ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MATERI 1 ( PENGEMBANGAN SISTEM ) SISTEM YANG ADA PERMASALAHAN KESEMPATAN INSTRUKSI PENGEMBANGAN SISTEM Memecahkan masalah Meraih kesempatan Memenuhi instruksi SISTEM YANG BARU
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM DEFINISI ANALISIS SISTEM adalah Penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh kedalam bagian bagian komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan permasalahan, kesempatan kesempanan, hambatan hambatan yang terjadi dan kebutuhan kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan perbaikannya. Sistem informasi adalah Suatu sistem didalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan laporan yang diperlukan. Contoh : sistem informasi akuntansi sistem informasi pemasaran sistem informasi manajemen persediaan sistem informasi personalia sistem informasi distribusi sistem informasi pembelian sistem informasi kekayaan sistem informasi analisis kredit sistem informasi penelitian dan pengembangan Sistem adalah Kumpulan dari elemen elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Contoh elemen dalam organisasi Ketua, Puket I, Puket II, Puket III, Progdi, BAU,BAAK, Perpustakaan, Laboratorium, dll
Direktur, Pemasaran, Keuangan, Produksi, Penjualan, Inventory, dll Sistem adalah Jaringan kerja dari prosedur prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu Prosedur adalah Suatu urut urutan operasi klerikal ( tulis menulis ), biasanya melibatkan beberapa orang didalam satu atau lebih departemen yang diterapkan untuk menjamin penanganan yang seragam dari transaksi transaksi bisnis yang terjadi. Prosedur adalah Suatu urut urutan yang tepat dari tahapan tahapan instruksi yang menerangkan apa ( what ) yang harus dikerjakan, siapa ( who) yang mengerjakan, kapan ( when ) dikerjakan dan bagaimana (how) mengerjakannya. Contoh prosedur Prosedur pengisian KRS Prosedur Pembayaran Spp Prosedur Pengambilan Skripsi Prosedur Ujian PKL Prosedur pembelian barang Prosedur penjualan barang, dll Informasi Adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimannya. Kwalitas Informasi adalah 1. Akurat adalah informasi harus bebas dari kesalahan 2. Tepat pada waktunya adalah informasi yang datang ke penerima tidak boleh terlambat 3. Relevan adalah informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.
DESAIN / PERANCANGAN SISTEM SISTEM 196 Menurut Robert J, Versello / John Reuter III Tahap setelah analisis dari pengembangan sistem, pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan fungsional dan persiapan untuk rancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Menurut John Burch & Gary Grudnitski Desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi. Menurut George M.Scott Desain sistem menentukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan apa yang mesti diselesaikan, tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen konponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan benar benar memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahap analisis sistem.
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM MATERI 1 ( PENGEMBANGAN SISTEM ) SISTEM YANG ADA PERMASALAHAN KESEMPATAN INSTRUKSI PENGEMBANGAN SISTEM Memecahkan masalah Meraih kesempatan Memenuhi instruksi SISTEM YANG BARU
PERLUNYA PENGEMBANGAN SISTEM Pengembangan Sistem ( systems Development ) dapat berarti penyusunan suatu sistem yang baru untuk menggantikan sistem yang lama secara keseluruhan atau memperbaiki sistem yang telah ada. Sistem yang lama perlu diperbaiki atau diganti disebabkan karena beberapa hal, yaitu sebagai berikut. 1. Adanya permasalahan-permasalahan yang timbul di sistem yang lama. Permasalahan yang timbul dapat berupa a. ketidak beresan Ketidak beresan dalam sistem lama menyebabkan sistem yang lama tidak dapat beroprasi sesuai dengan yang diharapkan. Ketidak beresan ini dapat berupa : - Kecurangan yg disengaja menyebabkan tidak amanya harta kekayaan perusahaan dan kebenaran dari data menjadi kurang terjamin. - Kesalahan yang tidak disengaja yang dapat menyebabkan kebenaran dari data kurang terjamin - Tidak efisien operasi - Tidak ditaatinya kebijasnaan manajemen yang telah ditetapkan. b. Pertumbuhan Organisasi Pertumbuhan organisasi yang menyebabkan harus disusunya sistem baru. Pertumbuhan organisasi diantaranya adalah kebutuhan informasi yang semakin luas, volume kebutuhan data semakin meningkat perubahan prinsip akuntansi yang baru. Karena adanya berubahan ini maka menyebabkan sistem yang lama tidak efektif lagi sehingga sistem yang lama sudah tidak memenuhi lagi semua kebutuhan informasi yang dibutuhkan manjemen.
2. Untuk meraih kesempatan-kesempatan Teknologi informasi telah berkembang dengan cepatnya. Perangkat keras komputer dan perangkat lunak dan teknologi komunikasi telah begitu cepat berkembang. Organisasi mulai merasakan bahwa teknologi informasi ini perlu digunakan untuk meningkatkan menyediakan informasi sehingga dapat mendukung dalam proses pengambilan keputusan yang akan dilakukan oleh manajemen. Dalam keadaan pasar bersaing kecepatan informasi atau efisiensi waktu sangat menentukan berhasil atau tidaknya strategi dan rencana yang telah disusun untuk meraih kesempatan yang ada. Bila pesaing dapat memanfaatkanya sedang perusahaan tidak dapat memanfatkan teknologi ini maka kesempatan akan jatuh ketangan pesaing. Kesempatan-kesempatan ini dapat berupa peluang peluang pasar, pelayangn yang meningkat kepada langganan dsb. 3. Adanya instruksi-instruksi Penyusunan sistem yang baru dapat juga terjadi karena adanya intruksi dari atas pimpinan ataupun dariluar organisasi, seperti peraturan pemerintah. Dengan telah dikembangkanya sistem yang baru maka diharapkan akan terjadi peningkatan-peningkatan berhubungan dengan PIECES (harus memenuhi standar PIECES): 1. Performance/kinerja peningkatan terhadap kinerja ( hasil kerja) sistem yang baru sehingga menjadi lebih efektif. Kinerja dapat diukur throughput dan response time. Throughput adalah jumlah dari pekerjaan yg dapat dilakukan suatu saat tertentu. Response time adalah rata-rata waktu yang tertunda diantara dua transaksi atau pekerjaan ditambah dengan waktu response untuk menanggapi pekerjaan tersebut. 2. Information ( informasi ), peningkatan aterhadap kualitas informasi yang disajikan. 3. Economy ( ekonomis ) peningkatan terhadap manfaat atau keuntungan / penurunan biaya yang terjadi. 4. Control ( pengendalian ) peningkatan terhadap pengendalian untuk menditeksi dan memperbaiki kesalahan serta kecurangan-kecurangan yang akan terjadi. 5. Efficiency (efisiensi) peningkatan terhadap efisiensi oprasi. Efisiensi berbeda dengan ekonomis. Bila ekonomis berhubungan dengan jumlah
sumber daya yang digunakan efisiensi berhubungan dengan bagaimana sumber daya tersebut digunakan dengan pemborosan yang paling minimum. Efisiensi dapat diukur dari outputnya di bagi dengan inputnya. 6. Services ( pelayanan ) peningkatan terhadap pelayanan yang diberikan oleh sistem. Prinsip-prinsip pengembangan sistem 1. sistem yang dikembangkan adalah untuk manajemen setelah dikembangkan hasilnya yg menggunakan adalah manajemen sehingga sistem harus dapat mendukung kebutuhan yang diperlukan oleh manajemen. 2. Sistem yang dikembangkan adalah investasi modal yang besar. Dengan digunakanya teknologi yang muntahir maka sistem pengembangan ini merupakan investasi modal besar. Setiap investasi modal harus mempertimbangkan 2 hal berikut : a. Semua alternatip yang ada harus diinvestigasi/pilihan yang paling menguntungkan b. Investasi yang baik harus bernilai Investasi baru dikatakan menguntungkan bila bernilai yang artinya manfaat ( benefit )atau hasil baliknya lebih besar dari biaya untuk memperolehnya ( cost). Cost-benefit analysis dapat digunakan untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak. 3. Sistem yang dikembangkan memerlukan orang yang terdidik. 4. Tahapan kerja dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem Daur hidup pengembangan sistem ( system Development life cycle / SDLC ), HIPO, PROTOTYPE, WATER WOLL, 4JL, 5. Proses pengembangan sistem tidak harus urut ( dilakukan secara bersamaan tanpa ketergantungan ) 6. Jangan takut membatalkan proyek - harus dievaluasi dengan cermat untuk mengambil keputusan - harus tegas / tidak layak lagi dilanjutkan
7. Dokumentasi harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem. ( dokumentasi yang dibuat dan dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat digunakan untuk bahan komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem. Tahapan utama Siklus hidup pengembangan sistem ( SDLC ): 1. Perencananaan sistem ( system Planning) awal proyek sistem 2. Analisis sistem ( System analysis ) pengembangan sistem /PS 3. Desain sistem (system design) PS 4. Seleksi sistem ( systems selection) PS 5. Implementasi sistem (system implementation) PS 6. Perawatan sistem ( system maintenance) manajemen sistem