MOTIVASI DAN KOMUNIKASI Oleh: Ir. Rinaldo, MM Widyaiswara Madya Pusdiklat BPS RI PENDAHULUAN Dalam suatu kantor/ satuan kerja, baik itu di instansi pemerintah/ swasta maupun di organisasi kemasyarakatan, sering kita lihat para pegawai (atasan maupun bawahan) kurang bergairah dalam menyelesaikan tugas rutin yang menjadi pekerjaanya. Apabila kita lihat kenyataan tersebut, maka dalam benak kita akan timbul beberapa pertanyaan yang antara lain sebagai berikut: Apa yang menyebabkan para pegawai kurang bergairah menyelesaikan tugas-tugasnya?, Mengapa para pegawai kurang berminat bekerja lebih keras?, Bagaimana kinerja para pegawai dapat diperbaiki?, Bagaimana kehadiran (absensi) para pegawai dapat diperbaiki?, Jenis ganjaran dan bonus kinerja bagaimana yang paling efektif?, Rencana pengaturan kerja bagaimana yang dapat menghasilkan tingkat kinerja terbaik?. Apabila pertanyaan-pertanyaan tersebut kita tanyakan kepada mereka, maka akan diperoleh jawaban yang berbeda-beda sesuai dengan tingkat kebutuhan para pegawai tersebut. Oleh karena penyelesaian pekerjaan itu menjadi tanggungjawab para pimpinan (atasan dari para pegawai bawahan tersebut), maka para pimpinan (tingkat atas/ menengah/ bawah) perlu melakukan suatu upaya meningkatkan kinerja para bawahannya, agar mereka dapat bergairah dalam bekerja seharihari, terutama untuk suatu tugas pekerjaan yang langsung melayani masyarakat/ instansi lain. Secara teori bahwa salah satu solusi terhadap permasalahan di atas, biasanya para pimpinan akan memberikan motivasi yang kemudian dikomunikasikan kepada para bawahannya. Dalam komunikasi ini para pimpinan akan mencoba menyakinkan para bawahannya bahwa harapan masing-masing pegawai dapat dipenuhi. Apabila ada kesan harapan tidak dapat terpenuhi, maka para pegawai akan merasa terasing dari lingkungannya dan kemudian tidak mau bekerja sesuai kemampuannya. Wujud nyata dari hasil motivasi dan komunikasi yang dilakukan oleh para pimpinan tersebut akan terbentuk dengan adanya perubahan dan perkembangan dari waktu ke waktu, yang mengarah kepada keberhasilan dan kesuksesan suatu kantor/ instansi pemerintah maupun swasta dalam menyelenggarakan tugas pokok dan fungsinya, atau dengan kata lain bahwa kinerja organisasi dapat terpenuhi. Para pegawai selaku sumber daya manusia suatu kantor/ satuan kerja instansi pemerintah/ swasta ataupun organisasi kemasyarakatan, pada hakekatnya adalah makhluk sosial. Dalam realitanya, seorang pegawai tidak dapat memuaskan dirinya untuk memenuhi semua kebutuahn yang diperlukannya. Selain itu, seorang pegawai memerlukan orang lain untuk melakukan interaksi dan saling mempengaruhi antara satu pegawai dengan pegawai lainnya. Dalam interaksi dan saling mempengaruhi inilah timbul perubahan dan perkembangan yang mengarah ke pemenuhan kinerja suatu kantor/ satuan kerja instansi pemerintah/ swasta ataupun organisasi kemasyarakatan. Seorang pegawai (atasan/ bawahan) dalam melakukan perubahan ke arah yang lebih baik, memerlukan motivasi dari dalam dirinya sendiri dan juga dari orang lain, sehingga timbul adanya dorongan dasar yang menggerakkan seorang individu pegawai tersebut untuk melakukan suatu perbuatan. Oleh karena itu baik buruknya perbuatan seseorang sangat tergantung pada motivasi yang mendorong perbuatan seorang pegawai tersebut, maka motivasi tersebut perlu dikomunukasikan agar orang lain mengetahui dan mendukungnya. Biasanya tidak semua orang sukses dalam berkomunikasi karena adanya hambatan-hambatan pada dirinya, seperti rasa gugup, takut, panik dan cemas, yang membuatnya kurang percaya diri.
Sebenarnya di waktu-waktu tertentu, rasa kurang percaya diri ini ada pada setiap individu, baik orang kebanyakan atau orang terkenal seperti atlet berbakat, penyanyi terkenal, aktor atau aktris berbakat, pimpinan besar, tokoh dunia termasuk anda dan saya. Untuk menghilangkan rasa gugup dan takut berbicara, diperlukan suatu keyakinan bahwa anda mengalami peristiwa seperti itu tidak sendirian, dan anda harus percaya diri seperti mereka bahwa orang hebat dan sukses adalah manusia juga seperti anda juga. Bagi seorang pegawai baik itu pimpinan ataupun bawahan suatu ketika pernah mengalami pada awal berkomunikasi, adanya perasaan kurang percaya diri. Kurang percaya diri ini merupakan masalah/ hambatan yang ada pada dirinya, seperti munculnya rasa takut, khawatir, gugup, cemas dan grogi, minder dan ragu-ragu. Salah satu cara untuk membangkitkan percaya diri seseorang dalam berkomunikasi menurut Ikhwan Sopa, Ak, adalah dengan mengimplementasikan metode edan (energy, dignity, anticipation, nothing ti lose). Namun bagi orang yang sukses berkomunikasi akan mengatakan bahwa masalah/ hambatan tersebut sebagi anugerah dari Tuhan Yang Maha Esa yang dapat dipakai untuk alat keselamatan, alat mencapai tujuan dan alat mencapai sukses. MOTIVASI Motivasi secara umum dapat diberikan pengertian sebagai dorongan yang terdapat dalam diri seseorang untuk berusaha mengadakan perubahan tingkah laku yang lebih baik dalam memenuhi kebutuhannya. Dalam motivasi tercakup konsep-konsep, seperti kebutuhan untuk berprestasi, kebutuhan berafiliasi, kebutuhan akan keingintahuan seseorang terhadap sesuatu dan kebiasaan. Umpan Balik Keinginan Yang Hendak Dipenuhi Tujuan Perilaku Adanya kebutuhan-kebutuhan tersebut menjadi tujuan yang ingin dicapainya, sehingga menyebabkan seseorang berusaha untuk dapat memenuhinya. Untuk mencapai tujuan tersebut diperlukan proses interaksi dari beberapa unsur seperti keinginan yang hendak dipenuhinya, tingkah laku, tujuan dan umpan balik. Proses motivasi dasar (basic motivations process), dapat digambarkan dengan model di atas. Istilah motivasi berasal dari kata motif, yang dapat diartikan sebagai kekuatan (energy) yang terdapat dalam diri manusia, yang menyebabkan setiap orang tersebut bertindak atau berbuat. Wujud motif tidak dapat diamati secara langsung, tetapi dapat digambarkan dalam tingkah lakunya, berupa rangsangan, dorongan, atau pembangkit tenaga munculnya suatu tingkah laku tertentu. Pada diri manusia terdapat motif yang timbulnya tidak memerlukan rangsangan/ dorongan dari luar, karena sudah ada dalam diri individu setiap orang, yakni yang sesuai atau sejalan dengan kebutuhannya. Selain itu juga ada motif yang timbul karena adanya rangsangan/ dorongan dari luar individu, misalnya dalam bidang pengembangan sumber daya manusia terdapat minat yang positif terhadap kegiatan pendidikan dan pelatihan yang timbul karena melihat manfaatnya.
Adanya motif-motif tersebut, maka dapat diketahui bahwa perubahan perilaku seseorang terjadi apabila dia mempunyai keinginan dan kemauan untuk melakukan suatu kegiatan/ tindakan dalam rangka mencapai tujuan tertentu. Menurut maslow bahwa pada dasarnya tujuan tertentu pada seseorang manusia itu tidak lain adalah memenuhi kebutuhan (needs) yang belum terpuaskan. Kebutuhan manusia secara hierarkis ada lima tingkatan yang semuanya tidak kekal dalam diri manusia. Pertama, kebutuhan fisiologis (sandang, pangan). Kedua, kebutuhan rasa aman (bebas bahaya). Ketiga, kebutuhan kasih sayang. Keempat, kebutuhan dihargai dan dihormati. Kelima, kebutuhan aktualisasi diri. Dalam dunia kediklatan, teori Maslow ini dapat diberlakukan dengan cara memenuhi kebutuhan peserta diklat, agar penyelenggaraan diklat dapat mencapai hasil diklat yang maksimal dan sebaik mungkin. Sebagai contoh, seorang Widyaiswara yang profesional dalam melaksanakan tugasnya akan selalu berupaya: dapat memahami keadaan peserta diklat secara perorangan, memelihara suasana belajar yang baik, keberadaan peserta diklat bebas dari rasa cemas, tercipta suasana kesiapan belajar dan ada rasa aman dalam belajar, serta mengusahakan lingkungan tempat belajar yang menyenangkan, bebas dari kebisingan atau polusi, tanpa gangguan dalam belajar. Contoh lainnya, Seorang Widyaiswara memberitahukan sasaran yang hendak dicapai dalam bentuk tujuan instruksional pada saat pembelajaran akan dimulai, sehingga peserta diklat dapat menimbulkan motif keberhasilan pada dirinya dalam mencapai sasaran/ tujuan pembelajaran pada diklat yang diikutinya. Pemberian motivasi pada seseorang merupakan suatu mata rantai yang dimulai dari kebutuhan, karena dengan adanya kebutuhan ini akan menimbulkan keinginan, menyebabkan tensi, menimbulkan tindakan, menghasilkan kepuasan. Dari beberapa tahapan pemberian motivasi yang dipaparkan di atas ada dua faktor penentu perlu tidaknya seseorang diberikan motivasi, yaitu kebutuhan dan pengarahan perilaku. Rangkaian kebutuhan manusia, yang merupakan dasar pemikiran perlu tidaknya seseorang diberikan motivasi dapat dilihat pada gambar di sebelah ini. Setiap individu memiliki kebutuhan yang kemudian mendorong keinginan untuk berusaha bagaimana caranya agar dapat memenuhi kebutuhan tersebut. Keinginan yang belum terpenuhi akan menaikkan tensi atau menaikkan ketegangan. Ketegangan yang terjadi dalam diri seseorang dapat menimbulkan tindakan yang mengarah pada pencapaian tujuan. Berdasarkan tindakan yang dilakukan, individu tersebut memperoleh suatu hasil. Hasil inilah yang memberikan kepuasan bagi seseorang. Dengan kepuasan tersebut, maka terpenuhilah kebutuhan yang diinginkan.
KOMUNIKASI Secara umum komunikasi dapat diberikan pengertian sebagai penyampaian pesan atau informasi (berita, gagasan dan pengetahuan) dari suatu pihak ke pihak yang lain, melalui media (channel) yang dapat menimbulkan efek (umpan balik tertentu). Dalam rangka hubungan antar manusia, para pihak disini bisa berupa perseorangan atau kelompok. Satu pihak sebagai komunikator (pengirim pesan) dan pihak yang lain sebagai komunikan (penerima pesan). Istilah komunikasi (communication) berasal dari kata latin communicatio yang berarti sama makna. Apabila ada dua orang terlibat dalam komunikasi dalam bentuk percakapan, maka komunikasi akan terjadi atau berlangsung selama ada kesamaan makna mengenai apa yang dibicarakan. Kesamaan bahasa yang dipergunakan dalam percakapan belum tentu menimbulkan kesamaan makna. Karena mengerti bahasanya saja belum tentu mengerti makna kata-kata yang terkandung dalam bahasa itu. Jadi, percakapan kedua orang tersebut dapat dikatakan komunikatif, apabila kedua-keduanya mengerti makna dari bahan yang dipercakapan. Dalam suatu kantor/satuan kerja di instansi pemerintah/ swasta maupun organisasi kemasyarakatan, komunikasi tampaknya merupakan hal yang mudah dan sederhana, tetapi tidak semua pegawai mahir berkomunikasi secara baik dan efektif dengan semua pihak. Seseorang dikatakan mahir berkomunikasi secara baik dan efektif, apabila dia itu memiliki kemampuan untuk berbicara didepan umum, kemampuan untuk memberikan ide atau pendapat serta menerima pendapat orang lain, kemampuan untuk berkata tidak untuk sesuatu yang tidak diinginkan, dan kemampuan untuk menguasai emosi saat orang lain mengkritik atau menentang pendapatnya. Semua itu merupakan ketrampilan dalam komunikasi yang seharusnya dimiliki oleh para pegawai termasuk Widyaiswara. Ada pendapat dalam masyarakat kita yang mengatakan bahwa hanya orang-orang berbakatlah yang mampu berbicara di depan umum. Namun pendapat tersebut menurut Ikhwan Sopa, Ak. Tidak benar, sebetulnya berbicara didepan umum itu bisa dilatih kalau kita mau belajar dan membiasakan diri. Demikian juga bagi orang-orang dengan tipe introvert atau pendiam, mereka pun bisa melakukan komunikasi dengan baik dan efektif jikalau bersedia belajar. Apabila orangorang tipe introvert ini tidak bersedia belajar dan selalu merasa tidak mampu, ini akan merugikan karirnya sendiri sebagai seorang pegawai. Seorang yang berkepribadian introvert harus belajar agar memiliki kepercayaan diri. Dia harus sadar bahwa berbicara didepan umum, seperti memimpin rapat atau mengajar didepan peserta diklat itu bisa dilatih dan dikerjakan oleh siapapun, asalkan dia bersedia. Dia harus memiliki satu tujuan (goal) dalam dirinya dengan mengatakan saya harus bisa atau saya bisa, saya bisa seperti mereka. Dia pun harus membiasakan diri untuk selalu ramah dan suka bergaul. Bagi pegawai yang ingin dipromosikan ke jenjang pimpinan, tentu mau tidak mau dia harus bisa bicara di depan umum. Salah satu keahlian seorang pemimpin adalah dia pandai berbicara di depan forum, memimpin rapat, mengatasi suatu masalah dan sebagainya. Dalam berbicara di depan umum seorang pembicara atau komunikator perlu mengenal presentasi yang efektif. Pembicara harus menguasai bahan yang akan dibicarakan sehingga si pembicara memiliki rasa percaya diri dan harus antusias dengan pendengarnya. Selain itu kita perlu memperhatikan tiga faktor penting lainnya, yaitu faktor verbal, faktor vokal dan faktor visual. Faktor verbal menyangkut pesan yang kita sampaikan termasuk kata-kata yang kita ucapkan, pengaruhnya terhadap keberhasilan komunikasi hanya 7 persen. Faktor vokal disini termasuk intonasi, penekanan
dan resonansi suara, pengaruhnya terhadap keberhasilan komunikasi adalah 38 persen. Sedangkan faktor visual termasuk penampilan kita, pengaruhnya terhadap keberhasilan komunikasi adalah 55 persen. Dengan demikian, kita dalam berkomunikasi tidak diperkenankan menyepelekan penampilan (55 persen) dan suara (38 persen). Kalau intonasi suara kita hanya datar-datar, orang yang mendengarkan tentu bisa mengantuk. Suasana juga akan terkesan monoton dan membosankan. Suara kita usahakan memiliki gelombang, karena itu harus pintar mengaturnya dengan memberikan penekanan pada hal-hal yang perlu diperhatikan. Ini sangat penting untuk menciptakan suasana yang hidup dan dinamis dalam suatu acara presentase. Jadi, pesan atau isi pembicaraan sebenarnya hanya 7 persen. Sementara yang sangat menentukan adalah penampilan dan cara membawakan presentasi, termasuk intonasi dan penekanan suara. Oleh karena itu, ketiga faktor tersebut yang harus kita pahami, apabila kita ingin berkomunikasi dengan baik dan efektif di depan umum. PENUTUP Kemajuan pesat dalam ilmu pengetahuan dan informasi telah mendorong perkembangan kearah meningkatnya kebutuhan kehidupan masa depan yang lebih baik bagi para pegawai suatu kantor/ satuan kerja di instansi pemerintah/ swasta maupun organisasi kemasyarakat. Adanya peningkatan kebutuhan tersebut akan menimbulkan harapan-harapan baru yang dapat memotivasi para pegawai untuk bekerja yang lebih berprestasi, sehingga tuntutan target kinerja suatu kantor/ satuan kerja tersebut akan tercapai. Disini para pegawai akan mempunyai kepercayaan atas dirinya sendiri, sehingga mereka menjadi aktif dan tidak apatis terhadap kemungkinan perbaikan kehidupan masa depannya. Pada suatu kantor/ satuan kerja tersebut, apabila ada para pegawainya merasa mendapat peningkatan kebutuhan namun tidak ada harapan-harapan baru, maka akan menyebabkan gairah dalam bekerja menurun atau menjadi kurang berprestasi, sehingga target kinerja suatu kantor/ satuan kerja tersebut tidak tercapai. Disini secara teori ada fungsi/ tugas pimpinan dalam jenjang apapun untuk membantu memotivasi para bawahannya agar terjadi peningkatan kinerja dan kepuasan bekerja, dengan langkah-langkah sebagai berikut: Jelaskan kepada para pegawai apa yang dimaksud dengan kinerja efektif dan pastikan bahwa mereka mengetahui apa yang diharapkan dari mereka; Pastikan ada hubungan yang jelas antara kinerja dan penghargaan atau imbalan, dan setiap hubungan semacam itu dihormati; Pastikan semua pegawai diperlukan secara adil dan penilaian tentang kinerja adalah obyektif; Apabila mungkin, kembangkan jenis-jenis penghargaan yang berbeda, tidak setiap pegawai dapat dinaikkan pangkatnya (dipromosikan) atau perlu dinaikkan pangkatnya. Doronglah semangat seluwes mungkin di dalam lingkungan tempat kerja dan kembangkan gaya manajemen yang mudah diserap dan mampu diubah-ubah, untuk menyesuaikan kondisi para bawahan dan lingkungannya. Perhitungkan semua faktor lingkungan dan sosial, seperti kenyamanan dan sarana lingkungan kerja, interaksi sosial diantara para pegawai, pemanas (pendingin) rungan atau penerangan dan semua faktor yang dapat menjadi sumber ketidakpuasan.
Dalam memotivasi para bawahannya, para pimpinan tersebut dituntut untuk bisa berbicara atau berkomunikasi secara baik dan efektif, dengan memperhatikan tiga hal, yaitu: pertama, wawasan atas materi yang akan disampaikan; kedua, cara kita menyampaikan yang meliputi gerak, intonasi suara dan penekanannya; dan ketiga adalah penampilan kita. Ketiga hal tersebut sebenarnya dapat dipelajari asalkan kita bersedia mempelajarinya. Oleh karena itu, tipe-tipe kepribadian tertentu tidak dapat menjadi kendala kita untuk berkomunikasi secara baik dan efektif. Sepanjang kita memiliki motivasi yang baik untuk maju dan berkembang, kita akan mampu mencapai keberhasilan yang kita inginkan. Referensi: O dell, Carla dan Leavitt, Paige, 2004, The Executive Role in Knowledge Management, American Productivity and Quality Center. Spencer, Lyle M, and Signe M, Spencer, 1993, Competency at Work: Model for Superior Performance, John Willey & Sons, Inc.