MANAJEMEN STRATEGIS DALAM BALANCED SCORECARD PADA ORGANISASI PUBLIK Bambang Wicaksono Dosen Fakultas Ekonomi Prodi Akuntansi Universitas 17 Agustus 1945 Banyuwangi ABSTRAKSI Balanced Scorecard adalah suatu kerangka kerja salah satunya untuk mengintegrasikan berbagai ukuran yang diturunkan dari strategi perusahaan. Pada dasarnya memang ukuran financial yang menjadi titik pointnya. Dalam balanced scorecard ada beberapa hal yang bisa sebagai pendorong kinerja financial antara lain perspektif pelanggan, proses bisnis internal, pembelajaran serta pertumbuhan. Dimana proses tersebut diatas merupakan penerjemahan strategi perusahaan yang dilaksanakan secara ketat dalam berbagai tujuan dan ukuran yang nyata. Memang pada awalnya penerapan balanced scorecard banyak digunakan dalam organisasi bisnis. Tapi pada dewasa ini banyak organisasi publik juga menerapkan balanced scorecard yang pada dasarnya organisasi ini tidak mencari profit. Untuk dapat digunakan maka balanced scorecard tersebut harus ada modifikasi diantaranya adalah hal yang penting harus dilakukan adalah penentuan tujuan organisasi termasuk strategisnya, ukuran yang digunakan, target yang ingin dicapai serta inisiatif. Kata kunci : Balanced Scorecard, kinerja, manajemen strategi. ABSTRACT Balanced Scorecard is a framework for to integrate various sizes derived from corporate strategy. Basically it is a financial measure point. In the balanced scorecard there are some things that can be a driver of financial performance such as customer perspective, internal business processes, learning and growth. Where the above process is a translation company strategy implemented strictly in the various real objectives and measures. Indeed, at first the application of a balanced scorecard is widely used in business organizations. But in today's many public organizations are also implementing a balanced scorecard is basically not looking for profit organization. To be able to use the balanced scorecard should be no modification of which is the important thing to do is to determine the strategic objectives of the organization including, the measure used, the targets to be achieved and initiatives. Keywords : Balanced Scorecard, performance, management strategy. 1. PENDAHULUAN 1.1 Konsep dan Definisi Balanced scorecard dikembangkan pada tahun 1993 oleh Prof. Robert Kaplan dan David Norton, dari Harvard Bussines School dan hingga kini masih terus diperbaiki (David, 2006 : 226). Kaplan dan Norton (2000 : 17) mengemukakan, Balanced Scorecard adalah suatu kerangka kerja untuk mengintegrasikan berbagai ukuran yang diturunkan dari strategi perusahaan, yaitu ukuran kinerja finansial masa lalu dan memperkenalkan pendorong kinerja finansial masa depan, yang meliputi perspektif pelanggan, proses bisnis internal, dan pembelajaran serta pertumbuhan, diturunkan dari proses penerjemahan strategi perusahaan yang dilaksanakan secara eksplisit dan ketat ke dalam berbagai tujuan dan ukuran yang nyata. Walaupun demikian, Balanced Scorecard bukan merupakan sistem pengukuran semata. Berbagai perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai kerangka kerja proses manajemen perusahaan. Pearson and Robinson (2007 : 254) mendefinisikan balanced scorecard sebagai satu kumpulan dari empat ukuran yang berkaitan langsung dengan strategi suatu perusahaan: kinerja keuangan, pengetahuan mengenai pelanggan, proses bisnis internal, serta pembelajaran dan pertumbuhan. 54
55 ANALISA, Vol. 1, No. 2, Agustus 2013 : 54 61 Gambar 1 : Balanced scorecard, Memberi Kerangka Kerja untuk Penerjemahan Visi dan Strategi ke dalam Empat Perspektif Sumber : Kuncoro, 2005 : 297 1.2 Balanced Scorecard Sebagai Sistem Manajemen Balanced scorecard seharusnya menerjemahkan misi dan strategi unit bisnis ke dalam berbagai tujuan dan ukuran. Balanced scorecard menyatakan adanya keseimbangan antara berbagai ukuran eksternal para pemegang saham dan pelanggan, dengan berbagai ukuran internal proses bisnis penting, inovasi, serta pembelajaran dan pertumbuhan. Keseimbangan juga dinyatakan antara semua ukuran hasil apa yang dicapai oleh perusahaan pada waktu yang lalu dengan semua ukuran faktor pendorong kinerja masa depan perusahaan. Scorecard juga menyatakan keseimbangan antara semua ukuran hasil yang objektif dan mudah dikuantifikasi dengan faktor penggerak kinerja berbagai ukuran hasil yang subjektif dan berdasarkan pertimbangan sendiri. Balanced scorecard lebih dari sekedar sistem pengukuran taktis atau operasional. Perusahaan yang inovatif menggunakan scorecard sebagai sebuah sistem manajemen strategis, untuk mengelola strategi jangka panjang. Perusahaan menggunakan fokus pengukuran scorecard untuk menghasilkan berbagai proses manajemen penting (Friska, 2009) : 1. Memperjelas dan menerjemahkan visi dan strategi 2. Mengkomunikasikan dan mengaitkan berbagai tujuan dan ukuran strategis 3. Merencanakan, menetapkan sasaran dan menyelaraskan berbagai inisiatif strategi 4. Balanced scorecard meningkatkan umpan balik dan pembelajaran strategis
Wicaksono : Manajemen Strategis Dalam Balanced Scorecard Pada Organisasi Publik 56 Gambar 2 : Balanced scorecard Sebagai Kerangka Kerja Tindakan Strategis Sumber : Kaplan & Norton (2000 : 11) 1.3 Empat Perspektif Balanced Scorecard Empat perspektif Balanced Scorecard antara lain: 1. Perspektif Finansial Balanced scorecard tetap menggunakan perspektif finansial, karena ukuran finansial sangat penting dalam memberikan ringkasan konsekwensi tindakan ekonomis yang sudah diambil. Ukuran kinerja finansial memberikan petunjuk apakah strategi perusahaan, implementasi dan pelaksanaannya memberikan kontribusi atau tidak kepada peningkatan laba perusahaan. Tujuan finansial biasanya berhubungan dengan profitabilitas, yang diukur misalnya oleh laba operasi, return on capital employed (ROCE), nilai tambah ekonomis (economic value added). Tujuan finansial lainnya, mungkin berupa pertumbuhan penjualan yang cepat atau terciptanya arus kas (Grant, 1997 : 33) 2. Perspektif Pelanggan Dalam perspektif pelanggan Balanced Scorecard, para manajer mengidentifikasi pelanggan dan segmen pasar dimana unit bisnis tersebut akan bersaing dan berbagai ukuran kinerja unit bisnis di dalam segmen sasaran. Perspektif ini biasanya terdiri atas beberapa ukuran utama atau ukuran generik keberhasilan perusahaan dari strategi yang dirumuskan dan dilaksanakan dengan baik. Ukuran utama tersebut terdiri atas kepuasan pelanggan, retensi pelanggan, akuisisi pelanggan baru, profitabilitas pelanggan dan pangsa pasar di segmen sasaran. 3. Perspektif Proses Bisnis Internal Dalam perspektif proses bisnis internal, para eksekutif mengidentifikasi berbagai proses internal penting yang harus dikuasai dengan baik oleh perusahaan
57 ANALISA, Vol. 1, No. 2, Agustus 2013 : 54 61 Kebutuhan pelanggan di identifikasi Kenali pasar Ciptakan produk/jasa Proses Inovasi Bangun produk/jasa Luncurkan produk/jasa Proses Operasi Layani pelanggan Kebutuhan pelanggan terpuaskan Proses Layanan Purnajual Gambar 3 : Perspektif Proses Bisnis Internal-Model Rantai Nila Generik Sumber : Kaplan & Norton (2000 : 84) 4. Perspektif Pembelajaran dan Pertumbuhan Perspektif ke empat dari Balanced Scorecard yaitu pembelajaran dan pertumbuhan, mengidentifikasi infrastruktur yang harus dibangun perusahaan dalam menciptakan pertumbuhan dan peningkatan kinerja jangka panjang. Tiga sumber utama pembelajaran dan pertumbuhan perusahaan berasal dari manusia, sistem dan prosedur perusahaan. Tujuan finansial, pelanggan dan proses bisnis internal di Balanced Scorecard biasanya akan memperlihatkan adanya kesenjangan antara kapabilitas sumber daya manusia, sistem dan prosedur saat ini dengan apa yang dibutuhkan untuk menghasilkan kinerja yang penuh dengan terobosan. HASIL Retensi pekerja Produktivita s pekerja Kepuasan pekerja Kompetens i Staf Infrastruktur Teknologi Iklim Untuk Bertindak Gambar 4 : Kerangka Kerja Ukuran Pembelajaran dan Pertumbuhan Sumber : Kaplan & Norton (2000 : 112)
Wicaksono : Manajemen Strategis Dalam Balanced Scorecard Pada Organisasi Publik 58 Balanced Scorecard menutup lubang yang ada di sebagian besar sistem manajemen, yaitu kurangnya proses sistematis untuk melaksanakan dan memperoleh umpan balik sebuah strategi. Proses manajemen yang dibangun di seputar scorecard memungkinkan adanya keselarasan dan pemusatan perhatian kepada pelaksana strategi jangka panjang. Bila digunakan secara tepat, Balanced Scorecard merupakan dasar pengelolaan perusahaan di abad informasi. 1.4 Balanced Scorecard Pada Organisasi Publik Organisasi publik merupakan organisasi yang didirikan dengan tujuan memberikan pelayanan kepada masyarakat bukan mendapatkan keuntungan (profit). Organisasi ini bisa berupa organisasi pemerintah dan organisasi non profit lainnya. Meskipun organisasi publik bukan bertujuan mencari profit, organisasi ini dapat mengukur efektivitas dan efisiensinya dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat. Untuk itu organisasi publik dapat menggunakan balanced scorecard dalam pengukuran kinerjanya. Untuk dapat memenuhi kebutuhan organisasi publik yang berbeda dengan organisasi bisnis, maka sebelum digunakan ada beberapa perubahan yang dilakukan dalam konsep balance scorecard. Perubahan yang terjadi antara lain: 1) perubahan framework dimana yang menjadi driver dalam balanced scorecard untuk organisasi publik adalah misi untuk melayani masyarakat 2) perubahan posisi antara perspektif finansial dan perspektif pelanggan 3) perspektif customers menjadi perspektif customers & stakeholders 4) perubahan perspektif learning and growth menjadi perspektif employess and organization capacity (Rohm 2003). Gambaran balanced scorecard yang digunakan dalam organisasi publik seperti pada gambar 5 dibawah ini. Mission Customers & Stakeholders Financial Strategy Employees & Organization Capacity Internal Business Processes Gambar 5 : Basic Design of a Balanced Scorecard Performance System Sumber : Rohm 2003 dalam Imelda : 2004 2. MEMBANGUN BALANCED SCORECARD Menurut Rohm (2003) sebelum balanced scorecard diimplementasikan, organisasi terlebih dahulu harus membangun atau menyusun balanced scorecard. Terdapat 6 tahapan dalam membangun suatu balanced scorecard yaitu : 1) menilai fondasi organisasi 2) membangun strategi bisnis 3) membuat tujuan organisasi 4) membuat strategic map bagi strategi bisnis organisasi 5)
59 ANALISA, Vol. 1, No. 2, Agustus 2013 : 54 61 pengukuran kinerja dan 6) menyusun inisiatif. (Imelda: 2004). 2.1 Menilai Fondasi Organisasi Langkah pertama organisasi untuk melakukan penilaian atas fondasi organisasi adalah membentuk tim yang akan merumuskan dan membangun balanced scorecard. Tim ini merumuskan visi dan misi organisasi, termasuk di dalamnya mengidentifikasi kebutuhan dan faktor-faktor yang mendukung organisasi untuk mencapai misinya. Tim ini mengembangkan rencana-rencana yang akan dilakukan, waktu yang dibutuhkan serta anggaran untuk menjalankannya. Penilaian fondasi oragnisasi meliputi analisa kekuatan, kelemahan, kesempatan dan ancaman terdapat organisasi yang dapat dilakukan dengan menggunakan SWOT analysis. 2.2 Membangun Strategi Bisnis Strategi merupakan pernyataan apa yang harus dilakukan organisasi untuk mencapai keberhasilan. Strategi ini didapatkan dari misi dan hasil penilaian fondasi organisasi. Strategi ini menyatakan tindakan apa saja yang harus dilakukan oleh organisasi untuk mencapai misi organisasi yang sesuai dengan kekuatan dan kelemahan organisasi. 2.3 Membuat Tujuan Organisasi Tujuan organisasi publik dinyatakan dalam empat perspektif yaitu perspektif customers & stakeholders, perspektif financial, perspektif internal business process, dan perspektif employee & organization capacity. Untuk masing-masing perspektif dirumuskan tujuan yang akan dilakukan untuk mencapai misi organisasi. Misalnya adalah strategi utama organisasi adalah meningkatkan kualitas pendidikan, strategi tersebut dapat dijabarkan ke dalam empat perspektif. Untuk perspektif customers & stakeholders adalah memperoleh pendidikan yang berkualitas dan murah; untuk perspektif financial, tujuan yang dibentuk adalah mengurangi biaya pendidikan; untuk perspektif internal business process adalah peningkatan proses belajar mengajar, sedangkan untuk perspektif employee & organization capacity adalah peningkatan kualitas pendidik. 2.4 Membuat Strategic Map bagi Strategi Bisnis Organisasi Kebanyakan organisasi mempunyai unit-unit yang mempunyai strategi dan tujuan sendiri-sendiri. Untuk dapat dijalankan secara efektif, maka strategi-strategi dan tujuan tersebut harus digabungkan dan dihubungkan secara bersama-sama. Untuk menggabungkan dan menghubungkan strategi-strategi dan tujuan tersebut dibutuhkan yang namanya strategic map. 2.5 Mengukur Performance Mengukur performance berarti memantau dan mengukur kemajuan yang sudah dicapai atas tujuan-tujuan strategis yang telah diciptakan. Pengukuran kinerja ini bertujuan untuk meningkatkan kemajuan organisasi kearah yang lebih baik. Untuk dapat mengukur kinerja, maka harus ditetapkan ukuran-ukuran yang sesuai untuk setiap tujuan-tujuan strategis. Berikut tabel yang menunjukkan pengukuran strategi pada organisasi publik :
Wicaksono : Manajemen Strategis Dalam Balanced Scorecard Pada Organisasi Publik 60 Tabel 1. Pengukuran Strategi pada Orgaisasi Publik Perspektif Tujuan Ukuran Tipe Customers and Stakeholders Financial Internal Business Process Employee and Organization Capacity Meningkatkan kepuasan konsumen Meningkatkan kesadaran masyarakat akan organisasi Mengurangi biaya jasa Mengurangi waktu yang dibutuhkan untuk menyerahkan jasa Meningkatkan kemampuan karyawan Sumber : www.odgroup.com / Imelda : 2004 Tingkat kepuasan konsumen Kegiatan yang melibatkan masyarakat Biaya jasa yang diberikan Waktu penyerahan jasa Jumlah training yang diikuti oleh karyawan Lag Lead Lag Lag Lead 2.6 Menyusun Inisiatif Inisiatif merupakan programprogram yang harus dilakukan untuk memenuhi salah satu atau berbagai tujuan strategi. Sebelum menetapkan inisiatif, yang harus dilakukan adalah menentukan target. Target merupakan suatu tingkat kinerja yang diinginkan. Untuk setiap ukuran harus ditetapkan target yang ingin dicapai. Penetapan target ini bisa berdasarkan pengalaman masa lalu atau hasil benchmarking terhadap organisasiorganisasi yang unggul dalam bidangnya. Target-target tersebut biasanya ditetapkan untuk jangka waktu tiga sampai lima tahun. Proses membangun balanced scorecard akan menghasilkan suatu gambaran mengenai apa yang ingin dicapai, bagaimana cara mencapainya, target yang diinginkan dan program yang harus dijalankan. Secara ringkas hubungan antara komponen-komponen balance scorecard dapat dilihat pada gambar berikut ini: Customers Mission Vision Core Values Goals Perspective Strategy Themes Objectives Strategic Map Input Process Outputs Measures Customers Targets Initiatives Budget Gambar 6 Sumber : Rohm : 2003 : Balanced Scorecard Logic
61 ANALISA, Vol. 1, No. 2, Agustus 2013 : 54 61 3. KESIMPULAN Sistem manajemen strategi merupakan hal yang sangat penting karena berkait dengan kinerja organisasi, dimana visi misi dan penentuan serta target organisasi merupakan awal pelaksanaan organisasi. Balanced scorecard dapat digunakan pada organisasi publik setelah dilakukan modifikasi dari konsep balanced scorecard yang awalnya ditujukan bagi organisasi bisnis. Modifikasi tersebut antara lain adalah dalam hal misi organisasi publik, sehingga tujuan utama suatu organisasi DAFTAR PUSTAKA David, Fred. R, (2006). Strategic Management, Manajemen Strategi, Salemba Empat, Jakarta. Kaplan, Robert S and Norton, David P (1996), Balanced Scorecard, Jakarta, Erlangga. Kuncoro, Mudrajad, 2006). Strategi, Bagaimana Meraih Keunggulan Kompetitif, Erlangga, Jakarta. publik adalah memberi pelayanan kepada masyarakat dapat tercapai secara efektif dan efisien. Bagian lain yang perlu dimodifikasi adalah posisi antara perspektif finansial dan perspektif pelanggan. Perspektif customers diubah menjadi perspektif customers dan stakeholders dan perspektif learning dan growth menjadi perspektif employess and organization capacity (Imelda, 2004). Dengan tahapan-tahapan yang harus dilalui adalah menilai fondasi, membangun strategi bisnis, tujuan organisasi, strategi map, pengukuran kinerja dan menyusun inisiatif. Sipayung Friska (2009) Balanced Scorecard : Pengukuran Kinerja Perusahaan dan Sistem Manajemen Strategi, Jurnal Manajemen Bisnis, Universitas Sumatra Utara. Supriyono, (1998). Manajemen Strategi Dan Kebijaksanaan Bisnis, BPFE, Yogyakarta. Malina, Mary, A. dan Selto, Frank, H. (8 Februari 2004), Communicating and Controlling Strategy: an Emperical Study of the Effectiveness of the Balanced Scorecard,http:\\www.ssrn.com. Modell, Sven (12 Februari 2005), Performance Measurement Myths in Public Sector,http:\\www.ssrn.com. Rohm, Howard (25 Agustus 2004), A Balancing Act : Developing and Using Balanced Scorecard,http:\\www.performancemeasurement.net. Rohm, Howard (25 Agustus 2004), Improve Public Sector results With A Balanced Scorecard: Nine Steps To Success,http:\\www.balancedscorecard. org. R.H.N. Imelda (2004), Implementasi Balanced Scorecard Pada Organisasi Publik, Jurnal Akuntasi & Keuangan Universitas Kristen Petra Surabaya.