Design INPUT DESAIN SISTEM TERINCI: DESIGN INPUT & OUTPUT Uro Abdulrohim, S.Kom, MT. Design Sistem Design INPUT Tujuan: Membuat spesifikasi rinci dari solusi berbasis komputer Solusi berbasis komputer dapat berupa turn-key system: belisistemjadidantinggalpakai customized system: belisistemjadidenganpenyesuaiandisana sini in-house development: membuatsistemsendiri Output desain sistem hasil in-house development: Desainproses Desainbasis data Desaininput Desainoutput Desain antarmuka dengan pemakai Desainmodul/unit Desain jaringan komputer Tipe proses Input data bisa dilakukan pada waktu yang berbeda. Hal ini ditentukan oleh jenis pemrosesan yang dibedakan menjadi: 1. Batch processing: data tidak diproses langsung ketika datang, tetapi dikumpulkan dulu dalam satu batch (kumpulan), barudiproses 2. Online processing: Data diinputkan (biasanya melalui workstation) dan langsung diproses 3. Remote batch: Kombinasi batch dan online: data dimasukkan secara online atau offline kemudian dikumpulkan dalam batch sebelum akhirnya diproses 1 2
Karakteristik Efektif Akurat Mudah Penggunaan Konsisten Sederhana Menarik/aktraktif Kontrol internal dalam desain input: 1. Jumlah input harus dimonitor, jangan sampai ada yang terlewat 2. Pastikan bahwa data yang diinputkan valid : eksistensi (harus ada/tidak) tipe data Domain nilai-nilai kombinasi self-checking digits format Syarat-syarat Desain Input Langkah-langkah Desain Input Metode input: keyboard, mouse, touch screen, point of sale, sound and speech, penanda optis, tinta magnetis, transmisi elektromagnetik, smart card, biometric Beberapa syarat-syarat desain input: 1. Yang diinputkan hanya data-data variabel (bukan konstanta) 2. Tidak perlu menginputkan data yang dapat dihitung atau disimpan dalam program 3. Gunakan kode untuk atribut-atribut yang sesuai Jika suatu dokumen dirancang untuk mengumpulkan data, gunakan hal-hal berikut: 1. cantumkan instruksi pengisian form (dokumen) 2. minimalkan jumlah tulisan tangan 3. urutkan data yang harus diisi seperti urutan membaca buku (kiri kanan, atas bawah) 4. Jika mungkin, gunakan rancangan berdasar pada metafor (misal desain layar input penarikan rekening berdasar desain form standar penarikan rekening) Langkah-langkah desain input: Identifikasi input sistem dan review kebutuhan pemakai Pilih kontrol GUI yang sesuai: text box radio button check box list box drop-down list combination box (combo box) Buttons Desain, validasi, dan tes input menggunakan beberapa kombinasi alat bantu layout dan prototyping Jika perlu, buat pula desain dokumen sumber (formulir yang dipakai untuk menyimpan data transaksi) 3 4
Desain Output Kemudahan Pengisian Jenis-jenis output: Output internal: output bagi pemilik dan pemakai sistem dalam organisasi Laporan rinci Laporan rangkuman Laporan pengecualian Output eksternal: output bagi pihak-pihak di luar organisasi Metode implementasi output: printer, layar,terminal point-of sale (seperti di kasir), multimedia, e-mail, hyperlink, microfilm Alur Pengisian Dari kiri ke kanan Dari atas ke bawah Formulir dibagi dalam 7 bagian Judul Identifikasi dan akses Instruksi Isi Tanda tangan dan pengesahan Total Komentar Gunakan Caption Line Caption Box Caption Checked Caption Table Caption Syarat-syarat Output Model Masukan Data Tertentu Output harus mudah dibaca dan diinterpretasikan ada judul ada tanggal & waktu output dihasilkan dalamoutput berbentuk form: seluruh item harus ada labelnya tabel: tiap kolomharus ada labelnya singkatan-singkatan ada keterangannya (legenda) format seimbang (tidakterlalupadatataukosong) pemakaidapat menemukandengan mudah pemakaitidak harus mengeditmanual agar output dapat bermanfaat bagi mereka istilahteknis komputer sebaiknya dihindari dalam output maupun dalam pesan-pesan kesalahan Output harussampaipadapemakaitepatwaktu Distribusiatauakseskeoutput harusmemadaibagipemakai Output harus dapat diterima(acceptable) oleh pemakai, artinya sesuai denganapa yang merekabutuhkandansesuaidenganrencanamerekauntukmemanfaatkanoutput tersebut Daftar Data yang dipilih Window Pop-up Widget list atau drop down list Widget Radio Button (untuk Check, dll) Jika tampilan terlalu banyak gunakan pendekatan parent child (master detail) 5 6
Data Siswa Data Ortu Siswa Data Sekolah Asal Data Wali Siswa View Data NIS Nama Siswa Tempat Lahir Tanggal Lahir Bulan Tahun Jenis Kelamin Agama Alamat Masukan Foto Tanggal Terima Tahun Pelajaran Bulan Tahun Design OUTPUT 7 8
Langkah-langkah Desain Output NOTICE REPORT Identifikasi output sistem dan review kebutuhan pemakai Buatlah spesifikasi kebutuhan fisik output Desain, validasi, dan tes output menggunakan beberapa kombinasi alat bantu layout, prototyping, dan generator program Macam-macam Bentuk Laporan EQUIPOISED REPORT Laporan Berbentuk Tabel NOTICE REPORT EQUIPOISED REPORT VARIANCE REPORT COMPARATIVE REPORT Laporan Berbentuk Grafik 9 10
VARIANCE REPORT Laporan Berbentuk Grafik COMPARATIVE REPORT Pedoman Desain Laporan Untuk laporan formal, sedapat mungkin dibagi menjadi tiga bagian utama, yaitu : Judul laporan. Tubuh laporan. Catatan kaki laporan yang dapat berisi ringkasan, subtotal atau grandtotal. Untuk laporan-laporan yang penting, gunakanlah kertas yang berkualitas baik, tidak mudah sobek serta tidak mudah kotor. Untuk tiap-tiap batas tepi laporan (margin), sebaiknya diberi jarak 2 1/2 cm, sehingga bila pinggir laporan tersobek tidak akan mengenai isi laporannya. Gunakanlah spasi baris yang cukup, sehingga laporan mudah dibaca. 11 12
Untuk hal-hal yang ingin ditonjolkan, dapat ditulis dengan huruf besar, tebal, atau digaris-bawahi. Gunakanlah bentuk huruf cetak yang jelas dan tidak membingungkan serta hindari pengguanaan font yang sulit untuk dimengerti. Jika isi laporan menjelaskan suatu daftar urutan, gunakanlah tanda "." atau "- ". Bila urutannya penting dapat dipergunakan tanda 1,2,3 dan seterusnya dan sajikan dalam urutan yang terpenting. Letakkanlah informasi yang mendetail di lampiran dan gunakanlah penunjuk yang mudah dipahami untuk menjelaskan kepada pemakai laporan Ietak dari informasi detail tersebut Laporan harus sederhana tetapi jelas. Laporan harus diungkapkan dalam bentuk dan Bahasa yang mudah dimengerti dan dipahami oleh pemakainya. Isi laporan harus akurat. Laporan bilamana mungkin harus distandardisasi. Bentuk-bentuk laporan yang selalu berubah akan menyebabkan kebingungan bagi mereka yang menggunakannya. Laporan harus berguna Biaya pembuatan laporan harus dipertimbangkan Alat-alat Desain Output Terinci Usahakan di dalam laporan berisi keteranganketeranganyang diperlukan yang mungkin akan ditanyakan oleh pemakai laporan bila keteranganketerangan tersebut tidak ada. Laporan untuk tingkat manajemen yang lebih tinggi, sebaiknya lebih tersaring dan untuk tingkat manajemen yang lebih rendah lebih terinci. Laporan harus dibuat dan didistribusikan tepat pada waktunya. 1. Printer layout form atau printer spacing chart atau printer layout chart merupakan suatu bagan yang digunakan untuk menggambarkan sketsa bentuk dari output di printer. 2. Kamus data output yang merupakan pengembangandari kamus dari arus data. Kamus data output digunakan untuk enjelaskan secara terinci tentang data yang akan disajikan di laporan 13 14
Mengatur Tata Letak Isi Output Dokumen dasar sebagai petunjuk Pengaturan tata letak output merupakan pekerjaan desain yang penting dan sangat diperlukan baik bagi pemakai sistem maupun bagi programmer. Bagi pemakai sistem digunakan untuk menilai isi dan bentuk dari output apakah sudah sesuai dengan yang dinginkan atau belum. Bagi programmer akan digunakan sebagai dasar pembuatan program untuk menghasilkan output yang diinginkan. 1. Dapat menunjukkan macam dari data yang harus dikumpulkan dan ditangkap. 2. Data dapat dicatat dengan jelas, konsisten dan akurat. 3. Dapatmendorong lengkapnyg data, disebabkan data yang dibutuhkan disebutkan satu persatu di dalam dokumen dasarnya. 4. Bertindak sebagai pendistribusi data, karena sejumlah tembusan dari formulirformulir tersebut dapat diberikan kepada individuindividu atau departemendepartemenyang membutuhkannya. 5. Dokumen dasar dapat membantu di dalam pembuktian terjadinya suatu transaksi yang sah, sehingga sangat berguna untuk audit trail (pelacakan pemeriksaan). 6. Dokumen dasar dapat digunakan sebagai cadangan atau pelindung back up) dari file-file data di komputer. Dokumen Dasar Petunjuk Perancangan Dokumen Dasar Dokumen dasar (source document) merupakan formulir yang digunakan untuk menangkap (capture) data yang terjadi Data yang sudah dicatat di dokumen dasar kemudian dimasukkan sebagai input ke sistem informasi untuk diolah. Kertas yang dipergunakan. Ukuran dari dokumen dasar. Warna yang digunakan. Judul dokumen dasar. Nomor dokumen dasar. Nomor urut dokumen dasar. Nomor dan jumlah halaman. Spasi. Pembagian area. 15 16
17