RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI E-PURCHASING PENGADAAN MOBIL INSTANSI PEMERINTAHAN MODUL LAYANAN PENGADAAN SECARA ELEKTRONIK (LPSE) PENYEDIA BARANG Noviardi Putra Nugroho Sistem Informasi, Fakultas Teknologi Informasi, Institut Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya Kampus ITS Sukolilo, Surabaya 60111 Email : hohok_68@is.its.ac.id ABSTRAK Saat ini pengadaan barang pemerintah sudah dilakukan secara elektronik melalui internet yang disebut Sistem Secara Elektronik yang ada di unit kerja Layanan Secara Elektronik. barang saat ini dilakukan lelang pada umumnya. Hal ini menyebabkan barang yang didapat tidak sesuai dengan harapan dan memakan waktu serta biaya yang cukup besar. Oleh karena itu diperlukan suatu sistem e-purchasing yang menangani pembelian langsung barang pemerintah. Sistem ini bertugas sebagai jembatan antara penyedia barang(suplier)dan panitia pengadaan. Hal ini bertujuan agar pengadaan barang akan menghemat waktu serta biaya, dan juga panitia pengadaan akan mendapatkan barang sesuai dengan harapan karena pada sistem ini dapat mengetahui spesifikasi detail dari barang. Dalam pendokumentasian sistem informasi E-Purchasing modul penyedia barang ini menggunakan standard Readyset. Adapun tahapan yang didokumentasikan dalam standar ReadySet yaitu studi literatur serta identifikasi permasalahan, analisa kebutuhan pengguna dan kebutuhan minimum aplikasi, desain sistem, coding, dan ujicoba dan evaluasi. Kata kunci :pengadaan, E-PURCHASING, ReadySet, ABSTRACT Currently government procurement is conducted electronically via the Internet called the System of Electronic Procurement in the work unit Electronic Procurement Services. Procurement is currently conducted auctions in general. This causes the acquired goods are not in line with expectations and time-consuming and considerable cost. Therefore we need an e-purchasing system that handles the direct purchase of government goods. This system served as a bridge between manufacturers (suppliers) and the procurement committee. It is intended that the procurement will save time and costs, and also the procurement committee will get the goods in accordance with expectations because the system can know the detailed specification of the goods. In documenting the system information module supplier E-Purchasing this item using the standard Readyset. The stages are documented in the literature studies ReadySet standards and identify issues, analyze user needs and application of minimum requirements, system design, coding, and testing and evaluation. Key word : procurement, E-PURCHASING, ReadySet, 1. Pendahuluan Menurut Peraturan Presiden Republik Indonesia Nomor 54 Tahun 2010 Pasal 1 Barang/Jasa Pemerintah yang selanjutnya disebut dengan Barang/Jasa adalah kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa oleh Kementerian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh Barang/Jasa. Barang/Jasa saat ini sudah terjadi secara online dimana terdapat fasilitas Layanan Secara Elektronik yang telah tersebar di Indonesia sehingga proses Barang/Jasa tidak dilakukan secara manual dan mudah dipantau karena ada pengarsipan dokumen Barang/Jasa yang jelas. Meskipun demikian, Panitia Barang/Jasa (PP) sering mendapatkan hasil yang tidak sesuai dengan harapan mereka terutama dalam spesifikasi barang. Sistem Secara Elektronik (SPSE) saat ini hanya mampu melakukan pengadaan dengan sistem tender/lelang. Sedangkan sebagian Barang/Jasa lebih efisien dan cepat jika dilakukan dengan sistem pembelian langsung, dimana PP bisa mengetahui secara langsung spesifikasi barang yang 1
diinginkan. melalui pembelian langsung memang memakan waktu lebih cepat namun ada potensi besar untuk tidak terjadi persaingan yang sehat. Pada pembelian langsung, PP membeli langsung ke penyedia jasa berdasarkan spesifikasi dan harga tertentu. Jika PP tidak memiliki informasi yang cukup tentang penyedia dan barang yang ditawarkan, maka penyedia dapat mengarahkan pengguna sehingga dapat terjadi pembelian yang terlalu mahal. Untuk menghindari hal tersebut dalam pembelian langsung, maka diperlukan informasi yang banyak dan jelas tentang barang/jasa yang disediakan oleh semua penyedia. Pada kasus pengadaan di sebuah instansi, diperlukan adanya katalog yang menyimpan data barang/jasa dari semua penyedia agar pengguna dapat mencari dan membandingkan harga sesuai dengan spesifikasi. Lebih dari itu, untuk terbentuknya katalog barang/jasa tersebut perlu adanya standarisasi barang/jasa beserta kategorisasinya. Selain masalah diatas, terdapat masalah lainnya mengenai pengaksesan data katalog itu sendiri. Infrastruktur IT di Indonesia yang ada saat ini masih sangat terbatas dan mahal, untuk koneksi sebesar 1Mbps diperlukan dana hingga100 juta rupiah pertahun. Oleh karena keterbatasan inilah nantinya data katalog yang terpusat akan didistribusikan ke e-purchasing yang ada di daerahdaerah tertentu sehingga e-purchasing tidak perlu mengakses katalog langsung di server e-katalog. Gambar 1. Ilustrasi hubungan e-katalog dengan e- purchasing Untuk mengurangi beban sistem e- purchasing yang dikarenakan banyak penawaran terhadap satu permintaan dan menerima data katalog, maka e-purchasing dibagi menjadi 2 modul yaitu E-Purchasing modul panitia pengadaan dan e-purchasing modul penyedia barang/rekanan. Oleh karena itu Lembaga Kebijakan barang/jasa Pemerintahan (LKPP) membutuhkan suatu sistem yang lebih efisien lagi sebagai alternatif pilihan lain. Hal itulah yang mendasari dibuatnya sistem e-purchasing modul panitia pengadaan, e-purchasing modul penyedia barang/rekanan, dan e-katalog. Menyikapi hal tersebut Presiden juga memberikan amanat kepada LKPP untuk menyelenggarakan e-purchasing dan e-katalog melalui Peraturan Presiden No 54 tahun 2010. Metode yang digunakan dalam pembangunan sistem adalah metode waterfall yang terdiri dari lima tahapan yaitu Analisa Kebutuhan, Desain Sistem, Penulisan Kode Program, Pengujian Program, dan Penerapan Program. Dan akan didokumentasikan menggunakan standart ReadySet dengan metode UPM (Unified Process Model) yang terdiri dari empat tahapan yaitu Tahap Awal (Inception), Tahap Perluasan (Elaboration), Tahap Kostruksi (Construction), dan Tahap Transisi (Transition). Dengan adanya sistem informasi e- purchasing modul LPSE Penyedia Barang, diharapkan menghasilkan aplikasi yang mampu untuk menangani masalah yang ada sekarang. 2. E- Di dalam Perpres 54 Tahun 2010 tentang Brang /Jasa Pemerintah E-Purchasing adalah tata cara pembelian Barang/Jasa melalui sistem katalog elektronik. Dari definisi tersebut kita dapatkan bahwa pada kaskus pengadaan di sebuah instansi, diperlukan adanya katalog yang menyimpan data spesifikasi barang/jasa dari semua penyedia agar pengguna dapat dengan mudah mencari dan membandingkan harga sesuai dengan spesifikasi barang yang diinginkan, namun agar terbentuknya katalog tersebut diperlukan standarisasi barang/jasa beserta kategorisasinya. Beberapa pasal yang terkait dengan e-purchasing dan e-katalog di dalam perpres adalah pasal 110 yang berisikan kebutuhan dasar e-purchasing dan e- katalog serta jenis kontrak yang mengikatnya. 3. ReadySET ReadySET bukan hanya sebuah standar dokumen untuk proses dokumentasi perangkat lunak yang juga berjalan sesuai dengan metode yang digunakan oleh ReadySET itu sendiri. Didalam ReadySET sendiri mempunyai metode yang terdiri dari beberapa tahap, tahapan tersebut antara lain : 1. Inception 2. Elaboration 3. Construction 4. Transition Berikut ini merupakan keterangan dari tahap pengembangan yang digunakan oleh ReadySET. o Selama tahap awal, bermaksud untuk menentukan keseluruhan gambaran dari proyek, mengidentifikasi sederet keperluan perusahaan, membuat software berdasarkan kasus pada perusahaan, dan mendefinisikan proyek dan resiko bisnis dengan menggunakan dengan standarisasi template. 2
o Tahap elaborasi menghasilkan produk yang kebutuhan yang terperinci dan menghasilkan deskripsi arsitektural dan desain awal. Karena perekayasa software mempunyai tujuan utamanya yaitu untuk mendefinisikan sederetan golongan analisis yang memadai untuk mendeskripsikan kinerja sistem. o Tahap konstruksi memproduksi model implementasi yang menerjemahkan desain menjadi komponen software yang akan dibuat untuk mengerti gambaran dari system. Pada akhirnya, model tes mendeskripsikan tes yang akan digunakan untuk meyakinkan bahwa proses bisnis digambarkan dengan tepat pada o software yang telah dikonstruksi. Tahap transisi menghantarkan software dan menilai kinerja produk yang telah diproduksi bagi pengguna akhir berupa software jadi. Dan juga pada tahap ini akan dihasilkan pula panduan dalam instalasi dan penggunaan software tersebut untuk mempermudah pengguna dalam memakai software tersebut. Berikut ini merupakan gambaran dari tahap-tahap yang dilakukan dalam penggunaan standar dokumentasi ReadySET : Gambar 2. Tahap pengembangan perangkat lunak yang digunakan oleh ReadySET ReadySET juga merupakan template open-source yang dikembangkan oleh Jason Robbins. ReadySET juga berfungsi untuk memproduksi dan memelihara sebuah perpustakaan yang mana berisi tentang beberapa dokumen template dalam pengerjaan software yang bisa digunakan lagi secara terus menerus. Versi terbaru dari ReadySet adalah versi 0.9.3 dan dapat dilihat dan di-download pada alamat http://readysetpro.com. Dari ke-empat tahapan metode yang digunakan oleh ReadySET mengacu pada proses pendokumentasian oleh ReadySET itu sendiri. Adapun dokumen template yang dikembangkan oleh Jason Robbins tersebut juga merupakan content yang terdapat dalam tahapan tersebut diatas. Berikut ini merupakan peta dokumen template dari ReadySET Pro : Gambar 3. Peta dokumen template ReadySET Pro 4. Analisis Sistem Sistem pengadaan elektronik yang sebelumnya mengadopsi sistem lelang. Sistem lelang yang sebelumnya dilakukanyang dilakukan secara manual telah diimigrasikan ke dalam aplikasi berbasis web. Sistem lelang sebelumnya mempunyai beberapa kekurangan yaitu penyedia bareng mendapatkan barang tidak sesuai harapan karena tidak ada spesifikasi detil, memakan waktu dan biaya yang cukup besar. Sebenarnya beberapa jenis pengadaan barang/jasa baik swasta maupun pemerintah lebih cepat dan efisien jika menggunakan metode purchasing atau pembelian langsung. Metode tersebut cocok untuk pengadaan barang/jasa yang memiliki spesifikasi jelas seperti kendaraan bermotor, obat-obatan, dan peralatan kantor. Akhirnya saat ini LKPP membutuhkan suatu sistem baru yang dapat memfasilitasi kegiatan pengadaan barang/jasa dengan metode purchasing. Sebagai langkah awak, barang yang didukung oleh sistem ini hanyalah produk mobil saja. Sistem baru yang akan dibuat ini mengadopsi proses bisnis pada konsep e- purchasing, dimana setiap penguna suatu aplikasi ie-purchasing dapat langsung memilih barang yang ingin dibeli. Sistem akan disesuaikan dengan kebutuhan dan peraturan pemerintah yang berlaku. Untuk mempermudah proses pruchasing dibutuhkan e-purchashing modul penyedia barang, sistem ini bertujuan menjembatani penyedia barang dengan panitia barang. Sistem ini nantinya akan diintegrasikan bersama sistem-sistem sebelumnya pada indonesia procurement (inaproc), inaproc merupakan portal pengadaan nasional. e- purchasing akan ditempelkan di inaproc bersama dengan e-tendering, e-purchasing modul panitia, dan e-katalog. E-tendering merupakan sistem pengadaan yang sudah sebelumnya namun mempunyai kekurangan yaitu tidak ada sepesifikasi detail barang yang menyebabkan panitia tidak mendapatkan barang sesuhai harapan. Oleh karena itu dalam sistem E-purchasing nantinya terdapat spesifikasi data barang detil. Untuk mendukung 3
sisem e-purchasing maka dibutuhkan suatu katalog elektronik yaitu e-katalog. Selain menjadi tempat penyimpanan spesifikasi barang, e-katalog juga mempunyai peranan untuk mendistribusikan data ke setiap server E-purchasing. Proses penyebaran data diperlukan karena terdapat beberapa server e- purchasing yang tidak memiliki kemampuan untuk mengakses secara langsung. Agar tidak memberatkan kerja e- purchsing dalam melakukan hubungan kepada e- katalog seperti penerimaan data katalog dan mengirim izin maka e-purchasing dibagi 2 modul yaitu modul penyedia barang/rekanan dan modul panitia pengadaan. E-purchasing modul penyedia barang nantinya tidak menyediakan fasilitas untuk sign-up karena sistem ini nanti akan mengambil beberapa data yang sebelumnya sudah ada seperti data user dan rekanan pada inaproc. Server E-purchasing modul penyedia barang berada di setiap unit kerja LPSE bersama dengan E-purchasing modul panitia dan E-tendering. E-purchasing modul penyedia barang mempunyai tugas utama yaitu: Menampilkan semua paket pengadaan dan menjembatani penyedia barang/rekanan untuk melakukan penawaran terhadap paket pengadaan yang dibuat oleh panitia pengadaan. Membantu melancarakan pendistibusian yang dilakukan oleh sistem e-katalog Membantu penyedia barang melakukan persetujuan mobil yang akan dijual berdasarkan merek dan klasifikasi kendaraan, yang nantinya akan di approval oleh ATPM. 5. Desain Sistem Penerjemahan kebutuhan sistem ke dalam suatu aplikasi, baik dari segi pemodelan proses bisnis yang berlangsung, pemodelan dari sisi programming dan aplikasi, maupun pemodelan alur data. Dari tahap definisi use case diagram, actor yang terlibat dalam sistem: 1. Administrator, 2. Penyedia Barang. Sedangkan proses atau use case yang dibutuhkan adalah: 1. Use Case Pengelolaan Sistem, 2. Use Case Pengelolaan, 3. Use Case Pengelolaan Paket, 4. Use Case Pengelolaan, 5. Use Case Pengelolaan Persetujuan, 6. Use Case Pengelolaan History, 7. Use Case Pengelolaan Pencarian, 8. Use Case Pengelolaan Laporan. Use Case diagram dapat dilihat pada Gambar 4. uc Primary Use Cases Me-reset Kata Sandi Mencari Penerimaan Data Administrator Mengubah Kata Sandi 6. Uji Coba Paket Baru Menambah Harga Penawaran Paket Mencari Paket Baru Melihat Rincian Paket Baru Logout «precedes» Paket Baru Login Mengirim Izin Mobil Yang Dijual Melihat Rincian Peket Yang Sedang Diikuti Paket Yang Sedang Diikuti Izin Mobil Yang Dijual Penyedia Barang Lolos Hasil Evaluasi Paket Mencari Hasil Evaluasi Paket Mengubah Harga Penawaran Peket Mencari Peserta Setiap Paket Gambar 3. Use Case Diagram Melihat Rincian Lolos lolos Melihat Rincian Melihat Rincian Hasil Hasil Evaluasi Evaluasi Paket Setelah tahap analisis dan desain selesai, tahap selanjutnya adalah uji coba sistem. Pada tahap ini dibuat aplikasi yang sesuai dengan spesifikasi rancangan yang telah dibuat sebelumnya. Selanjutnya, akan dilakukan ujicoba untuk menguji keberhasilan sistem. Lingkungan Uji Coba Spesifikasi komputer yang dugunakan untuk menguji sistem informasi e-purchasing pengadaan mobil instansi pemerintahan modul layanan pengadaan secara elektronik (LPSE) penyedia barang ini antara lain : A. Spesifikasi komputer aplikasi server dan database server Pentium Core 2 Duo 2,8 GHz 1 GB DDR2 HD 250 GB SATA LAN Card dan koneksi internet Monitor 14 Inch mendukung resolusi 1024 X 768 OS dengan windows XP. Database yang digunakan adalah PostgreSQL Skenario Uji Coba Skenario uji coba disusun berdasarkan beberapa use case yang telah dibuat pada tahap desain. Skenario terdiri dari 2 bagian yaitu Overview dan langkah-langkah untuk menjalankan usecase yang akan diuji. Langkah-langkah tersebut akan dilaksanakan dan hasilnya akan digambarkan. Setelah itu akan dilakukan evaluasi dari hasil pelaksanaan skenario tersebut. Skenario uji coba yang dilakukan antara lain: 1. Berisi tentang skenario uji coba pertama yang dilakukan untuk menguji sistem yaitu menambahkan harga penawaran paket pengadaan. Dalam skenario ini aktor tersebut yang berperan langsung adalah penyedia barang. Adapun peran aktor tersebut sesuai dengan fungsi-fungsi hak akses aktor. Dalam uji coba kali ini akan dijelaskan pula detail langkah uji coba sistem. Setelah diadakan uji coba akan dilakukan evaluasi terhadap fungsi dalam 4
menambahkan harga penawaran paket pengadaan apakah sudah sesuai dengandesain dan kebutuhan pengguna. 2. Berisi tentang skenario uji coba kedua yang dilakukan untuk menguji sistem yaitu mengubah harga penawaran paket pengadaan. Dalam skenario ini aktor yang berperan langsung adalah penyedia barang. Dalam uji coba kali ini akan dijelaskan pula detail langkah uji coba sistem. Setelah diadakan uji coba akan dilakukan evaluasi terhadap fungsi dalam mengubah harga penawaran paket pengadaan apakah sudah berjalan sesuai desain dan kebutuhan pengguna. 3. Berisi tentang skenario uji coba ketiga yang dilakukan untuk menguji sistem yaitu mengirim izin mobil yang. Dalam skenario ini aktor yang berperan langsung adalah penyedia barang. Dalam uji coba kali ini akan dijelaskan pula detail langkah uji coba sistem. Setelah diadakan uji coba akan dilakukan evaluasi terhadap fungsi dalam mengirim izin mobil yang dijual apakah sudah berjalan sesuai desain dan kebutuhan pengguna. 7. Penutup Simpulan Simpulan yang dapat diambil dari pengerjaan tugas akhir ini adalah sebagai berikut : 1. Spesifikasi kebutuhan yang diperlukan oleh pihak LKPP dan membangun sistem informasi ini telah didefinisikan dari hasil wawancara yaitu aplikasi yang memiliki fasilitas pengolahan paket pengadaan, pengelolaan persetujuan juga pengelolaan history. 2. Sistem informasi e-purchasing modul LPSE penyedian barang diimplementasikan menggunakan aplikasi berbasis web menggunakan bahasa pemrograman Java dengan framework tapestry karena didalamnya sudah ada paket keamanan seperti sistem autentiasi dan autorisasi sehingga aman dari SQL injection serta database menggunakan PostgreSQL. 3. Tahap pengembangan Sistem informasi e- purchasing modul LPSE penyedian barang menggunakan tahap pengembangan dari standar dokumen template ReadySET yaitu berdasarkan tahap inception, elaboration, construction, and transition. Karena tahap yang digunakan tersebut dapat mengurangi resiko kegagalan dari suatu proyek. Sedangkan cara penulisan dokumentasi mengikuti standar dokumen template dari ReadySET. 4. Berdasarkan hasil uji coba beberapa fungsi utama yang dilakukan menggunakan skenario, uji coba Sistem informasi e-purchasing modul LPSE penyedian barang ini telah berjalan sesuai dengan desain yang dibuat dan telah sesuai dengan kebutuhan pengguna. Namun Uji Coba yang dilakukan tidak berdasarkan Test Case Suite sesuai standar ReadySET, melainkan hanya dari sisi fungsi saja. Saran Beberapa hal yang diharapkan dapat dikembangkan di masa mendatang adalah sebagai berikut : 1. Karena uji coba yang dilakukan hanya dari sisi fungsi saja, maka diharapkan pada tahap pengembangan berikutnya dilakukan dokumentasi terhadap uji coba berdasarkan Test Case Suite sesuai standar ReadySET dengan tujuan agar semua use case yang dibuat benar-benar teruji dan mengetahui sistem apakah sudah layak untuk digunakan. 8. Daftar Pustaka [1] JSP Group, What is JSP?,<URL : http://jsp.net.> [2] Lembaga Kebijakan barang/jasa Pemerintahan, <URL : http://lkpp.go.id > [3] Maven, What is Maven?,<URL : http://maven.apache.org/what-ismaven.html.> [4] Pressman, Roger S. (1997). SOFTWARE ENGINEERING : A Practitioner s Approach. The McGraw-Hill Companies, Inc. [5] Readyset.tigris.org, 2004. Readyset Template. <URL: http://readyset.tigris.org/servlets/ > [6] Sommerville, Ian. 2007. Software Enginering(Rekayasa Perangkat Lunak). ISBN 979-688-947-1. [7] Scott, D.R.K. (2001). Applying use case driven object modelling with UML : An Annotated e-commerce Example. Publisher Addison Wesley First Edition. [8] Wesley A. (1999) Visual Modeling with Rational Rose 2000 and UML. 5