ANALISIS RANCANGAN DAN IMPLEMENTASI JUST IN TIME DENGAN PERBANDINGAN SISTEM PERSEDIAAN KONVENSIONAL (Studi Kasus PT. Kusuma Nanda Pulp & Paper) Oleh: Suprajono Fakultas Teknik Industri Universitas Muhammadiyah Magelang ABSTRACT Cost of Inventory has been charge of many company in totally production cost. JIT system ought to minimize production cost, with JIT inventory of materials and finished good can emphasis radically (zero inventory). Inventory cost in JIT system 40%cheaper than conventional system (e.g. EOQ system). Implementation of JIT system to have got to support by top management and implementation another system such as TQM and TPM. Kata Kunci : persediaan, JIT, bahan baku, biaya, efisiensi PENDAHULUAN Banyak orang yang salah mengartikan Just In Time, salah satu kesalahan umum terhadap penegrtian Just In Time adalah diartikan sebagai sebuah perusahaan yang menekan para pemasok untuk melakukan peneyrahan barang secara tepat waktu. Dalam rangka memperoleh manfaat dari peneyrahan tepat waktu oleh para pemasok, perusahaan ini haruslah pertama kali mewujudkan tingkat efisiensi yang terbaik didalam proses internal. Just In Time adalah cara yang revolusioner dalam program penghematan biaya disamping juga secara serempak melalui batas waktu penyerahan terhadap konsumen. MASALAH DAN TUJUAN ANALISIS Pada banyak perusahaan sistem persediaan yang terjadi terdapat beberapa kekurangankekurangan seperti banyaknya pemborosan yang sebenarnya tidak perlu dikeluarkan. Kekurangan-kekurangan tersebut terjadi karena adanya dua gudang persediaan yaitu gudang produksi dan gudang material, sehingga menimbulkan pemborosan-pemborosan. Untuk itu perlu dibuat suatu rancangan sistem yang lebih baik perusahaan dapat meminimasi pemborosan yang tidak perlu khususnya pada persediaan. PROSES PRODUKSI DAN PRODUKTIVITAS Agar ruang lingkup permbahasan lebih jeals dan tujuan yang telah ditetapkan lebih terarah pembahasan dibatasi pada implementasi hasil rancangan yang telah dibuat, sehingga diketahui kelebihan dan kekurangannya bila menerapkan sistem pengendalian persediaan Just In Time dengan membandingkan biaya-biaya yang dikeluarkan antara dengan sistem konvensional dengan sistem pengendalian Just In Time. 60
ANALISIS Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Konvensional Sistem pengendalian persediaan bahan baku dibagi dalam dua bagian menurut jenis persediaan. Tiap jenis persediaan bahan baku diatur oleh sebuah seksi seperti yang terlihat pada uraian dibawah ini : 1. Seksi Gudang Material Seksi ini mengatur tentang bahan baku yang digunakan dalam pembuatn kertas. 2. Seksi Gudang Produksi Seksi ini mengatur mengenai produk jadi baik dalam bentuk rol maupun lembaran dalam hal penyimpanan dan pengeluaran produk untuk pengiriman. Sistem Pengendalian Persediaan Bahan Baku Just In Time Sistem Just In Time mengkhususkan pada permasalahan persediaan yang mengatur tingkat persediaan sampai tingkat level yang minimum yaitu nol (zero inventory). Semakin minim jumlah persediaan (baik bahan baku dan produk jadi) semakin minim pula modal yang tertanam pada persediaan sehingga modal tersebut dapat digunakan untuk keperluan lain yang lebih menguntungkan. Dalam merancang usulan sistem pengendalian persediaan Just In Time terdapat dua alternatif yaitu : 1. Alternatif satu, membuat atau memperbaiki pola atau struktur organisasi yang sudah ada agar dapat melaksanakan Sistem pengenlaian persediaan berdasarkan Just In Time, akan tetapi dengan Sistem ini terjadi pengurangan tenaga kerja sebear 90%. 2. Alternatif dua, dengan menghilangkan seksi gudang material akan tetapi ada penambahan beberapa tenaga kerja untuk pengawasan kedatangan barang. Perbandingan Biaya yang Ditimbulkan Dari hasil beberapa kali penelitian terjadi perbedaan biaya yang ditimbulkan secara radikal antara sistem pengendalian persediaan konvensional dalam hal ini dengan cara Economic Order Quantity (EOQ) dengan sistem pengendalian persediaan Just In Time, seperti contoh dibawah ini perhitungan biaya persediaan pembuatan kertas pada sebuah perusahaan pulp & paper : Tabel 1. Perhitungan Biaya Dengan Sistem EOQ No Bahan Baku Jumlah Persediaan 1 Biaya Bidaya Total Biaya Pesanan Th (ton) Pemesanan (Rp) Gudang (Rp) (Rp) 1 Clay 9 9227 5145000 29973 32869193 2 Dye 10 1206 5145000 29973 87597438 3 Alum 11 877 5145000 29973 85878621 4 Starch 11 6011 5145000 29973 236762703 5 Chlorine 11 4443 5145000 29973 189765039 6 Lime 11 19694 5145000 35079 747440826 7 Salt Cake 11 4629 5145000 35079 559475691 8 Pulp NBKP 8 25987 5145000 50000 1340510000 9 Filler 8 2273 5145000 50000 1548100000 10 Pulp LBKP 8 32412 5145000 50000 1661760000 TOTAL 6780159511 61
No Bahan Baku Tabel 2. Perhitungan Biaya Dengan Sistem Just In Time Biaya Biaya Split Penyimpanan Pemesanan Inventory (Rp) (Rp) Jumlah Pesanan Permintaan/ th (ton) Total Biaya (Rp) 1 Clay 2629 2 50000 5145000 16782 65705174,02 2 Dye 236 2 500000 5145000 2038 74339173,93 3 Alum 428,5 2 400000 5145000 3564 85642952,16 4 Starch 1692 2 97000 5145000 13476 82008553,16 5 Chlorine 1681 2 100000 5145000 13731 84051171,92 6 Lime 576,59 2 200000 5145000 44865 325950968 7 Salt 1315,21 2 1600000 5145000 8393 558721172 Cake 8 Pulp 9912 3 640000 5145000 45756 1081030966 NBKP 9 Filler 855,63 3 8000000 5145000 3946 1164567744 10 Pulp LBKP 9906 4 640000 5145000 31778 808984927,3 TOTAL 4331002802 Rancangan Deskriptif Just In Time Rancangan deskriptif dari sistem produksi Just In Time harus sesuai dengan prinsip, teori dan filosofi dari Just In Time. Semakin minim jumlah persediaan (baik bahan baku dan bahan jadi), semakin minim pula modal yang tertanam pada persediaan sehingga modal tersebut dapat digunakan untuk keperluan lain yang lebih menguntungkan. Dengan kata lain kita telah mengurangi pemborosan dan mereduksi biaya produksi. Sistem produksi Just In Time harus didukung oleh aliran produksi yng kontinu, untuk menciptakan aliran produksi yang kontinu dapat dilakukan dengan memperbaiki tata letak perusahaan, mesin yang digunakan harus otomatis, waktu set up yang rendah dan sistem produksi yang otomatis. Sedangkan untuk menjaga agar aliran produksi tetap kontinu dapat dilakukan dengan perawatan preventif terhadap mesin dengan baik dan berkelanjutan, menggunakan pekerja yang memiliki ketrampilan multi fungsi dan aliran informasi yang cepat dan efektif untuk menciptakan suatu koordinasi dan pengendallian produksi secara bersama. Dengan adanya koordinasi secara bersama maka kekurangan-kekurangan dalam suatu proses akan ditemukan dengan cepat dan diselesaikan dengan cepat pula. Alat penyampaian informasi salah satunya yaitu sistem kanban, biasanya untuk kanban adalah selembar kertas yang terdapat dalam suatu amplop vinil segi empat. Lembaran kanban ini membawa informasi yang terdiri dari tiga kategori yaitu informasi pengambilan, pemindahan dan produksi. Kanban sangat identik dengan sistem produksi Just In Time, karena sistem ini membantu untuk mencapai tujuan dari Just In Time yaitu tepat pada waktunya. Agar tujuan dari Just In Time dapat tercapai, proses produksi yang kontinu ini harus menyesuaikan jadwal produksinya dengan peramalan permintaan dan penjualan. Jadwal produksi harus dibuat sesuai dengan jumlah yang dipesan, sehingga tidak akan terjadi kelebihan produksi. Kelebihan produksi merupakan pemborosan yang menambah 62
biaya produksi. Untuk itu perlu diterapkan sistem tarik, maksudnya ialah memproduksi sesuai dengan pesanan. Perlambatan atau percepatan suatu proses diatur untuk mencapai atau memenuhi pesanan produk. Selain pengaturan kecepatan proses produksi, waktu setup harus diminimai. Salah satu cara meminimasi waktu setup hádala dengan menerapkan sistem autonomasi sehingga tidak diperlukan waktu yang lama. Proses audit. Dapat dilakukan untuk mengetahui apakah sistem produksi Just In Time telah diterapkan dengan baik dan juga untuk mengetahui kekurangan-kekurangan dalam sistem Just In Time. Hail audit. Dijadikan statu catatan untuk perbaikan kekurangan daripada sistem produksi Just In Time (dapat dikatakan sebagai umpan balik untuk perbaikan dan peningkatan). Sehingga sistem produksi Just In Time dapat diterapkan secara efektif dalam perusahaan. Proses audit tersebut harus dilakukan secara berkelanjutan karena hasil yang dicapai setiap periode waktu selalu berbeda. Bila dalam proses sebelumnya diketahui kekurangan-kekurangan dan dilakukan perbaikan akan menunjukan peningkatan produktifitas, efisiensi dan peningkatan keuntungan. Sedangkan untuk tata pelaksanaannya, sama untuk kedua alternatif rancangan, dijelaskan berikut ini : 1. Departemen produksi yang menerima peramalan permintaan dan penjualan dari departemen pemasaran, membuat perencanaan produksi, perencanaan kebutuhan sumber daya dan jadwal produksi. 2. Kemudian jadwal produksi tersebut diberikan kepada seksi (sub-departemen) yang ada, kemudian seksi-seksi ini merencanakan kebutuhan bahan. 3. Setelah perencanaan kebutuhan bahan (PKB) selesai dibuat, PKB itu diserahkan kepada seksi gudang material atau departemen produksi. 4. lalu seksi gudang material atau departemen produksi, diperhitungkan berdasarkan sistem pengelolaan persediaan Just In Time. Untuk menunjang keberhasilan implementasi sistem Just In Time dalam bagian pemsanan/pembelian, seksi gudang material (alternatif 1) atau departemen produksi (alternatif 2) bersamaan dengan departemen pembelian harus memfokuskan perhatian pada dua hal pokok berikut : 1. Mengidentifikasikan material-material yang penting dengan menggunakan klasifikasi ABC. 2. Menerapkan analisis nilai untuk mengevaluai dan memilih pemasok. Kegiatan yang harus dilakukan sebelum pelaksanaan rancangan sisrem produksi Just In Time adalah sebagai berikut : 1. Manajemen tingkat atas (dewan direksi) Membahas dan mengambil keputusan mengenai penerapan rancangan sistem produksi Just In time, karena tanpa adanya dukungan dari manajemen tingkat atas, maka rancangan sistem yang baru tidak mungkin dapat dilaksanakan. 2. Manajer Departemen a. Departemen Pemasaran Melakukan prakiraan atau peramalan penjualan berdasarkan penjualan tahun sebelumnya maupun pesanan-pesanan yang ada. 63
b. Departemen Pembelian Melakukan analisa terhadap pemasok-pemasok yang dapat memenuhi standar pelaksanaan sistem produksi Just In Time dan bersama-sama dengan seksi atau departemen pabrik untuk memperhitungkan jumlah pembelian yang harus dibeli sesuai dengan sistem Just In Time. c. Departemen Purchasing Mengatur jumlah kedatangan bahan baku dalam jumlah yang sesuai dengan sistem produksi JIT. Bersama-sama dengan seksi atau departemen pabrik untuk mengatur jumlah kedatangan bahan baku sesuai dengan spesifikasi yang diinginkan. 3. Manajemen Pabrik a. Kepala Pabrik Kepala pabtik sebagai koordinator pelaksanaan sistem produksi Just In Time, bertanggung jawab atas perencanaan sampai penerapan sistem. Membentuk tim pelaksanaan proyek penerapan sistem JIT, mengadakan pelatihan terhadap ketua seksi yang berada dalam lingkungan pabrik mengenai sistem JIT, mengawasi jalannya sistem produksi, mengadakan audit pelaksanaan sistem JIT secara berkala dan lain sebagainya. b. Kepala Departemen Produksi Mengatur sistem produksi sesuai dengan sistem produksi JIT, mengurangi waktu setup, membuat jadwal produksi induktif yang repetitive dan lain-lain. c. Kepala Departemen Quality Assurance and Environment Mengasawi pelaksanaan dan membuat kebijakan-kebijakan mengenai mutu, pengawasan standarisasi dan audit terhadap pelaksanaan proses yang ada di pabrik serta pengawasan pembuangan limbah. d. Kepala Departemen Administrasi Mengawasi pelaksanaan dan membuat kebijakan-kebijakan mengenai ketenaga kerjaan, seperti masalah gaji, insentif, keselamatan dan kesejahteraan tenaga kerja. e. Kepala Seksi Stock Preparation, Machine dan Finishing Membuat perencanaan kebutuhan bahan sesuai dengan jadwal induk produksi yang dibuat oleh kepala departemen produksi, mengawasi pelaksanaan proses produksi agar sesuai dengan jadwal induk produksi dan meningkatkan hubungan informasi antara ketiga seksi dalam mengontrol laju produksi. f. Kepala Seksi selain diatas Melaksanakan kebijakan-kebijakan yang telah dibuat dalam mendukung kelancaran proses produksi. Setelah tiap tingkatan telah melakukan tugas dan tanggung jawabnya, kepala pabrik sebagai ketua team pelaksana harus membuat jadwal pelaksanaan penerapan sistem produksi JIT. Tujuan pembuatn jadwal ini mempermudah dan memperceat pelaksanaan penerapan rancangan sistem. Kepala pabrik harus membentuk team pelaksana yang terdiri dari kepala pabrik, kepala departemen dan kepala seksi. Setelah terbentuk team pelaksana, dibuat perencanaan materi-materi pelatihan. Materi-materi pelatihan itu berhubungan dengan 64
kelangsungan proses pelaksanaan sistem produksi JIT. Pelatihan awal dilakukan untuk kepela seksi dan wakil kepala seksi selama 14-20 hari. Lalu dilakukan oleh seksi-seksi yang terkait. Materi pelatihan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab daripada seksi tersebut. Lama pelatihan untuk kepala regu dan oeprator yang dilakukan secara bergiliran agar tidak mengganggu jalannya rposes produksi. Lama pelatihan untuk tingkat ini antara 30-40 hari. Bersamaan dengan itu, seksi gudang material atau departemen produksi bersama-sama dengan departemen pembelian menilai dan memilik pemasok yang dapat memenuhi proses sistem JIT. Lama proses penilaian antara 25-30 hari. Proses ini harus dilakukan dengan teliti agar didapat pemasok yang dapat diandalkan. Lalu dilanjutkan dengan jadwal pelaksanaan serta target yang akan dicapai pada tahapan-tahapan penerapan sistem. Waktu yang diperlukan untuk tahapan ini kira-kira 14-20 hari. Lalu diadakan persiapan penerapan, waktu yang diperlukan paling lambat 20 hari. Penerapan sistem produksi Just In Time paling lambat dilakukan pada bulan keempat. Sistem Just In Time dilaksanakan secara bertahap dengan menurunkan tingkat persediaan jangka waktu berkala sesuai dengan jadwal pelaksanaan yang ada. Tujuan agar perusahaan siap dengan perlahan-lahan (evolusioner), bila dilakukan perubahan dengan cepat maka akan terjadi ganguan atau masalah dalam banyak hal, seperti keterlambatan datangnya persediaan, pesanan tidak terpenuhi dan lain sebagainya. Oleh sebab itu perlu diadakan proyek awal dan proyek lanjutan. Perbedaan tiap proyek terletak pada tingkat penerapan sistem produksi Just In Time sepenuhnya. Setelah penerapan sistem produksi Just In Time, dilakukan penyesuaian jadwal produksi dengan kondisi penjualan sebenarnya tiap sebulan sekali. Langkah ini dilakukan dalam rangka menghilangkan produksi berlebih. Dan tiap enam bulan sekali diadakan audit atau penilaian terhadap penilaian sistem produksi Just In Time, untuk melihat kekurangan-kekurangan dalam pelaksanaan sistem Just In Time dan untuk mencari bahanbahan perbaikan untuk peningkatan selanjutnya. Selain itu pihak perusahaan juga harus membentuk gugus kendali mutu yang tujuan untuk melibatkan karyawan dalam aktivitas perbaikan yang berkesinambungan, tiap karyawan harus ikut serat dalam gugus kendali mutu. Ini memungkinkan tiap karyawan ikut merasa memiliki dan bertanggung jawab atas kerjanya. Biasanya tenaga kerja yang praktek dilapangannya mengetahui kekurangan dari sistem yang ada, sehingga dapat dijadikan sumbangan untuk perbaikan sistem secara berkelanjutan. Setelah sistem produksi Just In Time telah berjalan, tiap periode waktu harus diadakan penilaian performasi untuk melihat peningkatan-peningkatan ataupun keuntungan-keuntungan yang diperoleh dalam penerapannya. Penilaian ini dijadikan alat untuk pebraikan dan peningkatan sistem agar proses pelaksanaannya lebih efektif. Pentingnya Penerapan Ergonomi dalam Proses Produksi 1. Dalam rangka mencapai sasaran kualita, biaya dan penyerahan (quality, cost and delivery) sebuah perusahaan manufaktur harus mampu menerapkan tiga sistem utama, seperti Total Quality Management (TQM), Total productive Maintenance (TPM) dan sistem persediaan Just In Time (JIT). 2. Just in Time mewakili suatu tujuan yaitu menyingkirkan secara total persediaan minimalkan pekerjaan yang sedang dijalankan dan in dimonitor untuk pengurangan terus menerus apa yang disebut pemborosan. Persediaan disini berupa bahan baku, bahan penolong, barang setengah jadi dan produk jadi. 65
3. Selain itu pengendalian persediaan yang minimum atau rendah memberika petunjuk yang penting dan terfokus bagi perusahaan dalam merumuskan masalah yang ditangani. Hal ini juga akan memotivasi perusahaan untuk menanganinya ketika permasalahan itu muncul. 4. Dalam menerapkan sistem Just In Time diperlukan dukungan dari manajemen puncak, karena tanpa adanya dukungan manajemen puncak sangat sulit untuk menerapkan sistem yang baru. 5. Dengan menerapkan sistem pengendalian persediaan Just In Time, maka material yang cacat atau tidak masuk dalam spesifikasi yang kita inginkan, hal ini menjadi tanggung jawab pemasok untuk memperbaikinya. Jadi perusahaan tidak menanggung resiko kerusakan dan kegagalan material serta biaya untuk pengujian kualitas material tersebut. REFERENSI Bedworth, David J & James E. Bailey. Integrated production Control and System. John Wiley & Sons. New York. 1992. Black, J.T. The Design of The Factory With A Future. Mc Graw Hill Book Co. New York. 1991. Biegel, John E. Production Control : A Quantitative Approach. Prentice Hall of India. New Delhi. 1980. Blackstone, John H. Capacity Management. South Western Publishing Co. Cincinnati Ohio. 1989. Boyson, Sandor, et al. Logistics and The Extended Enterprise : Benchmarks and Best Practices For The Manufacturing Profesional. John Wiley & Sons. Canada. 1999. Monden Yasuhiro. Toyota production Control System : Practical Approach to Production Management. Institute of Industrial Engineers. Atlanta. 1983. Zens, Gary J. Purchasing and The Management of Materials. John Wiley & Sons. New York. 1994. 66