PANDUAN PENGGUNAAN CONTROL PANEL WEBSITE SEKOLAH 1. PENDAHULUAN Website Sekolah merupakan website yang memuat informasi-informasi yang berhubungan dengan lingkungan sekolah, mulai dari definisi, informasi kontak, menampilkan informasi profile sekolah, kegiatan sekolah, prestasi sekolah, PPDB Online, gallery sekolah dan file unduhan sekolah yang dapat di akses oleh pengguna secara bebas. 1.1. STRUKTUR WEBSITE SEKOLAH Website Sekolah terdiri dari 2 bagian halaman yang terintegrasi, diantaranya: 1. Halaman User Guest / Frontend (Pengunjung 2. Halaman User Administrator / Backend/Control Panel(CMS) Selanjutnya, akan diberikan panduan kepada user admin dalam mengatur dan mengelola Website Sekolah. 1. Frontend Merupakan halaman informasi pengunjung website sekolah yang berisi fitur-fitur untuk penyampaian informasi mengenai WEBSITE SEKOLAH. 2. Backend Control Panel Website(Backend) adalah halaman website yang berada di belakang halaman utama (backend) bertugas untuk melakukan pengelolaan, pengaturan, penambahan, pengeditan, penghapusan file yang ada di halaman utama website sekolah. Control panel web dapat memberi informasi aktifitas halaman utama web yang berada pada halaman Dasboard Control Panel. 1
2. PETUNJUK PENGGUNAAN 2.1 CARA MENGAKSES BACKEND Untuk mengakses alamat control panel pada halaman website dengan mengetik perintah di urlbar seperti berikut ini : www.namasekolah.sch.id/login contoh : tunggu beberapa saat, maka akan di tampilkan halaman login. Halaman login ini berfungsi untuk control akses untuk pengguna utama (administrator utama atau operator). Terdapat username dan password yang harus diisi. Untuk password dan username bisa didapat dari pengelola website, dan tidak di publishkan di panduan ini karena tingkat kerahasiaan username dan password dijaga. Berikut halaman login : Setelah mengisi nama akun dan kata sandi, klik Log In dan akan ditampilkan halaman utama Control Panel Website, seperti berikut ini : 2
Keterangan Pada halaman Control Panel terdiri dari 3 halaman utama, yaitu : 1. Halaman Utama. Halaman utama merupakan halaman informasi jumlah data yang telah di posting, diupload dan informasi pesan yang masuk dari halaman website. 2. Halaman Sidebar. Halaman sidebar merupakan kumpulan menu-menu untuk pengaturan web yang akan dikelola. 3. Halaman User. Halaman user berisi tentang profil user, tempat mengubah kata sandi user yang sedang login, dan tempat untuk keluar dari halaman control panel serta kembali ke halaman website. 2.2 BAGIAN-BAGIAN MENU ADMINISTRATOR Bagian-bagian dari halaman Sidebar dan tata cara pengaturan pada menu-menu yang telah tersedia sebagai berikut : 1. MENU PENGATURAN Dalam menu pengaturan terdapat sub-sub menu yang berfungsi untuk pengaturan halaman depan web. Adapun sub menu pengaturan sebagai berikut : 1. Header Website Untuk mengubah logo header sekolah yang telah disetting sesuai kebutuhan oleh pengguna. Klik Tombol Telusuri pilih lokasi file gambar yang telah ditentukan dan klik tombol UPLOAD. Tunggu proses beberapa detik. Seperti berikut ini : 3
2. Identitas Sekolah Menu identitas sekolah merupakan tempat menginput data identitas sekolah dengan lengkap, selain itu di data identitas juga tersedia tempat fanpage media social, setelah selesai mengisi data indentitas sekolah pilih SIMPAN. 3. Jurusan Data Jurusan digunakan untuk sekolah yang memiliki jurusan tertentu. Apabila sekolah tidak menggunakan jurusan, tidak perlu mengisi data jurusan. Klik tambah jurusan untuk mengisi data jurusan. 4
4. Kelas Pengisian data kelas sesuai dengan nama kelas yang telah tersedia, klik tambah kelas untuk mengisi data kelas. Sebaiknya mengisi data kelas di mulai dari kelas yang pertama. 5. Label Widget Label Widget berfungsi untuk mengubah atau menganti nama menu-menu halaman web sesuai yang kita inginkan. Jika tidak mengubah nama menu tersebut sebaiknya tidak perlu mengisi data di label widget. 5
6. Mata Pelajaran Klik tambah Mata Pelajaran untuk meng input data mata pelajaran yang tersedia. 7. Themes Themes memiliki fungsi untuk mengubah tampilan halaman website. Pilihlah salah satu themes yang tersedia secara gratis. Apabila ingin memiliki themes yang lebih exclusive maka silakan lakukan pembelian theme premium yang telah sedia. 6
8. Web Page Caching Berfungsi untuk mengaktifkan atau tidak mengaktifkan cache pada page web. 9. MENU MODULE Menu Module merupakan menu untuk mengatur bagian-bagian tertentu di dalam website sekolah. Adapun sub-sub menu yang tersedia didalam module adalah sebagai berikut : 1. Agenda Menu Agenda berfungsi untuk input data agenda kegiatan sekolah. Klik tambah data. 2. Banner Untuk melakukan penambahan banner iklan yang diinginkan yaitu dengan klik tambah banner. Kemudian isi data url produk yang memasang banner, dengan memberi keterangan dan mentelusuri file gambar banner yang tersedia. 7
3. Jajak Pendapat Untuk menambah jajak pendapat/polling klik tambah pertanyaan. Seperti gambar berikut ini: Input pertanyaan polling Pilih Jawaban 8
Tentukan jawaban yang akan dipilih saat polling berlangsung. 4. Kata Motivasi Untuk menginput kata Motivasi klik Tambah Motivasi, kemudian isi data motivasi yang diinginkan, lalu simpan. 5. Kotak Masuk Pesan masuk dari halaman website akan tampil di menu ini, dapat dilakukan penyaringan pesan-pesan yang masuk berdasarkan kata kunci yang ditentukan sendiri. 9
6. Pengumuman Klik tambah data untuk menginput pengumuman yang diinginkan, isi data pengumuman kemudian pilih gambar jika ada dan simpan 7. Prestasi Untuk menginput data prestasi sekolah, klik tambah data, isi data prestasi, tentukan kategori prestasi yang diraih dan input keterangan, scroll kebawah untuk telusuri gambar selanjutnya klik Simpan. 10
8. Sambutan Kep. Sekolah Input data sambutan kepala sekolah kemudian simpan atau update 9. Sekilas Info Klik tambah data kemudian isi data sekilas info dan simpan 10. Tautan Tautan merupakan menu untuk data link dari alamat website lainnya yang bisa tampilkan dihalaman website. Klik tambah data,input link url website, isi keterangan dan simpan 11
10. MENU PESERTA DIDIK Menu peserta didik merupakan tempat pengaturan data peserta didik, kenaikan kelas, pengaturan kelas, data siswa aktif, data siswa drop out, data alumni. Data utama siswa dapat diimpot melalui Microsoft excel. File tersebut telah tesedia dengan klik disini. Data siswa harus sesuai dengan data system Dapodik. 11. MENU DIREKTORI PTK Menu direktori PTK merupakan tempat pengelolaan data PTK. Data ini dapat diambil melalui data Dapodik Sistem, kemudian ikuti format excel yang telah di sediakan. Selanjutnya import data PTK. Untuk file foto dapat di atur setelah data di import. 12
Ketentuan pengisian data PTK melalui Microsoft Excel kemudian diimport. KETERANGAN KETENTUAN PENGISIAN DATA TANGGAL LAHIR format YYYY-MM-DD ex : 1976-02-30 JENIS KELAMIN PENDIDIKAN TERAKHIR: Tidak sekolah PAUD TK / sederajat Putus SD SD / sederajat SMP / sederajat SMA / sederajat Paket A Paket B Paket C D1 D2 D3 D4 Profesi S1 Sp-1 S2 Sp-2 S3 Non formal Informal Lainnya STATUS KEPEGAWAIAN PNS PNS Diperbantukan PNS DEPAG L atau P Kode Pengisian Data: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 Kode pengisian Data 1 2 3 13
GTY/PTY GTT/PTT Provinsi GTT/PTT Kabupaten/Kota Guru Bantu Pusat Guru Honor Sekolah Tenaga Honor Sekolah CPNS Lainnya 4 5 6 7 8 9 10 11 JENIS PTK Guru Kelas Guru Mata Pelajaran Guru BK Guru Inklusi Tenaga Administrasi Sekolah Gurtu Pendamping Guru Magang Guru TIK Laboran Pustakawan Lainnya Kode Pengisian Data 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12. MENU PPDB ONLINE PPDB Online adalah Proses Penerimaan Peserta Didik Baru secara online dengan tujuan untuk mempermudah proses pendaftaran peserta didik dan pengelolaan data yang tepat sasaran. Sehingga pendaftaran diberi kemudahan saat mendaftar. Pengelola atau panitia penerima diberi kemudahan dalam mengontrol pendataan peserta didik, jalur seleksi yang dipilih peserta, penyaringan peserta didik yang diterima ataupun tidak diterim, verifikasi perserta didik serta grafik tingkat jumlah peserta didik yang mendaftar. Adapun tahap dalam menggunakan PPDB Online ini adalah sebagai berikut : 1. Pengaturan 14
Pengaturan ini berfungsi untuk menentukan atau mengaktifkan PPDB Online pada tahun yang telah ditentukan. Apabila statusnya ditutup maka PPDB Online tidak tampil pada menu depan dan apabila Dibuka maka PPDB Online tampil pada halaman depan website seperti berikut ini : Proses TUTUP Menu halaman depan website, PPDB Online tidak aktif: Proses DIBUKA : Menu halaman depan website, PPDB Online aktif: 15
2. Jalur Pendaftaran Jalur pendaftaran berfungsi untuk menentukan jalur yang digunakan, klik tambah jalur pendaftaran seperti berikut ini : Klik simpan setelah menginput data: 3. Data Pendaftar Data Pendaftaran adalah data yang telah tersedia dimana data ini diinput oleh calon peserta didik baru melalui halaman depan website seperti berikut ini : Calon peserta didik mengisi formulir pendaftaran dengan mimilih menu DAFTAR SEKARANG. Selanjutnya akan diarahkan pengisian data formulir seperti berikut ini : 16
Calon peserta didik harus mengisi data sebenarnya dan sesuai petunjuk, kemudian mengisi kode keamanan dan klik simpan pendaftaran, berikut : Kemudian calon peserta akan mendapatkan no pendaftaran apabila proses pengisian data berhasil seperti berikut : 17
Selanjutnya calon peserta lakukan scroll mouse kebawah untuk mencetak formulir dan klik CETAK, Hasil pengisian data oleh Calon Peserta Didik yang dapat dicetak. Data yang telah diinput oleh calon peserta di halaman depan akan tampil di halaman control panel di menu DATA PENDAFTAR 18
Klik view untuk melihat data detail peserta didik 4. Proses Seleksi Proses seleksi dilakukan apabila keseluruhan data telah dimasuk, pengelola dapat menentukan apakah peserta didik diterima atau tidak diterima. Berikut proses seleksi yang dilakukan. Pilih data siswa yang diterima, kemudian pilih diterima dan klik Proses : Untuk proses TIDAK DITERIMA langkah-langkahnya sama dengan proses DITERIMA. 19
5. Siswa diterima Menu siswa diterima merupakan kumpulan data peserta didik diterima, berikut: 6. Siswa Tidak Diterima Menu siswa tidak diterima merupakan kumpulan data peserta didik tidak diterima, berikut : 7. Grafik Pendaftaran Untuk dapat mengetahui grafik minat pendaftaran online, berikut : 20
8. Verifikasi Pendaftaran Verifikasi pendaftaran berdasarkan no pendaftaran seperti berikut ini : 13. MENU POST Menu Post merupakan tempat untuk menulis karya tulis, berita, artikel dll yang bersifat tulisan yang ditampilkan pada halaman depan website. Hal ini untuk memperkaya nilai kualitas website sekolah. Berikut tampilan berita yang telah di post dan tampil dihalaman utama website : 21
Adapun langkah-langkah yang dilakukan dalam POST tulisan yaitu : 1. Categories Sebelum melakukan post hal pertama yang harus dibuat yaitu menentukan kategori. Hal ini untuk mengatur post berdasarkan kategori. Untuk membuat kategori post sebagai berikut : Klik tambah Add New Categories 2. Add New Input tulisan di add new, input title post, pilih kategori kemudian tulis. Selanjutnya scroll mouse kebawah, telusuri gambar yang sesuai dengan tulisan dan klik PUBLISH 22
3. All Post Halaman All Post untuk menampilkan semua data yang dipost juga berfungsi untuk mengubah dan menghapus data yang di pilih. 23
14. MENU PAGES Pages berfungsi untuk menampilkan halaman tertentu dan file page aktif pada menu utama dan untuk menambahkan pages tertentu yang belum tersedia secara default pada menu utama. Untuk menambah page klik ADD NEW dan klik tambah add new. Selanjutnya isi Nama file page dan publish Setelah membuat pages maka dihalaman utama akan tampil tambahan menu seperti berikut ini: 15. UPLOAD FILE Upload file berfungsi untuk meng-unggah file-file tertentu pada halaman web dan dapat di akses pengunjung baik secara umum atau terdaftar dengan kapasitas file terbatas. Sebelum membuat file upload, langkah pertama membuat file kategori upload seperti berikut ini : 24
Kategori file upload yang telah diinput : Selanjutnya klik tambah file. Isi data file dan telusuri lokasi file yang di upload.. 25
File yang telah di upload File upload yang dapat di download oleh pengguna pada halaman utama website, 16. GALLERY Sebelum mengupload file foto, terlebih dahulu membuat album. Klik album, klik tambah album, Selanjutnya klik album lagi dan akan di tampilkan daftar album yang di buat tadi. Klik icon upload foto seperti berikut ini : 26
Setelah di klik tampil halaman upload foto berikut ini dan klik select image Pilih foto yang di upload, file foto dapat di upload dalam jumlah banyak seperti berikut ini : 27
Selanjutnya klik open, maka seluruh file foto yang dipilih akan tampil seperti berikut ini dan klik UPLOAD dan tunggu beberapa menit untuk proses upload foto. Maksimal kapasitas foto yang di upload sebesar 2 MB Berikut file foto yang berhasil di upload 28
Untuk tampilan halaman depan Didalam menu gallery juga tersedia untuk menampilkan video. Pada versi ini file video di unggah dahulu ke halaman youtube, bertujuan untuk tidak memenuhi kapasitas hosting website. Selanjutnya setelah diupload di youtube.com, ambil url seperti berikut ini. Klik video dan klik tambah video selanjutnya input data unique youtube tesebut : 29
Berikut data video yang telah disimpan. 17. BACKUP DATABASE Backup database merupakan metode untuk menyelamatkan database file yang telah kita input. Proses kapan backup database diatur oleh pengguna, apakah per hari, perminggu atau perbulan dan atau per 6 bulan. Untuk membackup database dengan meng klik menu Backup Database dan akan tampil untuk menyimpan file di computer seperti berikut ini : 30
18. PENGGUNA Administrator dapat menambah pengguna halaman Control Panel, klik menu Pengguna dan tambah pengguna seperti berikut ini : 31