) (Lembar 1 2) dan (c) Dokumen Pendukung.
Halaman : 13 Dari 15 8. SPM TUP diterbitkan dalam 3 rangkap a. Lembar satu dan dua disampaikan ke Penguji SPM b. Lembar ke-tiga sebagai arsip Pejabat Penerbit SPM 9. Kepala Bagian Keuangan Keuangan/ Penguji SPM melakukan pengujian substantif dan pengujian formal. Setelah di uji dokumen di teruskan kepada Staff Keuangan sebagai dasar pembuatan SP2D. 10. Staff Keuangan membuat Surat Permintaan Pencairan Dana (SP2D) yang akan di tandatangani oleh Pejabat Penerbit SP2D. 11. Pejabat Penerbit SP2D lokal / Kepala Biro Keuangan menyetujui, menerbitkan dan menandatangani SP2D lokal sebanyak 3 lembar. Kemudian diteruskan ke Bendahara Pengeluaran (BP). 12. Bendahara Pengeluaran (BP) menelaah dan menandatangani SP2D lokal serta membukukannya dalam Buku Kas Umum, Buku Pembantu UP/ TUP dan Buku Pembantu BPP lainnya. SP2D local dibuat rangkap 3 (tiga). 13. Bendahara Pengeluaran mengirim SP2D lokal dan mencairkan ke Bank yang ditunjuk, BP menyerahkan SP2D lokal lembar 1 (asli) dan copynya kepada Bank. 14. Bank menerima dan menelaah SP2D lokal dengan memastikan keaslian dokumen, specimen tandatangan dan pengantar dokumen. Mencairkan SP2D lokal dan memberi stempel LUNAS sebagai bukti telah dicairkan pada tanggal sekian. 15. BP menerima SP2D lokal dari Bank, dan meneruskan SP2D lokal lembar ke 2 kepada BPP, dimana BPP menatausahakan dalam Buku Kas Umum, Buku Pembantu UP/TUP, dan Buku Pembantu Kas lainnya. Berkas SPM dan SP2D lokal kemudian diserahkan kepada Petugas Akuntansi Unit Kerja. 16. Petugas Akuntansi pada Unit Kerja menatausahakan transaksi penerimaan uang persediaan dalam aplikasi Accurate. Kemudian setiap bulan menyampaikan laporan keuangan dalam bentuk softcopy dan hardcopy ke Petugas Akuntansi di Rektorat. Jurnal Penerimaan Uang Persediaan :
Halaman : 14 Dari 15 Bank xxx Rekening Antar Kantor xxx 17. BP meneruskan SPM TUP lembar 1 dan SP2D lembar 1 ke Petugas Akuntansi untuk direkam transaksinya. 18. Petugas Akuntansi Menerima SPM TUP lembar 1 dan SP2D lembar 1 dari BP kemudian merekam transaksi dalam aplikasi Accurate dan menyimpan dokumen akuntansi. Jurnal Pengeluaran Uang Persediaan : Rekening Antar Kantor xxx Bank xxx 19. Petugas Akuntansi Rektorat menerima softcopy Laporan dari Petugas Akuntansi Fakultas dan mengkonsolidasikannya menjadi Laporan Keuangan Universitas 20. Proses Selesai. 7. Waktu Penyelesaian No. Proses / Uraian Target Pelayanan 1 Pencatatan Penerimaan dana masyarakat 100% 8. Daftar Dokumen NO NAMA DOKUMEN 1 Surat Perintah Membayar (SPM) 2 Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D) 3 Surat Setoran Bukan Pajak (SSBP) FUNGSI Perintah Membayar Perintah Pencairan Bukti Setoran Bukan Pajak PENANGGUNG JAWAB Kuasa Pengguna Anggaran Pejabat Pembuat Komitmen Bendahara PENANDA TANGAN Pembantu Rektor II PPK Bend. Pengel. Bendahara Pengeluaran DISTRIBUSI Pimpinan Universitas Unit kerja terkait Unit kerja terkait
Halaman : 15 Dari 15 4 Surat Setoran Pengembalian Belanja (SSPB) 5 Berita Acara Rekonsiliasi (BAR) Bukti Setoran Pengembalian Bukti Data Penyamaan Bendahara Petugas SAI Bendahara Pengeluaran PPK Unit kerja terkait Unit kerja terkait 6 BAPP Bukti Penerimaan Panitia Panitia Unit kerja terkait Barang Penerima Penerima 7 Daftar Isian Pelaksanaan Anggaran (DIPA) Dokumen Keuangan DJPBN DJPBN Unit kerja terkait 8 Kuitansi Bukti Pengeluaran Bendahara Pembantu Rektor II Ketua Unit kerja terkait Penyelenggar a Kegiatan (KPK) Bendahara 9 Kontrak Bukti Perjanjian PPK PPK Unit kerja terkait 10 Faktur Barang Spesifikasi Barang Pihak Pihak Ketiga Unit kerja terkait Ketiga 9. Daftar Distribusi Dikirim sesuai dengan tujuan dan tembusannya sesuai kebutuhan unit kerja. 10. Lampiran Dokumen Berita Acara Rekonsiliasi Arsip Data Komputer (ADK) 11. Lembar Revisi No. Uraian Tanggal Tanda Tangan