Arsip Nasional Republik Indonesia LEMBAR PERSETUJUAN setujui. Substansi Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Konvensional telah saya Disetujui di Jakarta pada tanggal Februari 2010 Plt. DEPUTI BIDANG KONSERVASI ARSIP, TULKHAH MANSYUR
Arsip Nasional Republik Indonesia PROSEDUR TETAP NOMOR 22 TAHUN 2010 TENTANG PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL BAB I PENDAHULUAN A. Umum Arsip merupakan khasanah budaya yang perlu dilestarikan terutama terhadap informasi yang terkandung didalamnya sehingga dapat didayagunakan untuk berbagai kepentingan baik pemerintah maupun masyarakat. Di dalam arsip akan tercermin dinamika kegiatan pemerintahan dan pembangunan serta kehidupan berbangsa dan bernegara secara nyata, lengkap, dan benar. Agar informasi tersebut tidak rusak atau hilang karena berbagai faktor perusak maka harus diupayakan pelestarian medianya. Salah satu media yang digunakan untuk arsip adalah kertas yang juga dipakai sebagai bahan untuk arsip peta. Salah satu proses pelaksanaan dan penyelamatan nilai budaya yang perlu mendapatkan perhatian khusus adalah kegiatan perawatan, perbaikan dan pengawetan arsip atau disebut restorasi yang menjadi salah satu bagian dari tugas pokok Arsip Nasional Republik Indonesia pada Subdirektorat Restorasi Arsip. Restorasi arsip sangat diperlukan untuk menjaga agar fisik arsip yang rusak dapat diperbaiki minimal mendekati kondisi fisik semula, sehingga fisik arsip tetap utuh, kuat, dan informasinya dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip, baik untuk bahan dalam mendukung pelaksanaan fungsi manajemen maupun untuk kegiatan penelitian dalam berbagai ilmu pengetahuan. B. Maksud dan Tujuan Maksud Penyusunan Prosedur Tetap Perbaikan Arsip Konvensional ini adalah untuk memberikan petunjuk dan acuan dalam melaksanakan salah satu metode perbaikan arsip kertas yang sangat menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip terutama arsip kertas.
- 2 - Tujuannya adalah untuk menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara dimana fisik arsip tetap utuh, kuat dan informasinya dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung pelaksanaan fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan. C. Ruang Lingkup Materi Prosedur Tetap Perbaikan Arsip Konvensional ini meliputi Prosedur Perbaikan Arsip Konvensional, Langkah-langkah Perbaikan Arsip Konvensional Menggunakan Metode Leafcasting, Langkah-langkah Perbaikan Arsip Konvensional Menggunakan Metode Enkapsulasi Manual, dan Langkah-langkah Perbaikan Arsip Konvensional Menggunakan Metode Manual System. D. Dasar 1. Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Keputusan Presiden Nomor 105 Tahun 2004 tentang Pengelolaan Arsip Statis (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2004 Nomor 143); 3. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor: PER/21/M.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operating Prosedure (SOP) Administrasi Pemerintah; 4. Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 22 Tahun 2008 tentang Pedoman Umum Tata Naskah Dinas; 5. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 03 Tahun 2006 tentang Organisasi dan Tata Kerja Arsip Nasional Republik Indonesia sebagaimana telah diubah dengan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 09 Tahun 2009. 6. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 06 Tahun 2009 tentang Petunjuk Pelaksanaan Penyusunan Prosedur Tetap Di Lingkungan Arsip Nasional Republik Indonesia. E. Pengertian Dalam Prosedur Tetap ini yang dimaksud dengan: 1. Leafcasting adalah proses perbaikan arsip kertas dengan cara menambal atau mengisi bagian yang hilang atau berlubang pada arsip dengan bubur kertas (pulp).
- 3-2. Mesin Leafcasting adalah seperangkat perkakas yang digerakkan oleh motor penggerak, yang dapat difungsikan untuk menambal bagian-bagian arsip kertas yang hilang atau berlubang dengan pulp, sehingga arsip kertas tersebut menjadi satu bagian lembaran kertas yang utuh. 3. Deasidifikasi adalah cara untuk menetralkan asam pada kertas yang sedang merusak kertas dan member bahan penahan (buffer) untuk melindungi kertas dari pengaruh asam yang berasal dari luar. 4. Pelaksana teknis adalah orang yang mengetahui dan melaksanakan proses perbaikan arsip yang terdiri dari seorang operator mesin leafcasting dan ada 2 (dua) orang asisten yang membantu dalam pelaksanaan proses. 5. Pulp adalah campuran bahan selulosa, seperti kayu, kertas, serta kain bekas yang dilumatkan dan dimasukkan ke dalam air untuk membuat kertas. 6. Arsip konvensional adalah jenis arsip konvensional berbahan dasar kertas. 7. Sizing adalah proses pemberian lapisan pada naskah arsip dengan bahan perekat yang bertujuan untuk menguatkan naskah arsip setelah ditambal dengan pulp. 8. Enkapsulasi adalah proses melapisi arsip dengan menggunakan plastic polyester dengan bahan perekat double tape.
- 4 - BAB II PROSEDUR PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL Prosedur perbaikan arsip konvensional melalui tahapan sebagai berikut: 1. Kepala Subdirektorat Restorasi Arsip melakukan koordinasi kerja tentang pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip konvensional dengan Kepala Subdirektorat Penyimpanan Arsip Konvensional. 2. Kasubdit Restorasi Arsip menerima daftar arsip untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip konvensional. 3. Kasubdit Restorasi Arsip menginstruksikan Kasi Restorasi Arsip Konvensional untuk melaksanaan perbaikan arsip konvensional. 4. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menerima daftar arsip konvensional dari Kasubdit Restorasi Arsip. 5. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menganalisis bahan-bahan dan data arsip konvensional yang akan diperbaiki dan menginstruksikan Staf dan Arsiparis untuk memperbaiki arsip konvensional sesuai dengan kondisi fisik arsip. 6. Kasi Restorasi Arsip Konvensional menerima arsip yang akan diperbaiki dan menginstruksikan staf dan Arsiparis untuk merestorasi arsip sesuai dengan kondisi fisik arsip. 7. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mencatat pada formulir penerimaan arsip. Formulir penerimaan arsip ditandatangani oleh petugas penerima dan pengirim arsip yang menggambarkan kondisi arsip ketika diterima. 8. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis melakukan penomoran arsip dan pembersihan arsip konvensional. Arsip yang tidak mempunyai nomor halaman, diberi nomor dengan menggunakan pensil agar arsip sesuai dengan urutan halamannya. Penomoran dilakukan untuk memudahkan penyusunan kembali setelah proses perbaikan arsip selesai. Penomoran dilakukan pada lembaran tissue secukupnya yang kemudian ditempelkan pada kertas, dengan tujuan agar tidak mengotori (menambah atau mengurangi) informasi arsip. 9. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mencatat arsip konvensional yang akan diperbaiki. 10. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis memilih metode perbaikan arsip konvensional yang akan diperbaiki sesuai dengan kondisi fisik arsip. 11. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis melakukan proses perbaikan arsip konvensional menggunakan: a. Metode Leafcasting (Lampiran2); b. Metode Enkapsulasi Manual (Lampiran 3); atau
- 5 - c. Metode Manual System (Lampiran 4). 12. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis membuat laporan hasil perbaikan yang dituangkan dalam formulir hasil perbaikan arsip konvensional (Lampiran 5). 13. Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional menyerahkan laporan kepada Kasi Restorasi Arsip Konvensional. 14. Kasi Restorasi Arsip Konvensional melaporkan hasil kegiatan perbaikan arsip konvensional kepada Kasubdit Restorasi arsip.
- 6 - BAB III PENUTUP Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Konvensional ini dapat menjadi pedoman dalam melaksanakan perbaikan arsip konvensional yang sangat menunjang kelancaran kegiatan preservasi arsip untuk untuk menjamin arsip yang bernilai permanen tetap terpelihara dimana fisik arsip tetap utuh, kuat dan informasinya dapat dimanfaatkan oleh setiap pengguna arsip, baik sebagai bahan pendukung pelaksanaan fungsi manajemen maupun kegiatan penelitian berbagai ilmu pengetahuan. Prosedur Tetap tentang Perbaikan Arsip Konvensional ini mulai berlaku pada tanggal ditetapkan. Apabila terdapat kekeliruan akan dilakukan perbaikan sebagaimana mestinya. Ditetapkan di Jakarta pada tanggal Februari 2010 DIREKTUR PRESERVASI, KOEWATO
Arsip Nasional Republik Indonesia LAMPIRAN PROSEDUR TETAP NOMOR 22 TAHUN 2010 TENTANG PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL
- 1 - DAFTAR LAMPIRAN PROSEDUR TETAP TENTANG PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL LAMPIRAN 1 DIAGRAM ALIR PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL LAMPIRAN 2 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL MENGGUNAKAN METODE LEAFCASTING LAMPIRAN 3 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL MENGGUNAKAN METODE ENKAPSULASI MANUAL LAMPIRAN 4 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL MENGGUNAKAN METODE MANUAL SYSTEM LAMPIRAN 5 CONTOH FORMULIR HASIL PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL
- 2 - Lampiran 1 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010 DIAGRAM ALIR PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL No Tahap Kegiatan 1 Melakukan koordinasi kerja tentang pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip konvensional 2 Menerima daftar arsip untuk pelaksanaan kegiatan perbaikan arsip konvensional 3 Menginstruksikan Kasi Restorasi untuk pelaksanaan perbaikan arsip konvensional 4 Menerima daftar arsip konvensional dari Kasubdit Restorasi Arsip 5 Menganalisis bahan-bahan dan data arsip konvensional yang akan diperbaiki 6 Kasi Restorasi Arsip Konvensional menerima arsip yang akan diperbaiki dan menginstruksikan staf dan Arsiparis untuk merestorasi arsip sesuai dengan kondisi fisik arsip. 7 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mencatat pada formulir penerimaan arsip 8 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis melakukan penomoran arsip dan pembersihan arsip konvensional 9 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis mencatat arsip konvensional yang akan diperbaiki Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional Arsiparis Unit Penyelesaian Kasi Restorasi Arsip Konvensional Kasubdit Restorasi Arsip Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional
- 3 - No Tahap Kegiatan 10 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis memilih metode perbaikan arsip konvensional yang akan diperbaiki sesuai dengan kondisi fisik arsip 11 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis melakukan proses perbaikan arsip konvensional menggunakan: a. Metode Leafcasting; b. Metode Enkapsulasi Manual; atau c. Metode Manual System Staf Restorasi Arsip Media Baru Arsiparis Unit Penyelesaian Kasi Restorasi Arsip Media Baru Kasubdit Restorasi Arsip Kasubdit Penyimpanan Arsip Konvensional 12 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional dan Arsiparis membuat laporan hasil perbaikan yang dituangkan dalam formulir hasil perbaikan arsip konvensional 13 Staf Seksi Restorasi Arsip Konvensional menyerahkan laporan kepada Kasi Restorasi Arsip Konvensional 15 Kasi Restorasi Arsip konvensional melaporkan hasil kegiatan perbaikan arsip konvensional kepada Kasubdit Restorasi arsip Norma waktu : 5 hari kerja DIREKTUR PRESERVASI, KOEWATO
- 4 - Lampiran 2 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL MENGGUNAKAN METODE LEAFCASTING Langkah-langkah perbaikan arsip konvensional menggunakan metode leafcasting adalah sebagai berikut: 1. Pemeriksaan Kondisi Arsip. Kondisi arsip diperiksa, tinta luntur atau tidak. Jika terdapat lipatan atau kondisi naskah tidak rata, maka harus diratakan atau dipres. 2. Pembatikan. Arsip yang tintanya hilang atau luntur jika terkena air, harus ditutup dengan bahan penutup dipolaroid. Untuk menghilangkannya dapat digunakan aseton dengan cara seperti membatik dengan lilin atau bahan penutup lainnya yang mempunyai lapisan minyak. 3. Deasidifikasi. Setiap arsip yang akan diperbaiki harus dihilangkan keasamannya dengan menggunakan larutan yang bersifat basa. Deasidifikasi dapat dilakukan dengan metode basah yaitu dengan merendamnya dalam larutan CaCO 3 (Kalsium karbonat) 0,1 % atau metode spray dengan menggunakan larutan Phytat. 4. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan a. Siapkan bubur kertas atau pulp dengan kosentrasi yang sesuai dengan penggunaan. b. Periksa semua pompa-pompa (tersumbat atau tidak). c. Siapkan posisi meja kerja, peralatan dan bahan penunjang leafcasting. d. Periksa kompresor, apakah bekerja dengan baik atau tidak. e. Persiapkan kedua vacuum cleaner. f. Siapkan arsip yang akan dileafcasting (pastikan arsip sudah bebas asam dengan uji PH) dengan cara setiap arsip dialasi dengan non woven sheet. 5. Melakukan Proses Leafcasting a. Susunlah arsip (berukuran A4 sampai double folio) yang akan diproses, dengan dibantu operator lainnya agar posisi kertas dapat sesuai dengan jalannya mesin. Bagian luar lembaran kertas yang tidak perlu ditambal, ditutup dengan menggunakan pita sheet sehingga membentuk bingkai sesuai dengan ukuran kertas.
- 5 - b. Periksa ketebalan hasil leafcasting, tebal dan tipisnya bubur kertas atau pulp diatur oleh kenop fiber control dan cepat lambatnya jalan net roll diatur oleh kenop velocity (pulp 5,5 dan velocity 3,0-4,0). Kecepatan rol dapat disesuaikan dengan kondisi naskah, untuk naskah yang memerlukan penanganan yang ekstra hati-hati kecepatan rol dapat dikurangi hingga 1,0. Ketebalan bubur kertas disesuaikan dengan ketebalan arsip yang di leafcasting. 6. Proses Sizing Setelah naskah keluar dari mesin leafcasting, tahapan selanjutnya adalah proses sizing. Proses ini dimaksudkan untuk menguatkan kertas arsip dengan memberi lapisan lem tipis secara merata diatas arsip dengan menggunakan kuas halus dengan arah kuas dari bagian sisi arsip menuju bagian tengah arsip. Apabila kondisi arsip sangat rusak maka sebelum diberi lapisan lem, arsip dapat dilapisi dengan kozo atau japanesse tissue dengan arah kuas keluar bidang kertas (penggunaan kozo atau japanesse tissue disesuaikan dengan warna dasar arsip) 7. Pengeringan dan pengepresan Naskah arsip yang telah melalui proses sizing, dikering-anginkan selama 2-3 minggu, atau hingga arsip benar-benar kering. Pengeringan dapat dipersingkat dengan penggunaan kipas angin sebagai pengering. Setelah pengeringan, arsip disusun diatas papan (board) bebas asam. Tiap satu papan (board) diletakkan satu lembar arsip. Arsip yang telah tersusun, dipres dengan menggunakan mesin pres selama 24 jam atau hingga dirasakan cukup dengan tekanan sebesar 3 Mpa. 8. Pemotongan kertas berlebih Pemotongan bagian kertas berlebih pada pinggiran arsip dilakukan pada jarak kira-kira 5 mm dari naskah aslinya. Namun perlu diperhatikan sehingga tidak memotong yang aslinya. 9. Pengecekan akhir Pengecekan akhir merupakan penyusunan lembaran arsip sesuai dengan nomor halaman yang ditandai pada proses awal pengerjaan leafcasting. 10. Pembuatan map penyimpan dokumen Arsip yang tidak dijilid dibuatkan map penyimpan dokumen bebas asam (portepel) untuk membungkus arsip.
- 6 - Lampiran 3 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL MENGGUNAKAN METODE ENKAPSULASI MANUAL Langkah-langkah perbaikan arsip konvensional menggunakan metode enkapsulasi manual adalah sebagai berikut: 1. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan Peralatan yang perlu dipersiapkan yaitu: gunting/gunting kuku/hook cutter, penggaris besi, cutter/kacip, kuas halus/sikat halus, alas kaca/karet magic cutter, pemberat, roll/wiper, kain lap halus/katun, karet penghapus. Bahan-bahan yang diperlukan yaitu: arsip kertas, astralon/plastik mylar/polyester dengan tebal 0,1 s/d 0,14 mm, perekat strip double sided/double tape biasanya digunakan 3M scotch Brand No 415. 2. Bersihkan setiap lembar arsip kertas dari debu dan kotoran yang menempel dengan menggunakan sikat halus/kuas, dengan cara menghapus atau menyapu kotoran dari arah tengah arsip menuju bagian tepi dan dilakukan searah untuk menjaga arsip tidak sobek atau mengkerut. Debu atau kotoran yang melekat kuat pada arsip dihapus dengan menggunakan karet penghapus, kemudian ampas penghapus tersebut disapukan dengan menggunakan kuas seperti diatas. 3. Enkapsulasi Manual a. Siapkan dua lembar plastik polyester dengan ukuran kira-kira 2,5 cm lebih panjang dan lebih lebar dari arsip. b. Tempatkan plastik polyester di atas kaca atau karet magic cutter dan bersihkan dengan kain lap. Gambar 1. Memasang Plastik Polyester
- 7 - c. Tempatkan arsip yang akan dienkapsulasi di atas plastik polyester dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip. Gambar 2. Menempatkan arsip d. Berilah perekat double tape kira-kira 3 mm dari bagian pinggir arsip dan beri celah kecil pada setiap sudutnya. Perekat double tape tidak boleh menempel pada arsip karena dapat merusak arsip. Gambar 3. Memasang Double Tape e. Tempatkan plastik polyester penutup di atas arsip dan letakkan pemberat pada bagian tengah arsip tersebut. f. Lepaskan lapisan kertas pada double tape di bagian A dan B (lihat gambar 4). Gambar 4. Membuka Double Tape
- 8 - g. Gunakan roll atau wiper dan tekan secara diagonal untuk mengeluarkan udara dari dalam dan untuk merekatkan double tape pada plastik polyester (lihat gambar 5). Gambar 5. Merekatkan Double Tape h. Lepaskan sisa kertas dari double tape pada bagian sisi C dan D dan gunakan rol untuk merekatkan double tape pada keempat sisi. i. Potong plastik yang berlebih, kira-kira 1-3 mm dari pinggir bagian luar double tape. Pemotongan dapat dilakukan dengan kacip (gambar 6) atau dengan menggunakan cutter dan penggaris besi. Gambar 6. Memotong Plastik Berlebih j. Potong bagian sudut enkapsulasi dengan menggunakan hook cutter atau gunting kuku sehingga bentuknya agak bundar. k. Hasil enkapsulasi ditunjukan pada gambar berikut. Arsip Gambar 7. Hasil Enkapsulasi
- 9 - Lampiran 4 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010 LANGKAH-LANGKAH PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL MENGGUNAKAN METODE MANUAL SYSTEM Langkah-langkah perbaikan arsip konvensional menggunakan metode manual system adalah sebagai berikut: 1. Menyiapkan peralatan dan perlengkapan Peralatan yang perlu dipersiapkan yaitu: gunting/gunting kuku/hook cutter, penggaris besi, cutter/kacip, kuas halus/sikat halus, alas kaca/karet magic cutter. Bahan-bahan yang diperlukan yaitu: arsip kertas, kozzo (tissue paper), lem starch, methyl cellulose. 2. Pemeriksaan kondisi fisik arsip konvensional yang akan diperbaiki. 3. Pembersihan debu, noda dan kotoran lainnya. 4. Menghilangkan asam dengan proses deasidifikasi. 5. Memperbaiki arsip konvensional secara manual. 6. Melapisi permukaan arsip dengan kozzo (tissu paper) dengan menggunakan lem starch dan disizing dengan Methyl cellulose. 7. Mengeringkan arsip konvensional selama 24 jam dengan alat bantu non woven sheet. 8. Melepaskan arsip dari non woven sheet. 9. Pengepresan (meluruskan arsip dengan mesin pres). 10. Pemotongan arsip dengan menggunakan cutter/mesin potong. 11. Koreksi akhir dan pemeriksaan hasil (kontrol kualitas). 12. Penyusunan kembali sesuai dengan nomor urutannya.
- 10 - Lampiran 5 Prosedur Tetap Nomor : Tahun 2010 Tanggal : Februari 2010 CONTOH FORMULIR HASIL PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL FORMULIR PERBAIKAN ARSIP KONVENSIONAL SUBDIREKTORAT RESTORASI ARSIP ARSIP NASIONAL REPUBLIK INDONESIA Hasil Perbaikan Arsip Konvensional Asal / Lokasi :.. Jumlah :.. No. No. Arsip Judul Skala Ukuran Warna Edisi/Tahun Ket. Mengetahui Penanggung jawab Jakarta,. Petugas Perbaikan (...) (...)