BAB III ANALISIS SISTEM 3.1 Tujuan Analisis Sistem Analisis permasalahan adalah hal yang pertama kita lakukan setelah kita mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna atau SRS (software requirement spesification). Analisis bertujuan untuk mendapatkan pemahaman secara keseluruhan tentang sistem yang akan kita kembangkan berdasarkan masukan dari calon pengguna (kadang ditambah dengan pendapat/masukan dari beberapa pihak lain yang berkepentingan). Hasil utama dari analisis adalah pemahaman sistem seutuhnya sebagai persiapan menuju ke tahap perancangan. 3. Analisis Prosedur yang Sedang Berjalan Analisis prosedur adalah tahap penguraian prosedur-prosedur yang berjalan didalam sistem, untuk memberikan penjelasan tentang tahap demi tahap yang terjadi pada setiap prosedur. 1. Prosedur Persediaan Barang Prosedur persediaan barang yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Supplier memberikan data barang & barangnya ke gudang b. Gudang menerima data barang & barang dan di cek apabila tidak sesuai dengan data barang maka dikembalikan ke supplier untuk di cek. 39
40 c. Apabila data barang & barangnya sudah sesuai maka gudang akan di cetak dan dan dibuat rangkap laporan,1 untuk di arsipkan dilemari arsip dan 1 untuk diberikan ke akuntan. d. Kasir mencatat laporan yang diterima dari gudang dan dibuat laporan keseluruhan dan diarsipkan di lemari arsip akuntan,dan diberikan untuk pemilik toko.. Flow Map Persediaan Barang Flow map persediaan barang dari supplier ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran persediaan dari awal sampai akhir mengenai prosedur persediaan di toko utama. Supplier Gudang Kasir Pemilik Toko Data Barang Data Barang Laporan Laporan Keseluruhan Cek Barang Catat & buat laporan keseluruhan Tidak Cek Ya Nota Laporan Keseluruhan 1 Membuat Lap.Barang Laporan Laporan 1 Gambar 3.1. Flow Map Persediaan Barang Toko Utama yang sedang Berjalan
41 3. Prosedur Penjualan Prosedur penjualan yang berjalan adalah sebagai berikut : a. Pelanggan memberikan catatan barang kepada pegawai b. Pegawai menerima catatan barang dan mengecek barang jika ada barangnya sesuai dengan struk barang maka pegawai mengambil barangnya dan memberikannya kepada kasir. c. Kasir menghitung dan membuat nota penjualan rangkap,1 diberikan kepada pelanggan sebagai bukti jual beli,1 diarsipkan. d. Pelanggan melakukan pembayaran sesuai dengan nota kepada kasir. e. Kasir menerima pembayaran dari pelanggan dan menyerahkan barang kepada pelanggan. f. Pelanggan menerima barang. 4. Flow Map Penjualan Flow map penjualan ini menggambarkan dan menjelaskan bagaimana aliran penjualan dari awal sampai akhir mengenai prosedur penjualan di toko utama.
4 Pelanggan Gudang Kasir Pesanan Barang Pesanan Barang Menghitung dan membuat nota 1 Tidak Chek Nota Nota 1 Ya Nota 1 Pesanan Barang Pembayaran Barang Menerima pembayaran dan penyerahan barang Gambar 3.. Flow Map Penjualan Toko Utama yang sedang Berjalan 3.3 Analisis Dokumen Berdasarkan analisa sistem yang berjalan menggunakan flowmap diatas maka dapat di rincikan beberapa dokumen keluaran dan masukan pada Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang, antara lain : 1. Dokumen Masukan Berikut merupakan dokumen dokumen masukan dalam analisis yang sedang berjalan di Toko Utama Tanjungpinang :
43 a. Persediaan Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Supplier : Bagian Administrasi Toko Utama : Untuk pendataan semua data bahan bangunan. : (dua). Dokumen Keluaran Berikut merupakan dokumen dokumen keluaran dalam analisis yang sedang berjalan di Toko Utama Tanjungpinang : a. Penjualan Sumber Tujuan Fungsi Rangkap : Bagian Administrasi Toko Utama : Pelanggan : Untuk penyerahan nota penjualan : (dua) 3.4 Analisis Perangkat Keras (Hardware) Toko Utama telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk membuat laporan, pengecekan persediaan barang. Tentunya tidak digunakannya komputer tersebut untuk melakukan pengolahan data toko utama mempunyai sebab, yaitu karena tidak didukungnya perangkat lunak didalam komputer yang dapat melakukan pengolahan data yang diharapkan, adapun spesifikasi komputer yang dimiliki oleh Toko Utama, yaitu : 1. Processor Pentium IV. VGA 3 MB
44 3. Memory 51 Mb RAM 4. Hardisk 40 GB 5. Monitor 15 6. Keyboard & Mouse PS/ 7. Printer Epson Setelah membandingkan komputer yang dimiliki Toko Utama dengan spesifikasi standar yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang ini ternyata sudah memenuhi standar kebutuhan, adapun spesifikasi standar yang dibutuhkan, yaitu : 1. Processor Pentium III. VGA Card 16 MB 3. Memori/RAM 51 MB 4. Hardisk 0 GB 5. Monitor 15 6. Keyboard & Mouse PS/ Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi hardware diatas maka, spesifikasi komputer yang dimiliki Toko Utama ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang yang diusulkan.
45 3.5 Analisis Perangkat Lunak (Software) Toko Utama telah memiliki satu unit komputer yang digunakan untuk membuat laporan dalam melakukan hal itu tentunya komputer tersebut harus sudah terinstal sistem operasi. Sistem operasi yang digunakan oleh Toko Utama adalah Sistem Operasi Windows XP. Berdasarkan uraian perbandingan spesifikasi Software (sistem operasi) diatas maka, spesifikasi software (sistem operasi) yang dimiliki Toko Utama ini, sudah dapat menggunakan perangkat lunak Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang yang diusulkan. Adapun spesifikasi standar software (sistem operasi) yang dibutuhkan untuk menjalankan perangkat lunak Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang yang diusulkan, adalah : Sistem Operasi Windows XP. 3.6 Analisis Brainware Adapun pengguna dari komputer yang digunakan untuk membuat laporan, yaitu penjualan toko utama, khususnya bagian penjualan atau yang sering bertatap muka dalam rangka penjualan bahan bangunan. Spesifikasi pengguna aplikasi,adapun spesifikasi pengguna dalam menjalan aplikasi pembelian dan penjualan yang di rancang adalah sebagai berikut : 1. Pendidikan Minimal SLTA sederajat. Menguasai Sistem Operasi Windows XP 3. Memiliki dedikasi yang baik
46 4. Pria / Wanita usia min 5 th 3.7 Analisis PIECES Untuk mengidentifikasi masalah,maka harus dilakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, kontrol data, efisiensi dan servis. Panduan ini dikenal dengan PIECES Analysis(performance, information, economy, control, efficiency and services). Analisis PIECES ini menggambarkan penggambaran sistem lama dan penggambaran sistem baru yang akan dibangun, disinilah ditemukan perbedaan-perbedaan sistem tersebut. Dibawah ini table analisis PIECES pada Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang. Tabel 3.1 Tabel Analisis PIECES Jenis Analisis Sistem Lama Sistem Yang Diajukan Performance(kinerja) Suatu kemampuan sistem dalam menyelesaikan tugas dengan cepat sehinggan sasaran dapat segera tercapai. Sistem produktivitas secara manual, berpotensi menimbulkan kesalahan dalam pemrosesan data.selain Sistem berbasi komputer yaitu menggunakan perangkat lunak untuk proses penghitungan yang sudah diprogram maupun cetak laporan. itu pemrosesan data akan memakan waktu yang lama. Informations(informasi) Merupakan hal penting karenaapabila kemampuan sistem informasi baik,maka user aka mendapatkan informasi Sistem penjualan manual menyebabkan proses informasi berlangsung lama. Teknologi berbasis komputer menjadikan proses informasi berlangsung cepat.
47 yang akurat,tepat waktu dan relevan sesuai dengan yang diharapkan Economy(ekonomi) pemanfaatan biaya yang digunakan dari pemanfaatan informasi.peningkatan terhadap kebutuhan ekonomis mempengaruhi pengendalian biaya dan peningkatan manfaat. Control(kontrol) Analisis ini digunakan untuk membandingkan sistem yang dianalisa berdasarkan pada segi ketepatan waktum,kemudahan akses,dan ketelitian data yang diproses. Dapat mengeluarkan biaya listrik yang lebih seperti mengetik ulang pencatatan data sehingga memperlama penggunaan komputer. Sistem penjualan secara manual akan sulit melakukan kontrol karena pemrosesan data dilakukan oleh manual sehingga kemungkinan terjadinya kesalahan sangat besar. Dapat menghemat listrik seperti tidak mengetik ulang lagi data penjualan karena sudah otomatis data dan datanya sudah ada di database sehingga mempercepat penggunaan komputer. Sistem berbasis komputer dapat memudahkan kontrol sehingga dapat menekan terjadinya kesalahan. Efficiency(efisiensi) berhubungan dengan bagaimana sumber tersebut dapat digunakan secara optimal Service (layanan) merupakan layanan terhadap pengguna yang Sistem penjualan secara manual kurang efisien karena perlu melakukan dokumentasi secara manual. Pelayanan kepada pelanggan akan memakan banyak Sistem berbasis komputer lebih efisien karena dokumentasi dilakukan secara otomatis. Pelayanan lebih singkat karena pemrosesan dilakukan oleh komputer.
48 optimal waktu karena harus menunggu pembuatan nota secara manual. 3.8 Tinjauan Temuan Masalah Berdasarkan hasil tinjauan dan wawancara yang kami lakukan, kami menemukan permasalahan-permasalahan yang timbul pada sistem yang sedang berjalan di Sistem Informasi Penjualan Bahan Bangunan pada Toko Utama Tanjungpinang. Adapun uraian permasalahan-permasalahan yang dimaksud adalah sebagai berikut: 1. Kesulitan pengawasan data penjualan dan jenis harga bahan bangunan dan persediaan barang.. Perbedaan data laporan atau penyerahan laporan kepada pihak pemilik.