Panduan Penggunaan Software Manajemen Surat Online Versi Beta Departemen Obstetri dan Ginekologi Fakultas Kedokteran Universitas Indonesia Rumah Sakit Cipto Mangunkusumo
Bagian 1 Panduan bagi Administrator Website A. Membuka halaman awal 1. Buka browser Anda, lalu ketik alamat http://surat.obgyn-rscmfkui.com di broser Anda 2. Untuk mengakses halaman Administrator, klik link Admin page (lihat gambar) 3. Anda akan masuk ke halaman login.
B. Halaman Login 1. Masukan username dan password anda dengan benar 2. Lalu klik tombol Submit 3. Jika login Anda berhasil, Anda akan masuk ke halaman Dasboard. Jika tidak berhasil Anda akan diminta untuk login kembali.
C. Halaman dashboard Halaman ini terdapat beberapa fitur, antara lain: Panduan penggunaan software, form tambah data surat, link edit dan delete data surat. Menu-menu dalam halaman dashboard 1. Dashboard, adalah halaman utama administrator 2. Inbox, adalah halaman untuk manajemen surat masuk 3. Outbox, adalah halaman untuk manajemen surat keluar 4. News, adalah manajemen berita 5. Add news, adalah halaman untuk menambah berita 6. Staff, adalah halaman manajemen staff 7. Add Staff, adalah halaman untuk menambah data staff 8. Homepage, adalah link untuk menuju halaman utama website 9. Edit profile, adalah untuk mengedit profil dan password 10. Logout, adalah link untuk keluar dari halaman administrator
D. Menambah data surat (Surat Masuk dan Surat Keluar) 1. Klik tombol Add new mail in 2. Drop down menu akan tampil. Di sana form input data surat sudah tersedia. 3. Masukan data-data surat secara lengkap 4. Jika beberapa data yang wajib di isi dan tidak Anda isi, akan menimbulkan pesan error (lihat gambar berikut) 5. Jika data sudah lengkap klik tombol Submit. Penggunaan text editor dan upload file Beberapa surat kadang memiliki file yang harus diupload sehingga dapat dilihat atau didownload secara online. Software ini menyediakan fasilitas text editor untuk menulis isi surat dan sekaligus mengupload filenya. Fitur text editor ini terdapat di bagian bawah form pada menu Upload file.
Form input text editor ini tidak wajib diisi. Form ini berfungsi ganda. Jika Anda mengetik isi surat, Anda dapat melakukannya secara langsung. Namun jika Anda ingin melampirkan file surat sehingga dapat didownload, makan Anda dapat mengupload filenya melalui form ini. Untuk menggunakan fitur tersebut, berikut adalah langkah-langkahnya: a. Mengetik di text editor 1. Anda dapat mengetik isi seperti halnya Anda mengetik di Microsoft Word. 2. Anda juga dapat mengcopy surat yang ada di Microsoft Word lalu melakuan Paste di form ini (dengan menekan Ctrl+V). b. Mengupload file 1. Ketik text yang akan dijadikan sebagai link untuk download file, misalnya Download file 1. 2. Seleksi tulisan Download file 1 tersebut, lalu klik icon Rantai ( ). Anda akan membuka menu Insert/Edit link
3. Klik icon Upload file (lihat gambar diatas). Anda akan membuka halaman manajemen file. 4. Lalu klik tombol Upload ( ). 5. Cari file yang akan Anda upload. File yang diijinkan untuk diupload adalah file yang berekstensi: pdf, doc, docx, xls, xlsx, ppt, pptx, jpg, gif, png dan zip. Dalam contoh ini, file yang diupload adalah MANUAL BOOK.pdf. 6. Proses upload akan berjalan setelah Anda memilih file yang akan diupload. 7. File yang sudah Anda upload, akan muncul pada halaman manajemen file (lihat gambar diatas)
8. Untuk menyeleksi file yang ingin dilampirkan, klik kanan pada gambar file di atas lalu klik Select. Anda juga dapat menggunakan double klik untuk memilih file yang ingin dilampirkan. 9. Begitu proses selesi file berhasil dilakukan, Anda akan dialihkan ke Insert/Edit link kembali. 10. Klik tombol Insert untuk memasukan link download file tersebut. Begitu proses insert link download file selesai, Anda akan dialihkan ke halaman text editor.
11. Untuk melampirkan file yang lain, lakukan langkah 1-10. c. Membatalkan link file Anda mungkin mengalami kesalahan dalam mengupload file, Anda bisa menghapus link tersebut dengan cara sebagai berikut: 1. Seleksi tulisan yang sudah berisi link, dalam contoh ini digunakan text Download file 2. 2. Seleksi tulisan yang sudah berisi link tersebut 3. Lalu klik icon Rantai Putus ( ). 4. Anda telah berhasil menghapus linknya. d. Menghapus file Bisa jadi file yang Anda upload adalah file yang salah dan Anda ingin menghapusnya. Untuk menghapusnya, ikuti langkah-langkah berikut ini: 1. Seleksi tulisan tersebut Download file 1 2. Lalu Anda klik icon Rantai 3. Klik icon Upload file (lihat gambar diatas). Anda akan membuka halaman manajemen file.
4. Seleksi file yang akan dihapus kemudian klik kanan. Dalam contoh ini, file yang ingin dihapus adalah Operational Cost.doc. 5. Lalu pilih Delete. Konfirmasi penghapusan akan dilakukan 6. Jika Anda yakin untuk menghapus file, klik Yes 7. Anda telah berhasil menghapus file.
E. Mengedit dan menghapus data surat masuk dan surat keluar Mengedit data surat Software ini juga dilengkapi fasilitas untuk mengedit data surat yang sudah dimasukan. Dalam contoh ini digunakan data Inbox (proses edit dalam data surat Outbox tidak berbeda jauh). Berikut adalah langkah-langkahnya: 1. Klik tombol Edit 2. Akan tampil form Edit. 3. Proses selanjutnya sama dengan proses memasukkan data surat 4. Klik tombol Update Surat jika Anda ingin mengupdatenya, jika tidak pilih tombol Cancel. Menghapus data surat Software ini juga dilengkapi fasilitas untuk menghapus data surat yang sudah dimasukan. Dalam contoh ini digunakan data Inbox (proses edit dalam data surat Outbox tidak berbeda jauh). Berikut adalah langkah-langkahnya: 1. Klik tombol Delete 2. Akan tampil form Delete.
3. Klik tombol Hapus Surat jika Anda ingin menghapusnya, jika tidak pilih tombol Cancel. (lihat gambar dibawah)
Bagian 2 Panduan bagi Staff Departemen Obgyn RSCM-FKUI Panduan ini ditunjukan kepada staff Departemen Obgyn yang ingin mengakses semua data surat. A. Membuka halaman awal 1. Buka browser Anda, lalu ketik alamat http://surat.obgyn-rscmfkui.com di broser Anda 2. Untuk mengakses halaman Administrator, klik link Admin page (lihat gambar) 3. Dihalaman utama sudah terdapat form login
B. Login dan Logout Staff untuk melihat data surat Staff yang sudah memiliki akun dapat melakukan login melalui halaman utama. Berikut ini adalah langkah-langkahnya: 1. Ketik Username dan Password anda di form login 2. Lalu klik tombol Submit. 3. Selanjutnya jika proses login berhasil Anda akan dialihkan ke halaman surat. Jika proses login gagal, Anda akan dialihkan kembali ke halaman login. 4. Jika Anda belum memiliki akun, Anda dapat menanyakan kepada administrator website ini. 5. Untuk melakukan logout, klik tombol Logout.
C. Halaman Surat Di halaman ini Anda dapat melihat detail setiap surat. Berikut ini adalah langkahlangkahnya: 1. Klik pada salah satu surat di kolom Perihal. Anda akan dialihkan ke halaman Detail Surat. 2. Untuk kembali ke halaman surat, klik link Kembali ke halaman surat.
D. Update Profile Anda dapat mengupdate profile dan mengganti password Anda. Berikut adalah langkahlangkahnya: 1. Klik link Update Profile. Anda akan dialihkan ke halaman Update Profile 2. Masukkan data-data Anda, ingat Username tidak dapat diganti. 3. Klik tombol Submit untuk mengupdate data Anda 4. Untuk mengganti Password, klik tab Ganti Password. 5. Ganti Password Anda dengan Password yang baru. Password diketik sebanyak dua kali. 6. Klik tombol Submit untuk mengganti Password