PETUNJUK PENGGUNAAN PEMOHON PENYALURAN IJAZAH Petunjuk Pengoperasian 1
Daftar Isi Penjelasan Umum... 1 Model Entri Data... 1 Text Box... 1 Combo Box... 1 Calender... 1 Option Button... 2 Check Box... 2 Penyetaraan Ijazah... 2 Prosedur Penyetaraan Ijazah... 2 Pendaftaran baru... 3 Edit Permohonan... 7 Memantau Permohonan... 10 Petunjuk Pengoperasian 2
Penjelasan Umum Dalam bab ini akan dijelaskan secara umum model entri data yang ada dalam aplikasi ini. Model Entri Data Pada aplikasi ini ada beberapa macam model entri data, antara lain : 1. Text Box 2. Combo Box 3. Calender 4. Option Button 5. Check Box Text Box Textbox berupa kotak isian data yang berupa isian karakter alfanumerik (A.. Z, 0.. 9) dan juga karakter-karakter pembantu lainnya (spasi, kurung, asterix, %, &, #, @, <, >, dsb). Cara memasukkan datanya sangat mudah. Ketik teks yang akan dimasukkan secara langsung ke dalam text box yang telah disediakan. Contoh : Combo Box Combo box berisi daftar yang sudah pasti isi dan jumlahnya, sehingga user tinggal memilih salah satu dari daftar isian yang disediakan dengan cara klik pada data yang akan dipilih Contohnya, pilih Jurusan dengan cara: Klik tombol di bagian ujung combo box. Daftar pilihan akan ditampilkan seperti pada gambar Calender Gambar 1 Contoh Combo Box Ada beberapa isian data di aplikasi ini berupa tanggal. Data berformat tanggal bisa diisi dengan menggunakan fungsi Calender. Untuk mengisi data dengan format tanggal, lakukan langkah-langkah berikut ini: Klik tombol disamping isian data. Sebuah Kalender akan muncul. Gambar 2 Kalender Klik untuk geser 3 bulan sebelumnya atau klik untuk geser 3 bulan sesudahnya Petunjuk Pengoperasian 1
Klik untuk geser 1 bulan sebelumnya atau klik untuk geser 1 bulan sesudahnya Klik apa bulan tahun untuk menggeser tahun atau bulan secara manual Gambar 3 Ganti Bulan dan Tahun Klik untuk menggeser ke pereode tahun sebelumnya Klik untuk menggeser ke pereode tahun sesudahnya Klik untuk tanggal sekarang Klik untuk menampilkan tahun dan bulan yang telah dipilih pada calender Klik untuk pembatalan pemilihan bulan dan tahun Option Button Klik bulan yang tampil untuk memilih bulan Klik tahun yang tampil untuk memilih tahun Option button, digunakan untuk entri data dengan cara menetukan pilihan. Klik pada option button yang tersedia, seperti contoh memilih ijazah setara : Check Box Check Box, digunakan untuk entri data dengan cara memilih, hampir sama seperti pada option button. Klik pada Check yang tersedia, seperti contoh berikut : Contoh : Penyetaraan Ijazah Layanan penyetaraan ijazah adalah layanan penilaian kesetaraan terhadap ijazah/diploma/sertifikat yang dikeluarkan oleh lembaga penyelenggara pendidikan luar negeri/dalam negeri yang tidak menganut sistem pendidikan nasional yang ditetapkan oleh Kementerian Pendidikan Nasional. Dalam buku panduan ini akan dijelaskan cara registrasi online bagi pendaftar atau pemohon. Prosedur Penyetaraan Ijazah Pemohon atau pendaftar baru untuk penyetaraan ijazah harus mengikuti beberapa prosedur, antara lain: 1. Mengisi formulir permohonan elektronik yang disediakan melalui aplikasi yang disediakan di Portal Kemdiknas. 2. Unggah (Upload ) berkas-berkas (elektronik) lampiran permohonan hasil pemindaian (scanning) dokumen aslinya. 3. Kirim (submit) isian permohonan apabila sudah dianggap lengkap Petunjuk Pengoperasian 2
4. Cetak/simpan tanda terima permohonan. 5. Menunjukkan dokumen asli dari berkas-berkas lampiran (elektronik) yang telah diunggah pada saat pengiriman permohonan dengan datang ke Sekretariat Tim Penilai. Data yang diupload dan berkas yang ditunukkan antara ijazah Luar Negeri dan Dalam negeri berbeda. Berikut persyaratan yang harus diupload untuk pemohon ijazah Luar Negeri : Pasfoto pemohon ukuran 4x6 Paspor Surat keterangan dari Perwakilan RI setempat dan atau Perwakilan Negara Asing di Indonesia/ Surat Keterangan Dari Sekolah Asal Ijazah/Diploma/Sertifikat (apabila penyelenggara pendidikan mengeluarkan ijazah) Transkrip Nilai Struktur Program kurikulum. Scan dokumen ini tidak diperlukan apabila penyelenggara pendidikan (sekolah asal) menyediakan dokumen ini di website resminya Akta Kelahiran/Surat Kenal Lahir (khusus bagi permohonan penyetaraan ijazah tingkat SD) Rapor kelas 1, 2, dan 3 untuk jenjang SMP, SMA, SMK (khusus bagi pemohon penyetaraan ijazah tingkat SD cukup rapor 3 tahun terakhir) Berikut adalah persyaratan untuk pemohon ijazah Dalam Negeri Pasfoto pemohon ukuran 4x6 Surat Ijin Belajar WNI yang dikeluarkan oleh Ditjen Mandikdasmen Dokumen asli Ijazah (apabila penyelenggara pendidikan mengeluarkan ijazah) Ijazah/Diploma/Sertifikat Transkrip Nilai Akta Kelahiran/Surat Kenal Lahir (khusus bagi permohonan penyetaraan ijazah tingkat SD) Rapor kelas 1, 2, dan 3 untuk jenjang SMP, SMA, SMK (khusus bagi pemohon penyetaraan ijazah tingkat SD cukup rapor 3 tahun terakhir) File yang diupload harus berwarna Persyaratan dokumen pada saat menunjukkan dokumen asli di Sekretariat adalah sebagai berikut: Tanda terima permohonan Identitas diri yang berupa Paspor bagi pemohon penyetaraan ijazah dari sekolah asing di luar negeri atau Surat Ijin Belajar WNI yang dikeluarkan oleh Ditjen Mandikdasmen bagi pemohon penyetaraan ijazah dari sekolah asing di dalam negeri Dokumen asli Ijazah/Diploma/Sertifikat (apabila penyelenggara pendidikan mengeluarkan ijazah) Dokumen asli Transkrip Nilai Struktur Program Kurikulum (apabila tidak tersedia di laman resmi sekolah asal) Dokumen asli Akta Kelahiran (khusus bagi permohonan penyetaraan ijazah tingkat SD) Dokumen asli Rapor jenjang pendidikan terakhir (khusus bagi pemohon penyetaraan ijazah tingkat SD cukup rapor 3 tahun terakhir) 6. Memantau status pemrosesan permohonan melalui Portal Kemdiknas dengan memasukkan nomor pendaftaran sebagai kunci pencarian 7. Apabila SK Penyetaraan ijazah sudah dikeluarkan, dokumen SK dapat diambil secara langsung ke Sekretariat Tim Penilai dan salinan elektroniknya dapat diunduh (di-download) melalui Portal Kemdiknas Pendaftaran baru Ikuti langkah-langkah berikut untuk Pendaftaran baru : 8. Login dilakukan melalui dialog berikut: Petunjuk Pengoperasian 3
Gambar 4 Login Menu 9. Klik Daftar Baru untuk pendaftaran baru. File hasil Scan dibuat resolusi 300dpi dan maksimal berukuran 300kB/File Gambar 5 Form Pendaftaran Perhatikan tanda * artinya data tersebut harus diisi 10. Entri biodata pemohon pada tab Biodata. Data yang harus dientri dengan benar dan sesuai pada tab yang telah disediakan. Untuk pilihan tab Ijazah setara SMA atau SMK ada pilihan jurusan yang harus dipilih Gambar 6 Pilihan Jurusan 11. Setelah entri biodata selesai klik Ke Langkah Selanjutnya >> yang berada di bawah, yaitu entri data riwayat pendidikan Petunjuk Pengoperasian 4
12. Pada saat ke langkah selanjutnya akan tampil pop up window tiket pendaftaran Gambar 7 Pop Up Window Tiket Pendaftaran Gambar 8 Entri Data Riwayat Pendidikan Entri Tahun pendidikan sesuai tahun masuk grade/kelas Entri nama kota tempat pendidikan Pilih Negara tempat pendidikan 13. Selanjutnya klik Ke Langkah Selanjutnya>> untuk entri data Mata Pelajaran Petunjuk Pengoperasian 5
Gambar 9 Entri Data Mata Pelajaran Add New Record untuk menambah record baru, data yang harus di entri adalah Entri Nama Pelajaran Entri Nilai yang diperoleh Entri keterangan, jika ada Simpan mata pelajaran dan nilai dengan klik Atau klik untuk pembatalan entri Refresh untuk merefresh data Delete untuk delete data mata pelajaran Edit untuk edit data mata pelajaran 14. Klik Ke Langkah Selanjutnya untuk Upload berkas Klik Upload untuk upload file Gambar 10 Upload Berkas Petunjuk Pengoperasian 6
Gambar 11 Upload File Klik Select untuk menampilkan lokasi folder file yang akan diupload Klik Submit untuk upload file Untuk hapus file yang batal upload, klik kemudian klik x Remove Jika file yang diupload lebih dari satu klik, atau klik untuk hapus path tambahan File yang di upload max 300 kb 15. Selanjutnya klik tombol atau klik jika tidak jadi untuk didaftarkan. Selanjutnya tampil tombol Edit Permohonan Ikuti langkah berikut untuk kirim pendaftaran pada user yang sudah mendaftar : 1. Pada website MPDM klik Login, pilih tab Pemohon Gambar 12 Login Pemohon 2. Entri No. Pendaftaran dan Password 3. Klik tombol Log In untuk menampilkan Info Permohonan Penyetaraan Ijazah 4. Jika lupa dengan nomor pendaftaran maka klik Lupa No. Pendaftaran Petunjuk Pengoperasian 7
Klik Kirim untuk kirim login pendaftaran Gambar 13 Meminta nomor pendaftaran Gambar 14 Info Permohonan Penyetaraan Ijazah 5. Klik tombol Edit untuk edit data atau kirim permohonan pada halaman Info Pemohon Petunjuk Pengoperasian 8
Gambar 15 Editing Data Permohonan Lakukan editing, jika data sudah fix kirim permohonan klik Kirim Permohonan. 6. Selanjutnya akan tampil Bukti Pengiriman Formulir yang akan diserahkan pada saat penyerahan berkas pada Panitia. Gambar 16 Form Bukti Pengiriman Formulir Klik untuk cetak bukti pengiriman formulir Petunjuk Pengoperasian 9
Memantau Permohonan Pemohon harus memantau status permohonan yang telah diajukan, dengan cara sebagai berikut : 1. Login pada Form Pendaftaran, lihat pada sub bab sebelumya 2. Pada info permohonan yang tampil, perhatikan frame Workflow Status Gambar 17 Info Status Permohonan Pada info Workflow status, tahap permohonan akan ditunjukkan dengan tangal pemrosesan. Seperti pada gambar diatas menunjukkan bahwa permohonan sudah dilakukan pendaftaran (Pengiriman berkas elektronik) pada tanggal 17/06/2010 Petunjuk Pengoperasian 10