1 PEMBUATAN DOKUMEN 1. MENGATUR FONT a. Hal-hal yang perlu diketahui Ada 2 cara untuk mengatur Font, yaitu dengan Formatting Toolbar dan dengan menu Format Font. Apa pun caranya, perhatikan 4 hal berikut ini : Pada awalnya default Font adalah Normal, Times New Roman, ukuran 12 point Sebelum Font baru (jenis, ukuran, dll) ditetapkan, atur dulu posisi Insertion Point. Apabila setelah penetapan Font baru posisi Insertion Point dirubah, maka penetapan Font yang baru tidak berlaku lagi. Untuk merubah Font (jenis / ukuran / dll) yang ada, blok dulu text yang akan dirubah, baru tetapkan Font yang baru. Apabila text belum di-blok, maka perubahan Font yang dilakukan akan efektif pada kata dimana Insertion Point berada. Hal ini terjadi karena opsi When selecting, automatically select entire word dari menu Tools Options Edit diaktifkan. Tekan tombol CTRL + Spacebar bila ingin kembali ke pengaturan default. b. Dari Box Dialog Font (klik Format Font) Catatan : 1) Jenis & ukuran Font 2) Gaya (reguler, tebal, miring, garis bawah) 3) Warna Font 4) Efek : Strikethrough : tulisan yang dicoret ditengah Double strikethrough : yang dicoret dengan garis dobel Superscript : posisi di atas Subscript : posisi di bawah Shadow : ada bayangan Outline : tebal Emboss : tanpa garis kki iirri Engrave : tanpa garis kkaannaann Small caps : kapital KECIL All caps : kapital BESAR Hidden : tersembunyi
2 1) Small cap adalah huruf kapital dalam ukuran huruf kecil. All cap adalah huruf kapital ukuran biasa, tepat seperti bila huruf ditulis dengan tombol CapsLock atau dengan menekan tombol Shift. Huruf yang ditulis dengan CapsLock atau dengan menekan tombol Shift, akan tetap seperti itu, sedangkan yang dirubah dengan Small cap atau All cap akan dapat kembali ke bentuk semula apabila Small cap / All cap tersebut di-off-kan. 2) Ada banyak macam garis bawah, yang dapat dipilih dari combo yang tersedia. 3) Efek Outline akan terlihat bila zoom layar dibuat 150%. 4) Efek Hidden akan membuat tulisan tetap ada ditempat namun seakan hilang. 5) Efek Emboss dan Engrave membuat tulisan menjadi seperti garis tebal yang dibuat hanya dengan garis sebelah saja, kanan saja atau kiri saja. 6) Klik tombol DEFAULT bila ingin perubahan ini terpakai untuk dokumendokumen yang akan datang. Apabila di-klik, MS-Word akan bertanya : c. Dari Formatting Toolbar ada 5 hal yang dapat diatur, yaitu : jenis font ukuran font tebal garis bawah miring
3 d. Catatan Format Catatan Format (Reveal Formatting) adalah sebuah fasilitas untuk melihat format-format apa saja yang ada pada suatu alinea atau bagian alinea atau gabungan alinea yang sedang diamati. Bila perlu dapat dilihat pula format bagian lain yang serupa dengan yang tengah diamati tersebut. Catatan Format merupakan sebuah Task Pane (jendela kerja) yang terletak di sebelah kanan Text Area. Melalui Catatan Format ini dapat dipanggil dialog box terkait dan melalui dialog box tersebut dapat langsung dilakukan perubahan. Berikut adalah contoh sebuah Catatan Format, dimana di bagian kiri adalah tampilan awal ketika kursor di klik pada kata Orga dalam dokumen; dan di bagian kanan adalah ketika kata Orga yang nampak pada Jendela tersebut di-klik, maka nampak ada 3 macam pilihan. Select All text... MS-Word akan memblok kata-kata dengan format serupa di seluruh dokumen. Apply Formatting.. fasilitas untuk menyamakan format bagi sekeliling kata yang sedang diamati. Clear Formatting fasilitas untuk mengembalikan text ke format default. Apabila penjelasan yang diberi garis bawah (misalnya Font atau Language di atas) di-klik, maka muncul box dialog yang bersangkutan. Melalui box dialog ini dapat langsung diadakan perubahan terhadap spesifikasi kata bersangkutan. Klik kotak kecil bernama Compare to another selection di-klik, maka muncul kotak kedua di bawahnya, yang minta diisi dengan kata lain. Klik kata lain dalam dokumen, yang akan dibandingkan dengan kata pertama, maka masuklah kata ini ke dalam kotak kedua, dan muncullah perbandingan antara kedua kata tersebut.
4 e. Menyalin Format Apabila format seperti pada kata Orga di atas ingin diterapkan juga ke tempat lain, maka langkah yang harus dilakukan adalah : Blok minimal satu huruf dari text yang formatnya ingin dicopy. Misalnya blok huruf g dari kata Orga di atas. Kemudian klik icon PAINTER dari Standard Toolbar. Kemudian blok huruf-huruf yang akan diperbarui formatnya. f. Penggeseran Arah Tegak dan Mendatar Sebuah text dapat digeser naik atau turun dari posisi normalnya. Inilah yang dinamakan penggeseran arah tegak. Pada arah mendatar, text dapat dibuat rapat atau renggang. Inilah penggeseran arah mendatar. Kedua fasilitas ini terdapat dalam box dialog Font, di lembar Character Spacing. g. Merubah Ukuran Huruf Standar ukuran huruf adalah point, yang besarnya = 1/72 inch. Tinggi huruf diukur dari puncak huruf bertiang (huruf h) dan dasar huruf berpancang (huruf p). Di dalam combo ukuran Font, tertera angka 8 72, namun sebenarnya ukuran huruf adalah 1 1.638. Meskipun mempunyai ukuran huruf yang sama, tetapi jenis hurufnya berbeda, berbeda juga lebar dan tinggi hurufnya. Untuk mengatur besarnya huruf, klik icon pada angka Formatting Toolbar,
1) batas kiri alinea 2) batas kanan alinea 5) jarak antar baris 5 2. MENGATUR FORMAT PARAGRAF Istilah paragraf di sini adalah ALINEA. Mengatur paragraf adalah mengatur alinea. Secara umum format paragraf yang diatur adalah : 3) jarak awal alinea 4) jarak antar alinea a. Pengaturan Batas dan Jarak Alinea Untuk menetapkan batas-batas di atas, klik menu Format Paragraph, dan pada lembaran Indent and Spacing perhatikan variabel-variabel berikut : 1) 2) 3) 4) 5) Alignment ada 4 pilihan : rata kiri, rata kanan, rata tengah, rata kiri-kanan Outline level ada 10 pilihan : body text, level 1, level 2... level 9 Indentation = jarak alinea ke batas Text Area ada 3 data indentation : - Left = jarak antara batas kiri Text Area dengan batas kiri Alinea - Right = jarak antara batas kanan Alinea dengan batas kanan Text Area
6 - Special = jarak awal alinea ada 3 macam pilihan, yaitu : xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx first line xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx none hanging Spasi antar Alinea = jarak dengan alinea sebelumnya atau dengan setelahnya Spasi antar baris ada 6 pilihan jarak, yaitu : - Single = tinggi Font + extra jarak, tergantung jenis Font-nya - 1.5 lines = 1.5 x Single - Double = 2.0 x Single - At least = jarak minimum antar baris (diatur oleh MS-Word) - Exactly = jarak pasti antar baris (Ms-Word tidak ikut campur) - Multiple = angka (boleh pecahan) x Single jarak antar baris b. Penetapan Batas Alinea dengan Ruler Mendatar batas kiri Text Area batas kanan Text Area batas kiri Alinea (hanging indent) batas kanan Alinea (right indent) batas Awal Alinea (first line indent) Dobel-klik batas-batas Text Area, maka akan muncul box dialog Page Setup. Dobel-klik batas-batas Alinea, maka akan muncul box dialog Paragraph. c. Perataan Alinea dengan Formatting Toolbar icon untuk membuat rata kiri dan kanan (Justify) icon untuk jarak antar baris - multiple geser Alinea ke kiri (decrease indent) geser Alinea ke kanan (increase indent) icon untuk mebuat rata kanan (Align Right) icon untuk membuat rata tengah (Center) icon untuk membuat rata kiri (Align Left)
7 d. Kontrol Halaman Lembar kedua box dialog Paragraph adalah Line and Page Breaks. Page break adalah titik dimana suatu halaman berakhir dan halaman baru mulai. MS-Word telah mengatur pergantian halaman secara otomatis (soft break). Namun apabila dikehendaki dapat dilakukan pergantian halaman secara paksa (hard break) pada lokasi tertentu. Lembaran Line and Page Breaks telah menyiapkan 4 macam cara. 1) Widow / orphan control orphan widow Orphan (anak yatim) adalah sebuah baris Alinea yang tertinggal sendirian di barisan terbawah di halaman sebelumnya. Widow (janda) adalah sebuah baris Alinea yang tertinggal sendirian di barisan teratas di halaman selanjutnya. Apabila pilihan ini aktif, maka tidak akan ada orphan, karena langsung ditarik ke bawah, dan tidak akan ada widow, karena baris yang berada tepat di atas widow akan ditarik ke bawah untuk menemani widow. 2) Keep lines together Kalimat lengkapnya adalah keep lines of a paragraph together on a page or in a column. Artinya jaga supaya seluruh baris Alinea tetap berkumpul di halaman / kolom yang sama. Pilihan ini hanya berpengaruh pada Alinea yang terbagi menjadi 2 bagian; bagian atas berada di halaman sebelumnya serta bagian bawah di halaman selanjutnya. Jika pilihan ini aktif, maka bagian atas akan turun ke halaman selanjutnya sehingga baris-baris Alinea berkumpul seluruhnya menjadi satu dan tidak lagi terbagi menjadi dua bagian. 3) Keep with next Kalimat lengkapnya adalah keep paragraphs together on a page or in a column. Artinya jaga supaya Alinea-Alinea itu tetap berkumpul di halaman / kolom yang sama. Pilihan ini diperlukan jika dikehendaki bahwa sekelompok Alinea supaya tetap berkumpul di halaman / kolom yang sama, dan hanya efektif jika ada Alinea atau bagian Alinea yang terletak di halaman selanjutnya. Jika pilihan aktif, maka bagian atas akan turun ke halaman selanjutnya
8 sehingga kelompok Alinea itu berkumpul menjadi satu. 4) Page break before Kalimat lengkapnya adalah always force a page break before a paragraf. Artinya letakkan selalu Alinea di halaman baru. Pilihan ini perlu jika diinginkan bahwa Alinea atau Alinea-Alinea yang dipilih menempati posisi teratas di setiap halaman. Jika pilihan aktif, setiap Alinea yang dipilih akan menempati bagian teratas halaman baru. 5) Suppress line numbers Kalimat lengkapnya adalah skip line numbers for specific paragraphs yang berarti jangan beri nomor baris pada paragraf-paragraf yang ditunjuk. Nomor baris dapat dimintakan untuk : seluruh dokumen section tertentu text tertentu. Untuk memasang nomor baris, klik menu File Page Setup Layout Line Numbers. Klik kotak Add line numbering lalu pilih cara penomoran. Berikut contoh penomoran baris dokumen.
9 Kadang-kadang suatu dokumen, seperti naskah perjanjian kerja misalnya, memerlukan nomor pada setiap barisnya. MS-Word dapat memberikan nomor pada setiap baris dokumen, kecuali pada tabel, header, footer, footnote, text box dan endnote. Baris-baris seperti judul paragraf atau baris kosong mungkin tidak memerlukan nomor baris. Untuk keperluan seperti inilah pilihan suppress line numbers diperlukan. Berikut contoh suppress line numbers yang diterapkan pada beris-baris tertentu yang dipilih (baris yang di-blok). 6) Don t hyphenate Fasilitas ini terkait dengan fasilitas tanda sambung ketika Alinea berganti baris. MS-Word memiliki fasilitas ini, yang disebut hyphenation, yang sayang hanya berlaku bila text dalam Inggris / Perancis / Spanyol. Karena itu, bila ingin menggunakan fasilitas ini, dokumen bersangkutan harus di-inggris-kan terlebih dahulu. Bagi dokumen yang berbahasa Indonesia fasilitas ini mandul. Berikut adalah contoh sebuah Alinea berbahasa Indonesia yang di-blok. bahasa = Indonesia Klik menu Tools Language Hyphenation sehingga muncul box doalog :
10 klik di sini dan di sini muncul tanda sambung secara otomatis Kemudian ganti bahasa, dari Indonesia ke English (US), maka hasilnya : bahasa diganti Inggris Untuk membuat Pointer, letakkan Insertion Point pada posisi yang dikehendaki dan kemudian klik icon Bullets pada Formatting Toolbar. Maka keluarlah Pointer dalam bentuk default (bulat berisi) atau bentuk lain yang terakhir digunakan. Apabila menghendaki bentuk Pointer yang lain, klik menu Format Bullets and Numbering Bulleted, lalu klik salah satu dari 7 Pointer yang berada pada box, yang tempatnya akan diganti dengan Pointer model baru, kemudian klik tombol Customize, sehingga muncul box Customize Bulleted List. Di sini ada 3 tombol pilihan, yaitu Font, Character dan Picture. Dari setiap tombol ini dapat dikeluarkan sejumlah model Pointer, tinggal pilih mana yang dikehendaki. Pada contoh di atas, tombol yang dipilih adalah Character yang menghadirkan box dialog Symbol. Box ini memuat ribuan symbol yang tersimpan dalam puluhan jenis Font. Karena itu, untuk memilih symbol yang baru, klik dulu kotak Font (pada contoh di atas terisi Wingdings ), lalu klik symbol yang dikehendaki.
11 2. MENYIMPAN DOKUMEN BARU Dokumen yang dibuat secara otomatis akan tersimpan dalam RAM (memori komputer). Ketika ada perintah simpan, maka dokumen akan tersimpan dalam disket atau hard disk. Dalam proses penyimpanan, dokumen harus diberi nama. Nama dokumen adalah sepanjang 1 255 karakter. Untuk menyimpan sebuah dokumen baru, klik menu File Save atau klik icon disket dari Standard Toolbar. 1) 1) klik menu File 2) klik pilihan Save 2) klik gambar disket atau Catatan : a. Untuk dokumen lama, perintah di atas berarti bahwa dokumen tersebut harus disimpan kembali di tempat yang sama. Untuk dokumen baru, yang belum diberi nama, perintah simpan akan membuat MS-Word mengajukan pertanyaan berikut : icon untuk buat folder baru (bila diinginkan) klik di area ini untuk mencari folder yang diinginkan b. Dari menu box dialog di atas, langkah-langkah yang harus diambil adalah : 1) Menetapkan folder tempat dokumen akan diletakkan. a) Apabila nama folder yang tertera pada combo belum sesuai keinginan, maka klik icon di sebelah kiri dan / atau combonya, untuk mencari folder yang dikehendaki. b) Apabila diperlukan, buatlah folder baru terlebih dahulu. 2) Menetapkan nama file, setelah nama folder selesai ditetapkan. 3) Klik tombol SAVE.
12 c. Apabila Nama File yang ditetapkan tepat sama dengan nama file yang telah ada pada folder tersebut, maka MS-Word akan mengajukan pilihan berikut : 1) File yang baru menimpa (replace) file lama 2) File yang baru diberi nama lain (different name) 3) File yang baru digabungkan (merge) dengan file yang lama 4) Batal dilakukan penyimpanan. Penyimpanan yang dilakukan dengan cara di atas akan menghasilkan file dokumen MS-Word yang ber-ekstensi.doc, dimana ekstensi secara otomatis akan diberikan oleh software MS-Word. 3. MENYIMPAN DOKUMEN LAMA YANG SEDANG DIBUKA Dokumen yang sedang diperbaiki juga harus disimpan, agar hasil perbaikan tidak terbuang sia-sia. Ada 2 cara untuk menyimpan dokumen lama yang sedang dibuka. a. Menyimpan dengan Nama yang Sama Di dalam proses perbaikan dokumen, cara ini sangat dianjurkan sebagai antisipasi datangnya hal-hal yang tidak diinginkan, seperti aliran listrik putus mendadak atau karena ada gangguan lain. Caranya adalah dengan klik menu File Save atau klik icon disket, seperti pada paragraf 4.a. di atas. b. Menyimpan dengan Nama Baru Cara ini dilakukan apabila dikehendaki bahwa dokumen asli tidak terganggu. Maka hasil perbaikan harus diberi nama baru. Cara menyimpan hasil perbaikan dengan nama lain adalah melalui menu File Save As. 1) lalu... 2) Langkah selanjutnya adalah :
13 - Menetapkan Folder tempat file diletakkan, menuliskan nama file, klik tombol Save (seperti pada paragraf 4 di atas). - Apabila nama baru ternyata telah ada pada Folder bersangkutan, maka ada 4 pilihan langkah, yaitu : replace (menimpa isi file lama), merge (gabung ke file lama), different name (nama baru diganti yang lain) atau cancel (batas save). Langkah-langkah ini tepat seperti pada paragraf 4 di atas.