NOMOR SOP Tahun 2016 TANGGAL PENGESAHAN 2016 TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH DASAR HUKUM UPT KEARSIPAN UNNES NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DI CENTRAL FILE 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN 1. SOP tentang Persiapan Pemindahan Arsip dari Central File ke Unit Kerasipan 2. SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Pusat Arsip PERINGATAN 1. Memiliki kemampuan mengoperasikan komputer 2. Mengetahui Tugas Fungsi Unit Kerja 3. Mengetahui prosedur pemberkasan 4. Memiliki kemampuan dan menggunakan Jadwal Retensi Arsip PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Organisasi dan Tata Kerja Unnes 2. Jadwal Retensi Arsip 3. Folder 4. Tab/Guide 5. Filling Cabinet 6. Komputer PENCATATAN DAN PENDATAAN Disimpan sebagai data pengurusan surat masuk secara manual
SOP PENGELOLAAN ARSIP AKTIF DI CENTRAL FILE No. Tahap Kegiatan 1. a. Menerima dokumen arsip dan membaca tanda perintah file atau simpan yang diberikan oleh Wadek/Kepala Tata Usaha - Pemeriksaan berkas (inspecting) - Pembuatan indeks (indexing) - Penyortiran (sorting) - Pemberkasan (filling system) - Pembuatan konsep daftar isi berkas dan daftar arsip aktif b. Menerima daftar arsip aktif dari Kabag/Kajur yang kegiatannya telah selesai untuk diperiksa kelengkapan dan kesesuaian antara fisik arsip dengan daftar arsip aktif (maksimal 3 bulan setelah pelaksanaan kegiatan) c. Melaksanakan pengelompokkan arsip yang memiliki kesamaan masalah untuk diberkaskan ulang d. Menyusun daftar arsip aktif yang terdiri dari daftar berkas dan daftar isi berkas e. Menata fisik arsip sesuai dengan daftar arsip yang baru dan menyampaikan daftar arsip aktif f. Menyimpan daftar arsip aktif dengan baik, melaksanakan revisi apabila ada penambahan arsip. 2. Memberikan persetujuan terhadap konsep/draft daftar berkas dan daftar isi berkas 3. Menyampaikan daftar arsip aktif setiap enam bulan sekali kepada unit kearsipan Norma waktu : 80 menit Penata Arsip Pelaksana WR/ Kabag TU Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Berkas, Folder, Sekat/Guide Primer/ Sekunder/tersier /Filling Cabinet, Daftar Arsip dari Unit Kerja, Komputer Konsep Daftar Arsip Central File Daftar Arsip Central File 30 menit/ 1 folder Arsip tertata dengan rapi, daftar arsip aktif di Central File (Wadek/ Kabiro) 30 menit Daftar Arsip Central File 20 menit Daftar Arsip Aktif Unnes, Keterangan
NOMOR SOP Tahun 2016 TANGGAL PENGESAHAN 2016 TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH DASAR HUKUM UPT KEARSIPAN UNNES NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Record Center 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 20 Tahun 2015 tentang Tata Naskah di Lingkungan Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi KETERKAITAN 1. SOP Tentang Peminjaman Arsip Inaktif di Pusat Arsip 2. SOP Tentang Penataan Arsip Inaktif di Pusat Arsip PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia 1. Mengetahui tugas dan fungsi unit kerja 2. Mampu merencanakan kegiatan 3. Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi 4. Memiliki kemampuan menilai arsip PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Organisasi dan Tata Kerja Unnes 2. Klasifikasi Arsip 3. JRA 4. Tata Naskah Dinas Kemenristek PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip disimpan sebagai bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP TENTANG PEMINDAHAN ARSIP DARI UNIT KERJA KE RECORD CENTER No Tahap Kegiatan 1 Menerima permohonan pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah dan mengarahkan untuk ditindaklanjuti. 2 Menerima disposisi dan mengarahkan untuk melaksanakan koordinasi dengan unit pengolah 3 Berkoordinasi dengan Arsiparis untuk melaksanakan survey ke unit pengolah 4 a. Memeriksa kelengkapan dan kesesuaian antara fisik arsip yang ada di dalam boks dengan daftar arsip inaktif yang akan dipindahkan serta melaporkannya. b. Menyiapkan tempat penyimpanan arsip yang akan dipindahkan 5 a. Memeriksa dan melaporkan hasil verifikasi daftar arsip inaktif yang dipindahkan. b. Membuat konsep berita acara pemindahan arsip. 6 Memeriksa dan menyampaikan konsep berita acara pemindahan arsip untuk dimintakan persetujuan. 7 a. Menandatangani Berita Acara Pemindahan Arsip Inaktif bersama dengan Wadek/Kabag unit pengolah b. Menerima arsip inaktif dari unit pengolah ke pusat arsip. 8 Mengkoordinasi penyimpanan dan penataan arsip inaktif di Pusat Arsip Norma waktu : 300 menit Dekan/ Direktur/ Kepala/Kepala Biro Pelaksana Wadek/ Kabag Kasubag Penata Arsip Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Nota dinas, daftar arsip inaktif 15 menit Disposisi Arahan dan Daftar Arsip Inaktif 30 menit Disposisi Arahan dan Daftar 60 menit Jadwal Arsip Inaktif survei Daftar Arsip Inaktif 30 menit Daftar Arsip Inaktif yang sudah dikoreksi Daftar Arsip Inaktif yang sudah dikoreksi 30 menit Konsep berita acara Konsep berita acara 60 menit Konsep berita acara Konsep berita 15 menit Arsip inaktif acara, daftar arsip dan berita inaktif acara Arsip Inaktif dan berita acara 60 menit Arsip Inaktif dan berita acara Unnes, Keterangan 1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm) 1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm)
NOMOR SOP Tahun 2016 TANGGAL PENGESAHAN 2016 TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH DASAR HUKUM UPT KEARSIPAN UNNES NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA Penataan Arsip Inaktif Teratur di Pusat Arsip 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN 1. SOP tentang Peminjaman Arsip Inaktif di Pusat Arsip 2. SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Pusat Arsip PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana dan prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia 1. Mengetahui Tugas Fungsi Unit Kerja 2. Mampu merencanakan kegiatan 3. Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi 4. Memiliki kemampuan menata arsip PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Organisasi dan Tata Kerja Unnes 2. Pola Klasifikasi Kemenristek 3. JRA 4. Tata Naskah Dinas Kemenristek PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip disimpan sebagai bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
No Tahap Kegiatan 1. Menerima perintah melaksanakan penataan arsip inaktif dari Wadek/sekretaris melalui Kepala Kabag TU 2. Melaksanakan maneuver fisik meliputi kegiatan mengelompokkan fisik arsip berdasarkan klasifikasi arsip, menata fisik arsip ke dalam boks dan memberikan label atau kode pada folder arsip 3. Menentukan lokasi penyimpanan arsip dan melaksanakan pengaturan boks arsip ke dalam rak. SOP TENTANG PENATAAN ARSIP INAKTIF TERATUR Penata Arsip Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Keterangan Disposisi 10 menit Rencaan kerja 1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm) Pola klasifikasi arsip 120 menit Arsip yang 1 meter linier (5 boks sudah ukuran 20 cm) dimanuver Peta lokasi simpan 5 menit/meter linier 4. Melaksanakan labelling boks arsip Label 10 menit/meter linier 5. Melaksanakan Penyusunan daftar arsip yang meliputi : Pola klasifikasi, JRA a. Menyempurnakan daftar arsip inaktif; b. Melakukan uji coba penemuan kembali arsip; c. Melakukan pencetakan dan penjilidan daftar arsip; d. Meminta persetujuan dari Wadek/ Kabag. 6. Melaporkan hasil penataan arsip inaktif di pusat arsip kepada Wadek Daftar Arsip Inaktif yang telah disetujui Norma waktu : 2665 menit 5 hari kerja (40 jam) Arsip tersimpan dalam rak Boks yang telah diberi label Daftar arsip inaktif yang telah disetujui 120 menit Daftar arsip inaktif yang telah disetujui Unnes,
NOMOR SOP Tahun 2016 TANGGAL PENGESAHAN 2016 TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH DASAR HUKUM UPT KEARSIPAN UNNES NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA Penataan Arsip Inaktif Tidak Teratur di Pusat Arsip 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN 1. SOP tentang Peminjaman Arsip Inaktif di Pusat Arsip 2. SOP tentang Pemindahan dari Unit Kerja ke Pusat Arsip PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana dan prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia 1. Mengetahui Tugas Fungsi Unit Kerja 2. Mampu merencanakan kegiatan 3. Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi 4. Memiliki kemampuan menata arsip PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Organisasi dan Tata Kerja Unnes 2. Pola Klasifikasi Kemenristek 3. JRA 4. Tata Naskah Dinas Kemenristek PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip disimpan sebagai bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP PENATAAN ARSIP INAKTIF TIDAK TERATUR TERATUR No Tahap Kegiatan Penata Mutu Baku Arsip Kelengkapan Waktu Output Keterangan 1. Menerima perintah melaksanakan penataan arsip inaktif dari Wadek/sekretaris melalui Kepala Kabag TU Disposisi 15 menit Rencana kerja 1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm) 2. Melaksanakan Survei yang meliputi kegiatan Identifikasi Arsip, Penyusunan Skema penataan, Penyesuaian Struktur Organisasi dan Perhitungan Volume. Rencana kerja dan struktur organisasi 180 menit Arsip yang teridentifikasi 1 meter linier (5 boks ukuran 20 cm) 3. Melaksanakan pemilahan yang meliputi kegiatan pemisahan arsip dan non arsip serta rekonstruksi informasi arsip berdasarkan skema yang telah ditetapkan. Skema penataan 180 menit Pengelompokkan arsip dan non arsip 4. Melaksanakan deskripsi arsip Lembar deskripsi 5 menit Deksripsi arsip 1 berkas 5. Melaksanakan manajemen data meliputi kegiatan entry data, pengisian klasifikasi arsip dan pengelompokkan arsip (sortir) secara elektronik. 6. Melaksanakan manajemen meliputi kegiatan mengelompokkan fisik arsip berdasarkan klasifikasi arsip, menata arsip ke dalam boks dan memberikan label atau kode pada folder arsip. Pola klasifikasi arsip 60 menit Daftar arsip sementara Pola klasifikasi arsip 60 menit Arsip yang sudah dimanuver A meter linier (5 boks ukuran 20 cm) 7. Menentukan lokasi penyimpanan arsip dan melaksanakan pengaturan boks arsip ke dalam rak Peta lokasi simpan 5 menit Arsip yang tersimpan dalam rak Boks yang telah diberi label 8. Melaksanakan Labelling boks Label 10 menit 9. Melaksanakan penyusunan daftar arsip yang meliputi : a. Menyempurnakan daftar arsip inaktif; b. Melakukan uji coba penemuan kembali arsip; c. Melakukan pencetakan dan penjilidan daftar arsip; d. Meminta persetujuan dari Wadek 10. Melaporkan hasil penataan arsip inaktif di pusat arsip kepada kepala Bagian Arsip. Norma waktu : 3035menit Pola klasifikasi, JRA Daftar Arsip Inaktif yang telah disetujui 5 hari kerja (40 jam) Daftar arsip inaktif yang telah disetujui 120 menit Daftar arsip inaktif yang telah disetujui Unnes,
NOMOR SOP Tahun 2016 TANGGAL PENGESAHAN 2016 TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH DASAR HUKUM UPT KEARSIPAN UNNES NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA Perawatan Arsip di Pusat Jasa Kearsipan 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN 1. SOP tentang Penataan Arsip Inaktif Tidak Teratur di Pusat Arsip 2. SOP tentang Penataan Arsip Aktif di Pusat Arsip 3. SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Kerja ke Pusat Arsip PERINGATAN 3. Kesulitan Temu Balik Kembali 4. Pemborosan baik sarana dan prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia 1. Mampu merestorasi sesuai dengan tingkat kerusakan arsip 2. Mampu mengatasi keluhan/complain pasca layanan perawatan arsip PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. Pola Klasifikasi Kemenristek PENCATATAN DAN PENDATAAN Disimpan sebagai data elektronik dan manual
No Kegiatan 1 a. Menerima dari Dekan/Direktur/Kepala surat keputusan tentang tim kerja perawatan arsip yang telah ditadatangani b. Memerintahkan untuk menindaklanjuti surat keputusan tentang tim kerja perawatan arsip kepada anggota tim. 2 Mengarahkan untuk menyiapkan bahan dalam rangka persiapan kegiatan perawatan arsip. 3 Membuat dan mendistribusikan undangan rapat pendahuluan perawatan arsip. 4 a. Melakukan rapat pendahuluan dan pembagian tugas dipimpin oleh Wadek b. Melakukan kegiatan perawatan arsip, meliputi: 1) Menerima daftar fisik arsip yang akan direstorasi / alih media 2) Menyiapkan alat dan bahan restorasi / alih media arsip 3) Melaksanakan restorasi/ alih media arsip 4) Memeriksa fisik/daftar arsip yang telah direstorasi/alih media c. Menyusun konsep laporan kegiatan perawatan arsip dan menyerahkan kepada Kabag SOP PERAWATAN ARSIP DI PUSAT JASA KEARSIPAN Pelaksana Dekan Wadek Kepala TU Tim perawatan UPT Kearsipan Mutu Buku Kelengkapan Waktu Output SK Tim 30 menit SK Tim SK Tim, Disposisi Konsep Undangan Undangan, Daftar Arsip simpan 30 menit Jadwal kegiatan 10 menit Konsep Undangan 30 menit per meter linier (sesuai kontrak) 5 Melaporkan kegiatan perawatan arsip Konsep laporan 10 menit 6 Melaporkan kegiatan perawatan arsip Konsep 10 menit laporan 7 Menyetujui laporan perawatan kearsipan untuk 10 menit Laporan ditindaklanjuti Norma waktu : 330 menit (waktu yang dibutuhkan untuk melakukan perawatan per lembar adalah 30 menit) Unnes, Laporan Kegiatan Perawatan Arsip Konsep laporan Laporan Laporan
NOMOR SOP Tahun 2016 TANGGAL PENGESAHAN 2016 TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH DASAR HUKUM UPT KEARSIPAN UNNES NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA Peminjaman Arsip Inaktif di Record Center 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN 1. SOP tentang Pemindahan Arsip Inaktif dari Unit Kerja ke Pusat Arsip 2. SOP tentang Penataan Arsip Inaktif di Pusat Arsip PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana dan prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia 1. Mengetahui tugas dan fungsi unit kerja 2. Mampu merencanakan kegiatan 3. Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi 4. Memiliki kemampuan Penataan Arsip PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Organisasi dan Tata Kerja Unnes 2. Pola Klasifikasi Kemenristek 3. JRA 4. Tata Naskah Dinas Kemenristek PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar arsip disimpan sebagai bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP PEMINJAMAN ARSIP INAKTIF DI PUSAT ARSIP (RECORDS CENTER) N o Tahap Kegiatan Kepala UPT Pelaksana Mutu Baku Koordinator Layanan dan Arsiparis Peminjam Kelengkapan Waktu Output Informasi Nota dinas, daftar 15 menit Disposisi arsip pindah 60 menit Disposisi 1. Menerima permintaan peminjaman arsip dan memerintahkan untuk memproses permintaan tersebut 2. Berkoordinasi untuk memproses peminjaman arsip Disposisi da Daftar Arsip yang dipinjam, daftar arsip pindah 3. a. Melakukan pencarian arsip yang akan dipinjam melalui Daftar Arsip Inaktif secara elektronik maupun manual b. Meletakkan out indicator ke dalam boks arsip sebagai pengganti arsip yang dipinjam c. Mencatat permintaan peminjaman arsip ke dalam Buku Peminjaman d. Menyerahkan arsip inaktif yang akan dipinjam kepada Peminjam. 4. Menandatangani bukti penerimaan arsip dalam Buku Peminjaman. 5 a. Mengontrol waktu pengembalian arsip dan melakukan konfirmasi kepada Peminjam b. Menerima arsip yang sudah dikembalikan dengan memeriksa kesesuaian antara arsip dengan catatan peminjaman c. Menyimpan kembali arsip yang sudah dikembalikan ke tempat semula, dengan mengambil out indicator. 6. Melaporkan hasil kegiatan peminjaman arsip inaktif secara periodik. Norma waktu : 250 menit Daftar Arsip Inaktif, out indicator, daftar arsip yang dipinjam, Buku Peminjaman 25 menit Arsip yang dipinjam Buku Peminjaman 5 menit Arsip yang dipinjam Buku Peminjaman dan arsip yang dipinjam Daftar arsip yang dipinjam 25 menit Arsip yang dipinjam 120 menit Laporan peminjaman arsip inaktif Unnes, Keterangan
NOMOR SOP Tahun 2016 TANGGAL PENGESAHAN 2016 TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH DASAR HUKUM UPT KEARSIPAN UNNES NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA Pemusnahan Arsip Inaktif di Records Center 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN 1. SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Arsip 2. SOP tentang Penyerahan Arsip Inaktif PERINGATAN 1. Pemusnahan harus dilakukan minimal 1 tahun sekali. 2. In efisiensi baik sarana prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia 1. Mengetahui tugas dan fungsi unit kerja 2. Mampu merencanakan kegiatan 3. Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi 4. Memiliki kemampuan menilai Arsip 5. Mampu melaksanakan pemusnahan arsip PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Organisasi dan Tata Kerja Unnes 2. Pola Klasifikasi Kemenristek 3. JRA 4. Tata Naskah Dinas Kemenristek PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip Usul Musnah bukti kerja dalam bentuk manual dan elektronik
SOP PEMUSNAHAN ARSIP INAKTIF DI RECORD CENTER No Tahap Kegiatan 1 Memerintahkan untuk melakukan koordinasi kegiatan pemsunahan arsip dan membentuk panitia penilai arsip 2 Mengkoordinasikan kegiatan pemusnahan arsip dan memantau daftar arsip inaktif yang retensi simpannya habis 3 Melakukan penyeleksian arsip dan pembuatan daftar arsip usul musnah, kemudian melaporkannya. 4 Menerima dan mengoreksi Daftar usul kemudian menyampaikannya. 5 Melaporkan daftar usul musnah untuk dilakukan penilaian. Kepala UPT Pelaksana Koordinator Layanan dan Arsiparis Informasi Panitia Penilai Arsip Kepala Biro Umum Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output Daftar Arsip Inaktif 10 menit SK Tim SK Tim 15 menit Disposisi Daftar Arsip Inaktif, JRA Daftar arsip usul musnah Nota Dinas, Daftar arsip usul musnah 6 Melakukan penilaian daftar arsip usul musnah Daftar arsip usul musnah 7 a. Menerima hasil penilaian daftar arsip usul musnah dan menyampaikan kepada Kepala UPT Kearsipan untuk meminta persetujuan tertulis dari Rektor Pertimbangan tertulis b. Menerima persetujuan tertulis dari Rektor melalui WR II yang telah mendapatkan persetujuan dan telaah pemusnahan arsip. c. Memerintahkan untuk menyiapkan berita acara 8 Membuat konsep berita acara pemusnahan arsip dan menyampaikan kembali. 9. a. Menerima konsep berita acara pemusnahan arsip dan menandatangani Berita Acara tersebut bersama dengan Biro Hukum dan Kepegawaian serta Inspektorat b. Memerintahkan untuk melakukan pelaksanaan pemusnahan arsip Persetujuan tertulis Rektor melalui WR II Konsep Berita Acara 165 menit/boks Daftar arsip usul musnah 10 menit Daftar arsip usul musnah yang telah dikoreksi 60 menit Laporan 60 menit/boks 1 hari 30 menit 60 menit Pertimbangan tertulis Persetujuan tertulis Rektor Daftar Arsip Musnah, Konsep Berita Acara Daftar Arsip Musnah, Berita Acara yang telah ditandatangani Ketera ngan
10. Melaksanakan pemusnahan arsip dan menyusun laporan pelaksanaan pemusnahan arsip. Norma waktu : 740 menit Daftar Arsip Musnah, Berita Acara yang telah ditandatangani 30 menit Laporan Evaluasi, Dokumentasi pemusnahan arsip Unnes,
NOMOR SOP Tahun 2016 TANGGAL PENGESAHAN 2016 TANGGAL REVISI DISAHKAN OLEH DASAR HUKUM UPT KEARSIPAN UNNES NAMA SOP KUALIFIKASI PELAKSANA Penyerahan Arsip Statis 1. Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 152, Tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5071); 2. Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan; 3. Peraturan Rektor Universitas Negeri Semarang Nomor 23 Tahun 2013 tentang Pedoman Jadwal Retensi Arsip Substantif dan Fasilitatif di Lingkungan Universitas Negeri Semarang; 4. Peraturan Menteri Riset, Teknologi, dan Pendidikan Tinggi Republik Indonesia Nomor 23 Tahun 2015 tentang Organisasi dan Tata Kerja Universitas Negeri Semarang. KETERKAITAN 1. SOP tentang Pemusnahan Arsip Inaktif di Pusat Arsip 2. SOP tentang Pemindahan Arsip dari Unit Pengolah ke Pusat Arsip PERINGATAN 1. Kesulitan Temu Balik Kembali 2. Pemborosan baik sarana prasarana, anggaran maupun sumber daya manusia 1. Mengetahui tugas dan fungsi unit kerja 2. Mampu merencanakan kegiatan 3. Mampu berkoordinasi dan berkomunikasi 4. Memiliki kemampuan menilai Arsip PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Organisasi dan Tata Kerja Unnes 2. Pola Klasifikasi Kemenristek 3. JRA 4. Tata Naskah Dinas Kemenristek PENCATATAN DAN PENDATAAN Daftar Arsip disimpan sebagai bukti dalam bentuk manual dan elektronik
SOP PENYERAHAN ARSIP STATIS No Tahap Kegiatan Wadek/ Sekretaris Kabag TU Pelaksana Arsiparis Panitia Penilai Arsip Kepala UPT Kearsipan Mutu Baku Kelengkapan Waktu Output 1. Mengarahkan untuk melakukan pendataan dan penilaian Daftar Arsip Inaktif 15 menit SK Tim arsip statis dan membentuk Panitia Penilai Arsip. dan JRA 2. Mengkoordinasikan arsiparis untuk melakukan pendataan Disposisi 20 menit Disposisi dan penilaian arsi statis. 3. Melakukan penyeleksian dan pembuatan daftar arsip usul serah kemudian melaporkannya. Daftar Arsip Inaktif dan JRA 165 menit/ boks Daftar arsip usul serah 4. Menerima dan mengoreksi Daftar Arsip Usul Serah Daftar Arsip Usul 120 menit Daftar arsip usul kemudian menyampaikannya. Serah serah 5. Melaporkan daftar arsip usul serah untuk dilakukan penilaian. Nota Dinas, Daftar Arsip usul serah 60 menit Daftar arsip usul serah 6. Melakukan penilaian terhadap arsip usul serah Daftar arsip usul serah 60 menit/ boks Surat Pertimbangan 7. a. Menerima hasil penilaian daftar arsip serah dan menyampaikan kepada. Surat pertimbangan panitia, telaah b. Menerima hasil verifikasi daftar usul serah dari untuk meminta penetapan arsip yang akan diserahkan oleh Rektor melalui WR II. penetapan arsip dan konsep persetujuan dari 45 menit Persetujuan usul serah Rektor c. Memerintahkan untuk menyiapkan berita acara. Kepala UPT Kearsipan 8. Membuat konsep berita acara penyerahan arsip dan menyampaikan kembali. 9. a. Menyampaikan berita acara serah terima arsip statis untuk ditandatangani oleh UPT Kearsipan dan Rektor. b. Melaksanakan serah terima arsip statis Norma waktu : 3360 menit Untuk 1 lembar linier (5 boks arsip ukuran 20 cm) Persetujuan usul serah Rektor melalui WR II Daftar Arsip Statis beserta lampirannya dan Berita Acara 30 menit Daftar Arsip Statis, konsep Berita Arsip statis yang diserahkan 120 menit berserta daftarnya Unnes Keterangan