ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN PADA PT TIME EXCELINDO Naskah Publikasi diajukan oleh Anozi Mada 08.12.3065 kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER AMIKOM YOGYAKARTA 2011
NASKAH PUBLIKASI ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN PADA PT TIME EXCELINDO disusun oleh Anozi Mada 08.12.3065 Dosen Pembimbing Dr. Ema Utami, S.Si., M.Kom. NIK. 190302037 Tanggal 23 Juni 2011 Ketua Jurusan Sistem Informasi Drs. Bambang Sudaryatno, MM NIK. 190302029
ANALYSIS AND DESIGN OF ATTENDANCE INFORMATION SYSTEM IN PT TIME EXCELINDO ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI KEHADIRAN PADA PT TIME EXCELINDO Anozi Mada Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA ABSTRACT PT Time Excelindo manages employee attendance data manually because the computer is only used to record data into a spreadsheet application. Similarly, the presence process which still uses the signatures, the quality of information generated is low because the processing takes a long time and less accurate. It needs attendance information system to overcome this problems. There are a few questions related to it: How to analyze the attendance information system? How to design the attendance information system? How to computerize the data processing in organization, employee, attendance, working day and work shift? In this thesis, the researcher trying to analyze the subjects and the results are intended to provide advice to the PT Time Excelindo to manage employee attendance. Keywords: attendance information system
1. Pendahuluan PT Time Excelindo merupakan perusahaan yang bergerak dibidang usaha penyedia jasa layanan internet (ISP), online system, telecommunication, data communication, software development, serta pembangunan dan pemeliharaan jaringan komputer LAN maupun MAN. Perusahaan sebesar PT Time Excelindo sudah semestinya melakukan manajemen pada sumber daya manusia. Hal ini telah ditunjukkan dengan adanya departemen Sumber Daya Manusia (SDM) atau Human Resource Development (HRD). Departemen HRD pada PT Time Excelindo mengelola berbagai hal meliputi perencanaan tenaga kerja, rekruitmen, pengelolaan tenaga kerja, kompensasi dan benefit. Berdasarkan pengamatan langsung di lapangan menunjukkan bahwa proses pengolahan data SDM yang ada di perusahaan tersebut masih bersifat manual karena komputer yang tersedia hanya digunakan untuk mencatat data kedalam aplikasi spreadsheet saja. Begitu pula dengan presensi yang masih menggunakan tanda tangan, kualitas informasi yang dihasilkan rendah karena pemrosesannya membutuhkan waktu yang lama dan kurang akurat. Atas dasar itu penyusun mengusulkan untuk dibuatnya Sistem Informasi Kehadiran. Sistem ini akan mengolah data organisasi, karyawan dan kehadiran, secara terpadu. Selain itu presensi akan menggunakan sidik jari agar mendapatkan data yang valid dan mudah untuk diproses. 2. Landasan Teori 2.1. Definisi Sistem Menurut FitzGerald dan Stallings suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu. 2.2. Definisi Informasi Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. 2.3. Definisi Sistem Informasi Leitch dan Davis medefinisikan sistem informasi sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. 2.4. Definisi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia Sistem informasi sumber daya manusia (SIMSDM) atau human resource information system (HRIS) merupakan sistem informasi untuk mendukung kegiatan-
kegiatan manajer di fungsi sumber daya manusia. Fungsi ini dulunya bernama fungsi atau departemen personalia. Sekarang dirubah namanya menjadi fungsi sumber daya manusia untuk menunjukkan bahwa manusia di dalam organisasi adalah sumber daya ekonomis yang penting. 2.5. Sistem Informasi Kehadiran Sistem informasi kehadiran merupakan salah satu modul yang terdapat dalam sistem informasi sumber daya manusia yang khusus dalam menangani administrasi yang berhubungan dengan manipulasi data kehadiran. Sistem informasi ini menangani pengisian daftar hadir dan pembuatan laporan atau rekap kehadiran. 3. Analisis 3.1. Analisis Kelemahan Sistem 3.1.1. Analisis Kinerja Waktu tanggap untuk memasukkan data, mengolah data dan pembuatan laporan dinilai masih lambat karena sistem masih banyak melibatkan pengguna dalam pemrosesannya. 3.1.2. Analisis Informasi Pencatatan data masih manual sehingga menyebabkan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan informasi menjadi lebih banyak. Selain itu pencarian data yang dibutuhkan memerlukan waktu yang cukup lama walaupun telah dikelompokkan. 3.1.3. Analisis Ekonomi Biaya yang dikeluarkan dalam jangka panjang cukup besar. 3.1.4. Analisis Pengendalian Tidak ada proteksi terhadap data sehingga kehilangan dan manipulasi data dapat dimungkinkan terjadi. Selain itu staff HRD sulit untuk mengontrol dan mengoreksi informasi karena terlalu banyak data. 3.1.5. Analisis Efisiensi Presensi menggunakan tanda tangan. Selain itu pengarsipan cukup memakan banyak tempat. 3.1.6. Analisis Pelayanan Untuk melakukan presensi seorang karyawan harus mengisi jam kedatangan dan kepulangannya secara manual disertai dengan paraf. 3.2. Analisis Kebutuhan Sistem 3.2.1. Kebutuhan Fungsional Kebutuhan fungsional pada sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo antara lain: 1. Umum a. Login.
b. Mengganti password. c. Logout. 2. Manajemen data perusahaan a. Melihat dan mengubah data perusahaan. b. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data divisi. c. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data staff. d. Melihat, mencari, menambah, mengubah dan menghapus data karyawan. e. Memasukkan karyawan ke dalam divisi tertentu. f. Memberi jabatan tertentu pada karyawan. g. Membuat laporan karyawan. 3. Pengolahan Data Hari Kerja dan Shift a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data hari kerja. b. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data hari libur. c. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data shift. d. Memasukkan karyawan ke dalam shift tertentu. 4. Pengolahan Data Kehadiran a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data kehadiran. b. Mengimport data kehadiran dari alat pemindai sidik jari. c. Membuat laporan kehadiran. 5. Manajemen User a. Melihat, menambah, mengubah dan menghapus data user. b. Memberi hak akses kepada user. 3.2.2. Kebutuhan Perangkat Keras Perangkat Keras Server Motherboard Disesuaikan dengan prosesor Processor 3 GHz Quad Core Processor RAM DDR3 4 GB Harddisk 320 GB VGA DDR3 64 Bit Monitor 15 Mouse PS/2 / USB Keyboard PS/2 / USB UPS 700 VA Client Motherboard Disesuaikan dengan prosesor Processor 2 GHz Dual Core Processor RAM DDR2 512 MB Harddisk 80 GB VGA DDR3 64 Bit Monitor 15 Mouse PS/2 / USB Keyboard PS/2 / USB UPS 700 VA Printer Ink Jet Lain-lain Fingerprint Scanner Komunikasi ke PC dengan TCP/IP
3.2.3. Kebutuhan Perangkat Lunak Perangkat Lunak Server Sistem Operasi Windows XP SP2 Server Glassfish 3.x Basis Data MySQL 5.x JVM JRE 6 Client Sistem Operasi Windows XP SP2 Browser Mozilla Firefox 3.x 3.2.4. Kebutuhan Pengguna Sistem informasi kehadiran untuk PT Time Excelindo merupakan sistem dengan akses terbatas. Dalam pengoperasiannya sistem ini membutuhkan dua jenis user yaitu: 1. Admin User ini hanya memiliki hak untuk mengatur user yang dapat mengakses program ini. 2. Operator Staff HRD dalam hal ini akan menjadi operator. User ini mempunyai hak untuk menangani pengolahan data dan transaksi. 3.3. Analisis Kelayakan Sistem 3.3.1. Kelayakan Hukum Pengembangan sistem dikatakan layak secara hukum jika tidak melanggar peraturan dan hukum yang berlaku. Penerapan sistem yang baru harus tidak boleh menimbulkan masalah di kemudian hari akibat melanggar hukum yang berlaku, terutama dalam pengguanaan software berlisensi terkait penggunaan aplikasi pendukung sistem. Dalam hal ini perangkat lunak yang digunakan merupakan software resmi dan berijin sehingga tidak akan menimbulkan masalah di kemudian hari. 3.3.2. Kelayakan Operasional Sistem ini tidak memerlukan operator dengan keahlian khusus untuk dapat mengoperasikannya. Sistem dirancang untuk mudah dioperasikan dan proses pengembangannya dilakukan dengan teknik penyerapan kebutuhan informasi melalui penelitian yang seksama dan hati-hati. Selain itu juga dilakukan pelatihan terlebih dahulu sebelum sistem dioperasikan sehingga akan memudahkan operator untuk menjalankannya. Sistem baru ini dapat dikatakan layak untuk dioperasikan.
3.3.3. Kelayakan Ekonomi No. Metode Biaya dan Manfaat Nilai Syarat Keputusan 1. Payback Period 1 tahun 1 bulan < 3 tahun Layak 2. Return of Investment 152,595% > 0 Layak 3. Net Present Value Rp. 39.11.973 >0 Layak 3.4. Perancangan Proses 3.4.1. Flowchart Sistem
3.4.2. DFD Level 0 3.4.3. DFD Level 1
3.5. Perancangan Basis Data 4. Hasil Penelitian dan Pembahasan 4.1. Uji Coba Sistem dan Program Pengujian program yang telah dilakukan terhadap aplikasi yang telah dibuat yaitu pada saat pembuatan aplikasi sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo. Jika terjadi kesalahan sintaks pada saat penulisan kode program maka IDE otomatis akan menampilkan pesan kesalahan dan bagian mana dari baris program yang menyebabkan kesalahan sintaks sehingga tidak perlu melakukan kompilasi untuk menguji kesalahan sintaks. Setelah baris program telah selesai dan dikompilasi, aplikasi kemudian dijalankan dan setiap fitur pada modul-modul yang telah dibuat dieksekusi dan dibandingkan dengan outputnya untuk menguji apakah ada kesalahan sewaktu proses dan kesalahan logika.
Pengujian sistem yang dilakukan meliputi pengujian modul dan pengujian integrasi. Pengujian modul secara tidak langsung telah dilaksanakan pada saat menguji kesalahan proses dan kesalahan logika karena pada saat itu semua fitur dari modul diuji apakah telah bebas dari kesalahan atau belum. Pengujian integrasi juga dilakukan dengan memastikan bahwa modul-modul yang telah dibuat bisa berkolaborasi dan berinteraksi dengan baik. 4.2. Pembahasan Program Aplikasi sistem informasi kehadiran di PT Time Excelindo dibuat dengan arsitektur MVC (Model View Controller) yang memisahkan antara tampilan dan model program dengan dihubungkan oleh controller. Pada level View menggunakan HTML, CSS dan Javascript sebagai template yang kemudian dikolaborasikan dengan JSP agar bisa membuat halaman yang dinamik. Pada level Model menggunakan JPA yang berjalan di kontainer EJB untuk melakukan koneksi dengan database. Framework Spring digunakan di level Controller sebagai perantara antara model dan tampilan. Berikut ini adalah contoh tampilan pada aplikasi yang telah jadi: 1. Halaman Login 2. Halaman Manajemen Kehadiran
3. Halaman Form Input Kehadiran 4. Laporan Kehadiran
5. Laporan Kehadiran Per Karyawan 6. Laporan Kehadiran Bulanan
4.3. Pembahasan Basis Data Gambar diatas menunjukkan semua tabel beserta relasinya yang digunakan oleh sistem untuk mengakomodasi proses-proses bisnis pada sistem. Tabel ini dirancang sedemikian rupa sehingga pada pengembangan sistem selanjutnya dapat menggunakan tabel-tabel yang telah ada. Modul-modul yang dapat ditambahkan untuk mengembangkan sistem ini diantaranya adalah modul cuti, modul lembur dan modul penggajian. 5. Kesimpulan Berdasarkan hasil dari penelitian yang dilakukan penulis terhadap sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo dapat diambil sejumlah kesimpulan antara lain: a. Analisis pada sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo dapat menggunakan beberapa pendekatan yaitu analisis kelemahan pada sistem lama, analisis kebutuhan sistem yang akan dirancang dan analisis kelayakan. Analisis kelemahan sistem menggunakan metode PIECES untuk melihat sistem lama dari aspek kinerja, informasi, ekonomi pengendalian, efisiensi dan pelayanan. Analisis kebutuhan sistem meliputi kebutuhan fungsional, kebutuhan perangkat keras, kebutuhan perangkat lunak dan kebutuhan pengguna yang diperlukan
untuk sistem baru yang akan dibangun. Analisis kelayakan meliputi kelayakan hukum, kelayakan operasional dan kelayakan ekonomi dari sistem baru. b. Perancangan pada sistem informasi kehadiran pada PT Time Excelindo meliputi perancangan proses yang menggunakan flowchart sistem dan DFD, perancangan basis data yang menggunakan normalisasi dan bagan relasi tabel, serta perancangan tatap muka untuk merancang tampilan program. c. Komputerisasi pada proses-proses di dalam manajemen SDM dilakukan dengan menentukan terlebih dahulu kebutuhan fungsional sistem yang berdasar pada proses bisnis sebenarnya, kemudian merancang proses tersebut menggunakan flowchart sistem dan DFD, lalu diimplementasikan menjadi baris-baris program untuk membentuk kesatuan sistem informasi yang utuh.
DAFTAR PUSTAKA Jogiyanto, HM. 1990. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta: Andi. Jogiyanto, HM. 2003. Sistem Teknologi Informasi Pendekatan Terintegrasi: Konsep Dasar, Teknologi, Aplikasi, Pengembangan dan Pengelolaan. Yogyakarta: Andi. Kusrini dan Koniyo. 2007. Tuntunan Praktis Membangun Sistem Informasi Akuntansi dengan Visual Basic dan Microsoft Sql Server. Yogyakarta: Andi http://bi.go.id, diakses tanggal 5 Juli 2011 http://rakitan.com, diakses tanggal 5 Juli 2011