1 PANDUAN SELEKSI FASILITATOR KEGIATAN REHABILITASI DAN REKONSTRUKSI SEKTOR PERMUKIMAN BERBASIS MASYARAKAT (RELOKASI) PASCA BENCANA BANJIR MANADO TAHUN ANGGARAN 2015 A. LATAR BELAKANG Dalam rangka menjaga kualitas pendampingan Kegiatan penanganan Pasca Bencana Banjir Manado Tahun Anggaran 2015 pada tahapapan pelaksanaan kegiatannya adalah membangun rumah dan infrastruktrur permukiman dengan pendampingan dari fasilitator yang dikendalikan oleh Konsultan pendamping/manajemen Sehingga dibutuhkan fasilitator-fasilitator yang berkualitas dan memiliki wawasan luas, serta standar kompetensi yang sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan agar pelaksanaan program dapat berjalan sesuai dengan prinsip maupun prosedur program. Fasilitator yang terlibat dalam proses pemberdayaan masyarakat pun memiliki kewajiban moral untuk memberdayakan masyarakat dalam bidang Infrastruktur dan sosial, sehingga masyarakat tidak menjadi obyek pembangunan tetapi menjadi masyarakat yang mandiri. B. MAKSUD DAN TUJUAN Panduan Seleksi Aktif Fasilitator Rehabilitasi Dan Rekonstruksi (Relokasi) dimaksudkan agar pelaksanaan seleksi dapat menghasilkan tenaga pendamping/fasilitator yang berkualitas. C. TUJUAN UMUM Panduan Seleksi Aktif Fasilitator Rehabilitasi Dan Rekonstruksi (Relokasi) merupakan pedoman dalam pelaksanaan seleksi fasilitator dalam rangka menempatkan fasilitator, di lokasi. Prosedur dan tata cara seleksi yang sistematis diharapkan dapat menghasilkan fasilitator yang memenuhi kualifikasi, jujur, bertanggungjawab dan memiliki komitmen tinggi dalam melaksanakan implemetasi program. D. TUJUAN KHUSUS Sebagai pedoman dalam melakukan Seleksi Aktif Calon Fasilitator Kegiatan Rehabilitasi Dan Rekonstruksi Sektor Permukiman Berbasis Masyarakat (Relokasi) Pasca Bencana Banjir Manado
2 E. PROSES DAN TAHAPAN SELEKSI Tahapan seleksi aktif Fasilitator Rehabilitasi Dan Rekonstruksi (Relokasi) Fasilitator Tenaga yang dipersyaratkan adalah seorang sarjana (S1) pengalaman minimal 2 tahun atau Diploma III (D3) pengalaman minimal 3 tahun untuk jurusan : Teknik Sipil Arsitektur Manajement Akuntansi CD (Semua Jurusan) Diutamakan yang berpengalaman di bidang rehabilitasi/rekonstruksi pasca bencana atau pemberdayaan masyarakat. Seleksi aktif Fasilitator meliputi Tes Tertulis, FGD dan Wawancara Proses dan prosedur tahapan seleksi aktif fasilitator Rehabilitasi Dan Rekonstruksi (Relokasi) sebagai berikut: 1. Persiapan Seleksi Aktif Setelah Short List Calon Fasilitator ditetapkan oleh Konsultan Manajemen Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Sektor Permukiman Berbasis Masyarakat (Relokasi) Pasca Bencana Banjir Manado Tahun Anggaran 2015 Selanjutnya mengundang peserta seleksi aktif berdasarkan Short List yang telah ditetapkan. PT. Phibetha Kalam wijaya mempersiapkan dukungan administrasi dan logistic dan Pemanggilan calon fasilitator untuk mengikuti seleksi aktif, minimal 3 (tiga) hari sebelum pelaksanaan seleksi aktif dilaksanakan; Memastikan bahwa dalam surat pemanggilan kepada calon fasilitator ada Permintaan untuk membawa seluruh berkas lamaran antara lain Ijasah S-1 atau D- III (asli) dan sesuai dengan disiplin ilmu calon fasilitator, Surat Pengalaman Kerja (asli), maupun berkas-berkas dokumen lainnya; Tim Seleksi Aktif melakukan persiapan berupa penyusunan berkas lamaran, memperbanyak soal Tes Tertulis, format-format penilaian serta topik untuk sesi FGD;
3 Konsultan Manajemen Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Sektor Permukiman Berbasis Masyarakat (Relokasi) Pasca Bencana Banjir Manado akan mempersiapkan soal-soal Tes Tertulis dan disampaikan kepada Tim Seleksi Aktif sehari sebelum dilaksanakannya seleksi aktif. Soal-soal Tes Tertulis akan diperbanyak sesuai dengan jumlah peserta Tes Tertulis; Team Leader bertanggung jawab terhadap kerahasiaan soal Tes Tertulis dan menjaga agar tidak bocor ke pihak mana pun. 2. Pembentukan Tim Seleksi Aktif; Team Leader Konsultan Manajemen Kegiatan Rehabilitasi dan Rekonstruksi Sektor Permukiman Berbasis Masyarakat (Relokasi) Pasca Bencana Banjir Manado menetapkan Tim Seleksi Aktif yang terdiri dari Konsultan Tenaga Ahli Infra Struktur. Tenaga Ahli Sosialisasi dan Pelatihan Pelatihan,Tenaga Ahli Monitoring dan Evaluasi dan di ketahui oleh PPK Untuk kebutuhan seleksi calon Fasilitator Teknik, setiap tim wajib ada yang berlatar belakang Teknik Sipil dan Arsitektur ; Sehari sebelum dimulainya pelaksanaan Seleksi Aktif, seluruh Tim Seleksi Aktif melakukan konsolidasi untuk membicarakan pelaksanaan Seleksi Aktif. Penjelasan Teknis dapat disampaikan kepada PPK dan Team Leader Penjelasan Teknis tersebut meliputi proses pelaksanaan seleksi aktif (Tes Tertulis, Focus Group Discussion/FGD dan Wawancara), kriteria penilaian seleksi aktif serta tindaklanjut setelah pelaksanaan seleksi aktif. 3. Tes Tertulis; Tes Tertulis dilakukan untuk mengetahui kemampuan para calon fasilitator khususnya berkaitan dengan materi sesuai dengan kompetensi dasar fasilitator; Waktu yang diberikan untuk Tes Tertulis maksimal adalah 60 menit. Spesialis Monev bertanggungjawab terhadap pengumpulan, pemeriksaan, dan pengolahan hasil tes tertulis. Form Penilaian Hasil Tes tertulis bisa dilihat pada Lampiran 1. 4. Focus on Group Discussion (FGD) FGD dilaksanakan setelah Tes Tertulis. Aspek yang dinilai pada FGD antara lain : Penguasaan Pokok Masalah; Kemampuan Mediasi; Kemampuan Mengemukakan Pendapat; Kemampuan Kerjasama; Sikap dan Kepribadian
4 Materi atau pokok bahasan yang akan digunakan dalam FGD adalah materi umum yang berhubungan dengan tugas pemberdayaan masyarakat serta hal-hal lain yang berhubungan dengan program penanggulangan Bencana Banjir. Khusus Untuk Fasilitator Teknik, maka materi FGD dapat ditambah dengan aspek teknik yang relevan dengan pembangunan infrastruktur perdesaan. Tata cara pelaksanaan diskusi ini adalah sebagai berikut : Diskusi dilakukan dengan sistem role play, pembagian anggota kelompok dari calon fasilitator bisa dilakukan berdasarkan urutan daftar hadir atau berdasar posisi yang dilamar yang akan diatur oleh Team Seleksi. Forum FGD diatur sedemikian rupa sehingga seluruh calon fasilitator mendapat bagian dari seluruh peran yang ada yaitu sebagai: Penyaji/Presenter, Moderator dan Peserta; Sebagai Penyaji calon Fasilitator diberikan kesempatan untuk memaparkan gagasan atau pemikirannya mengenai suatu topik permasalahan yang telah ditentukan, secara singkat, tepat dan padat. Sebagai Moderator calon Fasilitator diberikan kesempatan untuk mengantarkan, mengatur waktu, mengendalikan jalannya diskusi dan menyimpulkan hasil diskusi; Sebagai Peserta, calon Fasilitator diberikan kesempatan untuk bertanya, menanggapi ataupun memberikan masukan kepada Penyaji; Waktu untuk setiap topik diskusi adalah maksimal 5 menit dengan rincian 1 menit pembukaan oleh moderator, 2 menit pemaparan gagasan atau pemikirannya mengenai suatu topik permasalahan yang telah dipilih, secara singkat, tepat, dan padat dan 2 menit untuk diskusi atau untuk memberikan tanggapan dari peserta lainnya. Topik untuk setiap calon dilakukan melalui undian dari sejumlah topik yang telah tersedia. Daftar topik diskusi akan diatur oleh Tim Penyeleksi, sehingga setiap calon fasilitator hanya akan mengetahui topik permasalahan setelah melalui undian; Selama proses diskusi anggota Tim Penyeleksi tidak diperkenankan melakukan intervensi. Dinamika jalannya diskusi menjadi tanggung jawab dari masing-masing calon yang sedang mendapat giliran menyampaikan gagasan dan sekaligus menjadi pemimpin diskusi. Namun anggota Tim Penyeleksi berkewajiban mengingatkan pemimpin diskusi jika waktu yang digunakan ada tanda-tanda akan melebihi waktu yang telah dialokasikan; Jika diskusi kelompok dilakukan secara pararel dalam 3 kelompok, maka anggota Tim Penyeleksi bisa membagi diri secara bergiliran dalam jangka waktu tertentu
5 sehingga masing-masing anggota Tim Seleksi masih tetap berkesempatan mengamati dan menilai penampilan dari setiap calon konsultan. Kisi-kisi aspek yang dinilai pada saat FGD sebagaimana pada Lampiran 6. Daftar Pertanyaan Aspekaspek Penilaian FGD Calon Fasilitator Matrik Penilaian FGD sebagaimana pada Lampiran 7. Hasil Penilaian FGD Calon Fasilitator 5. Wawancara; Wawancara dilaksanakan setelah seleksi tertulis dan FGD Tim Seleksi Aktif memulai dengan memeriksa kelengkapan dan keakuratan data pribadi/berkas lamaran calon fasilitator, antara lain mencocokkan kesesuaian antara identitias asli dengan Curriculum Vitae (CV), misalnya mencocokkan keaslian ijasah S-1 dan atau D-III serta berkas-berkas pendukung lainnya. Bilamana calon tidak membawa ijasah S-1 dan atau D-III yang asli maka Tim Seleksi Aktif memberikan waktu maksimal 1 hari kepada calon untuk menunjukkan ijasah asli kepada Panitia Seleksi dan yang bersangkutan tetap dapat melanjutkan proses wawancara. Kisi-kisi pertanyaan untuk pemeriksaan akurasi data calon fasilitator sebagaimana pada Form Lampiran 2. Daftar Pertanyaan Wawancara Pemeriksaan Akurasi Data Calon Fasilitator. Untuk sesi pemeriksaan akurasi data calon fasilitator, semua anggota Tim Seleksi Aktif dapat melakukannya bersama-sama dengan durasi waktu kurang lebih 5 (lima) menit per-peserta dan hasil dari pemeriksaan tersebut dituangkan dalam bentuk chek list, menggunakan Form Lampiran 3. Check List Akurasi Data Calon Fasilitator. Selanjutnya dilakukan proses wawancara mengenai pengetahuan, kemampuan dan komitmen calon fasilitator, yang meliputi : Wawasan mengenai pemberdayaan masyarakat (community development); Komitmen dan motivasi kerja; Kesanggupan menyediakan waktu secara penuh; Pemahaman terhadap budaya dan bahasa daerah calon lokasi tugas; Kompetensi di bidang keahlian masing-masing Proses dan tata cara pelaksanaan Wawancara adalah sebagai berikut :
6 Wawancara dilakukan terhadap setiap calon fasilitator oleh semua anggota Tim Penyeleksi secara bersama-sama dengan durasi waktu sekitar 10 menit (5 Menit Akurasi data + 5 Menit Wawancara ) per-peserta. Selama proses wawancara, semua anggota Tim Penyeleksi dapat menilai kemampuan calon fasilitator dalam menangkap pertanyaan, menjawab, penalaran, kemampuan analisis, dan lain-lain. Kisi-kisi pertanyaan Wawancara sebagaimana pada Lampiran 4. Daftar Pertanyaan Aspek-aspek Penilaian Kemampuan Calon Fasilitator; Penentuan giliran calon yang akan diwawancarai dilakukan berdasarkan urutan daftar hadir; Matrik Penilaian Wawancara sebagaimana pada Lampiran 5. Hasil Penilaian Wawancara Calon Fasilitator 6. Tata Cara Penilaian Nilai Tes Tertulis minimal 0 jika tidak ada jawaban yang benar, dan maksimal 100 jika semua jawaban benar; Penilaian Tes Wawancara minimal 40 dan maksimal 80 Nilai hasil Wawancara dari setiap calon adalah nilai angka rerata dari 6 (enam) aspek penilaian (pertanyaan) yang diajukan dari masing-masing anggota Tim Seleksi pada waktu wawancara. Penilaian Tes FGD minimal 40 dan maksimal 80. Nilai hasil diskusi (FGD) dari setiap calon adalah nilai angka rerata dari 5 (lima) aspek penilaian yang diperoleh dari pemantauan anggota Tim Seleksi pada waktu FGD Semua anggota Tim Seleksi berkewajiban memberikan penilaian terhadap masing-masing calon; ; Penilaian hasil akhir terhadap calon fasilitator merupakan rekapitulasi hasil dari hasil Tes Tertulis, Wawancara dan FGD dengan komposisi penilaian sebagai berikut, Tes Tertulis: 40%, Tes Wawancara : 30%, dan FGD : 30%, angka kelulusan calon fasilitator adalah 60,00. Form Rekapitulasi Hasil Penilaian tes Tertulis, Wawancara dan FGD disediakan pada Lampiran 8 dan 9. Spesialis Monev bertanggung jawab atas Rekapitulasi Hasil Seleksi Aktif 7. Berita Acara Seleksi Aktif. Berita Acara Hasil Seleksi Aktif ditandatangani oleh Tim Penyeleksi. Form Berita Acara Hasil Seleksi Aktif bisa dilihat pada Lampiran 10; Hasil Seleksi Aktif yang telah ditandatangani oleh Tim Seleksi Aktif dan di tetapkan oleh PPK Kota madia Manado. Pemanggilan Peserta yang lulus seleksi sesuai dengan Kuota yang tersedia